Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO hiệu quả nhất hiện nay

Trong thời đại số, doanh nghiệp phải đối mặt với khối lượng hồ sơ ngày càng lớn, từ tài liệu giấy đến file điện tử. Cùng với đó, yêu cầu pháp lý về lưu trữ ngày càng chặt chẽ, đòi hỏi doanh nghiệp cần áp dụng quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO để quản lý hiệu quả, bảo mật và dễ tra cứu.

Vậy làm sao để lưu trữ hồ sơ khoa học, đúng chuẩn và tiết kiệm thời gian? Cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO trong bài viết dưới đây.

1. Thực trạng lưu trữ hồ sơ “rối rắm” của các doanh nghiệp hiện nay

Hiện nay, không ít doanh nghiệp – đặc biệt là các tổ chức có quy mô lớn – đang gặp khó khăn trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu. Khối lượng hồ sơ ngày một gia tăng, trong khi quy trình lưu trữ lại thiếu tính hệ thống, dẫn đến tình trạng “rối như tơ vò”.

Một số vấn đề điển hình:

• Lưu trữ manh mún, phân tán: Tài liệu được lưu dưới nhiều hình thức – bản in giấy chất đống trong kho lưu trữ, file mềm lưu rải rác trên máy tính cá nhân hoặc USB của từng nhân viên, thiếu tính tập trung và đồng bộ.

• Chi phí lớn – hiệu quả thấp: Hình thức lưu trữ truyền thống tốn diện tích, chi phí nhân sự và vận hành. Với lượng hồ sơ khổng lồ, đây là gánh nặng không nhỏ về tài chính và quản trị.

• Tìm kiếm khó khăn, lãng phí thời gian: Hồ sơ không được phân loại rõ ràng, nhân viên tự đặt tên file tùy ý khiến việc truy xuất thông tin mất nhiều thời gian. Theo Techrepublic, hơn 50% nhân viên văn phòng dành thời gian tìm kiếm tài liệu nhiều hơn cả làm việc thực tế.

• Thiếu khả năng truy cập linh hoạt: Khi cần sử dụng tài liệu từ xa hoặc trong tình huống khẩn cấp, việc phụ thuộc vào kho lưu trữ vật lý khiến doanh nghiệp kém linh hoạt, ảnh hưởng đến hiệu suất chung.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, phương pháp lưu trữ thủ công dần bộc lộ nhiều bất cập. Việc xây dựng một quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học, ứng dụng công nghệ và tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý như ISO không chỉ giúp tối ưu hiệu suất mà còn đảm bảo an toàn, tính toàn vẹn của dữ liệu doanh nghiệp.

2. Tìm hiểu lưu trữ hồ sơ là gì?

Lưu trữ hồ sơ là quá trình bảo quản, sắp xếp và duy trì tài liệu, thông tin quan trọng của tổ chức nhằm đảm bảo sự dễ dàng truy xuất và sử dụng khi cần thiết. Đối với doanh nghiệp, việc lưu trữ hồ sơ không chỉ là bảo quản giấy tờ mà còn là một phần trong hệ thống quản lý thông tin tổng thể, giúp cải thiện hiệu suất công việc và bảo vệ tài sản trí tuệ của công ty.

Lưu trữ hồ sơ có thể bao gồm các tài liệu như hợp đồng lao động, báo cáo tài chính, hóa đơn, chứng từ, các văn bản pháp lý và nhiều loại giấy tờ quan trọng khác. Các tài liệu này cần được phân loại, đánh dấu và lưu trữ một cách khoa học để tránh mất mát và dễ dàng truy cập khi cần thiết.

Lưu trữ hồ sơ có những đặc điểm quan trọng sau:

• Bảo mật: Tài liệu phải được bảo vệ an toàn, không bị rò rỉ hay xâm nhập trái phép, đảm bảo thông tin nhạy cảm luôn trong tình trạng bảo mật.

• Dễ dàng truy cập: Hồ sơ phải được lưu trữ có tổ chức, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và sử dụng khi cần thiết mà không tốn nhiều thời gian.

• Tuân thủ quy định: Lưu trữ hồ sơ phải tuân thủ các quy định của pháp luật, đặc biệt là những yêu cầu về lưu trữ tài liệu trong một khoảng thời gian nhất định (theo quy định của Chính phủ, ngành nghề, v.v.).

• Bền vững và lâu dài: Hồ sơ cần được lưu trữ một cách bền vững, có khả năng tồn tại trong thời gian dài mà không bị hư hại.

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào các phương pháp lưu trữ truyền thống nữa. Thay vào đó, việc ứng dụng các công cụ, phần mềm quản lý tài liệu giúp tối ưu hóa quy trình và đảm bảo tính chính xác, an toàn cho hồ sơ tài liệu của công ty.

3. Quy định về lưu trữ hồ sơ mới nhất

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Thông tư 11/2021/TT-BNV, doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ trong thời gian tối thiểu:

• 5 năm: Hồ sơ nghiệp vụ, báo cáo, tài liệu hàng ngày.
• 10 năm: Hồ sơ kế toán, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm.
• 20 năm hoặc vĩnh viễn: Hồ sơ liên quan đến tài sản cố định, hồ sơ gốc cần chứng thực.

Ngoài ra, văn bản pháp lý, hồ sơ liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ, hợp đồng quan trọng phải được bảo quản vĩnh viễn để đáp ứng yêu cầu pháp lý và lịch sử doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần rà soát và cập nhật thường xuyên danh mục thời hạn lưu trữ, đảm bảo không bỏ sót hồ sơ quan trọng và tuân thủ luật pháp hiện hành. Tìm hiểu lưu trữ hồ sơ là gì?**

Lưu trữ hồ sơ là quá trình thu thập, sắp xếp, bảo quản và quản lý các loại tài liệu phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Mục đích nhằm đảm bảo tính đầy đủ, an toàn, truy xuất nhanh chóng khi cần.

4. 3 Phương pháp lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp phổ biến

Việc lựa chọn giải pháp lưu trữ tài liệu đúng đắn không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn bảo vệ dữ liệu an toàn, dễ truy xuất. Dưới đây là 3 phương pháp lưu trữ phổ biến nhất mà bạn có thể cân nhắc:

Lưu trữ truyền thống – Lưu trữ giấy: Quản lý và bảo quản tài liệu dưới dạng giấy, lưu trữ trong tủ hồ sơ, kệ hoặc thùng tài liệu.

• Ưu điểm: Không cần hệ thống phức tạp; tài liệu giấy có giá trị pháp lý cao.
• Nhược điểm: Tốn không gian, khó tìm kiếm khi quy mô lớn, dễ hư hỏng.

Lưu trữ trên thiết bị di động (USB, HDD, SSD): Lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số trên ổ USB, ổ cứng gắn ngoài hoặc SSD.

• Ưu điểm: Dễ di chuyển, chi phí thấp, dung lượng lớn.
• Nhược điểm: Dễ mất hoặc hỏng; quản lý nhiều thiết bị phức tạp; cần bảo vệ bằng mật khẩu hoặc mã hóa.

Lưu trữ điện tử: Lưu hồ sơ dưới dạng file số trên phần mềm quản lý tài liệu hoặc nền tảng lưu trữ đám mây.

• Ưu điểm: Tìm kiếm nhanh qua từ khóa; không tốn không gian vật lý; bảo mật cao với phân quyền và sao lưu tự động; chia sẻ trực tuyến.
• Nhược điểm: Cần đầu tư hạ tầng IT và kỹ năng vận hành hệ thống.

5. Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO trong doanh nghiệp