Microsoft Project là gì? Lợi ích, tính năng và hướng dẫn sử dụng chi tiết

Microsoft Project là phần mềm phổ biến được nhiều người nhắc đến khi nói về quản lý dự án, công việc hiệu quả. Thế nhưng, bạn chưa biết Microsoft Project là gì? Microsoft Project mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? 

Bài viết này sẽ đi sâu giải đáp các câu hỏi trên từ tính năng ưu việt đến hướng dẫn sử dụng chi tiết. Hãy tìm hiểu cách khai thác tối đa tiềm năng của phần mềm Microsoft Project ngay dưới đây!

1. Microsoft Project là gì?

1.1. Giới thiệu Microsoft Project

Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án được phát triển bởi Microsoft ra mắt lần đầu tiên vào năm 1984. 

Với hơn ba thập kỷ phát triển, hiện nay Microsoft Project đã trở thành một công cụ hỗ trợ phổ biến đối với các nhà quản lý dự án trên toàn cầu. Phần mềm cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ từ lập kế hoạch chi tiết, theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên đến phân tích dữ liệu thông minh. 

1.2. Giao diện của Microsoft Project

Microsoft Project đã trải qua nhiều phiên bản nâng cấp kể từ khi ra mắt. Một số cột mốc quan trọng bao gồm:

Về giao diện, Microsoft Project được thiết kế để dễ sử dụng và trực quan. Các thành phần chính bạn dễ dàng nhận thấy là: 

• Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar): Nằm ở góc trên bên trái, thanh này cho phép người dùng truy cập nhanh các lệnh thường dùng như “Lưu”, “Mở”, “Hoàn tác” và “Làm lại”.  

• Ribbon (Trung tâm điều khiển chính): Khu vực này chia thành nhiều Tab, mỗi Tab chứa các công cụ cụ thể như quản lý tệp, nhiệm vụ, nguồn lực,…

• File: Quản lý các tệp dự án.
• Task: Quản lý các nhiệm vụ.
• Resource: Quản lý nguồn lực.
• View: Chọn chế độ xem khác nhau, ví dụ như Biểu đồ Gantt.

• Biểu đồ Gantt (Gantt Chart): Đây là chế độ xem chính của phần mềm quản lý dự án Microsoft Project. Biểu đồ hiển thị các nhiệm vụ của dự án theo thời gian, giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ và mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. 
• Chế độ xem Timeline (Timeline View): Người dùng nhìn tổng quan về các công việc và sự kiện quan trọng trong dự án.

Ngoài biểu đồ Gantt, phần mềm Microsoft Project còn tích hợp nhiều chế độ xem khác như Task Usage View hay Resource Sheet View để người quản lý dự án theo dõi thông tin đa chiều. 

>> Tìm hiểu ngay: Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

1.3. Những tính năng chính của Microsoft Project là gì?

Sau khi hiểu rõ phần mềm Microsoft Project là gì hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về những tính năng chính của Microsoft Project. Dưới đây là bảng tổng hợp các tính năng nổi bật nhất của phần mềm: 

2. Ưu và nhược điểm của Microsoft Project là gì?

2.1. Ưu điểm

Nhìn tổng quan, Microsoft Project sở hữu giao diện trực quan và thân, giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng. Phần mềm cung cấp hầu hết các tính năng quản lý dự án cơ bản để theo dõi tiến độ dự án chính xác, dễ dàng điều chỉnh. 

Đặc biệt, Microsoft Project liên kết tốt với các công cụ như Excel, Outlook và SharePoint trong hệ sinh thái của Microsoft. Điều này tạo nên quy trình làm việc liền mạch, đồng bộ hơn giữa các nền tảng.

2.2. Nhược điểm

Nếu bạn băn khoăn về nhược điểm của Microsoft Project là gì? Câu trả lời là sự thiếu linh hoạt trong thiết kế. Phần mềm này có thể trở nên khá cứng nhắc, không phù hợp với những thay đổi đột ngột trong kế hoạch hoặc yêu cầu của dự án. 

Bên cạnh đó, khi bắt buộc cần thay đổi kế hoạch dự án, việc điều chỉnh lại lịch trình và phân bổ lại tài nguyên sẽ tốn nhiều thời gian, gây chậm trễ tiến độ.

MISA AMIS xin giới thiệu phần mềm MISA AMIS Công việc – Giải pháp quản lý dự án cho các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, nhiều chi nhánh hay phải quản lý hàng trăm dự án cùng lúc.

Phần mềm nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, được thiết kế để giải quyết các khó khăn trong quản lý công việc và dự án phức tạp. MISA AMIS Công việc giúp doanh nghiệp tăng năng suất, tối ưu chi phí và tối đa hóa lợi nhuận trên một nền tảng duy nhất.

Ưu điểm nổi bật của MISA AMIS Công việc:

• Quản lý tiến độ công việc xuyên suốt, mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi làm việc ngoài văn phòng.
• Hỗ trợ lập kế hoạch cho hàng trăm dự án với hàng nghìn đầu việc, phân công vai trò, mục tiêu, thời hạn và mức độ quan trọng cho từng thành viên.
• Kiểm soát công việc hiệu quả bằng cách phân quyền và hạn chế quyền truy cập cho từng thành viên dự án.
• Đánh giá dự án dựa trên tiến độ hoàn thành và chi phí so với ngân sách dự kiến, tăng cường tính minh bạch và kiểm soát.
• Hiển thị rõ ràng năng suất làm việc của nhân viên, giúp quản lý đánh giá và điều chỉnh chế độ đãi ngộ.
• Cho phép thêm và đồng bộ nhiệm vụ từ phần mềm MISA AMIS Kế toán, AMIS CRM, AMIS Quy trình,…
• Cung cấp báo cáo đa dạng và tự động, đánh giá dự án dễ dàng từ nhiều góc độ.
• Cho phép bình luận, tag tên người liên quan và trao đổi về công việc trên giao diện đồng nhất3.
• Giúp phê duyệt quy trình công việc dễ dàng và nhanh chóng ngay trên phần mềm, giảm thiểu thời gian và công sức.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn phần mềm quản lý dự án MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

3. Doanh nghiệp nào nên sử dụng Microsoft Project? 

Phần mềm Microsoft Project phù hợp với nhiều doanh nghiệp khác nhau như:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Microsoft Project giúp quản lý các dự án đơn giản hoặc quy mô vừa. Công cụ này giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ, tài nguyên một cách hiệu quả mà không đầu tư nhiều vào các hệ thống phức tạp.
• Các phòng ban chuyên trách về quản lý dự án (Project Management Office): Microsoft Project cho phép thiết lập quy trình thống nhất trong việc theo dõi cũng như báo cáo tình trạng dự án chi tiết. 
• Cá nhân hoặc nhóm nhỏ: Những cá nhân hoặc nhóm nhỏ trong công ty cũng có thể sử dụng Microsoft Project để lập kế hoạch, theo dõi các dự án cá nhân hoặc nhóm, từ đó tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất.

4. Lợi ích khi sử dụng Microsoft Project cho nhà quản trị

Khi bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh, yêu cầu đối với các nhà quản lý dự án cũng trở nên khắt khe hơn. Chính vì vậy việc có các phần mềm quản lý dự án thông minh như Microsoft Project sẽ giúp các nhà quản trị hoàn thành công việc nhanh chóng, chính xác hơn.

• Lập kế hoạch công việc, dự án chi tiết: Người quản lý phân tách dự án thành các nhiệm vụ nhỏ, theo dõi sát sao và điều chỉnh khi cần thiết. 
• Quản lý tiến độ hiệu quả: Các loại biểu đồ trực quan hiển thị rõ ràng tiến độ và mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Hệ thống cảnh báo tự động khi có dấu hiệu chậm trễ hoặc vượt quá ngân sách cho phép người quản lý ra quyết định kịp thời. 
• Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên: Microsoft Project giúp phân bổ tài nguyên một cách hợp lý, giảm thiểu tình trạng lãng phí và tăng lợi nhuận. 
• Báo cáo chi tiết: Công cụ này cho phép tạo ra các báo cáo về tiến độ, chi phí và nguồn lực, người quản lý dự án nắm bắt thông tin toàn diện để phối hợp với các bên liên quan.
• Giảm thiểu rủi ro: Microsoft Project hỗ trợ quản trị, phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời, giảm thiểu rủi ro cho dự án.

5. Hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Project từ A-Z

Để sử dụng Microsoft Project một cách hiệu quả, bạn có thể tham khảo các bước và mẹo dưới đây:

5.1 Tạo dự án/công việc mới

• Mở Microsoft Project, chọn Tệp > Mới. Bạn có thể chọn một mẫu có sẵn hoặc tạo dự án từ đầu.
• Nhập thông tin dự án bằng cách điền tên dự án, ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến.

5.2 Lập kế hoạch, phân chia nhiệm vụ

• Nhập danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện trong cột “Task Name”. Bạn có thể chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ quản lý.
• Nhập thời gian thực hiện cho từng nhiệm vụ trong cột “Duration”. Bạn có thể sử dụng các ký hiệu như “d” cho ngày, “w” cho tuần.

5.3 Chọn mối quan hệ cho các nhiệm vụ

• Sử dụng tính năng liên kết để “vẽ” mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và xác định các tác vụ phụ thuộc.

5.4 Theo dõi tiến độ thường xuyên

• Cập nhật trạng thái của các nhiệm vụ để theo dõi tiến độ dự án tại thanh tác vụ trên biểu đồ Gantt. Thay đổi ngày bắt đầu và kết thúc để tùy chỉnh thời gian.
• Tạo báo cáo để theo dõi tiến độ và chia sẻ thông tin với nhóm và các bên liên quan.

5.5 Quản lý tài nguyên thông minh

• Phân bổ tài nguyên (nhân lực, thiết bị) cho từng nhiệm vụ một cách hợp lý, tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt.
• Áp dụng mã màu cho các loại nhiệm vụ khác nhau để dễ dàng nhận diện và quản lý.

5.6 Cộng tác, chia sẻ cùng nội bộ hoặc bên ngoài

• Sử dụng tính năng chia sẻ để gửi thông tin dự án đến các bên liên quan, mọi người cùng theo dõi tiến độ công việc.
• Kết hợp Microsoft Project với Excel hoặc Outlook để nâng cao khả năng quản lý dự án.

5.7 Khám phá tính năng mới

Microsoft Project cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác như chế độ xem Timeline, báo cáo tự động, và khả năng tùy chỉnh giao diện. Bạn có thể dành thời gian khám phá tại các kênh hướng dẫn hay tìm trên Website của nhà cung cấp. 

Xem thêm: TOP 10 phần mềm báo cáo công việc hiệu quả năm 2022

6. Các gói dịch vụ của Microsoft Project

Microsoft Project hiện cung cấp hai gói dịch vụ chính là giải pháp tại chỗ (On-Premise) và giải pháp điện toán đám mây (Cloud-based). Mức giá cho từng gói dịch vụ như sau:

Giải pháp điện toán đám mây (Cloud-based):

• Project Standard 2021: 679,99$
• Project Professional 2021: 1.129,99$

Giải pháp tại chỗ (On-Premise):

• Project Plan 1: 10$/người dùng/tháng
• Project Plan 3: 30$/người dùng/tháng
• Project Plan 5: 55$/người dùng/tháng

Sự đa dạng của các gói giúp các doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.