Proforma invoice là gì? Thông tin chi tiết về hóa đơn chiếu lệ

Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) là một tài liệu quan trọng trong giao dịch quốc tế, giúp doanh nghiệp cung cấp báo giá tạm thời cho người mua trước khi ký kết hợp đồng chính thức. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định về Proforma Invoice, các trường hợp sử dụng, cũng như thông tin cần có trong loại hóa đơn này. Mời bạn đọc cùng tìm hiểu về nội dung này qua bài viết dưới đây.

1. Proforma invoice là gì?

Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ) là một loại hóa đơn tạm thời được phát hành trước khi giao dịch chính thức diễn ra. Nó không phải là một yêu cầu thanh toán chính thức, mà chỉ mang tính chất tham khảo hoặc báo giá cho người mua về các chi tiết của hàng hóa, dịch vụ và các điều khoản thanh toán dự kiến.

Vai trò và nội dung của Proforma Invoice

• Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ có tính chất thông báo về giá cả và đặc điểm của hàng hóa, được sử dụng để bên mua tham khảo. Hóa đơn chiếu lệ thường có vai trò quan trọng trong quá trình hoàn thiện hợp đồng thương mại. Căn cứ vào hóa đơn chiếu lệ, hai bên sẽ điều chỉnh các nội dung phù hợp và thống nhất để thực hiện hợp đồng. Bởi vậy hóa đơn chiếu lệ được coi là tiền đề để hợp đồng mua bán tránh những sai sót không đáng có và các điều khoản trong hợp đồng sẽ hài hòa lợi ích giữa hai bên.
• Proforma Invoice được lập và gửi cho người mua trước khi giao một lô hàng để một lần nữa xác nhận các cam kết, điều khoản, điều kiện, mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất với nhau trước đây. Đây có thể coi là một bản thảo hay bản nháp của hóa đơn chính thức mà bên bán cung cấp cho bên mua. Khi bên mua xác nhận thì nó sẽ hoạt động như một hợp đồng mua bán hàng hóa chính thức. Với hóa đơn chiếu lệ, cả hai bên sẽ giảm thiểu rủi ro trong việc thanh toán, loại bỏ các vấn đề sai sót, kiện tụng xảy ra.

2. Quy định về Proforma Invoice

2.1. Các trường hợp càn dùng Proforma Invoice

Hóa đơn chiếu lệ được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Báo giá cho khách hàng: Proforma Invoice thường được sử dụng để cung cấp báo giá cho khách hàng trước khi có thỏa thuận chính thức về giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây là công cụ hữu ích để người mua xác định chi phí dự tính và quyết định có tiếp tục giao dịch hay không.
• Hỗ trợ thủ tục hải quan: Trong một số trường hợp, Proforma Invoice có thể được yêu cầu để chuẩn bị cho việc xuất khẩu hàng hóa. Dù không phải là chứng từ thanh toán chính thức, hóa đơn chiếu lệ giúp người mua và người bán ước tính chi phí và chuẩn bị các thủ tục hải quan.
• Dự toán chi phí giao dịch: Trong trường hợp giao dịch quốc tế, Proforma Invoice cung cấp cho người mua một ước lượng về tổng chi phí của giao dịch, bao gồm giá trị hàng hóa, chi phí vận chuyển, thuế, và các chi phí khác.
• Thỏa thuận trước khi ký hợp đồng chính thức: Proforma Invoice có thể được sử dụng như một tài liệu tham khảo khi các bên thỏa thuận các điều khoản cơ bản của hợp đồng mua bán, chẳng hạn như giá cả, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán.

2.2. Thông tin cần có trong hóa đơn chiếu lệ

Mặc dù Proforma Invoice không có giá trị thanh toán chính thức, nhưng nó vẫn cần phải bao gồm các thông tin cơ bản để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong giao dịch. Các thông tin cần có trên hóa đơn chiếu lệ bao gồm:

• Thông tin người bán và người mua:
  • Tên công ty: Cả bên bán và bên mua cần phải ghi rõ tên công ty hoặc tổ chức.
  • Địa chỉ liên lạc: Địa chỉ trụ sở chính của người bán và người mua.
  • Số điện thoại và email: Cung cấp thông tin liên lạc chính để tiện trao đổi trong quá trình giao dịch.
• Số Proforma Invoice và ngày phát hành: Mỗi hóa đơn chiếu lệ cần có một số duy nhất để dễ dàng quản lý và theo dõi. Ngày phát hành hóa đơn chiếu lệ cần được ghi rõ để xác định thời điểm dự toán chi phí.
• Mô tả chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ:
  • Tên sản phẩm: Ghi rõ tên hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán dự kiến cung cấp.
  • Mô tả chi tiết: Bao gồm các đặc điểm, số lượng, kích thước, màu sắc, chất liệu và các thông tin khác cần thiết.
  • Đơn vị tính và số lượng: Ghi rõ đơn vị tính (kg, chiếc, bộ, v.v.) và số lượng của hàng hóa.
• Đơn giá và tổng giá trị:  Ghi rõ giá của mỗi đơn vị hàng hóa hoặc dịch vụ và tổng giá trị của giao dịch dựa trên số lượng và đơn giá.
• Điều kiện giao hàng: Ghi rõ các điều khoản giao hàng, chẳng hạn như Incoterms (FOB, CIF, DDP, v.v.), cảng xuất khẩu, cảng đến, phương thức vận chuyển.
• Phương thức thanh toán: Mặc dù Proforma Invoice không phải là yêu cầu thanh toán chính thức, nhưng các điều khoản thanh toán vẫn cần được nêu ra, như chuyển khoản ngân hàng, thư tín dụng (L/C), hoặc các phương thức khác.
• Thời gian giao hàng dự kiến: Ghi rõ thời gian ước tính để giao hàng từ người bán đến người mua.
• Thông tin về thuế (nếu có): Nếu có thuế xuất nhập khẩu hoặc các loại thuế khác liên quan đến giao dịch, phải ghi rõ thông tin về mức thuế và cách tính toán.
• Thông tin bổ sung khác: Các thông tin bổ sung như điều kiện bảo hành, dịch vụ hỗ trợ, hoặc các yêu cầu đặc biệt từ người mua.

3. Mẫu Proforma Invoice mới nhất

Dưới đây là mẫu Proforma Invoice mới nhất, thể hiện thông tin cần thiết trong một giao dịch thương mại quốc tế. Mẫu hóa đơn chiếu lệ này giúp các bên tham khảo về giá trị, điều kiện và các thông tin liên quan trước khi ký kết hợp đồng chính thức.

>>Có thể bạn quan tâm: Invoice là gì? Vai trò, chức năng và những Invoice phổ biến nhất

4. Phân biệt Proforma invoice và Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)

Proforma Invoice và Commercial Invoice là hai loại giấy tờ được sử dụng trong hoạt động thương mại, đặc biệt là hoạt động xuất nhập khẩu, có điểm giống và khác nhau như sau:

>> Xem thêm: So sánh hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng

5. Thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ

Trong hoạt động xuất nhập khẩu hay các hoạt động mua bán trong lĩnh vực du lịch, dịch vụ… không bắt buộc phải phát hành hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice). Hóa đơn chiếu lệ chỉ được phát hành khi có thỏa thuận giữa bên bán và bên mua. Vậy nên cũng không có một quy định nào nói cụ thể thời điểm phát hành hóa đơn này. 

Tuy nhiên, từ đặc điểm Proforma Invoice sử dụng để thông báo về giá cả và đặc điểm của hàng hóa có thể nhận định rằng Proforma Invoice phát hành trong quá trình đàm phán hợp đồng đến trước khi hàng được gửi.

6. Một số lưu ý về hóa đơn chiếu lệ

Khi sử dụng Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) trong các giao dịch thương mại, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp và các bên liên quan cần lưu ý để tránh nhầm lẫn và bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Dưới đây là một số điểm cần chú ý:

• Không có giá trị thanh toán chính thức: Proforma Invoice không phải là một yêu cầu thanh toán chính thức, mà chỉ là một dự báo về chi phí hoặc báo giá của sản phẩm, dịch vụ. Người mua không bắt buộc phải thanh toán khi nhận được Proforma Invoice.
• Sử dụng trong giao dịch quốc tế: Hóa đơn chiếu lệ chủ yếu được sử dụng trong các giao dịch quốc tế, đặc biệt là khi các bên cần xác định giá trị của hàng hóa, các chi phí vận chuyển, thuế và các điều khoản liên quan trước khi ký hợp đồng chính thức.
• Không thể thay thế hóa đơn thương mại chính thức: Proforma Invoice chỉ có giá trị tham khảo và không thể thay thế hóa đơn thương mại khi thực hiện các thủ tục hải quan hoặc yêu cầu thanh toán chính thức. Sau khi thỏa thuận được ký kết, hóa đơn thương mại sẽ được phát hành để hoàn tất giao dịch.
• Thông tin cần chính xác và đầy đủ: Mặc dù Proforma Invoice không phải là hóa đơn thanh toán, nhưng các thông tin ghi trên hóa đơn chiếu lệ phải chính xác, bao gồm tên sản phẩm, giá trị, điều kiện giao hàng và thanh toán, để tránh gây hiểu lầm hoặc tranh chấp sau này.
• Không có mã số thuế: Trong Proforma Invoice, người bán không cần ghi mã số thuế, vì hóa đơn này không có giá trị pháp lý và không được sử dụng cho các mục đích thuế hoặc hải quan.
• Cập nhật và điều chỉnh khi cần thiết: Nếu có thay đổi về giá cả, điều kiện giao hàng hoặc các chi phí khác, Proforma Invoice cần được điều chỉnh và cập nhật lại để phản ánh các thay đổi đó trước khi ký kết hợp đồng chính thức.

7. Proforma Invoice có thể thay thế hợp đồng không?

Proforma Invoice không thể thay thế hợp đồng trong các giao dịch thương mại, bởi vì nó chỉ là một tài liệu tham khảo và không có giá trị pháp lý chính thức. 

• Hóa đơn chiếu lệ chỉ cung cấp thông tin sơ bộ về giá trị hàng hóa, dịch vụ và các điều khoản giao dịch, nhưng không xác định rõ ràng quyền lợi và nghĩa vụ của các bên. Hơn nữa, Proforma Invoice không thay thế được hóa đơn thương mại, vì nó không thể dùng trong các thủ tục thanh toán hoặc hải quan chính thức
• Hợp đồng là một thỏa thuận ràng buộc về các điều kiện giao dịch, có giá trị pháp lý và có thể thực thi trong trường hợp có tranh chấp hoặc vi phạm.. Do đó, hợp đồng vẫn là tài liệu cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên trong giao dịch.

Kết luận

Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) đóng vai trò quan trọng trong việc ước tính chi phí và cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ trong các giao dịch thương mại quốc tế. Mặc dù không có giá trị thanh toán chính thức, nhưng nó là một công cụ hữu ích để người mua và người bán thỏa thuận các điều khoản trước khi ký hợp đồng chính thức. Các doanh nghiệp cần lưu ý việc lập hóa đơn chiếu lệ sao cho đầy đủ và chính xác để đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra suôn sẻ.

Đối với doanh nghiệp lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc tính giá vốn, quản lý xuất nhập khẩu theo từng hợp đồng, hạch toán đa ngoại tệ… cực kì quan trọng. Để tăng tính chính xác, nhanh chóng, các doanh nghiệp không nên trông chờ quá nhiều vào cách làm việc thủ công của kế toán. Thay vào đó, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS –  có nhiều tính năng ưu việt dành riêng cho DN xuất nhập khẩu với các tính năng:

• Tính giá vốn cho từng đơn hàng, hợp đồng
• Quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng hợp đồng
• Hạch toán đa ngoại tệ
• Cập nhật tức thời tỷ giá giao dịch thực tế theo đúng tỷ giá công bố của ngân hàng, giúp kế toán tiết kiệm thời gian tra cứu và quy đổi
• Quản lý doanh thu, chi phí, lãi/lỗ, tình hình thực hiện của từng hợp đồng
• Theo dõi các khoản chi hộ
• Quản lý công nợ khách hàng theo từng hợp đồng

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích khác giúp giảm thiểu thời gian công việc kế toán, nâng cao hiệu suất công việc…. Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo ngày phần mềm kế toán online MISA AMIS: