Offboarding là gì? Cách xây dựng quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp

Trong khi onboarding giúp nhân viên mới hòa nhập với công ty, thì offboarding – quy trình nghỉ việc – lại đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự chuyên nghiệp và minh bạch khi một nhân viên rời đi. Một quy trình offboarding bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, hạn chế rủi ro mà còn góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu tuyển dụng, duy trì mối quan hệ tích cực với cựu nhân viên.

1. Offboarding là gì?

Offboarding là quy trình quản lý khi một nhân viên rời khỏi doanh nghiệp, bao gồm tất cả các bước từ thông báo nghỉ việc, bàn giao công việc, xử lý thủ tục hành chính, thu hồi tài sản công ty đến phỏng vấn nghỉ việc và duy trì mối quan hệ với cựu nhân viên.

Không chỉ đơn thuần là quá trình nhân viên xin nghỉ việc, offboarding còn bao gồm nhiều hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo sự chuyển giao suôn sẻ và duy trì mối quan hệ tích cực giữa nhân viên và doanh nghiệp. Cụ thể, quy trình offboarding chuyên nghiệp bao gồm các hoạt động sau:

• Chuyển giao công việc cho người mới đảm nhiệm vị trí.
• Trả lại các thiết bị và tài sản công ty đã cung cấp cho nhân viên.
• Tổ chức buổi tiệc chia tay với công ty và đồng nghiệp.
• Hủy bỏ quyền truy cập vào hệ thống nội bộ, mạng lưới mạng và các tài khoản liên quan.
• Tiến hành cuộc phỏng vấn nghỉ việc để thu thập phản hồi.

2. Điểm khác nhau giữa Onboarding và Offboarding là gì?

Onboarding và Offboarding là hai khái niệm đối lập nhau trong quản lý nhân sự về nhiều khía cạnh. Nhà quản trị nhân sự có thể phân biệt hai thuật ngữ này dựa trên bảng sau:

Mặc dù có nhiều điểm khác biệt nhưng cả hai quy trình trên đều thể hiện nhiều điều về văn hóa công ty, giúp đảm bảo quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động.

3. Tầm quan trọng của quy trình offboarding

Nhiều doanh nghiệp thường chú trọng vào onboarding để giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng nhưng lại xem nhẹ offboarding, dù đây là giai đoạn quan trọng không kém. Một quy trình offboarding chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

1. Đảm bảo sự chuyên nghiệp và minh bạch

Một quy trình nghỉ việc rõ ràng giúp doanh nghiệp xử lý thủ tục hành chính nhanh chóng, tránh những sai sót liên quan đến hợp đồng lao động, lương thưởng, bảo hiểm và quyền lợi của nhân viên. Điều này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật lao động.

2. Hạn chế gián đoạn công việc

Việc lên kế hoạch bàn giao công việc kỹ lưỡng giúp đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng không bị bỏ dở, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Đồng thời, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm nhân sự thay thế mà không gây áp lực quá lớn cho đội ngũ hiện tại.

3. Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng chuyên nghiệp

Một quy trình offboarding tốt sẽ giúp doanh nghiệp để lại ấn tượng tích cực với nhân viên rời đi. Khi nhân viên có trải nghiệm nghỉ việc suôn sẻ, họ có thể trở thành đại sứ thương hiệu, giới thiệu công ty với các ứng viên tiềm năng hoặc thậm chí quay lại làm việc trong tương lai.

4. Thu thập phản hồi để cải thiện môi trường làm việc

Thông qua phỏng vấn nghỉ việc (Exit Interview), doanh nghiệp có thể lắng nghe ý kiến của nhân viên về văn hóa công ty, chính sách phúc lợi và môi trường làm việc. Đây là cơ hội để doanh nghiệp nhận diện vấn đề và điều chỉnh chiến lược nhân sự để giữ chân nhân tài tốt hơn.

5. Bảo vệ tài sản và dữ liệu doanh nghiệp

Việc thu hồi tài sản công ty (máy tính, thẻ nhân viên, tài liệu,…) và hủy quyền truy cập vào các hệ thống nội bộ giúp đảm bảo tính bảo mật, ngăn ngừa rủi ro rò rỉ dữ liệu quan trọng.

6. Duy trì mối quan hệ với cựu nhân viên

Nhân viên nghỉ việc không có nghĩa là chấm dứt hoàn toàn mối quan hệ với doanh nghiệp. Một quy trình offboarding chuyên nghiệp giúp giữ kết nối với cựu nhân viên, tạo cơ hội hợp tác trong tương lai hoặc tái tuyển dụng những nhân sự chất lượng.

3. Lợi ích khi xây dựng quy trình Offboarding 

Một khi đã hiểu rõ Offboarding là gì, các nhà quản lý cũng sẽ nhận thức được lợi ích to lớn mà quy trình này mang lại cho doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần là việc xử lý thủ tục nghỉ việc, một quy trình offboarding chuyên nghiệp còn giúp:

• Giảm rủi ro pháp lý, tránh các tranh chấp lao động và các vấn đề pháp lý tiềm tàng.
• Đảm bảo rằng tài sản công ty được thu hồi và quyền truy cập vào hệ thống được hủy bỏ, giữ cho thông tin và dữ liệu của tổ chức an toàn.
• Quy trình offboarding chuyên nghiệp giúp nhân viên rời đi với một thiện cảm tốt về công ty, duy trì mối quan hệ tốt và tiếp tục giữ liên lạc trong tương lai. Đồng thời giúp họ hoàn thành các nhiệm vụ chuyển giao và rời khỏi công việc một cách suôn sẻ.
• Quy trình offboarding cung cấp cơ hội cho các lãnh đạo cấp cao hiểu hơn về nhân viên, về môi trường làm việc từ việc tiếp nhận thông tin phản hồi từ họ. Điều này giúp cải thiện chính sách và chế độ phúc lợi, thu hút và duy trì nhân viên trung thành, đồng thời nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

5. Các bước xây dựng quy trình Offboarding 

Bước 1: Giải quyết yêu cầu nghỉ việc

Khi một nhân viên xin nghỉ việc, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành xử lý thông tin nghỉ việc như sau:

• Tạo hồ sơ chấm dứt hợp đồng: Chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động để nhân viên ký xác nhận việc nghỉ việc.
• Lập kế hoạch phỏng vấn sau nghỉ việc: Chuẩn bị kế hoạch cho cuộc phỏng vấn sau nghỉ việc, có thể diễn ra trong buổi gặp mặt chia tay hoặc sự kiện liên quan.
• Thông báo cho các bộ phận liên quan: Gửi thông báo cho các bộ phận liên quan, đặc biệt là bộ phận nhân sự, để bắt đầu kế hoạch đăng tuyển hoặc điều động nhân sự mới thay thế.

Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu và thủ tục liên quan

Trong giai đoạn 2, bộ phận nhân sự và bộ phận quản lý nhân viên nghỉ việc sẽ tiến hành chuẩn bị các giấy tờ và thủ tục cần thiết, bao gồm:

• Hồ sơ chấm dứt hợp đồng nghỉ việc của nhân viên.
• Bản cam kết của nhân viên với doanh nghiệp về bảo mật thông tin.
• Biên bản bàn giao công việc, tài liệu và dữ liệu liên quan đến quá trình làm việc của nhân viên.
• Biên bản kiểm kê các trang thiết bị mà công ty đã đầu tư cho nhân viên sử dụng trong quá trình làm việc.
• Giấy tờ liên quan đến công nợ, thuế, bảo hiểm và các vấn đề tài chính khác của nhân viên.
• Giấy mời buổi tiệc liên hoan chia tay nhân viên.

Quản lý thủ tục nhân viên dễ dàng, nhanh chóngThử ngay phần mềm AMIS Thông Tin Nhân Sự

Bước 3: Lập kế hoạch bàn giao công việc

Việc bàn giao cho người mới hoặc nhân viên khác nhằm duy trì công việc và hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động bộ phận. Các bước thực hiện bao gồm:

• Xác định vị trí thay thế: Quyết định liệu có phân công cho một nhân viên hiện tại hoặc tuyển dụng một nhân viên mới cho vị trí nhân viên nghỉ việc.
• Chuẩn bị tài liệu và thông tin: Thu thập và chuẩn bị tài liệu, thông tin liên quan đến công việc, quy trình và nhiệm vụ của người nhân viên nghỉ việc. Bao gồm cả hướng dẫn, tài liệu tham khảo, danh sách công việc cần hoàn thành và thông tin liên hệ quan trọng.
• Bàn giao công việc: Tổ chức cuộc họp hoặc buổi làm việc giữa người nhân viên nghỉ việc và người được bàn giao công việc mới. Trong cuộc họp này, người nhân viên nghỉ việc trình bày chi tiết về công việc, hướng dẫn và chia sẻ kinh nghiệm. Người được bàn giao công việc mới có thể đặt câu hỏi và ghi chép để hiểu rõ và tiếp nhận công việc một cách hiệu quả.
• Hỗ trợ và theo dõi: Cung cấp hỗ trợ cho người mới trong quá trình thích nghi với công việc mới. Theo dõi tiến trình và đảm bảo rằng người mới nhận được đủ thông tin và nguồn lực để thực hiện công việc một cách thành công.

Bước 4: Thực hiện phỏng vấn thôi việc

Cuộc phỏng vấn sau nghỉ việc là cơ hội để người nhân viên chia sẻ ý kiến, quan điểm và nhận xét của họ về công ty, môi trường làm việc, quy trình và chính sách nhân sự. Điều này giúp doanh nghiệp nhận biết những vấn đề cần cải thiện và tạo ra sự thay đổi tích cực.

Bước 5: Hủy bỏ các quyền và thu hồi tài khoản

Để đảm bảo tính bảo mật và quản lý tài khoản sau khi nhân viên nghỉ việc, bộ phận nhân sự cần thực hiện các bước sau:

• Thu lại và lấy lại tất cả thiết bị và tài sản do công ty cấp cho nhân viên trước khi họ nghỉ việc, bao gồm ID, huy hiệu, máy tính xách tay, điện thoại di động, đồng phục, chìa khóa, giấy phép đỗ xe, thẻ tín dụng công ty và bất kỳ tài sản công ty nào khác.
• Xóa quyền truy cập của nhân viên vào email và các hệ thống và nền tảng nội bộ khác. Điều này bao gồm việc thay đổi mật khẩu và thu hồi quyền truy cập đối với các tài khoản công ty mà nhân viên sử dụng.
• Thay đổi cài đặt để chuyển hướng email và cuộc gọi đến nhân viên nghỉ việc hoặc đầu mối liên hệ mới. Đảm bảo rằng thông tin liên lạc của công ty sẽ được chuyển đến người thích hợp sau khi nhân viên ra đi.
• Cập nhật sơ đồ tổ chức công ty.
• Xóa tên nhân viên khỏi lịch làm việc và các cuộc họp công ty để đảm bảo rằng họ không còn được liên kết với các sự kiện và cuộc họp trong tương lai.
• Thông báo cho các nhóm, đối tác và khách hàng liên quan về sự thay đổi trong nhân sự, như việc nhân viên nghỉ việc và sự thay thế của họ.

Bước 6: Kết thúc quy trình Offboarding

Để kết thúc quy trình Offboarding, tổ chức một buổi tiệc chia tay là một ý tưởng tuyệt vời. Buổi tiệc này sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt giữa cả hai bên và thể hiện thiện chí, sự chuyên nghiệp của công ty. Đây cũng là cơ hội để nhân viên nhận thấy rằng họ vẫn được tôn trọng và những đóng góp của họ vẫn được công nhận.

TẢI NGAY MIỄN PHÍ – MINDMAP BIỂU MẪU CHO NHÂN SỰ TỪ A-Z

6. Mẫu checklist offboarding cho doanh nghiệp

Để đảm bảo các công việc trong quá trình offboarding được thực hiện đầy đủ, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu check list dưới đây:

Bàn giao tài sản cho công ty:

• Máy tính xách tay và thiết bị đi kèm máy
• Điện thoại di động công ty đã cấp
• Thẻ gửi xe
• Xe của công ty

Hạn chế các quyền truy cập vào hệ thống của công ty (HR hoặc IT thực hiện):

• ID, email nhân viên, mật khẩu truy cập
• Quyền truy cập phần mềm của bên thứ ba
• Quyền truy cập vào các tài liệu mật của công ty
• Bảng lương và các giấy tờ, tài liệu khác

Cập nhật về lương và hoàn thiện giấy tờ

• Thỏa thuận về tiền lương tháng cuối cùng, bao gồm thanh toán tất cả ngày nghỉ phép chưa sử dụng.
• Yêu cầu nhân viên ký vào biên bản chấm dứt hợp đồng
• Yêu cầu nhân viên ký cam kết không cạnh tranh, cam kết bảo mật thông tin
• Cung cấp tài liệu về quyền lợi sau khi nghỉ việc nếu có: chăm sóc sức khỏe, hưu trí, bảo hiểm thất nghiệp…
• Truyền đạt thông tin cho nhân viên
• Hướng dẫn nhân viên về thủ tục, giấy tờ

Bàn giao tình trạng dự án hiện tại

• Yêu cầu nhân viên sắp nghỉ bàn giao, hướng dẫn công việc cho người tiếp nhận
• Loại bỏ quyền truy cập vào các dữ liệu làm việc
• Nhận danh sách địa chỉ liên hệ trong và ngoài công ty
• Phỏng vấn nghỉ việc, xem xét phản hồi về lý do nhân viên nghỉ việc
• Hỏi về các vấn đề mà công ty có thể cải thiện
• Tạo cơ hội cho người lao động có tiềm năng quay trở lại công ty

Liên hệ

• Thông báo về nhân viên nghỉ việc cho những người liên quan bằng lời nói, văn bản hoặc email
• Thông báo cho các bên khác: khách hàng, nhà cung cấp, đối tác mà nhân viên nghỉ việc phụ trách

7. Áp dụng phần mềm AMIS Thông tin nhân sự vào quy trình offboarding cho doanh nghiệp của bạn

Trong thời kỳ 4.0, việc ứng dụng giải pháp công nghệ vào quản trị là một điều tất yếu. Quá trình thực hiện Offboarding sẽ trở nên đơn giản, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn nếu như doanh nghiệp có những công cụ hỗ trợ quản trị nhân sự phù hợp.

AMIS Thông tin nhân sự là một phân hệ quan trọng trong bộ giải phần mềm MISA AMIS HRM toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp số hóa và tinh gọn quy trình Offboarding cùng nhiều thủ tục nhân sự khác. Với công nghệ tiên tiến, giải pháp này giúp doanh nghiệp:

• Tự động hóa quy trình offboarding, từ xử lý đơn nghỉ việc, bàn giao công việc đến thu hồi tài sản và chấm dứt quyền truy cập.
• Cho phép nhân sự thiết lập sẵn các thủ tục nghỉ việc cho nhân viên, tiết kiệm thời gian cho nhân sự và các bộ phận liên quan
• Lưu trữ các thông tin như ngày nghỉ việc, quy trình nghỉ việc, lí do nghỉ việc và các tài liệu bàn giao của nhân viên. 
• Dễ dàng hủy bỏ quyền truy cập vào hệ thống nội bộ và các tài khoản liên quan khi sử dụng trên.
• Hạn chế rủi ro pháp lý, đảm bảo tuân thủ quy định lao động và minh bạch trong các thủ tục nghỉ việc.

Dùng ngay miễn phí

8. Kết luận 

Bằng việc hiểu Offboaring là gì và xây dựng quy trình offboarding thế nào cho tối ưu, doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên cũ. Đồng thời, quá trình offboarding chuyên nghiệp cũng góp phần xây dựng thương hiệu tuyển dụng và thu hút nhân tài cho doanh nghiệp.