Cách nộp báo cáo tài chính 2025 qua mạng nhanh chóng và chính xác

Báo cáo tài chính (BCTC) là một trong những nghĩa vụ quan trọng mà doanh nghiệp phải thực hiện hàng năm để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh cho cơ quan thuế và các bên liên quan. Bài viết này MISA AMIS sẽ hướng dẫn bạn cách nộp báo cáo tài chính online chi tiết nhất, kèm theo những lưu ý quan trọng để tránh sai sót, giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế một cách thuận lợi và chính xác.

1. Báo cáo tài chính là gì?

Báo cáo tài chính (BCTC) là tập hợp các báo cáo tổng hợp phản ánh tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và dòng tiền của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Đây là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động, đồng thời là căn cứ để cơ quan thuế, nhà đầu tư và đối tác xem xét tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Một bộ báo cáo tài chính đầy đủ gồm:

• Bảng cân đối kế toán – Phản ánh tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp.
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – Thể hiện doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ – Ghi nhận dòng tiền vào và ra của doanh nghiệp.
• Thuyết minh báo cáo tài chính – Giải thích các số liệu và chính sách kế toán áp dụng.

Tìm hiểu thêm: Hệ thống báo cáo tài chính gồm những gì? Thời hạn và mức xử phạt nộp chậm báo cáo tài chính?

2. Hướng dẫn nộp Báo cáo tài chính 2025 qua mạng

Cách kiết xuất báo cáo tài chính qua phần mềm HTKK

Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK

• Tải và cài đặt phiên bản HTKK mới nhất từ website của Tổng cục Thuế.
• Mở phần mềm, đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp.

Bước 2: Nhập số liệu vào báo cáo tài chính

Chọn mục Báo cáo tài chính, sau đó chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp (doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp lớn…).

• Nhập đầy đủ số liệu vào các mẫu báo cáo:
• Bảng cân đối kế toán
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (nếu có)
• Thuyết minh báo cáo tài chính

Bước 3: Kiểm tra và xuất file XML

• Kiểm tra kỹ số liệu, đảm bảo không có lỗi sai sót.
• Nhấn Kết xuất XML để tạo file BCTC định dạng hợp lệ dùng để nộp qua cổng Thuế điện tử.

Có thể bạn quan tâm: Cách lập Báo cáo tài chính doanh nghiệp chính xác

Cách nộp báo cáo tài chính trên cổng Thuế điện tử

Bước 1: Truy cập Cổng Thuế điện tử (eTax)

• Mở trình duyệt và truy cập vào https://thuedientu.gdt.gov.vn.
• Chọn mục Doanh nghiệp và đăng nhập bằng:
  • Mã số thuế doanh nghiệp.
  • Mật khẩu đã đăng ký.
  • Mã xác thực hiển thị trên màn hình.

Lưu ý: Nếu chưa có tài khoản, doanh nghiệp cần đăng ký trên hệ thống để có thể nộp thuế và báo cáo tài chính trực tuyến.

Bước 2: Chọn chức năng “Nộp tờ khai”

• Sau khi đăng nhập thành công, chọn Kê khai → Nộp tờ khai.
• Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các loại tờ khai có thể nộp trực tuyến.

Bước 3: Chọn loại báo cáo tài chính cần nộp

• Tại mục Chọn tờ khai, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng loại báo cáo tài chính theo chế độ kế toán áp dụng:
  • Báo cáo tài chính theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp lớn).
  • Báo cáo tài chính theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ).

• Các biểu mẫu bắt buộc nộp bao gồm:
  • Bảng cân đối kế toán.
  • Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
  • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (nếu có).
    
  • Bản thuyết minh báo cáo tài chính.

Bước 4: Tải file báo cáo tài chính lên hệ thống

• Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm HTKK để lập báo cáo tài chính và xuất file định dạng XML.
• Sau khi chuẩn bị file XML, nhấn Chọn tệp tờ khai và tải lên hệ thống.

Lưu ý:

• File XML phải được tạo từ phần mềm HTKK phiên bản mới nhất để tránh lỗi hệ thống.
• Kiểm tra kỹ số liệu trước khi nộp để tránh sai sót phải điều chỉnh lại.

Bước 5: Ký điện tử và nộp báo cáo

• Cắm thiết bị chữ ký số vào máy tính.
• Nhấn Ký điện tử và nhập mã PIN để xác nhận.
• Nhấn Gửi tờ khai, hệ thống sẽ báo nộp thành công hoặc thông báo lỗi nếu có.

Bước 6: Kiểm tra kết quả nộp báo cáo tài chính

• Vào Tra cứu → Tờ khai, nhập khoảng thời gian nộp và nhấn Tra cứu.
• Nếu trạng thái hiển thị Đã nộp thành công, báo cáo đã được tiếp nhận.

Lưu ý: Nếu báo cáo bị từ chối, cần xem lại lỗi và nộp lại đúng quy định.

3. Điều kiện cần chuẩn bị trước khi nộp BCTC qua mạng 

Để nộp báo cáo tài chính online thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện sau:

• Chữ ký số hợp lệ: Doanh nghiệp cần có chữ ký số (USB Token) của nhà cung cấp được Tổng cục Thuế chấp nhận. Nếu chữ ký số bị hết hạn hoặc lỗi, cần liên hệ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để gia hạn hoặc sửa lỗi trước khi nộp BCTC.

• Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK):  Doanh nghiệp cần tải và cài đặt phiên bản mới nhất của HTKK để tránh lỗi khi xuất file XML
• Tài khoản Thuế điện tử (eTax): Doanh nghiệp cần có tài khoản trên https://thuedientu.gdt.gov.vn để thực hiện nộp tờ khai điện tử. Nếu chưa có tài khoản, doanh nghiệp cần đăng ký theo hướng dẫn trên website của Tổng cục Thuế.
• Báo cáo tài chính đúng chuẩn: Chuẩn bị đầy đủ các mẫu báo cáo tài chính theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Kiểm tra số liệu chính xác trước khi kết xuất file XML từ HTKK.
  • Đảm bảo đúng định dạng file XML để nộp trên hệ thống Thuế điện tử.

4. Những lỗi sai thường gặp khi nộp BCTC qua mạnh và cách khắc phục

Mặc dù việc nộp báo cáo tài chính qua mạng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, nhưng trong quá trình thực hiện, vẫn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến. Dưới đây là những vấn đề thường gặp nhất và cách khắc phục để đảm bảo quá trình nộp báo cáo diễn ra suôn sẻ.

• Không thể đăng nhập hệ thống Thuế điện tử: Một trong những lỗi thường gặp nhất là không thể đăng nhập hệ thống Thuế điện tử. Điều này có thể xảy ra khi doanh nghiệp nhập sai thông tin tài khoản hoặc quên mật khẩu. Nếu gặp trường hợp này, doanh nghiệp cần kiểm tra lại mã số thuế, mật khẩu và đảm bảo nhập đúng mã xác thực. Nếu quên mật khẩu, có thể sử dụng chức năng “Quên mật khẩu” để lấy lại. Trong trường hợp tài khoản bị khóa, cần liên hệ ngay với cơ quan thuế để được hỗ trợ mở khóa kịp thời.
• Lỗi file XML không hợp lệ: Đây cũng là vấn đề phổ biến. Khi nộp báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm HTKK phiên bản mới nhất để xuất file XML. Nếu hệ thống báo lỗi, có thể là do file XML bị lỗi định dạng hoặc không được tạo đúng cách. Doanh nghiệp nên kiểm tra lại phần mềm HTKK, cập nhật phiên bản mới nhất từ website của Tổng cục Thuế và xuất lại file XML trước khi nộp. Tuyệt đối không chỉnh sửa file XML bằng các phần mềm khác như Notepad hay Excel, vì điều này có thể làm thay đổi định dạng và khiến hệ thống không nhận diện được.
• Lỗi chữ ký số (USB Token) khi ký điện tử: Nếu hệ thống không nhận diện được chữ ký số hoặc báo lỗi khi ký, doanh nghiệp cần kiểm tra xem USB Token đã được cắm đúng chưa, đồng thời kiểm tra hạn sử dụng của chứng thư số. Nếu chữ ký số đã hết hạn, cần liên hệ ngay với nhà cung cấp để gia hạn. Ngoài ra, có thể thử đổi trình duyệt web (Google Chrome, Microsoft Edge hoặc Firefox) hoặc cập nhật driver chữ ký số để khắc phục lỗi.
• Vào những thời điểm cao điểm, hệ thống thuế có thể bị quá tải, khiến doanh nghiệp không thể nộp báo cáo. Nếu gặp tình trạng này, doanh nghiệp nên thử nộp vào khung giờ ít truy cập hơn, chẳng hạn như sáng sớm hoặc tối muộn. Đồng thời, đảm bảo kết nối Internet ổn định để tránh gián đoạn trong quá trình gửi báo cáo.

5.  Các câu hỏi thường gặp về nộp BCTC qua mạng

Nộp báo cáo tài chính trễ hạn có bị phạt không?

Có. Theo quy định, nếu doanh nghiệp nộp báo cáo tài chính sau thời hạn quy định, mức phạt có thể dao động từ 5 – 25 triệu đồng, tùy theo thời gian chậm trễ. Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp nên chủ động nộp báo cáo đúng hạn, đặc biệt là vào các kỳ báo cáo cuối năm, khi hệ thống thuế thường xuyên quá tải.

Có thể chỉnh sửa báo cáo tài chính sau khi đã nộp không?

Có. Nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót sau khi đã nộp báo cáo, có thể làm tờ khai điều chỉnh bổ sung để cập nhật thông tin đúng. Trong trường hợp sai sót xảy ra trong cùng kỳ báo cáo, doanh nghiệp có thể điều chỉnh trực tiếp trên hệ thống. Nếu đã qua kỳ báo cáo, cần nộp lại báo cáo tài chính bổ sung kèm công văn giải trình với Cơ quan Thuế để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Làm thế nào để kiểm tra báo cáo tài chính đã nộp thành công chưa?

Doanh nghiệp có thể kiểm tra trạng thái nộp báo cáo trên hệ thống eTax bằng cách đăng nhập vào https://thuedientu.gdt.gov.vn, sau đó vào mục Tra cứu → Tờ khai. Nhập khoảng thời gian nộp và nhấn Tra cứu:

• Nếu trạng thái hiển thị “Đã nộp thành công”, nghĩa là báo cáo đã được cơ quan thuế tiếp nhận.
• Nếu trạng thái hiển thị “Chưa nộp” hoặc “Bị từ chối”, doanh nghiệp cần kiểm tra lại tờ khai và nộp lại đúng quy định.

Kết luận

Việc nộp báo cáo tài chính qua mạng không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế tối đa sai sót so với phương thức nộp trực tiếp. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình kê khai diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện như tài khoản thuế điện tử, phần mềm HTKK mới nhất, chữ ký số hợp lệ và kiểm tra kỹ số liệu trước khi nộp.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên chủ động nộp báo cáo sớm để tránh tình trạng quá tải hệ thống vào những ngày cận hạn. Nếu gặp lỗi trong quá trình nộp, hãy kiểm tra lại các bước thực hiện hoặc liên hệ với cơ quan thuế để được hỗ trợ kịp thời.

Để tối ưu hóa công tác kế toán và quản lý tài chính, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS. Đây là giải pháp hiện đại giúp kế toán viên dễ dàng lập báo cáo tài chính, kết xuất file XML đúng chuẩn để nộp qua mạng, đồng thời tự động đồng bộ dữ liệu với hệ thống Thuế điện tử. Với giao diện thân thiện, hỗ trợ làm việc mọi lúc, mọi nơi, phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả tài chính.

Nhanh tay đăng ký 15 ngày dùng thử miễn phí phần mềm kế toán online MISA AMIS – giải pháp tài chính toàn diện cho doanh nghiệp