Bạn muốn báo cáo tồn kho chuyên nghiệp, chính xác để đưa ra quyết định kinh doanh sắc bén? Qua bài viết MISA AMIS tổng hợp và cung cấp những nội dung chính cốt lõi liên quan tới báo cáo tồn kho, Mẫu báo cáo tồn kho dễ áp dụng và Hướng dẫn cách làm báo cáo tồn kho chính xác. Đừng bỏ lỡ bí quyết quản lý kho hàng hiệu quả, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp của bạn!
| MISA AMIS tặng miễn phí: Biểu mẫu, tài liệu về báo cáo tồn kho |
1. Báo cáo tồn kho là gì
Báo cáo tồn kho, còn được gọi là báo cáo hàng tồn kho, là một tài liệu quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt trong các lĩnh vực sản xuất, thương mại và dịch vụ có liên quan đến hàng hóa vật chất hữu hình. Báo cáo tồn kho là bản ghi chi tiết về số lượng, giá trị và tình trạng của tất cả các loại hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu… mà doanh nghiệp đang nắm giữ tại một thời điểm cụ thể.
Báo cáo này không chỉ giới hạn ở các hàng hóa thành phẩm mà còn bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ, dụng cụ và các loại vật tư khác đang trong quá trình sản xuất hoặc chờ tiêu thụ.
Các loại báo cáo tồn kho thường gặp:
| Loại báo cáo | Mô tả | Mục đích |
| 1. Báo cáo Tổng hợp tồn kho | Cung cấp cái nhìn tổng quan về số lượng và giá trị hàng tồn kho hiện tại của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. | Giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng tình hình tồn kho chung, đánh giá tổng giá trị tài sản đang nằm trong kho. |
| 2. Báo cáo Chi tiết tồn kho | Đi sâu vào chi tiết từng mặt hàng, bao gồm số lượng tồn kho, đơn giá, giá trị tồn kho, vị trí lưu kho, và các thông tin chi tiết khác (lô sản xuất, hạn sử dụng…). | Hỗ trợ quản lý kho chi tiết, kiểm soát từng loại hàng hóa, phát hiện hàng tồn kho chậm luân chuyển hoặc có vấn đề. |
| 3. Báo cáo Nhập – xuất – tồn kho (Báo cáo lưu chuyển kho) | Theo dõi biến động hàng tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định, thể hiện rõ số lượng hàng nhập kho, xuất kho và tồn kho cuối kỳ. | Phân tích tình hình nhập xuất hàng hóa, kiểm soát dòng chảy hàng tồn kho, phát hiện các bất thường trong quá trình nhập xuất. |
| 4. Báo cáo Kiểm kê kho (Báo cáo thực tế tồn kho) | Bản ghi kết quả kiểm kê thực tế số lượng hàng hóa tồn kho tại kho, thường đi kèm biên bản kiểm kê kho. | Đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho, phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời. |
| 5. Báo cáo Hàng tồn kho dưới định mức/vượt định mức | Liệt kê các mặt hàng có số lượng tồn kho thấp hơn mức tối thiểu hoặc vượt quá mức tối đa đã thiết lập. | Cảnh báo tình trạng thiếu hụt hàng hóa (dưới định mức) hoặc tồn kho quá nhiều (vượt định mức). |
| 6. Báo cáo dự báo tồn kho | Dựa trên dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường để dự đoán nhu cầu hàng hóa và lượng tồn kho cần thiết trong tương lai. | Hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng, sản xuất và quản lý tồn kho hiệu quả, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hoặc dư thừa. |
| 7. Báo cáo tình trạng kho | Đánh giá tình trạng chung của kho hàng, bao gồm hiệu suất sử dụng kho, chi phí lưu kho, tỷ lệ hàng tồn kho lỗi thời… | Đánh giá hiệu quả quản lý kho, xác định các vấn đề tồn tại và đề xuất giải pháp cải thiện. |
| 8. Báo cáo bán hàng và nhu cầu | Phân tích mối liên hệ giữa doanh số bán hàng và mức tồn kho, xác định các mặt hàng bán chạy, bán chậm, và dự báo nhu cầu thị trường. | Tối ưu hóa cơ cấu hàng tồn kho, tập trung vào các mặt hàng có nhu cầu cao, giảm thiểu hàng tồn kho chậm luân chuyển. |
| 9. Báo cáo tồn kho theo tuổi tồn kho | Theo dõi tuổi đời của hàng tồn kho, xác định các mặt hàng có nguy cơ bị lỗi thời, hư hỏng hoặc giảm giá trị do lưu kho lâu ngày. | Đưa ra các quyết định xử lý hàng tồn kho chậm luân chuyển (giảm giá, thanh lý, hủy bỏ) để giảm thiểu tổn thất. |
| 10. Báo cáo theo nhóm hàng | Phân loại và tổng hợp số liệu tồn kho theo các nhóm hàng hóa khác nhau (nguyên vật liệu, thành phẩm, chủng loại…). | Phân tích tình hình tồn kho theo từng nhóm hàng, hỗ trợ đưa ra các quyết định quản lý và kinh doanh phù hợp cho từng nhóm. |
2. Vai trò, lợi ích của báo cáo tồn kho
Báo cáo tồn kho đóng vai trò then chốt trong việc vận hành và phát triển doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Thứ nhất, vai trò quản lý và kiểm soát hàng hóa: Báo cáo tồn kho giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng và giá trị hàng tồn kho, từ đó kiểm soát tình trạng thừa hoặc thiếu hàng, tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc mất cơ hội kinh doanh do thiếu hụt hàng hóa.
- Thứ hai, tối ưu hóa chi phí: Quản lý tồn kho hiệu quả thông qua báo cáo giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, chi phí vốn và giảm thiểu rủi ro hàng hóa bị lỗi thời, hư hỏng hoặc mất mát.
- Thứ ba, vai trò hỗ trợ ra quyết định: Thông tin từ báo cáo tồn kho là cơ sở quan trọng để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt, bao gồm quyết định mua hàng, sản xuất, định giá, và các chiến lược Marketing, bán hàng.
- Thứ tư, nâng cao hiệu quả hoạt động: Báo cáo tồn kho giúp cải thiện quy trình quản lý kho, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan như mua hàng, sản xuất, kho vận và bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.
- Thứ năm, tuân thủ quy định: Trong nhiều trường hợp, báo cáo tồn kho là yêu cầu bắt buộc để tuân thủ các quy định về kế toán, kiểm toán và thuế.
Xem thêm: Top 17 phần mềm quản lý kho bãi được đánh giá tốt nhất
3. Mẫu báo cáo tồn kho tham khảo
Bạn có thể tham khảo mẫu báo cáo tồn kho đơn giản dưới đây. Tùy theo đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, mẫu báo cáo có thể được điều chỉnh để phù hợp hơn.
| Mời bạn tham khảo thêm các biểu mẫu, tài liệu về báo cáo tồn kho TẠI ĐÂY |
Lưu ý: Đây chỉ là mẫu báo cáo đơn giản. Trong thực tế, báo cáo tồn kho có thể chi tiết hơn, bao gồm nhiều thông tin khác như hạn sử dụng, nhà cung cấp, lô sản xuất,…
4. Hướng dẫn cách làm báo cáo tồn kho chính xác
Để làm báo cáo tồn kho chính xác, trước tiên, doanh nghiệp cần xác định những chỉ tiêu quan trọng cần theo dõi và số lượng báo cáo cần có cũng như tần suất của việc thực hiện báo cáo.
Ví dụ: thông thường các doanh nghiệp hay sử dựng báo cáo nhập xuất tồn kho, báo cáo tồn kho tức thời, báo cáo tồn kho theo tuổi của hàng hóa vật tư nhập kho, báo cáo tồn kho theo kho, theo chủng loại vật tư hàng hóa, báo cáo dự báo tồn kho…
Tần suất báo cáo có thể định kỳ theo ngày, tuần, tháng hoặc đột xuất khi có yêu cầu của lãnh đạo.
Để đảm bảo báo cáo tồn kho phản ánh trung thực tình hình hàng hóa của doanh nghiệp, cần thực hiện các bước sau:
4.1. Thu thập dữ liệu chính xác
Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ các thông tin quan trọng, bao gồm:
- Số lượng và giá trị hàng hóa đầu kỳ.
- Lượng hàng nhập, xuất trong kỳ, cùng giá trị tương ứng.
- Số lượng và giá trị tồn kho cuối kỳ.
- Nguồn dữ liệu có thể lấy từ hệ thống kho, phiếu nhập – xuất, sổ quản lý kho và các báo cáo liên quan.
4.2. Xác minh tính chính xác của dữ liệu
Trước khi sử dụng, cần kiểm tra dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và nhất quán:
- Kiểm tra tính hợp lệ: Xác minh các dữ liệu có đầy đủ, hợp lệ, tránh sai sót hoặc trùng lặp.
- Đối chiếu dữ liệu: So sánh số liệu tồn kho thực tế với dữ liệu nhập xuất để phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời.
4.3. Sử dụng công cụ hỗ trợ
Ứng dụng công nghệ giúp tối ưu hóa quá trình lập báo cáo:
- Phần mềm quản lý kho (ERP, Excel,…): Hỗ trợ tự động hóa tính toán, theo dõi và cập nhật thông tin tồn kho theo thời gian thực.
- Các hàm tính toán trong Excel: SUM, VLOOKUP,… giúp tính toán chính xác số lượng tồn kho và giá trị hàng hóa.
4.4. Trình bày dữ liệu khoa học
Báo cáo cần được tổ chức chặt chẽ và trực quan để dễ đọc, dễ hiểu:
- Cấu trúc báo cáo logic: Sử dụng bảng biểu, biểu đồ để hiển thị dữ liệu một cách rõ ràng.
- Phân loại hàng hóa hợp lý: Theo loại sản phẩm, nhà cung cấp, vị trí lưu trữ, mã vạch,… để thuận tiện cho việc theo dõi.
4.5. Kiểm tra và xác nhận báo cáo
Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, báo cáo cần trải qua quy trình kiểm tra nghiêm ngặt:
- Rà soát thông tin: Đảm bảo không có sai sót trước khi trình ký.
- Xác nhận và phê duyệt: Sau khi hoàn tất, báo cáo cần được ký bởi người lập, kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị.
4.6. Cập nhật và lưu trữ báo cáo
- Cập nhật định kỳ: Báo cáo tồn kho cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh đúng tình trạng thực tế.
- Lưu trữ có hệ thống: Đảm bảo báo cáo được lưu trữ an toàn, dễ truy xuất khi cần phục vụ công tác quản lý và kiểm toán.
Bằng cách thực hiện đầy đủ các bước trên, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống báo cáo tồn kho chính xác, hỗ trợ tối ưu hóa quản lý hàng hóa và ra quyết định hiệu quả.
5. Những lưu ý khi làm báo cáo tồn kho
Để báo cáo tồn tại thực sự hiệu quả và hữu ích, doanh nghiệp cần đảm bảo tính chính xác, cập nhật kịp thời và đầy đủ. Dữ liệu phải được thu thập và xử lý theo phương pháp thống nhất, sử dụng đơn vị tính đồng bộ và phân loại tiêu chí rõ ràng. Báo cáo cần được trình bày khoa học, dễ đọc, cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ công tác quản lý và ra quyết định.
Việc ứng dụng công nghệ, như phần mềm quản lý kho và kế toán, giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót. Đồng thời, doanh nghiệp nên đào tạo nhân viên về quy trình kiểm tra, lập báo cáo và sử dụng công cụ hỗ trợ để nâng cao hiệu quả làm việc.
Cuối cùng, cần thường xuyên rà soát, cải tiến quy trình và định dạng báo cáo để đáp ứng kịp thời nhu cầu quản trị ngày càng cao.
MISA AMIS là Nền tảng quản trị doanh nghiệp có hơn 40+ ứng dụng chuyên biệt hỗ trợ doanh nghiệp quản trị Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự, Công việc, quy trình,… Đặc biệt, phần mềm AMIS Kế toán có khả năng quản lý kho giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình quản lý kho bãi, theo dõi hàng tồn kho và quản lý nhập xuất hàng liền mạch.
6. Một số công thức Excel dùng trong báo cáo tồn kho
Excel là công cụ hữu ích để hỗ trợ lập báo cáo tồn kho. Dưới đây là một số công thức Excel thường dùng:
| Hàm Excel | Nội dung hàm | Công dụng của hàm | Ứng dụng trong Báo cáo tồn kho |
| AVERAGE | =AVERAGE(number1, [number2], …) | Tính giá trị trung bình cộng của các số trong một vùng hoặc danh sách các ô. | Tính giá trị tồn kho trung bình của một mặt hàng trong một khoảng thời gian nhất định;
– Tính giá nhập kho trung bình. |
| VLOOKUP | =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) | Tìm kiếm một giá trị (lookup_value) trong cột đầu tiên của một bảng (table_array) và trả về giá trị tương ứng ở cột thứ col_index_num. | -Tự động điền đơn giá của sản phẩm từ bảng giá dựa trên mã sản phẩm;
– Lấy thông tin bổ sung về sản phẩm (tên sản phẩm, loại sản phẩm…) từ bảng danh mục sản phẩm. |
| IF | =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) | Kiểm tra một điều kiện (logical_test). Nếu điều kiện đúng, trả về value_if_true; nếu sai, trả về value_if_false. | – Phân loại hàng tồn kho theo mức tồn kho (ví dụ: “Tồn kho thấp”, “Tồn kho cao”, “Hết hàng”);
– Tạo cảnh báo khi số lượng tồn kho dưới mức tối thiểu hoặc vượt quá mức tối đa. |
| COUNTIF | =COUNTIF(range, criteria) | Đếm số lượng ô trong một vùng (range) thỏa mãn một điều kiện (criteria). | – Đếm số lượng mặt hàng có số lượng tồn kho lớn hơn một giá trị nhất định;
– Đếm số lượng mặt hàng thuộc một nhóm hàng cụ thể. |
| SUMIF | =SUMIF(range, criteria, [sum_range]) | Tính tổng các giá trị trong một vùng sum_range dựa trên các ô tương ứng trong vùng range thỏa mãn một điều kiện criteria. | – Tính tổng giá trị tồn kho của các mặt hàng thuộc một nhóm hàng cụ thể;
– Tính tổng số lượng hàng nhập kho từ một nhà cung cấp nhất định. |
7. Kết luận
Báo cáo tồn kho là công cụ không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp hiện đại. Việc lập báo cáo tồn kho chính xác và hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, tối ưu chi phí mà còn hỗ trợ đắc lực cho việc ra quyết định và nâng cao năng lực cạnh tranh. MISA AMIS hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để xây dựng hệ thống báo cáo tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
