Mẫu phiếu đề xuất mua hàng excel cho doanh nghiệp năm 2025

Phiếu đề xuất mua hàng Excel là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong việc quản lý nhu cầu mua sắm một cách nhanh chóng và hiệu quả. Thay vì mất thời gian thiết kế từ đầu, bạn có thể tận dụng các mẫu có sẵn hoặc tự tạo phiếu chuẩn chỉ trong vài bước đơn giản.

MISA tặng bạn: [Miễn phí] BỘ MẪU 50+ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP

1. Phiếu đề xuất mua hàng là gì?

Phiếu đề xuất mua hàng là một loại tài liệu quan trọng được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức để ghi nhận và đề xuất nhu cầu mua sắm các sản phẩm, dịch vụ hoặc nguyên vật liệu cần thiết. Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý mua hàng, giúp đảm bảo mọi yêu cầu đều được trình bày rõ ràng trước khi chuyển đến bộ phận quản lý hoặc kế toán để phê duyệt.

Về bản chất, phiếu đề xuất mua hàng đóng vai trò như một “lá phiếu” chính thức, trong đó người lập phiếu (thường là nhân viên hoặc trưởng bộ phận) nêu rõ những gì cần mua, số lượng, mục đích sử dụng và đôi khi cả ước tính chi phí. Tài liệu này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản chi tiêu mà còn tạo ra sự minh bạch, tránh tình trạng mua sắm không cần thiết hoặc vượt ngân sách.

Ai là người sử dụng phiếu đề xuất mua hàng?

• Nhân viên: Những người trực tiếp nhận thấy nhu cầu mua sắm trong công việc hàng ngày, ví dụ như cần thêm văn phòng phẩm, thiết bị làm việc.
• Quản lý: Người duyệt phiếu để kiểm tra tính hợp lý và phê duyệt ngân sách.
• Bộ phận kế toán: Sử dụng thông tin từ phiếu để theo dõi chi phí và lưu trữ hồ sơ.

Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình tự động, chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp 

2. Tại sao nên dùng phiếu đề xuất mua hàng Excel?

Phiếu đề xuất mua hàng Excel đã trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều công ty nhờ vào những lợi ích vượt trội mà nó mang lại. Vậy tại sao bạn nên sử dụng công cụ này thay vì các phương pháp truyền thống hay phần mềm phức tạp khác? Dưới đây là những lý do thuyết phục:

• Dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng: Excel là phần mềm quen thuộc với hầu hết nhân viên văn phòng, từ người mới bắt đầu đến những người có kinh nghiệm. Bạn không cần phải học cách sử dụng các phần mềm quản lý phức tạp hay tốn thời gian đào tạo. Chỉ cần một mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel cơ bản, bạn đã có thể điền thông tin và sử dụng ngay lập tức.
• Linh hoạt và dễ tùy chỉnh: Không giống như các biểu mẫu giấy cố định, phiếu đề xuất mua hàng Excel cho phép bạn tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm hoặc bớt cột, thay đổi tiêu đề, hoặc điều chỉnh cách trình bày sao cho phù hợp với quy trình nội bộ.
• Tích hợp công thức tự động, tiết kiệm thời gian: Một trong những điểm mạnh lớn nhất của Excel là khả năng sử dụng công thức.
• Miễn phí: Hầu hết các doanh nghiệp đã cài đặt Microsoft Excel trên máy tính, nghĩa là bạn không cần đầu tư thêm chi phí cho phần mềm chuyên dụng. So với các giải pháp trả phí như phần mềm quản lý mua sắm, Excel là lựa chọn kinh tế nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả cao.

[Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

3. Tải mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel miễn phí

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp nhanh chóng để bắt đầu quản lý đề xuất mua hàng mà không cần thiết kế từ đầu? Đừng lo, chúng tôi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian với các mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel miễn phí, sẵn sàng sử dụng ngay lập tức. Đây là cách đơn giản nhất để bạn sở hữu một công cụ chuyên nghiệp mà không tốn bất kỳ chi phí nào.

MISA AMIS đã tổng hợp 3 mẫu phiếu đề xuất mua hàng tiêu chuẩn dưới đây. Các doanh nghiệp có thể ứng dụng ngay hoặc điều chỉnh một số nội dung dựa trên đặc thù hoạt động của mình. 

4. Những lưu ý khi lập phiếu đề nghị mua hàng

4.1. Lưu ý về nội dung

Để soạn mẫu đề xuất mua hàng chính xác, người lập phiếu cần cung cấp đầy đủ những nội dung quan trọng sau: 

• Tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ của công ty/doanh nghiệp. 
• Thời gian lập phiếu (ngày/tháng/năm)
• Họ, tên người lập phiếu hoặc tên bộ phận/phòng ban đang đề xuất mua hàng. 
• Lý do/Mục đích đề xuất. 
• Tên, số lượng và đơn vị tính của hàng hóa (kg, ống, cuộn…)
• Dự toán đơn giá của hàng hóa trên mỗi đơn vị. 
• Chữ ký của lập phiếu. 
• Chữ ký của bộ phận/giám đốc có quyền hạn quyết định, phê duyệt yêu cầu. 

Đối với phần nội dung, người lập phiếu nên lưu ý đề cập mục đích mua hàng ngay tại tên phiếu. Ví dụ, một số đơn đề nghị mua vật tư phổ biến là: Đơn đề nghị mua thêm máy máy tính để bàn cho phòng Marketing, Phiếu đề xuất mua máy in cho phòng Nhân sự…. 

4.2. Lưu ý về hình thức thể hiện

Phiếu đề xuất mua hàng là văn hành hành chính, bởi vậy các doanh nghiệp cũng cần chú trọng đảm bảo hình thức chỉn chu. 

Thông tin nên được trình bày dưới dạng bảng tính logic, dễ hiểu khi có nhiều danh mục hàng hóa để bộ phận mua hàng dễ dàng kiểm toán. Ngoài ra, đơn đề xuất luôn phải có đủ quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn vị, thời gian, mục đích mua sắm. 

5. Quy trình đề xuất mua hàng hóa, vật tư cho doanh nghiệp 

Xây dựng quy trình đề xuất mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro thất thoát, kiểm soát chặt chẽ chất lượng hàng hóa. 

5.1. Gửi yêu cầu mua hàng 

Cá nhân hoặc phòng ban phát sinh nhu cầu mua thêm, đổi mới vật tư, thiết bị tiến hành soạn phiếu đề xuất mua hàng. Phiếu được trình lên cấp quản lý cao hơn hoặc bộ phận phụ trách để chờ quyết định phê duyệt. 

5.2. Xem xét phê duyệt yêu cầu mua hàng

Phiếu đề xuất mua vật tư được xem xét dưới hai trường hợp: 

• Phê duyệt thành công: Ban lãnh đạo đồng ý yêu cầu, bộ phận mua tiếp nhận đơn và bắt đầu tìm kiếm hàng hóa theo đúng đề xuất. 
• Từ chối phê duyệt: Ban lãnh đạo không đồng ý yêu cầu, phiếu đề xuất sẽ được trả về cho cá nhân hoặc bộ phận lập phiếu kèm theo lý do từ chối. Cá nhân, bộ phận đó có thể chỉnh sửa những sai sót để tiếp tục gửi đơn lần hai. 

Trên thực tế, bước ký duyệt thường tốn nhiều thời gian của nhân sự vì phải chờ đợi, di chuyển nhiều lần. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đơn giản hóa thủ tục, nâng cao năng suất làm việc với phần mềm tự động hóa quy trình. 

MISA AMIS Quy trình là một trong những ứng dụng thiết lập, kết nối quy trình liên phòng ban toàn diện nhất. Người dùng chỉ cần chọn mẫu quy trình, đính kèm phiếu đề xuất để gửi yêu cầu lên cấp trên hay chuyển sang bộ phận khác. 

Tất cả các thao tác ký duyệt được tối ưu nhờ MISA AMIS Quy trình kết nối với giải pháp ký tài liệu số từ xa MISA AMIS WeSign và MISA AMIS Mua hàng . Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng thực hiện những quy trình liên kết như đề xuất mua hàng, đề xuất thanh toán một cách nhanh chóng ở bất kỳ đâu, loại bỏ lãng phí thời gian, chi phí.

 

5.3. Bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp 

Mỗi loại hàng hóa đều có nhiều nhà cung cấp khác nhau. Bộ phận mua hàng cần căn cứ vào những tiêu chí nhất định để chọn ra danh sách 3 đến 5 đơn vị phù hợp: 

• Chất lượng vật phẩm đạt tiêu chuẩn. 
• Nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm và thành tựu trong lĩnh vực. 
• Giá cả sản phẩm cạnh tranh so với thị trường. 
• Nhà cung cấp và doanh nghiệp đạt được sự đồng thuận về phương thức thanh toán: thanh toán sau khi nhận hàng, thanh toán trước 50%,… 

5.4. Lựa chọn và phê duyệt nhà cung cấp 

Sau khi chọn ra một số đơn vị, phòng mua hàng gửi lại danh sách cho ban lãnh đạo xét duyệt. Trong đó, ban lãnh đạo tiến hành cân nhắc, quyết định nhà cung cấp dựa trên cơ sở:

• So sánh báo giá với điều kiện mua hàng của các bên cung cấp. 
• So sánh báo giá của nhà cung cấp cũ với các nhà cung cấp mới hiện có. 

5.5. Lập hợp đồng mua hàng và ký duyệt hợp đồng

Doanh nghiệp chỉ chuyển đến bước này nếu đã thống nhất được đơn vị cung cấp tốt nhất. Nhân viên mua hàng lập hợp đồng bao gồm thông tin báo giá, điều khoản thanh toán và thời gian giao hàng.

Theo đó, nhà cung cấp phải tiến hành bàn giao đúng loại hàng hóa và đủ số lượng ghi trong hợp đồng. Phòng mua hàng cũng có trách nhiệm kiểm tra, giám sát chất lượng đơn hàng trước khi nhập kho.

5.6. Doanh nghiệp nhận hàng, nhập kho

Bộ phận mua hàng phối hợp cùng bộ phận kho kiểm định chất lượng hàng hóa nhập kho. Tiêu chuẩn kiểm tra căn cứ vào thông tin trên hợp đồng như số lượng, đơn vị. thông số kỹ thuật,… 

Những sản phẩm không đạt chuẩn sẽ được thống kê chi tiết, chuyển ngược lại phòng mua hàng tiến hành đổi/trả hàng. 

5.7. Kế toán hoàn tất thủ tục 

Phòng mua hàng gửi toàn bộ chứng từ, hóa đơn, hợp đồng với nhà cung cấp tới bộ phận kế toán. Nếu thông tin chuẩn xác, kế toán viên sẽ lập hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp. Nếu không, kế toán sẽ phản hồi lại phòng mua hàng để bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin.

Kết luận

Phiếu đề xuất mua hàng Excel không chỉ là một công cụ đơn giản mà còn là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý quy trình mua sắm một cách chuyên nghiệp. Với tính linh hoạt, khả năng tự động hóa và chi phí gần như bằng 0, đây là lựa chọn lý tưởng cho bất kỳ ai muốn tối ưu hóa công việc. Hãy bắt đầu ngay hôm nay: tải mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel miễn phí hoặc tự tạo theo hướng dẫn để trải nghiệm sự tiện lợi mà nó mang lại.