Hiệu suất công việc là gì? 7 Phương pháp đánh giá và 12 cách thúc đẩy hiệu suất

Mỗi nhân viên đều là “tài sản” quý giá, góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp. Trong đó, hiệu suất công việc của nhân viên là yếu tố then chốt quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức.

Việc hiểu rõ yếu tố nào ảnh hưởng đến hiệu quả công việc giúp đảm bảo mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Vậy thế nào là hiệu suất công việc? Công thức tính hiệu suất là gì? Các nhà quản lý cần chú ý những yếu tố nào để đánh giá chính xác và thúc đẩy hiệu suất cao hơn? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu câu trả lời ngay dưới đây. 

1. Hiệu suất công việc là gì?

Hiệu suất công việc (hay còn gọi là năng suất) là chỉ số để đo lường mức độ hiệu quả công việc của nguồn lực công ty. Định nghĩa này được hiểu cụ thể như sau:

• Nếu một nhân viên càng tốn nhiều thời gian, chi phí, công sức mới có thể hoàn thành công việc thì hiệu suất làm việc càng thấp.
• Mục tiêu công việc đề ra được hoàn thành trong thời gian sớm nhất, đồng thời tài chính và nhân lực bỏ ra ít nghĩa là hiệu suất làm việc cao.

Tuy nhiên, ngoài việc đánh giá hiệu suất dựa vào số lượng sản phẩm, người quản lý cũng cần quan tâm đến chất lượng sản phẩm được làm ra. Số lượng sản phẩm nhiều nhưng chất lượng không tốt hoặc sai quy trình, không đạt chuẩn thì không thể gọi là đạt hiệu suất công việc cao.

Ví dụ, nhân viên A dùng phần mềm tự động để xử lý báo cáo, giảm thời gian làm báo cáo từ 4 giờ xuống 1 giờ. Như vậy hiệu suất công việc tăng lên gấp 4 lần, nhờ vào việc tối ưu công cụ.

2. Công thức tính hiệu suất công việc

Công thức tính hiệu suất công việc:

Trong đó

• Kết quả đạt được bao gồm: Doanh số bán hàng, số lượng sản phẩm hoàn thành, số lượng khách hàng hài lòng,…
• Chi phí doanh nghiệp bỏ ra: Chi phí nguồn nhân lực, chi phí nguyên nhiên vật liệu, chi phí truyền thông, chi phí vận chuyển và các chi phí liên quan khác.

Từ công thức, ta có thể thấy rằng:

• Hiệu suất công việc được hình thành dựa trên 2 chỉ số là kết quả đạt được trong một khoảng gian nhất định và chi phí doanh nghiệp bỏ ra để đạt được kết quả đó.
• Kết quả đạt được tỷ lệ thuận với hiệu suất công việc có được. Kết quả công việc càng cao thì hiệu suất công việc càng lớn. Và ngược lại, khi kết quả công việc thấp thì hiệu suất công việc có được nhỏ.
• Để đạt được hiệu suất công việc cao thì kết quả đạt được phải lớn hơn chi phí doanh nghiệp bỏ ra.

Tải ngay: 10 biểu mẫu & dashboard giúp kiểm soát quy trình và hiệu suất làm việc tổng thể

3. Các chỉ số đánh giá hiệu suất công việc

Các chỉ số đánh giá hiệu suất công việc (KPIs) giúp các nhà quản lý và doanh nghiệp theo dõi tiến độ, đo lường chất lượng công việc và tối ưu hóa quy trình.

Dưới đây là một số chỉ số cơ bản và hữu ích, giúp đánh giá hiệu quả công việc cá nhân hoặc đội nhóm, từ đó đưa ra những điều chỉnh cần thiết để đạt được mục tiêu.

• Số lượng công việc hoàn thành: Đây là chỉ số cơ bản để đo lường khối lượng công việc đã hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Chỉ số này phản ánh khả năng quản lý thời gian và mức độ hoàn thành các nhiệm vụ. Ví dụ: Hoàn thành 8/10 công việc trong ngày.
• Chất lượng công việc Đánh giá mức độ hoàn thành công việc với tiêu chuẩn đã đề ra. Chỉ số này giúp xác định liệu công việc đã đáp ứng yêu cầu về chất lượng và đạt được tiêu chuẩn không. Ví dụ: Tỷ lệ lỗi trong sản phẩm, mức độ chính xác của công việc.
• Thời gian hoàn thành công việc: Đo lường thời gian thực tế cần thiết để hoàn thành một công việc so với thời gian dự kiến. Chỉ số này phản ánh khả năng làm việc nhanh chóng và hiệu quả trong việc xử lý nhiệm vụ. Ví dụ: Công việc mất 3 giờ thay vì 5 giờ dự kiến.
• Tỷ lệ chuyển đổi: Đo lường tỷ lệ khách hàng tiềm năng chuyển thành khách hàng thực tế, đặc biệt trong các chiến dịch bán hàng hoặc marketing. Ví dụ: 30% khách hàng tiềm năng đã mua sản phẩm sau khi nhận được tư vấn.
• Tỷ suất lợi nhuận (ROI): Là tỷ lệ giữa lợi nhuận thu được và chi phí đầu tư, giúp đo lường mức độ sinh lời từ các khoản đầu tư vào công việc, dự án hoặc sản phẩm. Ví dụ: Nếu doanh thu từ dự án là 500 triệu đồng và chi phí đầu tư là 300 triệu đồng, ROI = (500 triệu – 300 triệu) / 300 triệu = 66.6%.
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng (Customer Retention Rate)
  Đo lường khả năng giữ lại khách hàng sau lần giao dịch đầu tiên. Chỉ số này phản ánh mức độ hài lòng và sự trung thành của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ. Ví dụ: 70% khách hàng quay lại mua hàng trong 6 tháng sau lần giao dịch đầu tiên.

[Download free] 9+ mẫu KPI cho các phòng ban

4. Phương pháp đo lường và đánh giá hiệu suất nhân viên

Hiện nay có rất nhiều cách để đánh giá hiệu suất công việc của doanh nghiệp. Trong số các lựa chọn đấy, doanh nghiệp có thể lựa chọn ra phương pháp phù hợp nhất với ngành nghề, lĩnh vực hay tiêu chí mà doanh nghiệp đặt ra. 

Dưới đây, MISA AMIS sẽ gợi ý 7 phương pháp đo lường hiệu suất công việc hiệu giúp doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác và nhanh gọn nhất.

4.1. Phương pháp nhân viên tự đánh giá 

Với phương pháp này, nhân viên sẽ tự đánh giá hiệu suất của mình thông qua một bảng hỏi hoặc báo cáo cá nhân, sau đó so sánh với đánh giá từ người quản lý. Phương pháp này giúp nhân viên nhận thức được điểm mạnh và điểm yếu của mình. Tuy nhiên, nó có thể không hoàn toàn khách quan hoặc thiếu chính xác nếu nhân viên không đánh giá đúng năng lực của mình.

4.2. Đánh giá theo mục tiêu

Phương pháp Quản lý theo Mục tiêu (Management by Objectives) là một cách tiếp cận quản lý hiệu suất, trong đó nhân viên và người quản lý cùng nhau thiết lập các mục tiêu cụ thể, đo lường được và có thời hạn để định hướng công việc. Phương pháp này tập trung vào kết quả đạt được, giúp tăng cường sự tham gia, động lực và gắn kết giữa cá nhân với mục tiêu tổ chức.

4.3. Đánh giá theo mục tiêu và kết quả (OKRs)

Phương pháp OKRs (Objectives and Key Results) là một hệ thống quản lý mục tiêu được sử dụng để thiết lập, theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên, đội nhóm hoặc tổ chức. OKRs tập trung vào việc xác định các mục tiêu rõ ràng (Objectives) và đo lường chúng thông qua các kết quả then chốt (Key Results) cụ thể, có thể định lượng.

4.4. Phương pháp phản hồi 360 độ

Phản hồi 360 độ là phương pháp đánh giá đa chiều, cho phép các thành viên trong công ty cùng tham gia đánh giá dựa trên phản hồi của: quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, nhân viên từ phòng ban khác, khách hàng,… Đánh giá 360 độ giúp nhân viên phát triển toàn diện hơn về thái độ, khả năng thích ứng, khả năng làm việc nhóm,… 

Tuy nhiên, phương pháp này cũng mang tính chủ quan của người đánh giá và đôi lúc cũng gây mâu thuẫn nội bộ trong doanh nghiệp.

4.5. Phương pháp xếp hạng dựa trên thang điểm 

Phương pháp xếp hạng dựa trên thang điểm được đánh giá dựa trên các tiêu chí khác nhau. Sau đó kết quả của các tiêu chí sẽ được cộng lại và cho ra thứ hạng hiệu suất công việc của mỗi nhân viên.

4.6. Đánh giá cố định về hành vi (BARS)

Thay vì chỉ dựa vào kết quả định lượng hoặc đặc điểm chung chung, đánh giá cố định về hành vi là một phương pháp đánh giá hiệu suất công việc tập trung vào các hành vi cụ thể liên quan đến công việc. 

BARS (Behaviorally Anchored Rating Scales) kết hợp giữa đánh giá định tính và định lượng, sử dụng các ví dụ hành vi thực tế làm “mốc chuẩn” để đo lường hiệu suất. 

4.7. Đánh giá theo KPI (Key Performance Indicators)

Đây là một cách tiếp cận phổ biến để đo lường hiệu suất công việc của nhân viên, đội nhóm hoặc tổ chức dựa trên các chỉ số hiệu quả then chốt. KPI được thiết kế để phản ánh mức độ hoàn thành các mục tiêu cụ thể, gắn liền với chiến lược kinh doanh và vai trò công việc.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thiết kế KPI hợp lý phù hợp với tình hình hiện tại, kết hợp định lượng và định tính, đồng thời hỗ trợ nhân viên để tránh áp lực và đảm bảo công bằng

Xem ngay: Review 20+ phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho doanh nghiệp

5. 9 yếu tố cơ bản tác động đến hiệu suất công việc của doanh nghiệp

Để đạt được thành công và duy trì sự phát triển bền vững, mỗi doanh nghiệp cần hiểu rõ những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của nhân viên. Việc nhận diện và tối ưu hóa những yếu tố này không chỉ giúp nâng cao năng suất công việc mà còn tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự đổi mới và cải tiến trong mọi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.

Dưới đây là 9 yếu tố tác động đến hiệu suất làm việc của nhân viên.

• Môi trường làm việc: Đây là yếu tố hàng đầu tác động đến hiệu suất làm việc. Môi trường không những ảnh hưởng mạnh mẽ đến tinh thần, động lực mà còn năng suất làm việc của cả đội ngũ nhân viên.
• Quy trình làm việc: Một quy trình quy định các bước mà nhân viên cần tuân theo để đạt được mục tiêu. Những luồng quy trình lỏng lẻo, không rõ ràng sẽ dẫn đến các trường hợp nhân viên không biết bắt đầu từ đầu, các phòng ban không thể phối hợp làm việc ăn ý với nhau.
• Cơ sở vật chất và trang thiết bị hỗ trợ: Đội ngũ nhân viên dù xuất sắc và có nhiều kinh nghiệm cũng không thể hoàn thành tốt công việc nếu không được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất cần thiết. 
• Mức độ gắn bó, cam kết với công việc của nhân viên: Theo thống kê, các tổ chức có lực lượng lao động gắn bó có tỷ lệ vắng mặt thấp hơn 41%, giảm 40% lỗi chất lượng, chỉ số khách hàng hài lòng luôn cao hơn 10%. Từ đó, doanh thu đạt được cao hơn 21% và năng suất cao hơn 17%.
• Kỹ năng, kinh nghiệm chuyên môn và năng lực của nhân viên: Nhân viên có kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực vững vàng sẽ góp phần đáng kể vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.
• Chính sách chăm sóc và phúc lợi: Yếu tố phúc lợi tác động sâu sắc đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhân viên thường nhìn vào lợi ích và giá trị mà họ nhận được để xác định xem mình sẽ cống hiến bao nhiêu công sức cho công việc/ nhiệm vụ được giao.
• Vấn đề tài chính cá nhân: Một cuộc khảo sát năm 2016 cho thấy các vấn đề liên quan đến tài chính là nguyên nhân gây căng thẳng, áp lực cho ⅕ nhân viên. Trong đó, 48% gặp khó khăn khi phải trang trải các chi phí sinh hoạt hằng ngày và chúng ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất làm việc tại văn phòng.
• Các yếu tố tâm lý: Sự mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống là nguyên nhân hàng đầu phổ biến làm giảm đi hiệu suất của nhân viên trong công việc. Khảo sát của McKinsey chỉ ra rằng khoảng 73% nhân viên mắc phải các triệu chứng tâm lý do căng thẳng, trong đó 77% bị ảnh hưởng bởi stress biểu hiện như mất ngủ, rối loạn ăn uống, lo âu…
• Không ứng dụng công nghệ vào vận hành: Công nghệ tác động rất lớn đến hiệu suất và cả năng suất làm việc. 75% các tổ chức trên thế giới dự báo rằng cần phải tăng cường áp dụng công nghệ vì chúng tiết kiệm được thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp.

Tải ngay: 100+ quy trình làm việc đầy đủ cho mọi phòng ban trong doanh nghiệp

6. Bí quyết nâng cao hiệu suất của nhân sự 

Dưới đây là một số bí quyết giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự:

• Tạo ra văn hóa làm việc có trách nhiệm: Một môi trường làm việc tốt, có trách nhiệm là điều tiên quyết nếu doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất của nhân viên. Khi nhân viên được trao quyền tự do, tự chủ trong công việc của mình và nhận phản hồi từ cấp trên để hoàn thiện công việc. Điều này khiến họ cảm thấy có trách nhiệm hơn và tỉ mỉ hơn trong công việc/ nhiệm vụ đấy.
• Giờ giấc linh hoạt: Các thống kê đã chỉ ra, một nhân viên khi được linh hoạt trong giờ làm hoặc có thể làm từ xa có xu hướng gắn bó với công ty lâu dài hơn.
• Đào tạo, nâng cao năng lực, chuyên môn nhân viên: Việc liên tục cập nhật kiến thức và nâng cao chuyên môn cho nhân viên thông qua các khóa học đào tạo và buổi Talkshow chia sẻ là một cách giúp hiệu suất công việc được đảm bảo.
• Chế độ khen thưởng và phúc lợi cho nhân viên: Dựa trên năng suất làm việc của từng nhân viên, ban quản lý sẽ có chế độ đánh giá, khen thưởng phù hợp. Nhờ vậy nhân viên luôn cảm thấy những nỗ lực, cố gắng của mình được công nhận. Họ sẽ không ngừng cố gắng và nâng cao năng suất làm việc.
• Ứng dụng công nghệ: Công nghệ hiện đại cho phép cả người quản lý và nhân viên tiết kiệm thời gian, sức lực dành cho các tác vụ thủ công. Mỗi thành viên có thêm thời gian tập trung hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng, mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp. 

Theo nghiên cứu của Gallup, chỉ 25% nhân sự cho rằng đánh giá hiệu suất là công bằng. Điều này đồng nghĩa với việc, có đến 75% nhân viên cho rằng các đánh giá hiệu suất định kỳ hoặc cuối năm về họ là không chính xác. Đánh giá hiệu suất có thể tạo động lực thúc đẩy nhân viên nỗ lực để đạt được mục tiêu, đồng thời giúp doanh nghiệp sớm nhận biết các vấn đề và khó khăn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

Nhưng không phải nhân viên nào cũng cảm thấy mình được đánh giá đúng bởi những nguyên nhân xuất phát từ chính doanh nghiệp như: Thiết lập mục tiêu không rõ ràng, các tiêu chí đánh giá không được định lượng chính xác, thiếu phản hồi và giao tiếp, thiếu công cụ đánh giá phù hợp, đánh giá hiệu suất không thường xuyên,…

MISA AMIS Công việc là một trong những ứng dụng quản lý tiến độ, theo dõi hiệu suất nhân viên tối ưu nhất hiện nay. Với thiết kế hệ thống báo cáo đo lường hiệu suất tự động theo thời gian thực, người quản lý dễ dàng đưa ra những điều chỉnh tức thì để tối đa hóa kết quả công việc.

Dùng thử miễn phí

Các lợi ích mà MISA AMIS Công việc mang đến:

• Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Thiết lập mục tiêu công việc rõ ràng và có thể đo lường được, giúp nhân viên hiểu rõ những gì họ cần đạt được và làm thế nào để đánh giá hiệu suất của họ.
• Tối ưu hiệu suất đội ngũ: Quản lý công việc, dự án và theo dõi tiến độ trên một nền tảng; tự động hóa các quy trình làm việc liên phòng ban giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả làm việc.
• Cung cấp phản hồi liên tục: Hệ thống cho phép quản lý và nhân viên trao đổi phản hồi thường xuyên để liên tục cải thiện hiệu suất.
• Báo cáo hiệu suất tức thời: Hệ thống tự động đánh giá hiệu suất nhân viên theo thời gian thực. Nhân viên tự theo dõi được hiệu suất để cố gắng, quản lý đánh giá nhằm hỗ trợ kịp thời.
• Đánh giá minh bạch và công bằng: Hiệu suất nhân sự theo từng thời điểm được ghi lại và có thể truy cập bởi cả nhân viên lẫn quản lý, giúp đảm bảo rằng mọi đánh giá đều công bằng và khách quan.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

7. Kết luận

Qua bài viết trên, MISA AMIS đã chia sẻ những bí quyết để nâng cao hiệu suất công việc cho doanh nghiệp của bạn. Mong rằng những thông tin kiến thức sẽ thật sự hữu ích cho bạn. Giúp doanh nghiệp tăng tốc trên con đường dẫn đến thành công của mình.