Bạn có bao giờ tò mò về người đứng sau sự thành công của những dự án lớn? Họ chính là Project Manager (PM), người đảm nhận nhiệm vụ quan trọng trong việc lập kế hoạch, giám sát tiến độ và đảm bảo chất lượng dự án.
Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS khám phá những yếu tố quan trọng giúp bạn trở thành Project Manager xuất sắc và tại sao việc phát triển những kỹ năng này lại quyết định thành công của dự án!
| [MISA AMIS tặng bạn] 17 mẫu file Excel quản lý dự án 2024 |
1. Project Manager (Quản lý dự án) là gì?
Project Manager (PM) hay quản lý dự án là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ quy trình thực hiện một dự án, từ lập kế hoạch đến giám sát và kết thúc dự án.
Theo Project Management Institute (PMI), tổ chức hàng đầu về quản lý dự án: “Project Manager là người điều hành và giám sát toàn bộ công việc của dự án để đạt được mục tiêu đã đặt ra, bao gồm việc phối hợp các bên liên quan, quản lý các rủi ro và bảo đảm tiến độ.”
2. Vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của Project Manager trong dự án và trong doanh nghiệp
Sau khi hiểu được khái niệm Project Manager là gì, bạn sẽ nhận ra vị trí này đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong dự án. Vai trò của một PM có thể được phân chia thành nhiều nhiệm vụ như sau:
2.1 Lập kế hoạch dự án
Nhiệm vụ đầu tiên của Project Manager là xây dựng kế hoạch dự án chi tiết. Họ phải xác định mục tiêu của dự án, phạm vi công việc, các nhiệm vụ cần thực hiện và nguồn lực cần thiết (nhân lực, tài chính, vật liệu).
Một kế hoạch chi tiết không chỉ giúp dự án đi đúng hướng mà còn đảm bảo sẵn sàng mọi người làm việc, phối hợp hiệu quả.
2.2. Quản lý nguồn lực
PM cần chuẩn bị những nguồn lực như nhân lực, tài chính, vật tư, thiết bị,.. được phân bổ hợp lý. Project Management Institute (PMI) đã khẳng định, việc quản lý nguồn lực là một trong những yếu tố then chốt giúp dự án đúng tiến độ, tối ưu chi phí, đặc biệt trong các dự án có quy mô lớn và phức tạp.
2.3. Quản lý rủi ro tiềm ẩn
Trong suốt quá trình triển khai dự án, PM phải luôn theo dõi và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả của dự án. Bằng cách này, họ kịp thời xác định các rủi ro, lập kế hoạch đối phó và liên tục cập nhật các biện pháp phòng ngừa đưa dự án vượt qua những thách thức không lường trước.
2.4. Theo dõi tiến độ liên tục
Quản lý tiến độ là một nhiệm vụ then chốt để hoàn thành dự án đúng thời gian đã đề ra. PM thường sử dụng các công cụ và nhiều phương pháp để theo dõi tiến độ công việc, điều chỉnh kịp thời khi có sự thay đổi.
Trong đó, MISA AMIS Công việc là phần mềm quản lý dự án công việc được nhiều doanh nghiệp Việt Nam tin dùng. Phần mềm được thiết kế với hơn 173+ tính năng ưu việt nhằm hỗ trợ PM:
- Theo dõi tiến độ thực hiện công việc Real-time, ngay cả khi di chuyển công tác ngoài văn phòng.
- Lập kế hoạch tổng thể cho hàng trăm dự án với hàng nghìn công việc, phân công vai trò, mục tiêu và thời gian hoàn thành cho từng thành viên.
- Phân quyền và ủy quyền chi tiết, kiểm soát công việc cũng như minh bạch trách nhiệm cho từng thành viên trong dự án.
- Đánh giá năng suất làm việc của các thành viên dựa trên báo cáo đa chiều, có cơ sở chính xác để đánh giá, khen thưởng và điều chỉnh chế độ đãi ngộ.
- Đồng bộ cùng các phần mềm khác trong Nền tảng MISA AMIS như phần mềm Kế toán, Nhân sự, Bán hàng, Quy trình… để quản lý bức tranh tổng quan, tối ưu hóa hiệu suất tổng thể.
>> Xem thêm: Top 15 chứng chỉ quản lý dự án nên sở hữu năm 2025
2.5. Kiểm soát chất lượng
Kiểm soát chất lượng là một phần không thể thiếu trong công tác quản lý dự án. PM cần phải thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng ngay từ đầu và đảm bảo rằng tất cả các đầu ra của dự án đều đáp ứng yêu cầu.
2.6. Kết nối các bên liên quan
Rita Mulcahy, chuyên gia quản lý dự án và tác giả sách “PMP Exam Prep” từng nói “The project manager is the link between the team and the business.” nghĩa là “Quản lý dự án là cầu nối giữa đội nhóm và doanh nghiệp”.
Câu nói này nhấn mạnh vai trò quan trọng của Project Manager trong việc tạo sự kết nối giữa các thành viên trong nhóm thực hiện và các bên liên quan trong tổ chức. PM giúp đảm bảo mọi mục tiêu, yêu cầu và mong đợi của dự án đều được thống nhất, duy trì kết nối giữa tất cả các bên.
3. Phân biệt vị trí Project Manager và Team Lead, Product Owner
| Vị trí | Khái niệm | Công việc chính | Phạm vi quản lý | Kỹ năng chính |
| Project Manager | Là người quản lý toàn bộ quá trình thực hiện dự án, từ lập kế hoạch đến kết thúc dự án. | Lập kế hoạch, thực hiện, giám sát tiến độ, ngân sách, và tài nguyên cho dự án. | Quản lý toàn bộ dự án, bao gồm các bộ phận và các bên liên quan khác nhau. | Lập kế hoạch dự án, quản lý rủi ro, giao tiếp hiệu quả, kiểm soát ngân sách và tiến độ. |
| Team Lead | Là người dẫn dắt một đội nhóm và đảm bảo các thành viên thực hiện công việc hiệu quả. | Phân công công việc, hỗ trợ các thành viên trong nhóm, thúc đẩy tinh thần hợp tác. | Quản lý nhóm, bao gồm việc giám sát và hỗ trợ các thành viên trong việc thực hiện nhiệm vụ. | Quản lý nhóm, giải quyết xung đột, phân công công việc, lãnh đạo và hỗ trợ kỹ thuật. |
| Product Owner | Là người xác định tầm nhìn sản phẩm, quản lý và xây dựng tính năng cho sản phẩm. | Quản lý và tối ưu hóa sản phẩm, đảm bảo sản phẩm phù hợp với yêu cầu của người dùng. | Quản lý các hoạt động liên quan đến sản phẩm. | Quản lý sản xuất sản phẩm, giao tiếp với khách hàng và các bên liên quan, ra quyết định chiến lược cho sản phẩm. |
4. Các kỹ năng cần thiết của Project Manager
Để trở thành một Project Manager xuất sắc, không chỉ cần kiến thức chuyên môn mà bạn còn cần trau dồi nhiều kỹ năng đa dạng. Các kỹ năng này có thể chia thành hai nhóm chính: kỹ năng cứng và kỹ năng mềm.
4.1 Kỹ năng cứng (Hard Skills)
- Kỹ năng lập kế hoạch: Xác định các mục tiêu, phân bổ tài nguyên, lập tiến độ, và đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn và trong ngân sách. PM cũng cần thành thạo các công cụ quản lý dự án, ví dụ như MISA AMIS Công việc.
- Quản lý ngân sách và tài chính: Lên kế hoạch tài chính, theo dõi chi phí, và đảm bảo rằng các chi phí không vượt quá ngân sách dự án.
- Quản lý thời gian: Phân chia mức độ ưu tiên, phân bổ công việc hợp lý và theo dõi tiến độ để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
4.2 Kỹ năng mềm (Soft Skills)
- Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả với các thành viên trong nhóm, các bên liên quan, khách hàng và đối tác, truyền đạt thông tin một cách minh bạch và rõ ràng.
- Kỹ năng lãnh đạo: Lãnh đạo và truyền cảm hứng cho đội nhóm, tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo cho các thành viên. John C. Maxwell đã nói: “Lãnh đạo không phải là việc chỉ huy người khác, mà là việc giúp họ phát triển”.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng phân tích tình hình, đưa ra các giải pháp sáng tạo và thực tế để giải quyết vấn đề, nhờ đó dự án không bị gián đoạn.
- Kỹ năng quản lý xung đột: Khả năng giải quyết xung đột, hòa giải mọi bất đồng để ưu tiên sự hiệu quả trong công việc.
- Kỹ năng ra quyết định: Khả năng đánh giá tình huống và đưa ra quyết định nhanh chóng, cân nhắc các phương án nhằm mang lại lợi ích tối đa cho dự án.
5. Mức lương của Project Manager & cơ hội thăng tiến
Mức lương của Project Manager tại Việt Nam có sự biến động lớn, phụ thuộc vào nhiều yếu tố như ngành nghề, kinh nghiệm, vị trí địa lý và quy mô tổ chức. Dưới đây là một số thông tin tham khảo từ INDEED Việt Nam:
- Mức lương trung bình: Khoảng 26.430.922 VNĐ mỗi tháng.
- Tại TP.HCM: Khoảng 30.980.532 VNĐ mỗi tháng.
- Tại Hà Nội: Khoảng 25.131.208 VND mỗi tháng.
Với kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp, PM có thể tiến lên các vị trí cao hơn trong tổ chức như Program Manager, Portfolio Manager. Ngoài ra, nhiều công ty lớn còn có các vị trí lãnh đạo cấp cao như Director of Project Management hoặc VP of Operations cho PM.
Việc đạt được các chứng chỉ chuyên nghiệp PMP, PRINCE2, hoặc Agile Scrum Master có thể đem lại nhiều cơ hội thăng tiến và khả năng cạnh tranh trên thị trường lao động hơn nữa.
>> TẢI MIỄN PHÍ: EBOOK ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP AGILE TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
6. Con đường trở thành Project Manager chuyên nghiệp
Để trở thành một Project Manager (PM) chuyên nghiệp, bạn cần phải trang bị một số kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm nhất định. Con đường phát triển sự nghiệp này sẽ khác nhau đối với mỗi người, nhưng nhìn chung, có một số bước cơ bản dưới đây:
6.1 Học hỏi và phát triển nền tảng kiến thức
Hầu hết các PM bắt đầu với một bằng cấp trong các ngành như Quản trị Kinh doanh, Kỹ thuật hoặc các lĩnh vực liên quan đến quản lý dự án. Các chương trình đào tạo chuyên sâu, như Chứng chỉ PMP (Project Management Professional) của PMI (Project Management Institute) được biết đến phổ biến nhất.
6.2 Tích lũy kinh nghiệm thực tế
Kinh nghiệm thực tế là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với một PM. Nhiều PM bắt đầu sự nghiệp của mình ở các vị trí như Project Coordinator hoặc Assistant Project Manager, nơi họ học cách hỗ trợ quản lý dự án, phối hợp công việc giữa các phòng ban và học cách sử dụng các công cụ quản lý dự án.
Việc tích lũy kinh nghiệm qua thời gian sẽ giúp bạn hiểu sâu các thách thức thực tế và cách giải quyết chúng.
6.3 Phát triển các kỹ năng quản lý
Ngoài kiến thức chuyên môn, các kỹ năng quản lý được nêu tại mục 4. cũng sẽ giúp bạn biết cách điều phối các nhiệm vụ, đối phó với những tình huống căng thẳng dễ dàng. Một PM giỏi là người có thể truyền cảm hứng cho đội nhóm và duy trì tinh thần hợp tác, từ đó đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
6.4 Làm quen với các công cụ và phần mềm quản lý dự án
Sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý dự án là một phần quan trọng trong công việc của PM. Các công cụ như MISA AMIS Công việc giúp PM quản lý tác vụ, theo dõi tiến độ, phân bổ tài nguyên và kiểm soát sự phối hợp với các bên liên quan.
Việc thành thạo các công cụ này sẽ giúp PM làm việc hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong quá trình triển khai dự án.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc để quản lý dự án tối ưu, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
6.5 Liên tục học hỏi và phát triển nghề nghiệp
Dù đã trở thành PM, con đường phát triển nghề nghiệp không dừng lại ở đó. Yêu cầu về quản lý dự án luôn thay đổi, với sự xuất hiện của các công nghệ mới, các phương pháp và mô hình quản lý hiện đại.
Do vậy, các Project Manager chuyên nghiệp cần phải luôn cập nhật kiến thức, tham gia các khóa học, hội thảo chuyên ngành và liên tục cải thiện kỹ năng lãnh đạo và quản lý. Các chứng chỉ này không chỉ giúp bạn nâng cao năng lực mà còn giúp bạn mở rộng cơ hội thăng tiến và tăng sự công nhận trong ngành.
7. Chân dung Project Manager trong một số lĩnh vực
Một Project Manager (PM) có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau, mỗi lĩnh vực lại yêu cầu những kỹ năng và kiến thức chuyên môn đặc thù.
7.1 Lĩnh vực xây dựng
Project Manager trong lĩnh vực xây dựng chịu trách nhiệm lập kế hoạch, điều phối và giám sát tiến độ các dự án xây dựng, bao gồm các công trình nhà ở, hạ tầng cơ sở, hay các dự án thương mại lớn. Họ là người kết nối giữa chủ đầu tư, nhà thầu và các bên liên quan khác,…
Công việc của một PM trong ngành xây dựng bao gồm:
- Phân tích yêu cầu của chủ đầu tư và lập kế hoạch chi tiết cho dự án.
- Lựa chọn nhà thầu phù hợp và đàm phán hợp đồng.
- Giám sát tiến độ và chất lượng công trình.
- Quản lý chi phí dự án, đảm bảo không vượt quá ngân sách.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công.
- Báo cáo tiến độ và tình trạng dự án cho chủ đầu tư.
7.2. Lĩnh vực IT
Trong ngành IT, Project Manager chịu trách nhiệm quản lý các dự án phát triển phần mềm, triển khai hệ thống công nghệ thông tin và cải tiến cơ sở hạ tầng công nghệ. PM IT cần có kiến thức vững về công nghệ cùng hiểu sâu về những phương pháp quản lý dự án linh hoạt như Agile hoặc Scrum để điều phối nhóm phát triển phần mềm.
Công việc của PM IT bao gồm:
- Xác định mục tiêu và lập kế hoạch chi tiết cho dự án.
- Điều phối công việc giữa các nhóm phát triển, các đối tác và khách hàng.
- Đảm bảo rằng các sản phẩm phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chất lượng.
- Quản lý rủi ro và đảm bảo tiến độ của dự án.
- Cung cấp báo cáo tiến độ dự án cho các bên liên quan.
7.3. Lĩnh vực tài chính ngân hàng
Trong lĩnh vực tài chính và ngân hàng, Project Manager thường phụ trách triển khai các dự án như phát triển sản phẩm tài chính mới, nâng cấp hệ thống công nghệ tài chính hoặc cải tiến quy trình hoạt động.
Nghiên cứu từ Deloitte chỉ ra rằng các tổ chức tài chính ngày càng nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng quản lý dự án chuyên nghiệp để thực hiện các dự án chuyển đổi số thành công.
Công việc của PM trong lĩnh vực tài chính ngân hàng bao gồm:
- Lập kế hoạch dự án với các yếu tố về phạm vi, ngân sách và thời gian.
- Quản lý nguồn lực, bao gồm tài chính và nhân sự.
- Đảm bảo các dự án tuân thủ quy định của ngành tài chính và ngân hàng.
- Giám sát tiến độ và quản lý chi phí dự án.
- Cung cấp báo cáo kết quả cho các bên liên quan.
7.4. Lĩnh vực Marketing
PM trong Marketing chịu trách nhiệm lập kế hoạch, triển khai và giám sát các chiến dịch Marketing, sự kiện hoặc các dự án truyền thông cho doanh nghiệp. Công việc của họ đòi hỏi khả năng làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác nhau như bán hàng, thiết kế, và truyền thông:
- Lập kế hoạch và xác định phạm vi dự án cùng với các bên liên quan.
- Quản lý ngân sách và tài nguyên cho chiến dịch marketing.
- Tuyển dụng và phối hợp các thành viên trong nhóm dự án.
- Theo dõi tiến độ và xử lý các vấn đề phát sinh.
- Đo lường và báo cáo kết quả của chiến dịch Marketing cho ban lãnh đạo.
8. Top công cụ và mô hình quản lý dự án phổ biến Project Manager thường dùng
Các mô hình quản lý dự án phổ biến nhất mà Project Manager cần biết là:
| Mô hình | Mô tả | Phù hợp với các dự án |
| Waterfall | Quản lý dự án tuần tự, mỗi giai đoạn phải hoàn thành trước khi bắt đầu giai đoạn tiếp theo. | Các dự án có yêu cầu rõ ràng, ít thay đổi (ví dụ: xây dựng, phần mềm cơ bản). |
| Agile | Phương pháp linh hoạt, cho phép thay đổi nhanh chóng và phản hồi liên tục trong suốt dự án. | Các dự án có yêu cầu thay đổi linh hoạt và phản hồi liên tục (ví dụ: phát triển phần mềm). |
| Scrum | Một phương pháp của Agile, tập trung vào việc chia dự án thành các chu kỳ ngắn (Sprint). | Các dự án phát triển sản phẩm liên tục, yêu cầu sự hợp tác và giao tiếp nhanh chóng. |
| Lean | Tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu lãng phí, tập trung vào giá trị thực sự mang lại cho dự án. | Các dự án muốn tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu chi phí. |
Khi nói đến công cụ quản lý dự án, MISA AMIS Công việc là một giải pháp toàn diện và linh hoạt, giúp Project Manager áp dụng tất cả các mô hình quản lý dự án ưu việt. Phần mềm này tích hợp các mô hình quản lý dự án như Waterfall, Agile, Scrum, và Lean để phù hợp với mọi loại dự án và yêu cầu cụ thể.
MISA AMIS Công việc giúp PM dễ dàng áp dụng các phương pháp và mô hình quản lý dự án khác nhau, đồng thời mang lại hiệu quả cao trong việc kiểm soát tiến độ, chi phí và chất lượng dự án. Đây là công cụ lý tưởng cho các tổ chức muốn tối ưu hóa quy trình quản lý dự án và nâng cao hiệu suất công việc.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
