Chứng từ kế toán là gì, cách lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Kế toán cần nắm rõ kiến thức về chứng từ kế toán là gì, cách lập, lưu trữ, hủy bỏ sửa đổi chứng từ kế toán… để đảm bảo ghi chép đầy đủ thông tin kế toán và tránh các trường hợp vi phạm pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ đề cập chi tiết, chính xác nhất về các thông tin liên quan tới chứng từ kế toán.

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là các tài liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý dùng để ghi nhận, phản ánh và chứng minh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các chứng từ này có thể là các hóa đơn, biên lai, hợp đồng, phiếu thu, phiếu chi, séc, bảng lương, và các tài liệu khác liên quan đến các giao dịch tài chính của doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán không chỉ có giá trị ghi nhận các hoạt động tài chính mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng trong việc kiểm tra, thanh tra, và báo cáo tài chính của doanh nghiệp, giúp đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật. Mỗi chứng từ phải đảm bảo tính hợp lệ, đầy đủ thông tin và có sự xác nhận từ các bên liên quan để đảm bảo tính chính xác của các giao dịch.

2. Tác dụng của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán có tác dụng quan trọng trong việc chứng minh tính hợp pháp của các giao dịch tài chính trong doanh nghiệp. Cụ thể:

• Xác nhận tính hợp pháp của giao dịch: Chứng từ kế toán là cơ sở để xác nhận tính hợp pháp và minh bạch của các giao dịch tài chính trong doanh nghiệp. Mỗi chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh rằng các giao dịch đã được thực hiện đúng quy trình và đúng pháp luật.
• Lưu trữ và bảo vệ quyền lợi: Chứng từ kế toán giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin về các giao dịch tài chính, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp và các bên liên quan. Chúng là tài liệu lưu trữ lâu dài để đối chiếu và kiểm tra trong các kỳ báo cáo tài chính hoặc khi có yêu cầu từ các cơ quan nhà nước.
• Cơ sở để lập báo cáo tài chính: Chứng từ kế toán là nguồn dữ liệu quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính, như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Mỗi giao dịch tài chính được ghi nhận qua chứng từ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các báo cáo này.
• Hỗ trợ công tác kiểm toán và quyết toán thuế: Khi doanh nghiệp bị kiểm toán hoặc phải quyết toán thuế, chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng để xác minh các số liệu và thực hiện các nghĩa vụ thuế. Việc bảo quản chứng từ đầy đủ và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về thuế và tránh bị phạt.
• Cơ sở pháp lý trong các tranh chấp: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp liên quan đến tài chính hoặc hợp đồng, chứng từ kế toán sẽ là chứng cứ quan trọng để giải quyết vụ việc. Các chứng từ hợp lệ, rõ ràng và đầy đủ sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong các vụ kiện tụng.
• Giúp quản lý và kiểm soát chi phí hiệu quả: Thông qua việc kiểm tra chứng từ kế toán, các nhà quản trị có thể kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí, phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời các vấn đề tài chính.

>>> Xem thêm: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tài sản cố định

3. Các loại chứng từ kế toán

3.1. Chứng từ kế toán tiền mặt

• Đề nghị tạm ứng

• Đề nghị thanh toán

• Phiếu chi: Chứng từ xác nhận về việc doanh nghiệp chi tiền mặt cho phía nhà cung ứng để mua nguyên vật liệu, hàng hóa.

• Phiếu thu: Chứng từ xác nhận việc thu tiền hàng khóa, sản phẩm mà khách dùng tiền mặt để thanh toán tại chỗ.

3.2. Chứng từ kế toán tiền lương

• Bảng thanh toán tiền lương
• Bảng tính lương
• Bảng chấm công
• Hợp đồng lao động
• Quy định, quy chế…

=>> Xem thêm: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng hiệu quả nhất hiện nay

3.3. Chứng từ kế toán liên quan tới ngân hàng

• Giấy báo có/báo nợ của ngân hàng
• Séc tiền mặt: Doanh nghiệp sử dụng chứng từ khi yêu cầu phát hành séc để nhân viên rút tiền mặt từ ngân hàng về để nhập vào quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.
• Ủy nhiệm chi: Sử dụng chứng từ khi doanh nghiệp dùng hình thức chuyển khoản để thanh toán cho nhà cung ứng hàng hóa.
• Tiền đang chuyển: Chứng từ được sử dụng để thể hiện việc, người gửi đang chuyển tiền đến tài khoản người nhận, trong đó, người nhân là các bên cung ứng hàng hóa dịch vụ.
• Chuyển tiền nội bộ: Chứng từng xác nhận việc chuyển tiền sang tài khoản ngoại tệ bằng tài khoản tiền việc. Doanh nghiệp thực hiện việc chuyển đổi này khi có các hoạt động thanh toán với nhà cung ứng là nước ngoài.

3.4. Chứng từ mua bán hàng

• Hóa đơn mua hàng: Chứng từ ghi lại việc mua hàng hóa sản phẩm
• Hóa đơn bán hàng: Chứng từ có nội dung ghi lại việc bán hàng hóa sản phẩm đã được ghi nhận vào doanh thu bởi kế toán công ty.
• Hàng bán trả lại: Trong trường hợp hàng đã bán nhưng khách vẫn trả lại vì lý do nào đó, trong quá trình gửi lại chứng từ sẽ được đính kèm theo hóa đơn trả hàng.
• Hàng mua trả lại: Doanh nghiệp đã mua hàng nhưng vẫn trả lại nhà cung cấp vì 1 số lí do, chứng từ sẽ được đính kèm theo hóa đơn đầu ra ghi lại việc mua hàng hóa sản phẩm nhưng trả lại.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn quy trình sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm

4. Tổng hợp hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán mới nhất

4.1. Hệ thống chứng từ kế toán theo thông tư 200

Hệ thống chứng từ kế toán được quy định tại Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 200 như sau:

4.2. Mẫu chứng từ kế toán theo thông tư 133

Hệ thống mẫu chứng từ kế toán được quy định tại Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau:

5. Quy định về chứng từ kế toán mới nhất

5.1. Quy định về nội dung của chứng từ kế toán

Theo Điều 16, Luật kế toán 2015 có nêu rõ về nội dung mà 1 chứng từ kế toán cần phải có:

• Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán
• Tên và số hiệu chứng từ kế toán
• Địa chỉ, tên của tổ chức, cơ quan, đơn vị hay cá nhân lập chứng từ kế toán
• Địa chỉ, thông tin tê, cơ quan, tổ chức, đơn vị hay cá nhân nhận chứng từ kế toán
• Nội dung các nghiệp vụ liên quan vấn đề tài chính, kinh tế được phát sinh
• Số lượng, đơn giá hay số tiền của nghiệp vụ tài chính kinh tế được ghi bằng số. Bên cạnh đó, ghi bằng cả chữ và số tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền.
• Họ tên, chữ ký đầy đủ của người duyệt, người lập và cả những người có liên quan tới chứng từ kế toán.

5.2. Quy định về chữ ký và số hiệu chứng từ kế toán

Quy định về chữ ký chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử hoặc các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử

Quy định về số hiệu chứng từ kế toán

Số hiệu chứng từ kế toán là một mã số hoặc ký hiệu duy nhất được sử dụng để nhận diện và phân biệt từng chứng từ trong hệ thống kế toán. Chứng từ kế toán bao gồm các tài liệu như hóa đơn, biên lai, phiếu thu, phiếu chi, và các giấy tờ khác liên quan đến giao dịch tài chính.

Số hiệu chứng từ thường chứa thông tin thể hiện:

• Loại chứng từ (ví dụ: hóa đơn bán hàng, phiếu thu).
• Ngày tháng phát sinh giao dịch.
• Số thứ tự của chứng từ trong ngày hoặc theo chuỗi.

5.3. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Theo điều 18, Luật kế toán 2015, việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán được quy định như sau:

• Mỗi nghiệp vụ tài chính, kinh tế chỉ lập chứng từ kế toán 1 lần. Các nghiệp vụ tài chính kinh tế liên quan tới các hoạt động của doanh nghiệp, đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán.
• Dựa theo nội dung quy định trên mẫu, chứng từ kế toán cần lập chính xác, đầy đủ, kịp thời và rõ ràng. Nếu trường hợp chưa có mẫu chứng từ kế toán, kế toán cần phải tự lập chứng từ kế toán tuy nhiên các nội dung cần phải đảm bảo đầy đủ theo luật.
• Không được viết tắt hay tẩy xóa, sửa chữa những nội dung liên quan tới nghiệp vụ tài chính kinh tế trên chứng từ kế toán. Khi viết phải dùng bút mực, các chữ số viên không ngắt quãng, phải liên tục và phải gạch chéo chỗ trống. Chứng từ không có giá trị ghi sổ kế toán hay thanh toán nếu đã sửa chữa hay tẩy xóa. Khi không may viết chứng từ sai, cần phải gạch chéo chứng từ sai.
• Chứng từ kế toán phải lập đủ liên quy định, nếu xuất hiện trường hợp cùng 1 nghiệp vụ tài chính kinh tế phải lập nhiều liên chứng từ thì nội dung của các liên phải khác nhau.
• Người lập, người duyệt và người ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về những nội dung đã viết trong chứng từ kế toán.

>>> Xem thêm: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương tại doanh nghiệp

5.4. Quy định quản lý và sử dụng chứng từ

Theo điều 21, Luật kế toán 2015, việc quản lý, sử dụng chứng từ kế toán phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
• Chứng từ kế toán phải được đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật, sắp xếp nội dung theo trình tự thời gian, kinh tế.
• Việc niêm phong, tịch thu hay tạm giữ chứng từ kế toán chỉ có cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới được làm. Trường hợp, chứng từ kế toán phải tạm dữ hay tịch thu, cơ quan nhà nước cần chụp chứng từ bị tịch thu tạm giữ, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp này cho đơn vị kế toán. Đồng thời, trong biên bản khi thu giữ, xử lý cần phải nêu rõ số lượng, lý do từng loại chứng từ kế toán bị tịch thu hay tạm giữ rồi ký tên đóng dấu.
• Cơ quan có thẩm quyền phải lập biên bản, ghi rõ số lượng, nội dung của từng loại chứng từ kế toán khi niêm phong phong chứng từ kế toán sau đó ký tên, đóng dấu.

6. Quy trình xử lý chứng từ kế toán

Xử lý chứng từ kế toán là một quy trình quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình xử lý chứng từ kế toán:

Bước 1: Tiếp nhận chứng từ

Nhận chứng từ kế toán: Chứng từ có thể đến từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp hoặc từ các bên ngoài doanh nghiệp như nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng, v.v.

Kiểm tra tính hợp lệ: Đảm bảo chứng từ có đầy đủ chữ ký, dấu, thông tin rõ ràng, hợp pháp và chính xác. Mỗi chứng từ cần phải có các thông tin cần thiết như ngày tháng, số chứng từ, tên các bên liên quan và nội dung giao dịch.

Bước 2: Phân loại chứng từ

Phân loại theo loại giao dịch: Chứng từ kế toán cần được phân loại theo các loại giao dịch như mua hàng, bán hàng, chi phí, thu nhập, thanh toán ngân hàng, chi phí nhân viên, v.v.

Phân loại theo tài khoản: Phân loại chứng từ theo loại tài khoản ảnh hưởng, ví dụ tài khoản tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí.

Bước 3: Kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp

Kiểm tra tính hợp lý: Đảm bảo chứng từ phản ánh đúng các giao dịch thực tế và hợp lý trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Kiểm tra tính hợp pháp: Xác minh rằng các chứng từ không vi phạm các quy định pháp lý, đặc biệt là các quy định về thuế và kế toán. Đảm bảo chứng từ tuân thủ theo các tiêu chuẩn và quy định của pháp luật.

Bước 4: Định khoản và ghi sổ kế toán

Định khoản: Mỗi chứng từ cần được định khoản vào các tài khoản kế toán phù hợp (theo tài khoản có liên quan như chi phí, doanh thu, tài sản, nợ phải trả, v.v.).

Ghi sổ kế toán: Sau khi định khoản, kế toán viên sẽ ghi các chứng từ vào các sổ kế toán phù hợp, như sổ nhật ký, sổ cái, hoặc hệ thống kế toán điện tử.

Bước 5: Kiểm tra và duyệt chứng từ

Kiểm tra và duyệt: Kế toán trưởng hoặc giám đốc sẽ kiểm tra và duyệt các chứng từ đã ghi sổ. Đây là bước quan trọng để đảm bảo các chứng từ hợp pháp, hợp lý và chính xác.

Ký duyệt: Chứng từ phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc giám đốc doanh nghiệp để chứng thực tính hợp lệ trước khi chính thức đưa vào hệ thống kế toán.

Bước 6: Lưu trữ và bảo quản chứng từ

Lưu trữ chứng từ: Chứng từ phải được lưu trữ một cách có hệ thống và dễ dàng tìm kiếm khi cần. Việc lưu trữ này phải tuân thủ quy định về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán theo luật pháp (thường là ít nhất 5 năm).

Bảo quản chứng từ: Chứng từ phải được bảo quản cẩn thận để tránh bị hư hại, mất mát và phải dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

Bước 7: Báo cáo và đối chiếu

Lập báo cáo tài chính: Sau khi chứng từ được xử lý, kế toán sẽ tổng hợp thông tin từ các chứng từ để lập các báo cáo tài chính định kỳ như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Đối chiếu và kiểm tra: Cuối cùng, kế toán sẽ thực hiện đối chiếu các số liệu trên chứng từ với các báo cáo tài chính để đảm bảo tính chính xác của thông tin.

7. Giải đáp một số câu hỏi

Hợp đồng có phải là chứng từ kế toán không?

Hợp đồng không phải là chứng từ kế toán trực tiếp, nhưng nó có thể là căn cứ để lập chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, biên lai thanh toán sẽ được lập dựa trên các điều khoản trong hợp đồng (ví dụ hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, v.v.). Hợp đồng đóng vai trò là bằng chứng pháp lý cho các giao dịch tài chính và là cơ sở để ghi nhận và kiểm tra các giao dịch.

Khi thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán lập chứng từ gì?

Khi thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán sẽ lập phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Trong trường hợp thanh toán qua ngân hàng, sẽ có thêm chứng từ như lệnh chuyển tiền hoặc biên lai thanh toán ngân hàng để chứng minh giao dịch đã hoàn tất.

Khi nhập kho thành phẩm sau quá trình sản xuất, kế toán lập chứng từ gì?

Khi nhập kho thành phẩm sau quá trình sản xuất, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho để ghi nhận số lượng và giá trị thành phẩm nhập kho. Phiếu này sẽ là căn cứ để ghi nhận vào sổ sách kế toán và theo dõi số lượng tồn kho.

Hàng kỳ, kế toán nợ phải thu tiến hành đối chiếu công nợ với người mua, kế toán lập chứng từ gì?

Khi kế toán tiến hành đối chiếu công nợ với người mua, biên bản đối chiếu công nợ sẽ được lập để xác nhận số dư nợ giữa hai bên. Phiếu này giúp kiểm tra tính chính xác của các khoản phải thu và đối chiếu các giao dịch đã thực hiện trong kỳ.

Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN) quy định bao nhiêu mẫu biểu chứng từ bắt buộc?

Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN), có 27 mẫu chứng từ bắt buộc được quy định. Các mẫu chứng từ này được sử dụng để ghi nhận các giao dịch tài chính liên quan đến hoạt động của các cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp công lập.

Chứng từ kế toán phải lưu trữ bao nhiêu năm?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, chứng từ kế toán phải được lưu trữ ít nhất 5 năm. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, như các chứng từ liên quan đến thuế, có thể phải lưu trữ lâu hơn theo yêu cầu của cơ quan thuế và các quy định pháp lý khác.

Kết luận

Hiện nay, để quản lý chứng từ hiệu quả, nhiều doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, tìm kiếm chứng từ. Không chỉ vậy, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn cung cấp các báo cáo đầy đủ, chính xác theo đúng quy định như chi phí, doanh thu, công nợ, lãi lỗ, tồn kho… để trở thành công cụ tiện ích cho kế toán và chủ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính.

• Tự động lập chứng từ ngay khi nhận hóa đơn điện tử từ người bán.
• Tự động tổng hợp số liệu lên tờ khai thuế, nộp tờ khai, báo cáo tài chính và nộp thuế ngay trên phần mềm.
• Tự động phát hiện sai sót trên chứng từ, sổ sách và hướng dẫn cách xử lý theo đúng quy định của pháp luật.
• Tự động hạch toán thu chi tiền gửi, đối trừ công nợ từ sao kê ngân hàng.

Nhanh tay đăng ký trải nghiệm 15 ngày miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế cảm nhận.