Để giúp doanh nghiệp lựa chọn được những đối tác tin cậy, đồng hành và mang lại giá trị gia tăng thực sự, qua bài viết MISA AMIS tổng hợp quy trình và hệ thống tiêu chí đánh giá nhà cung cấp chi tiết và đầy đủ nhất.
[Miễn phí] Mời bạn tải về Mẫu tham khảo Checklist các tiêu chí đánh giá Nhà cung cấp ngay.
1. Mục đích của việc đánh giá nhà cung cấp
Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, việc đánh giá nhà cung cấp đóng vai trò then chốt thay vì chỉ là hoạt động mua bán thông thường. Mục đích chính yếu của việc này là đảm bảo chất lượng đầu vào ổn định, tối ưu hóa chi phí, xây dựng chuỗi cung ứng vững mạnh, và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn. Hơn nữa, đánh giá nhà cung cấp còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược bền vững, tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài.
2. Yêu cầu về việc đánh giá nhà cung cấp theo ISO
Đối với các doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, việc đánh giá nhà cung cấp không chỉ là một hoạt động tự nguyện mà còn là một yêu cầu bắt buộc.
Dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001:2015, việc đánh giá nhà cung cấp là yếu tố then chốt trong kiểm soát quá trình và chất lượng sản phẩm, dịch vụ từ bên ngoài. Tiêu chuẩn này yêu cầu doanh nghiệp xác định rõ tiêu chí lựa chọn, đánh giá, theo dõi hiệu suất và tái đánh giá nhà cung cấp dựa trên năng lực đáp ứng yêu cầu.
Để đảm bảo điều này, cần thiết lập các hoạt động đánh giá đa dạng, bao gồm đánh giá trước khi lựa chọn, đánh giá trong quá trình hợp tác và đánh giá định kỳ. Việc duy trì hồ sơ đánh giá là bắt buộc để theo dõi và cải tiến liên tục. Tuân thủ yêu cầu ISO trong đánh giá nhà cung cấp mang lại lợi ích thiết thực, như nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng, củng cố niềm tin khách hàng và mở rộng cơ hội thị trường quốc tế, khẳng định cam kết chất lượng của doanh nghiệp.
3. Chi tiết quy trình đánh giá nhà cung cấp
Để việc đánh giá nhà cung cấp diễn ra một cách bài bản, hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra, doanh nghiệp cần xây dựng và tuân thủ một quy trình đánh giá chi tiết, rõ ràng và có hệ thống. Dưới đây là quy trình đánh giá nhà cung cấp gồm 7 bước chuẩn, được nhiều doanh nghiệp áp dụng và mang lại hiệu quả cao:
Bước 1: Lập kế hoạch đánh giá
Đầu tiên doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích và mục tiêu của việc đánh giá. Ví dụ mục đích: lựa chọn nhà cung cấp mới, đánh giá định kỳ nhà cung cấp hiện tại, cải tiến hiệu suất… Mục tiêu: Chọn ra top 10 nhà cung cấp chiến lược, 10 nhà cung cấp tiềm năng mới…
Tiếp theo, doanh nghiệp cần quyết định phạm vi đánh giá (toàn bộ nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp cụ thể, nhà cung cấp cho dự án…) và thành lập đội ngũ đánh giá. Đội ngũ đánh giá nên là những nhân sự có kinh nghiệm, chuyên môn phù hợp từ các bộ phận liên quan (mua hàng, kỹ thuật, chất lượng, sản xuất…) để tham gia đội ngũ đánh giá.
Trong bước lập kế hoạch, doanh nghiệp cần xác định thời gian và nguồn lực bao gồm cả nhân lực và tài lực cần thiết. Song song với đó, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp đánh giá như sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp đánh giá phù hợp bao gồm: bảng hỏi, đánh giá tài liệu, audit, phỏng vấn, thử nghiệm…
Bước 2: Xây dựng bảng tiêu chí đánh giá chi tiết
Xây dựng bảng tiêu chí đánh giá chi tiết là giai đoạn then chốt để đảm bảo đánh giá nhà cung cấp một cách khách quan. Doanh nghiệp cần lựa chọn kỹ lưỡng các tiêu chí phù hợp với mục tiêu, phạm vi và đặc thù kinh doanh, tham khảo từ bộ tiêu chí chuẩn (ở mục 3 hoặc file tải về ở mục 4).
Tiếp theo, trọng số cần được xác định rõ ràng cho từng tiêu chí, thể hiện mức độ quan trọng khác nhau, đảm bảo tổng trọng số đạt 100%. Để lượng hóa đánh giá, việc xây dựng thang điểm chi tiết là cần thiết, ví dụ thang điểm 5 mức độ. Cuối cùng, mọi yếu tố trên cần được tổng hợp thành bảng đánh giá trực quan, dễ sử dụng, làm công cụ chính thức cho các bước đánh giá tiếp theo.
Bước 3: Thu thập thông tin về nhà cung cấp
Thu thập thông tin về nhà cung cấp là giai đoạn then chốt để có dữ liệu đầu vào chính xác và đầy đủ cho quá trình đánh giá. Doanh nghiệp có thể áp dụng linh hoạt nhiều phương pháp khác nhau để thu thập thông tin một cách toàn diện.
Việc thu thập tài liệu từ nhà cung cấp là vô cùng cần thiết, bao gồm hồ sơ năng lực chi tiết, báo cáo tài chính đã kiểm toán, các chứng chỉ chất lượng uy tín, và danh sách khách hàng tham khảo để xác minh uy tín và kinh nghiệm. Trong trường hợp cần thiết, đánh giá tại chỗ (audit) trực tiếp cơ sở sản xuất, nhà máy sẽ cung cấp cái nhìn thực tế và sâu sát về năng lực hoạt động của nhà cung cấp.
Phỏng vấn trực tiếp đại diện nhà cung cấp là cơ hội để làm rõ thông tin, đánh giá năng lực mềm và khả năng hợp tác. Cuối cùng, việc thu thập thông tin phản hồi từ các bộ phận nội bộ đã từng làm việc với nhà cung cấp và từ khách hàng tham khảo giúp có được những đánh giá đa chiều và khách quan hơn.
Trải nghiệm miễn phí Nền tảng MISA AMIS – Giải pháp quản lý, đánh giá nhà cung cấp cho doanh nghiệp tại đây:
- Quản lý thông tin hàng loạt các nhà cung cấp, doanh nghiệp theo dõi và cập nhật thay đổi kịp thời.
- Ghi nhận danh sách lịch sử giao dịch với các nhà cung cấp, tạo điều kiện để đánh giá hiệu quả.
- Theo dõi và quản lý các hợp đồng cung cấp, kiểm soát sự hợp tác giữa hai bên.
- Hoàn thành tất cả các quy trình như xin duyệt bên cung cấp, xin thanh toán công nợ, cập nhật tình trạng thanh toán,…
Bước 4: Đánh giá và chấm điểm nhà cung cấp
Đánh giá và chấm điểm nhà cung cấp là giai đoạn quyết định để lượng hóa năng lực nhà cung cấp. Đội ngũ đánh giá sẽ tiến hành chấm điểm cẩn trọng từng nhà cung cấp dựa trên thông tin thu thập, đối chiếu với các tiêu chí đã định. Điểm số này phản ánh mức độ đáp ứng của nhà cung cấp trên từng khía cạnh.
Tổng điểm được tính toán bằng cách nhân điểm từng tiêu chí với trọng số tương ứng, tạo ra bức tranh tổng quan về năng lực mỗi nhà cung cấp. Cuối cùng, các nhà cung cấp được xếp hạng dựa trên tổng điểm, cung cấp cơ sở định lượng để so sánh và lựa chọn đối tác phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Bước 5: Phân tích kết quả và lựa chọn nhà cung cấp
Phân tích kết quả và lựa chọn nhà cung cấp là thời điểm then chốt để đưa ra quyết định đối tác chiến lược. Doanh nghiệp cần phân tích sâu điểm mạnh, điểm yếu từng ứng viên, vượt khỏi điểm số để thấu hiểu bản chất năng lực. Sau đó, việc so sánh toàn diện giữa các nhà cung cấp sẽ giúp xác định danh sách những nhà cung cấp tiềm năng nhất, dựa trên ưu thế tương đối và sự phù hợp.
Tuy nhiên, quyết định không chỉ dựa vào số liệu, mà còn cần cân nhắc các yếu tố định tính như chiến lược, văn hóa doanh nghiệp và khả năng tương thích. Lựa chọn cuối cùng phải là một quyết định chiến lược, có căn cứ vững chắc, hướng đến đối tác không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn mang lại giá trị gia tăng và sự hợp tác lâu dài.
Bước 6: Ra quyết định và thông báo kết quả
Thông báo nội bộ về kết quả đánh giá nhà cung cấp chính thức được phê duyệt, phân loại nhà cung cấp thành các nhóm. Ví dụ với nhóm nhà cung cấp chiến lược được lựa chọn sẽ nhận thư mời hợp tác chính thức, ưu tiên đơn hàng và dự án lớn, đồng thời thúc đẩy hợp tác sâu rộng và đánh giá hiệu suất định kỳ để xây dựng quan hệ đối tác bền vững.
Doanh nghiệp có chế độ, chính sách với từng nhóm nhà cung cấp cụ thể theo từng thời kỳ. Toàn thể các phòng ban liên quan có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định này.
Bước 7: Theo dõi và đánh giá lại
Theo dõi và đánh giá lại hiệu suất là giai đoạn then chốt để duy trì quan hệ đối tác hiệu quả và bền vững với nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống theo dõi dựa trên KPIs để nắm bắt liên tục hiệu suất nhà cung cấp.
Việc đánh giá định kỳ là bắt buộc để đảm bảo duy trì và cải thiện hiệu suất theo thời gian. Phản hồi kết quả một cách xây dựng cho nhà cung cấp, cùng thảo luận và lập kế hoạch cải tiến là chìa khóa để hợp tác thành công.
Thêm vào đó, việc đánh giá lại toàn bộ quy trình đánh giá một cách định kỳ giúp doanh nghiệp liên tục tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả quản lý nhà cung cấp trong dài hạn. Giai đoạn này đảm bảo mối quan hệ với nhà cung cấp không ngừng phát triển và mang lại giá trị gia tăng liên tục.
Xem thêm: Quản lý nhà cung cấp là gì? ‘Nghệ thuật” biến nhà cung cấp thành bạn
4. Bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp mới nhất
Để đánh giá nhà cung cấp một cách toàn diện và khách quan, doanh nghiệp cần xây dựng một bộ tiêu chí đánh giá chi tiết và phù hợp với đặc thù ngành nghề, chiến lược kinh doanh và mục tiêu quản lý chuỗi cung ứng của mình. Bộ tiêu chí này cần bao gồm các khía cạnh quan trọng, phản ánh đầy đủ năng lực và hiệu suất của nhà cung cấp và có thể chia theo nhóm như: nhóm nhà cung cấp hàng hóa, nhà cung cấp vật tư vật liệu, đơn vị cho thuê văn phòng, cung cấp dịch vụ văn phòng….
Dưới đây là bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phổ biến và được cập nhật mới nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo và tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu thực tế:
Nhóm tiêu chí về năng lực và chất lượng bao gồm:
- Chất lượng sản phẩm/dịch vụ
- Độ tin cậy về chất lượng, tỷ lệ hàng lỗi thấp
- Khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng (ISO, GMP, HACCP…)
- Quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt, hiệu quả
- Chứng nhận chất lượng sản phẩm/dịch vụ
- Năng lực sản xuất/cung ứng:
- Năng lực sản xuất/cung ứng
- Quy mô sản xuất, công nghệ, trang thiết bị hiện đại
- Khả năng đáp ứng nhu cầu về số lượng và thời gian giao hàng
- Khả năng linh hoạt và thích ứng với biến động nhu cầu
- Năng lực kỹ thuật và công nghệ:
- Khả năng nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới (R&D)
- Ứng dụng công nghệ tiên tiến trong sản xuất và cung ứng
- Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật đặc biệt
- Sở hữu bằng sáng chế, giải pháp công nghệ độc đáo
Nhóm tiêu chí về giá bao gồm:
- Mức độ cạnh tranh của giá:
- Mức giá chào thầu cạnh tranh so với thị trường
- Chính sách giá linh hoạt, minh bạch
- Chiết khấu và ưu đãi hấp dẫn
- Điều khoản thanh toán phù hợp
- Chính sách về giá của nhà cung cấp:
- Giá mua số lượng lớn
- Giá thanh toán sớm
- Số ngày công nợ
- …
Nhóm tiêu chí về dịch vụ và quan hệ:
- Dịch vụ hỗ trợ:
- Dịch vụ trước bán hàng (tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật, cung cấp mẫu…)
- Dịch vụ sau bán hàng (bảo hành, bảo trì, đổi trả, hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo…)
- Khả năng giải quyết vấn đề và khiếu nại nhanh chóng, hiệu quả
- Mức độ phản hồi và hỗ trợ khách hàng tận tâm
- Quan hệ hợp tác:
- Khả năng giao tiếp hiệu quả, cởi mở, minh bạch
- Tinh thần hợp tác, sẵn sàng hỗ trợ và phối hợp
- Mức độ tin cậy và uy tín trong kinh doanh
- Cam kết về trách nhiệm xã hội và đạo đức kinh doanh
- Khả năng xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài
Nhóm tiêu chí về rủi ro và bền vững:
- Quản lý rủi ro:
- Khả năng nhận diện và quản lý rủi ro trong chuỗi cung ứng
- Kế hoạch ứng phó rủi ro và phương án dự phòng
- Bảo hiểm rủi ro và các biện pháp phòng ngừa
- Tính bền vững:
- Cam kết bảo vệ môi trường và phát triển bền vững
- Tuân thủ các quy định về môi trường và lao động
- Thực hành đạo đức kinh doanh và trách nhiệm xã hội
- Ứng dụng các giải pháp xanh và thân thiện với môi trường
Lưu ý rằng, trọng số của từng tiêu chí sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng ngành nghề, loại hình sản phẩm/dịch vụ và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Bạn cần xác định rõ yếu tố nào là quan trọng nhất đối với doanh nghiệp mình để phân bổ trọng số cho phù hợp, đảm bảo quá trình đánh giá tập trung vào những khía cạnh then chốt.
Tham khảo Mẫu đánh giá nhà cung cấp TẠI ĐÂY
Kết luận
MISA AMIS hy vọng với những chia sẻ này, các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp sẽ có thêm một ‘công cụ’ hữu ích để tối ưu hóa hoạt động quản lý nhà cung cấp, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và sức mạnh cạnh tranh trên thị trường.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
