Quy trình chấm công đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự và tính lương minh bạch, giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác. Xây dựng một quy trình chấm công khoa học, hiệu quả không chỉ đảm bảo tính công bằng mà còn giúp tối ưu năng suất lao động.
Vậy quy trình chấm công chuẩn gồm những bước nào? Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi áp dụng? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
Tải miễn phí – 17 Mẫu Chấm công HOT nhất 2025
1. Lợi ích của quy trình chấm công chuẩn
Xây dựng quy trình chấm công chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên chính xác, mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng:
1.1 Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự
Một quy trình dùng chấm công đúng chuẩn được hiểu một cách đơn giản là hoạt động này sẽ cho ra được chính xác và tối thiểu sai sót nhất về các mặt như kết quả giờ làm việc, công làm việc của nhân viên,… Quy trình này cũng giúp cho các công ty và doanh nghiệp tạo ra cả một hệ thống tính lương liền mạch, liên tục và hiệu quả.
Khi quy trình chấm công chuẩn được áp dụng thì sẽ giảm thiểu được rất nhiều chi phí, thời gian, nguồn lực của doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự. Từ đó các hoạt động như tổng hợp tiền lương, báo cáo,… đều được làm một cách tối ưu hóa và nhanh chóng nhất.
1.2 Giảm thiểu sai sót
Quy trình chấm công nếu không đạt chuẩn và chính xác sẽ gây ra khá nhiều rủi ro và sai sót trong quá trình tổng hợp, quyết toán,… từ đó sẽ gây ảnh hưởng liên tiếp tới các hoạt động khác làm cho công ty, doanh nghiệp mất nhiều thời gian và công sức để xử lý.
Hơn nữa chấm công được xem như là một sự chứng minh cho việc nhân viên có thể xác nhận được công sức mà mình bỏ ra và chính xác về các quyền lợi mình sẽ được nhận. Một quy trình chấm công chuẩn cũng sẽ giúp cho các tình huống khó xử dễ dàng xử lý, giảm thiểu được nhiều rủi ro trong việc quản lý nhân sự.
Tải miễn phí bảng chấm công theo giờ chi tiết nhất
1.3 Tiết kiệm nguồn lực, chi phí
Nhờ một quy trình quản lý chấm công chuẩn, công ty có thể đưa ra những quy định hợp lý mà dựa vào đó toàn bộ nhân viên phải nắm rõ, hiểu và tuân theo. Nó tạo ra một kế hoạch chấm công được triển khai xuyên suốt, nâng cao tính chuyên nghiệp trong các hoạt động văn phòng và tạo nên một văn hóa làm việc tích cực trong mỗi công ty.
Mỗi tháng doanh nghiệp sẽ phải tiến hành tổng kết số công của nhân để tiến hành quá trình hạch toán lương thưởng.
Nếu quy trình không đúng chuẩn thì dễ gây ra các hệ lụy liên quan và mất nhiều thời gian cũng như chi phí để xử lý, gây mất niềm tin từ phía nhân viên vì sự thiếu chuyên nghiệp và yếu kém về bộ phận nhân sự nói riêng hay toàn bộ doanh nghiệp nói chung.
1.4 Có cơ sở dữ liệu để tính lương dễ dàng hơn
Từ việc lưu đồ quy trình chấm công và tính lương chuẩn, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định và tính toán được các con số một cách nhanh chóng, chính xác và cụ thể của từng nhân viên. Từ đó tạo nên sự rõ ràng, minh bạch về tiền lương cũng như các mức thưởng phạt khác.
Ngoài ra, hệ thống tài liệu, bảng biểu hay cả thời gian làm việc của từng nhân sự cũng được báo cáo một cách rõ ràng, minh bạch.
Qua đó, các chủ doanh nghiệp hay quản lý có thể gắn kết, tăng cường thêm mối liên hệ giữa người lao động với công ty, tạo ra được một hệ thống nhân lực vững chắc và mang lại nhiều giá trị và cơ hội thăng tiến hơn cho doanh nghiệp.
2. Tìm hiểu chi tiết 08 bước trong quy trình chấm công tính lương
Một quy trình chấm công tính lương chuẩn trên thị trường hiện nay có thể bao gồm các bước sau đây:
2.1 Tạo và lưu hồ sơ nhân viên
Để có thể thực hiện quy trình chấm công và tính lương cho các nhân viên thì doanh nghiệp cần phải có dữ liệu của mỗi nhân sự, các đặc điểm về chế độ lương có trong các loại hợp đồng ký kết bên cạnh những thông tin khác liên quan tới người lao động. Đây là một bước đệm quan trọng cho cho các bước sau cũng như là yếu tố đầu tiên tạo nên một mẫu quy trình chấm công chuẩn.
Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên đôi khi sẽ rất khó khăn vì lượng nhân sự quá nhiều. Doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng AMIS thông tin nhân sự – giải pháp giúp quản lý và lưu trữ thông tin nhân sự khoa học, chuyên nghiệp và hiệu quả.
Khám phá app chấm công trên điện thoại thông minh tốt nhất hiện nay
2.2 Thực hiện chấm công
Chấm công là hoạt động diễn ra thường ngày của mỗi cán bộ, công nhân, hay nhân viên. Giờ công của từng cá nhân được chấm và xác định theo số liệu thông qua thẻ, hay chấm theo quy trình chấm công vân tay, thậm chí cả nhận diện khuôn mặt bên cạnh các phương thức chấm công truyền thống khác.
2.3 Tổng hợp, đối chiếu xác nhận công
Đây là một bước quan trọng và có thuận lợi trong việc tổng hợp phiếu chấm công và các chứng từ liên quan để so sánh, đối chiếu đồng thời tính chính xác các loại chi phí cho bộ phận kế toán đầy đủ các số liệu cụ thể. Việc này cần sự chính xác cao, sự cẩn thận do đó đây là một khâu khá quan trọng trong toàn bộ hệ thống chấm công.
2.4 Lập bảng lương
Lập bảng lương, tính toán tiền lương là công đoạn dựa vào số công của nhân sự và các ghi chú khác, đồng thời chuyển báo cáo cho bộ phận kế toán. Ở bước này các công ty thường có 2 cách lập bảng lương chính là lập thủ công và lập bằng phần mềm.
Lập thủ công thì tương đối tối thời gian và chi phí, do đó hiện nay đa phần đều chuyển sang dùng phần mềm vì sự nhanh chóng, hiện đại và tiện lợi trong việc ghi chú và hạch toán toàn bộ số tiền lương cuối cùng mà mỗi nhân viên sẽ nhận được.
2.5 Duyệt bảng lương
Kế toán trưởng là người xem xét, kiểm tra để duyệt bảng lương cho nhân viên. Nếu tính đúng và đầy đủ thì phê duyệt và đưa cho Giám đốc phê duyệt. Còn nếu phát hiện ra sai sót thì sẽ chuyển báo cáo lại cho phòng kế toán tính lại tiền lương chỉnh sửa.
2.6 Viết phiếu chi
Thực hiện viết phiếu chi là bước sau khi bảng lương được giám đốc phê duyệt thì sẽ được kế toán trưởng chuyển bảng lương cho bộ phận kế toán để viết phiếu chi nhằm thanh toán tiền lương cho toàn bộ người lao động.
2.7 Trả lương
Thủ quỹ hoặc bộ phận kế toán tiền lương và thực hiện phân phát lương cho nhân sự, và cá nhân đó cần phải xác nhận là đã nhận được tiền lương. Nếu có bất kỳ thắc mắc về tiền thì hai bên sẽ ngồi lại giải quyết và xử lý ngay tại lúc đó.
2.8 Hoàn thiện và lưu hồ sơ
Khi đã thực hiện xong 7 bước trên thì kế toán sẽ tiến hành ghi chép sổ sách và lưu trữ tất cả loại hồ sơ, chứng từ có liên quan chẳng hạn như: Phiếu thu, chi, bảng chấm công, hay bảng thanh toán tiền lương.
Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel chi tiết cho doanh nghiệm
3. Xây dựng quy trình chấm công tự động chuyên nghiệp với AMIS Chấm Công
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức chấm công thủ công, dẫn đến không ít bất cập và ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nhân sự. Một số khó khăn phổ biến gồm:
- Không theo dõi được thời gian làm việc của những ai đi công tác hoặc đi ca kíp.
- Nếu nhân viên làm việc ở nhiều chi nhánh khác nhau thì gặp rắc rối trong việc tổng hợp công.
- Khó khăn trong việc duyệt đơn từ xin nghỉ, xin đi muộn, về sớm, quy trình chấm công không khoa học, rõ ràng.
- Nếu có sai sót, nhân viên không biết phản hồi với ai, việc thu thập ý kiến cũng mất nhiều thời gian.
Đó là lý do phần mềm chấm công được ra đời, AMIS Chấm công là giải pháp nằm trong bộ phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM, giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình chấm công chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả. Với nhiều tính năng hiện đại, phần mềm không chỉ giúp HR giảm tải công việc thủ công mà còn hỗ trợ kết nối máy chấm công, đồng bộ dữ liệu và tính lương tự động, hạn chế sai sót và tối ưu hiệu suất làm việc.
Tính năng nổi bật của AMIS Chấm công
- Bộ phận C&B có thể theo dõi được thời gian làm việc của nhân viên trong công ty, theo dõi được cả những ai đi làm theo ca kíp, dữ liệu công được tổng hợp dễ dàng.
- Đơn xin nghỉ phép, đi muộn được tạo ngay trên phần mềm, không cần giấy tờ, xin chữ ký của những người liên quan.
- Nhân viên xác nhận, phản hồi công, phiếu lương dễ dàng, vừa tiết kiệm thời gian, vừa thể hiện sự chuyên nghiệp.
- Nhà lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự, tình hình chấm công, tính lương của công ty.
Là một giải pháp công nghệ hiện đại, phần mềm được 170.000 doanh nghiệp tin dùng, trong đó có Trống Đồng Palace, hệ thống giáo dục Hoa Sen, IVY Moda, …
4. Kết bài
Xây dựng quy trình chấm công chuẩn là bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự minh bạch, tối ưu hóa công tác tính lương và nâng cao kỷ luật làm việc. Việc áp dụng công nghệ chấm công tự động không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất vận hành.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
