Trong kinh doanh, đăng ký chương trình khuyến mại cũng là một là một đòn bẩy giúp thương hiệu xây dựng lòng trung thành của khách hàng.
Vậy đăng ký chương trình khuyến mại Sở Công Thương có gì cần lưu ý? Tìm hiểu từ A-Z về đăng ký chương trình khuyến mại cùng MISA AMIS trong bài viết dưới đây.
I. Không đăng ký chương trình khuyến mãi có bị phạt không?
Câu trả lời chắc chắn là “CÓ”. Để chương trình khuyến mại thực sự mang lại lợi ích bền vững, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý, trong đó có đăng ký chương trình khuyến mại với cơ quan quản lý.
Doanh nghiệp không đăng ký chương trình khuyến mại theo quy định sẽ bị xử phạt hành chính lên đến 100 triệu đồng (theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP), đánh mất lòng tin từ khách hàng, ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín thương hiệu.
Vì thế, thay vì coi đăng ký chương trình khuyến mại là một thủ tục phiền phức, doanh nghiệp nên tận dụng đây như một công cụ xây dựng niềm tin và uy tín trên thị trường.
Nhưng doanh nghiệp cần đăng ký chương trình khuyến mại trong trường hợp nào? Quy trình đăng ký chương trình khuyến mại ra sao để đảm bảo nhanh chóng và hiệu quả?
II. Khi nào doanh nghiệp cần đăng ký chương trình khuyến mại?
1. Các chương trình khuyến mại bắt buộc phải đăng ký
Theo Điều 13 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, các chương trình khuyến mại có yếu tố may rủi như bốc thăm trúng thưởng, quay số dự thưởng, hoặc các hình thức tương tự phải được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trước khi thực hiện.
Trong đó:
- Nếu chương trình khuyến mại có tính chất may rủi được tổ chức trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, doanh nghiệp phải đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công Thương nơi tổ chức.
- Nếu chương trình diễn ra trên phạm vi từ hai tỉnh, thành phố trở lên cần đăng ký chương trình khuyến mại với Bộ Công Thương.
2. Các trường hợp không cần đăng ký chương trình khuyến mại
Theo quy định về đăng ký chương trình khuyến mại – Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, các hình thức khuyến mại không mang tính chất may rủi như giảm giá, tặng quà, hoặc các lợi ích khác cho khách hàng mà không kèm theo trò chơi may rủi thì không bắt buộc phải đăng ký.
Đối với các chương trình khuyến mại không có yếu tố may rủi và được thực hiện trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục đăng ký.
Tuy nhiên, với các chương trình khuyến mại có phạm vi rộng hơn hoặc có giá trị lớn, doanh nghiệp lưu ý thêm các quy định pháp luật hiện hành để tránh vi phạm.
Ví dụ: Theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP, mức giảm giá tối đa trong chương trình khuyến mại không được vượt quá 50% giá bán trước khi khuyến mại (trừ trường hợp xả hàng, hàng lỗi mốt, hàng không còn kinh doanh).
>>> Tham khảo thêm: Top các hình thức khuyến mại trong Marketing phổ biến nhất hiện nay
III. Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công Thương
1. Xác định loại hình khuyến mại và phạm vi áp dụng
Xác định xem chương trình có thuộc loại hình bắt buộc phải đăng ký hay không, chẳng hạn như khuyến mại có yếu tố may rủi (bốc thăm trúng thưởng, quay số dự thưởng).
2. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký chương trình khuyến mại
Theo Điều 19 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký chương trình khuyến mại bao gồm:
- Đăng ký thực hiện chương trình khuyến mại: Mẫu số 01 theo Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định.
- Thể lệ chương trình khuyến mại: Mẫu số 02 theo Phụ lục.
- Mẫu bằng chứng xác định trúng thưởng: mô tả chi tiết về bằng chứng này.
- Giấy tờ về chất lượng hàng hóa khuyến mại: Bản sao không cần chứng thực.
3. Nộp hồ sơ đăng ký chương trình khuyến mại
Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa hình thức nộp trực tuyến hoặc gửi trực tiếp hồ sơ đăng ký chương trình khuyến mại:
- Trực tiếp/Qua đường bưu điện: Gửi đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền (Sở Công Thương hoặc Bộ Công Thương).
- Đăng ký chương trình khuyến mại trực tuyến: Thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến của Bộ Công Thương hoặc Sở Công Thương (nếu có).
4. Thời hạn xử lý hồ sơ đăng ký chương trình khuyến mại
Thời gian đăng ký chương trình khuyến mại sẽ trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan quản lý sẽ xác nhận hoặc từ chối xác nhận đăng ký chương trình khuyến mại.
5. Triển khai chương trình
Sau khi được xác nhận, doanh nghiệp triển khai chương trình theo đúng nội dung đã đăng ký và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
6. Báo cáo kết quả
Trong vòng 45 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn trao giải thưởng, doanh nghiệp phải báo cáo kết quả thực hiện chương trình khuyến mại đến cơ quan đã xác nhận đăng ký.
Việc tuân thủ đúng các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện chương trình khuyến mại hiệu quả và hợp pháp, đồng thời xây dựng uy tín và niềm tin với khách hàng.
IV. Những sai lầm phổ biến khi đăng ký khuyến mại – doanh nghiệp cần lưu ý rõ
Việc đăng ký chương trình khuyến mại tưởng chừng đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm đáng tiếc, làm hồ sơ đăng ký chương trình khuyến mại không được phê duyệt, chương trình bị đình chỉ hoặc thậm chí bị xử phạt.
1. Hồ sơ không đầy đủ hoặc sai quy cách
Theo quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ thể lệ chương trình, danh sách sản phẩm áp dụng, phương thức khuyến mại cùng các tài liệu liên quan.
Tuy nhiên, rất nhiều hồ sơ đăng ký chương trình khuyến mại gặp trường hợp thiếu mẫu bằng chứng xác định trúng thưởng, nội dung chương trình không rõ ràng, khiến cơ quan quản lý không thể phê duyệt.
Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ checklist hồ sơ trước khi nộp, đồng thời tham khảo các mẫu đăng ký hợp lệ từ cơ quan chức năng để đảm bảo tính chính xác.
2. Chọn sai loại hình thức khuyến mại cần đăng ký
Ngoài ra, xác định sai loại hình khuyến mại cần đăng ký cũng là một lỗi nghiêm trọng. Không phải tất cả các chương trình khuyến mại đều bắt buộc phải đăng ký.
Ví dụ, giảm giá trực tiếp hoặc tặng quà có giá trị chương trình khuyến mại dưới 100 triệu đồng không cần phải đăng ký chương trình khuyến mại giảm giá tại Sở Công Thương.
Ngược lại, các chương trình như bốc thăm trúng thưởng, hoàn tiền, game tương tác có giải thưởng bắt buộc phải đăng ký, nhiều đơn vị lại bỏ qua, dẫn đến vi phạm.
Do đó, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ Điều 17 & Điều 19 của Nghị định 81/2018/NĐ-CP để xác định chương trình của mình có thuộc diện phải đăng ký hay không, nội dung đăng ký chương trình khuyến mại hay giảm giá ra sao.
>>> Tham khảo thêm: Top 10 Chương trình khuyến mãi hấp dẫn, “đúng điểm rơi”
3. Thời gian đăng ký chương trình khuyến mại quá sát ngày triển khai
Nhiều doanh nghiệp chủ quan, chỉ gửi hồ sơ ngay trước khi chương trình diễn ra mà không tính đến thời gian xét duyệt.
Theo quy trình, cơ quan quản lý cần từ 5 – 7 ngày làm việc để xem xét và phê duyệt hồ sơ. Nếu chương trình có phạm vi toàn quốc, thời gian xử lý có thể còn kéo dài hơn, đặc biệt khi cần sự chấp thuận của Bộ Công Thương.
Việc nộp hồ sơ quá trễ có thể khiến chương trình bị hoãn lại, làm mất đi tính “thời điểm” của các chương trình khuyến mại mùa vụ, ảnh hưởng hiệu quả của khuyến mại. Doanh nghiệp cần chủ động đăng ký ít nhất 10 – 15 ngày trước ngày triển khai để tránh chậm trễ ngoài ý muốn.
4. Không tuân thủ nội dung đăng ký khi triển khai
Vài doanh nghiệp có thắc mắc: đăng ký bốc thăm trúng thưởng nhưng sau đó lại chuyển sang quay số online mà không thông báo với cơ quan chức năng có sao không?
Nói cách khác, một số đơn vị sau khi được phê duyệt hình thức khuyến mại đã thay đổi cách thức khuyến mại mà không cập nhật hồ sơ, điều này là vi phạm quy định về đăng ký chương trình khuyến mại.
Vậy nên, nếu muốn thay đổi Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong chương trình ( VD: gia hạn thời gian khuyến mại, thay đổi nội dung khuyến mại), doanh nghiệp cần nhanh chóng làm thủ tục bổ sung để tránh vi phạm.
5. Không lưu trữ chứng từ sau khi chương trình kết thúc
Theo quy định của Nhà nước, doanh nghiệp phải lưu trữ kết quả khuyến mại và danh sách khách hàng trúng thưởng trong ít nhất 12 tháng để phục vụ kiểm tra khi cần.
Để tiện lợi cho quá trình lưu trữ, tốt nhất doanh nghiệp nên lập kho dữ liệu số hóa để tránh rủi ro pháp lý nếu có điều bất trắc xảy ra.
VI. Doanh nghiệp nên tiếp cận khuyến mại như thế nào?
1. Tìm hiểu quy định pháp luật kỹ càng
- Nắm vững Nghị định 81/2018/NĐ-CP về khuyến mại, tránh vi phạm.
- Một số chương trình bắt buộc phải đăng ký (ví dụ: khuyến mại có yếu tố may rủi), trong khi một số khác chỉ cần thông báo. Doanh nghiệp cần xác định đúng loại hình để tránh lãng phí thời gian và nguồn lực.
2. Xây dựng chiến lược trước khi đăng ký khuyến mại – Tránh giảm giá vô tội vạ
- Tránh chạy khuyến mại theo kiểu “đua theo đối thủ”, thay vào đó, hãy dựa trên phân tích hành vi khách hàng để tối ưu hiệu quả.
Ví dụ: Các thương hiệu lớn như Apple hiếm khi giảm giá trực tiếp, thay vào đó cung cấp ưu đãi giá trị gia tăng như tặng kèm dịch vụ AppleCare hoặc chương trình thu cũ đổi mới…
- Xác định rõ mục tiêu chương trình khuyến mại: Tăng doanh số, thu hút khách hàng mới, kích thích mua lại hay xả hàng tồn kho? Bởi mỗi mục tiêu sẽ có một cách tiếp cận khuyến mại khác nhau.
3. Tận dụng công nghệ để tăng hiệu quả khuyến mại
- Sử dụng AI và phân tích dữ liệu khách hàng để cá nhân hóa khuyến mại. Các nền tảng như Shopee, Lazada đã ứng dụng rất tốt bằng cách đưa ra mã giảm giá tùy theo thói quen mua sắm của từng khách hàng.
- Doanh nghiệp có thể tận dụng công cụ tự động hóa (Automation Marketing) – đảm bảo khuyến mại đến đúng đối tượng, đúng thời điểm.
MISA AMIS Khuyến mại là một công cụ tự động hóa hoàn hảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian quản lý chương trình khuyến mại. Với 20+ chương trình linh hoạt, doanh nghiệp có thể linh hoạt triển khai các chương trình phù hợp với từng nhóm khách hàng.
Hệ thống quản lý tập trung giúp dễ dàng tra cứu thông tin, cập nhật trạng thái chương trình theo thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống báo cáo trực quan, đa dạng của MISA AMIS Khuyến mại còn hỗ trợ đánh giá hiệu quả khuyến mại, từ đó tối ưu chiến lược doanh nghiệp.
Mời anh/chị dùng thử ngay MISA AMIS Khuyến mại miễn phí ngay tại đây.
4. Nhờ tư vấn của chuyên gia khi cần
- Nếu không chắc chắn về quy trình pháp lý hoặc chiến lược tối ưu thì nên tham vấn từ luật sư thương mại hoặc chuyên gia tư vấn
Ví dụ: Các công ty lớn thường hợp tác với công ty luật hoặc đơn vị tư vấn Marketing để đảm bảo khuyến mại hợp pháp và hiệu quả tối đa.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể tham khảo hướng dẫn từ Sở Công Thương, Bộ Công Thương hoặc các hội nhóm doanh nghiệp để cập nhật thông tin mới nhất.
VII. Tạm kết
Đăng ký chương trình khuyến mại không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là bước quan trọng các doanh nghiệp cần làm trước khi tổ chức khuyến mại.
Vì thế doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu quy định của nhà nước để triển khai khuyến mại hợp pháp, bền vững. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích cho anh/chị!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
