Mẫu báo cáo định biên nhân sự chuẩn xác nhất [Tải Miễn Phí]

Nhân sự là yếu tố cốt lõi quyết định sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, làm thế nào để cân đối số lượng nhân viên phù hợp với khối lượng công việc mà vẫn tối ưu hóa chi phí? Đây là bài toán không hề đơn giản đối với các nhà quản trị nhân sự. Báo cáo định biên nhân sự chính là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu nhân sự, đảm bảo đội ngũ làm việc hiệu quả mà không gây lãng phí nguồn lực.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về định biên nhân sự, hướng dẫn lập báo cáo chuẩn xác và cung cấp mẫu báo cáo định biên nhân sự hoàn chỉnh [TẢI MIỄN PHÍ], giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách khoa học và tối ưu nhất.

1. Mẫu báo cáo định biên nhân sự là gì?

Mẫu báo cáo định biên nhân sự là tài liệu giúp doanh nghiệp theo dõi, đánh giá và phân bổ nguồn nhân lực một cách hợp lý. Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về số lượng nhân sự hiện có, nhu cầu tuyển dụng, tỷ lệ phân bổ nhân sự theo từng phòng ban và chi phí nhân sự.

Báo cáo định biên nhân sự giúp doanh nghiệp đảm bảo số lượng nhân viên phù hợp với khối lượng công việc, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt lao động. Đồng thời, báo cáo cũng hỗ trợ xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và tối ưu hóa chi phí nhân sự một cách hiệu quả.

Xem thêm: Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc định biên nhân sự hiệu quả

2. Các yếu tố quan trọng trong mẫu báo cáo định biên nhân sự

Báo cáo định biên nhân sự là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá và tối ưu nguồn lực nhân sự. Dưới đây là những yếu tố cốt lõi trong báo cáo định biên nhân sự mà doanh nghiệp cần chú ý:

2.1 Cơ cấu tổ chức và quy mô nhân sự

Cơ cấu tổ chức phản ánh cách doanh nghiệp phân bổ nhân sự theo từng bộ phận, phòng ban và chức danh. Trong báo cáo định biên nhân sự, phần này cần thể hiện:

• Tổng số lượng nhân viên hiện tại.
• Số lượng nhân sự theo từng phòng ban, bộ phận.
• Tỷ lệ nhân sự giữa các nhóm chức năng (ví dụ: bộ phận kinh doanh, sản xuất, hành chính…).

Việc xác định rõ quy mô nhân sự giúp doanh nghiệp đánh giá liệu số lượng nhân viên hiện có có phù hợp với nhu cầu vận hành hay không.

2.2 Chỉ tiêu định biên theo từng vị trí

Mỗi doanh nghiệp cần thiết lập định mức nhân sự cho từng vị trí công việc nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động. Báo cáo định biên nhân sự cần chỉ rõ:

• Chức danh và số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí.
• Mô tả công việc và mức độ quan trọng của từng vị trí trong tổ chức.
• Sự chênh lệch giữa số lượng nhân sự thực tế và chỉ tiêu định biên.

Điều này giúp doanh nghiệp xác định đâu là những vị trí đang thiếu hụt hoặc dư thừa nhân sự để có kế hoạch điều chỉnh kịp thời.

2.3 Tỷ lệ nhân sự theo mô hình chuẩn

Mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có một mô hình chuẩn về tỷ lệ nhân sự nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Báo cáo định biên nhân sự cần bao gồm:

• So sánh tỷ lệ nhân sự thực tế với tiêu chuẩn ngành.
• Đánh giá hiệu quả sử dụng nhân sự thông qua chỉ số như năng suất lao động, tỷ lệ nhân sự trên doanh thu, lợi nhuận.
• Đề xuất phương án cải thiện nếu có sự mất cân đối về nhân sự.

Việc duy trì tỷ lệ nhân sự hợp lý giúp doanh nghiệp tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt lao động, đồng thời tối ưu hóa chi phí vận hành.

2.4 Dự báo nhân sự trong tương lai

Dự báo nhân sự là bước quan trọng trong việc lập kế hoạch dài hạn cho doanh nghiệp. Báo cáo định biên cần đưa ra dự báo về:

• Xu hướng nhân sự dựa trên tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp.
• Nhu cầu tuyển dụng trong tương lai để đáp ứng kế hoạch kinh doanh.
• Tỷ lệ biến động nhân sự (tỷ lệ nghỉ việc, tuyển mới).

Những phân tích này giúp doanh nghiệp chuẩn bị nguồn lực nhân sự một cách chủ động, tránh tình trạng thiếu hụt lao động ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

2.5 Chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự là yếu tố quan trọng cần cân nhắc trong báo cáo định biên. Phần này bao gồm:

• Tiền lương, thưởng, phúc lợi của nhân viên.
• Chi phí đào tạo, phát triển nhân sự.
• Các khoản chi khác liên quan đến nhân sự như bảo hiểm, trợ cấp.

Phân tích chi phí nhân sự giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách, đảm bảo sử dụng nguồn lực hợp lý mà vẫn giữ được sự cạnh tranh trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.

3. Hướng dẫn lập báo cáo định biên nhân sự chi tiết

Báo cáo định biên nhân sự giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình sử dụng nhân lực, từ đó đưa ra các quyết định tối ưu về tuyển dụng, điều chỉnh nhân sự. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để lập báo cáo định biên nhân sự hiệu quả.

Bước 1: Thu thập và tổng hợp dữ liệu nhân sự

Trước khi lập báo cáo, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ thông tin về nhân sự hiện tại, bao gồm:

• Danh sách nhân sự theo từng phòng ban, bộ phận.
• Thông tin về chức danh, vị trí công việc của từng nhân viên.
• Số lượng nhân sự hiện có và biến động nhân sự (tuyển mới, nghỉ việc).
• Dữ liệu về năng suất lao động, hiệu suất làm việc.

Việc thu thập dữ liệu đầy đủ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình phân tích định biên.

Bước 2: Xác định tiêu chí định biên nhân sự theo từng phòng ban

Mỗi doanh nghiệp cần có tiêu chí định biên nhân sự cụ thể để đánh giá mức độ phù hợp của nhân sự với nhu cầu thực tế. Các tiêu chí phổ biến bao gồm:

• Số lượng nhân sự tối ưu: Xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng phòng ban theo quy mô và mục tiêu hoạt động.
• Chỉ số hiệu suất làm việc (KPI): Đánh giá hiệu quả làm việc của từng vị trí để xác định nhu cầu tuyển dụng hoặc điều chỉnh nhân sự.
• Tỷ lệ nhân sự theo mô hình chuẩn: So sánh cơ cấu nhân sự với mô hình chuẩn của ngành để đảm bảo cân đối.

Bước 3: Phân tích, so sánh số liệu thực tế với kế hoạch

Sau khi thu thập dữ liệu và xác định tiêu chí, doanh nghiệp cần phân tích và so sánh:

• Sự chênh lệch giữa số lượng nhân sự thực tế và định mức tiêu chuẩn.
• Mức độ phân bổ nhân sự có phù hợp với khối lượng công việc hay không.
• Các vấn đề cần điều chỉnh: Dư thừa nhân sự, thiếu hụt lao động ở bộ phận nào, chi phí nhân sự có tối ưu chưa?

Bước này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tình hình nhân sự và xác định các điểm cần cải thiện.

Bước 4: Đưa ra các đề xuất điều chỉnh nhân sự

Dựa trên kết quả phân tích, doanh nghiệp cần đề xuất các phương án điều chỉnh nhân sự như:

• Tuyển dụng mới nếu có sự thiếu hụt nhân sự nghiêm trọng.
• Tái cơ cấu nhân sự bằng cách điều chuyển lao động giữa các bộ phận để tối ưu nguồn lực.
• Cắt giảm hoặc tinh gọn nhân sự nếu có tình trạng dư thừa lao động.
• Đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên để cải thiện hiệu suất làm việc thay vì tuyển thêm người mới.

Bước 5: Hoàn thiện báo cáo và trình bày dưới dạng biểu đồ, bảng số liệu

Để báo cáo định biên nhân sự dễ hiểu và trực quan, doanh nghiệp nên trình bày thông tin bằng:

• Bảng thống kê số liệu: Số lượng nhân sự hiện có, định mức chuẩn, chênh lệch.
• Biểu đồ minh họa: Biểu đồ tròn, cột hoặc đường giúp thể hiện sự phân bổ nhân sự, xu hướng biến động nhân sự theo thời gian.
• Đề xuất và kế hoạch điều chỉnh: Tổng hợp các giải pháp cải thiện tình hình nhân sự trong doanh nghiệp.

Xem thêm bộ giải pháp phần mềm nhân sự giúp doanh nghiệp tối ưu hoá chi phí và tích hợp định biến nhân sự tự động

4. Mẫu báo cáo định biên nhân sự chuẩn [Tải miễn phí]

Bộ 23 Mẫu Báo cáo Định biên Nhân sự là được tổng hợp bởi những chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm, được tổng hợp từ quy trình làm việc tại các doanh nghiệp lớn.

Bộ mẫu đã bao gồm đầy đủ biểu mẫu định biên cần thiết nhất như:

• 5+ Mẫu Định biên nhân sự phổ biến nhất giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch nhân sự khoa học, đảm bảo đủ nguồn lực cho hoạt động vận hành mà vẫn tối ưu chi phí.
• Định biên chi phí nhân sự từng phòng ban (Sales, Marketing, Sản xuất, Nhân sự, Kế toán…): Cung cấp cái nhìn chi tiết về nguồn lực trong từng bộ phận, đảm bảo phân bổ nhân sự hợp lý, tránh tình trạng quá tải hoặc dư thừa.
• Bảng tổng hợp chi phí nhân sự năm: Giúp doanh nghiệp theo dõi biến động chi phí nhân sự qua các giai đoạn, từ đó đưa ra kế hoạch tài chính dài hạn phù hợp.
• Mẫu kế hoạch tuyển dụng – Dự toán chi phí tuyển dụng: Hỗ trợ doanh nghiệp dự báo nhu cầu tuyển dụng, tính toán chi phí tuyển dụng, đảm bảo việc thu hút và bổ sung nhân sự được thực hiện đúng thời điểm với ngân sách hợp lý.

Đây là tài liệu không thể thiếu giúp nhà quản trị hoạch định nhân sự đúng đắn, giúp doanh nghiệp sử dụng tối đa nguồn lực hiện có. Nhất là trong bối cảnh biến động không ngừng như hiện nay, việc sở hữu kế hoạch định biên rõ ràng sẽ là cơ sở để công ty tiến tới thành công bền vững trên thị trường.

Mời các nhà quản trị, quản lý HR, chuyên viên HR và bạn đọc để lại thông tin và nhận Tài liệu miễn phí. Để thuận tiện hơn cho việc nhận tài liệu, MISA AMIS HRM có một số lưu ý như sau:

• Tài liệu sẽ được gửi về mail đăng ký trong vòng 24h.
• Vui lòng kiểm tra hòm thư chính và cả hòm thư Promotion/Spam.
• Bạn đọc có thể tìm mail theo tiêu đề [Đăng ký thành công] Tặng bạn 23 Mẫu Báo cáo Định biên Nhân sự chuẩn xác nhất