Top 10 câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua thường gặp nhất

Trong bối cảnh thương mại phát triển, nhu cầu tuyển dụng nhân viên thu mua đang gia tăng mạnh mẽ tại nhiều doanh nghiệp. Vai trò của nhân viên thu mua không đơn thuần chỉ là đặt hàng mà còn đòi hỏi những hiểu biết chuyên môn và kỹ năng đàm phán, phân tích thị trường, kiểm soát chi phí… Để hỗ trợ cả ứng viên chuẩn bị tốt hơn và nhà tuyển dụng đánh giá hiệu quả hơn, MISA AMIS tổng hợp 10 câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua thường gặp nhất.

1. Nhân viên thu mua là gì?

Nhân viên thu mua (Purchasing Staff hoặc Procurement Officer) là người chịu trách nhiệm tìm kiếm, đàm phán và mua hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ cần thiết để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Công việc của họ gồm tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, so sánh giá cả, đặt hàng, kiểm soát chất lượng hàng hóa và đảm bảo tiến độ bàn giao sản phẩm/dịch vụ.

Họ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu chi phí, đảm bảo nguồn cung ổn định và góp phần duy trì chuỗi cung ứng hiệu quả. Nhân viên thu mua cần có khả năng phân tích thị trường, kỹ năng thương lượng tốt cùng tư duy chiến lược để lựa chọn đối tác phù hợp. Ngoài ra, họ cũng cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận như sản xuất, kế toán, kho vận để đảm bảo mọi hoạt động mua sắm diễn ra suôn sẻ và minh bạch.

2. Những lưu ý khi tham gia phỏng vấn nhân viên thu mua

Để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng và thể hiện rõ năng lực phù hợp với vị trí thu mua, ứng viên cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ cách trả lời đến thái độ khi tham gia phỏng vấn. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp ứng viên ghi điểm:

• Trả lời ngắn gọn, đi vào trọng tâm: Ưu tiên cách trả lời rõ ràng, đủ ý, tránh lan man. Điều này thể hiện tư duy logic và khả năng xử lý tình huống nhanh – điều mà nhà tuyển dụng đánh giá cao.

• Thể hiện kỹ năng mềm: Giao tiếp, lắng nghe và trình bày là những kỹ năng không thể thiếu ở một nhân viên thu mua. Hãy thể hiện chúng thông qua cách trao đổi trong buổi phỏng vấn.

• Cho thấy tinh thần cầu tiến: Sự cởi mở, chủ động học hỏi sẽ giúp bạn nổi bật. Nhà tuyển dụng luôn ưu tiên những ứng viên sẵn sàng thích nghi và phát triển cùng doanh nghiệp.

• Hiểu rõ vai trò công việc: Bạn cần nắm được bản chất công việc thu mua, chuỗi cung ứng, tìm hiểu nghiêm túc về yêu cầu công việc tại nơi bạn đến phỏng vấn, từ đó xác định trước kỳ vọng của nhà tuyển dụng.

• Tác phong chuyên nghiệp: Đến đúng giờ, mặc trang phục gọn gàng và thể hiện thái độ hợp tác, tích cực, đây là những yếu tố cơ bản nhưng luôn tạo thiện cảm tốt với người phỏng vấn.

3. Top 10 câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua thông dụng nhất

Để giúp ứng viên thể hiện tốt nhất năng lực của mình trước nhà tuyển dụng, dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn thường gặp cho vị trí nhân viên thu mua và gợi ý trả lời. Các câu hỏi này được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhằm đánh giá toàn diện kiến thức chuyên môn, kỹ năng xử lý tình huống và tư duy của ứng viên.

3.1 Nhân viên thu mua làm những công việc gì?

Trước khi đi phỏng vấn, bạn cần hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của vị trí thu mua. Việc nắm bắt đúng mô tả công việc thể hiện bạn là người có sự tìm hiểu kỹ, hình dung được kỳ vọng của nhà tuyển dụng. Dưới đây là những đầu việc chính có thể đưa vào câu trả lời:

• Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

• Đàm phán giá cả, điều khoản hợp đồng và thời gian giao hàng

• Lập đơn đặt hàng và theo dõi tiến độ giao nhận

• Kiểm tra chất lượng hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào

• Phối hợp với các bộ phận sản xuất, kho, kế toán để đảm bảo quy trình mua hàng diễn ra suôn sẻ

• Theo dõi tồn kho, lập kế hoạch mua hàng định kỳ

• Cập nhật báo giá, xu hướng thị trường và xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp

• Quản lý chứng từ liên quan đến đơn hàng và thanh toán

3.2 Lợi thế của bản thân giúp ích cho công việc nhân viên thu mua?

Để làm tốt công việc được giao, ứng viên vị trí nhân viên thu mua thường sẽ được hỏi về các ưu điểm và kỹ năng cá nhân trong quá trình phỏng vấn. Đây là cách nhà tuyển dụng đánh giá mức độ phù hợp của bạn với công việc. Hãy nêu điểm mạnh của bạn và tập trung nhấn mạnh các kỹ năng phù hợp với công việc thu mua:

• Kỹ năng đàm phán: Đây là lợi thế lớn đối với những bạn có khả năng giao tiếp tốt, biết cách thuyết phục và xử lý tình huống linh hoạt. Kỹ năng này giúp bạn đạt được những thỏa thuận có lợi khi làm việc với nhà cung cấp.

• Khả năng nắm bắt thông tin thị trường: Việc cập nhật thường xuyên giá cả, xu hướng thị trường và biến động nguồn cung sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định mua hàng chính xác và kịp thời.

• Kiến thức chuyên ngành: Khi có nền tảng chuyên môn vững, bạn sẽ dễ dàng đánh giá chất lượng hàng hóa, làm việc hiệu quả với các phòng ban khác như kế hoạch, kho hay tài chính để lựa chọn giải pháp tối ưu về chi phí và chất lượng.

• Tư duy linh hoạt, cập nhật theo xu hướng: Trong môi trường kinh doanh nhiều biến động, việc linh hoạt thay đổi, tư duy mở và chủ động thích nghi với cái mới là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giữ vững lợi thế cạnh tranh.

3.3 Nêu những cách thức liên hệ với nhà cung cấp

Việc lựa chọn cách thức liên hệ phù hợp với nhà cung cấp rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả giao tiếp và tiến độ đơn hàng. Gợi ý trả lời cho câu hỏi này là tùy vào hoàn cảnh và mối quan hệ hợp tác, có thể sử dụng nhiều hình thức linh hoạt.

Một số cách phổ biến gồm: gửi email để trao đổi chính thức và lưu lại thông tin; gọi điện thoại khi cần phản hồi nhanh hoặc thương lượng; sử dụng ứng dụng nhắn tin như Zalo, WhatsApp để cập nhật tiến độ; gặp mặt trực tiếp khi cần đàm phán hoặc kiểm tra mẫu và liên hệ qua hệ thống phần mềm nếu doanh nghiệp sử dụng nền tảng quản lý mua hàng.

2.4 Tiêu chuẩn chọn lựa nhà cung cấp uy tín là gì?

Khi lựa chọn nhà cung cấp uy tín, nên dựa trên một số tiêu chuẩn chính như sau:

• Chất lượng hàng hóa ổn định: Đảm bảo sản phẩm đáp ứng đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của doanh nghiệp.

• Giá cả cạnh tranh: Cân đối giữa chi phí và giá trị nhận được, tránh lựa chọn chỉ vì giá rẻ.

• Thời gian giao hàng đúng hẹn: Khả năng giao hàng đúng tiến độ ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất và vận hành.

• Thái độ hợp tác và hỗ trợ sau bán: Nhà cung cấp uy tín cần có tinh thần hợp tác, xử lý linh hoạt các vấn đề phát sinh.

• Uy tín trên thị trường: Có kinh nghiệm lâu năm, phản hồi tích cực từ các đối tác khác, hồ sơ pháp lý rõ ràng.

2.5 Khó khăn và cách bạn giải quyết vấn đề trong công việc thu mua?

Trước buổi phỏng vấn, bạn nên chuẩn bị trước 2–3 tình huống thực tế từng gặp trong quá trình làm việc, mỗi tình huống nên nêu rõ: vấn đề là gì, bạn đã xử lý ra sao, kết quả thế nào và quan trọng là kinh nghiệm bạn rút ra. Trong phỏng vấn, hãy chọn 1 tình huống thể hiện tốt khả năng xử lý và kỹ năng mềm của bạn để trình bày.

Ví dụ: Trong một lần đặt hàng nguyên vật liệu, nhà cung cấp báo giao trễ 5 ngày do thiếu hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất. Tôi đã chủ động kiểm tra tồn kho thực tế, sau đó liên hệ nhà cung cấp cũ để hỏi hàng tạm thay thế. Đồng thời, tôi thông báo sớm cho phòng sản xuất để điều chỉnh kế hoạch. Kết quả là dây chuyền vẫn vận hành được, không bị ngừng trệ. Từ đó, tôi rút ra kinh nghiệm luôn phải có kế hoạch dự phòng và duy trì ít nhất 2 nhà cung cấp cho mỗi nhóm nguyên vật liệu.

2.6 Bạn giải quyết thế nào nếu nhà cung cấp giao sai mẫu?

Nếu nhà cung cấp giao sai mẫu, bạn nên nêu rõ các bước sau để giải quyết vấn đề:

• Kiểm tra lại thông tin đơn hàng xem lỗi chính xác từ phía nào.
• Thông báo lỗi và cùng đề xuất phương án giải quyết, có thể là hoàn trả hàng sai và đổi lại hàng đúng.
• Đàm phán về thời gian giao hàng mới, cố gắng không làm ảnh hưởng đến tiến độ.
• Trong trường hợp không thể sửa lỗi nhanh chóng, cần chủ động tìm kiếm phương án thay thế tạm thời từ các nhà cung cấp khác. Nếu hậu quả lớn, cần báo cáo với cấp trên hoặc bộ phận liên quan, sau đó làm việc với nhà cung cấp lỗi về phương án đền bù.

2.7 Khi mua bán hàng hóa có cần hợp đồng hay hóa đơn gì không?

Khi mua bán hàng hóa, việc có hợp đồng hay hóa đơn là rất quan trọng, đặc biệt đối với các giao dịch lớn và có giá trị. Một hợp đồng mua bán sẽ giúp xác định rõ các điều khoản về giá cả, chất lượng sản phẩm, phương thức thanh toán và thời gian giao hàng, từ đó bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Hợp đồng cũng là căn cứ pháp lý nếu có tranh chấp xảy ra.

Ngoài hợp đồng, hóa đơn là tài liệu bắt buộc để ghi nhận giao dịch và thực hiện các thủ tục kế toán, thuế, đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ của các giao dịch tài chính. Vì vậy, dù là giao dịch nhỏ hay lớn của công ty với nhà cung cấp thì việc có hợp đồng và hóa đơn là bắt buộc.

2.8 Purchase là gì? Bạn hiểu thế nào về mô hình mua hàng Purchase?

Purchase là thuật ngữ tiếng Anh dùng để chỉ hoạt động mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ. Trong môi trường doanh nghiệp, “purchase” ám chỉ quá trình mua sắm từ việc tìm kiếm nhà cung cấp cho đến việc đặt hàng, nhận hàng và thanh toán.

Về mô hình mua hàng Purchase (hay Purchasing Model), đây là cách thức mà các công ty tổ chức và quản lý quy trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc nguyên vật liệu cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Mô hình này thường bao gồm các công đoạn sau: xác định nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả, lập đơn đặt hàng, theo dõi đơn hàng, nhận và kiểm tra chất lượng sản phẩm, thanh toán, và lưu trữ thông tin giao dịch.

2.9 Cách xử lý khi nhà cung cấp cung cấp sản phẩm không đạt chất lượng

Khi nhà cung cấp giao sản phẩm không đạt chất lượng, việc đầu tiên nên làm là kiểm tra lại thông tin đơn hàng và yêu cầu sản phẩm để đảm bảo không có sự nhầm lẫn từ phía công ty mình. Sau đó, cần sẽ liên hệ ngay với nhà cung cấp để thông báo về vấn đề chất lượng, cung cấp hình ảnh hoặc tài liệu chứng minh nếu cần thiết. Nhân viên thu mua cần yêu cầu họ giải quyết vấn đề: đổi lại sản phẩm, hoàn trả tiền hoặc đưa ra phương án khắc phục nếu sản phẩm chưa đạt yêu cầu.

Trong quá trình giải quyết, cần giữ thái độ chuyên nghiệp và linh hoạt, nhằm tìm ra giải pháp tối ưu cho cả hai bên. Nếu nhà cung cấp không thể giải quyết nhanh chóng, nhân viên thu mua phải tìm phương án thay thế từ các nhà cung cấp khác. Cuối cùng là rút kinh nghiệm, đề xuất cải thiện quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa trong tương lai, nhằm tránh tái diễn vấn đề.

2.10 Cách nhận biết giá thành sản phẩm của nhà cung cấp hợp lý nhất

Với câu hỏi này, cần đưa ra một số phương án cụ thể để khảo sát giá như sau:

So sánh giá cả trên thị trường: “Tôi sẽ tham khảo giá của nhiều nhà cung cấp khác nhau để có cái nhìn tổng quan về mức giá trung bình trong ngành. Điều này giúp tôi đánh giá liệu mức giá từ nhà cung cấp hiện tại có hợp lý hay không.”

Xem xét chất lượng và dịch vụ đi kèm: Giá sản phẩm không chỉ bao gồm chi phí nguyên liệu mà còn phải tính đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ hậu mãi, khả năng hỗ trợ khách hàng và thời gian giao hàng.

Tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO – Total Cost of Ownership): “Tôi sẽ tính toán tổng chi phí sở hữu, bao gồm chi phí vận chuyển, thuế, bảo trì và các chi phí khác liên quan đến việc sử dụng sản phẩm. Điều này giúp tôi hiểu rõ giá trị thật sự của sản phẩm đối với doanh nghiệp.”

Xem xét các ưu đãi hoặc chiết khấu: Đôi khi nhà cung cấp có thể đưa ra các ưu đãi hoặc chiết khấu cho các đơn hàng lớn hoặc thanh toán sớm.

4. Gợi ý khi thỏa thuận mức lương nhân viên thu mua

Khi thỏa thuận mức lương cho nhân viên thu mua, cả nhà tuyển dụng và ứng viên cần phải có sự hiểu biết rõ ràng về các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương và yêu cầu công việc.

Đối với HR:
Khi đưa ra mức lương, HR nên căn cứ vào các yếu tố như kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, và mức độ phức tạp của công việc thu mua trong doanh nghiệp.

Mức lương cho nhân viên thu mua thường dao động từ 7 triệu đến 15 triệu đồng/tháng đối với các ứng viên có kinh nghiệm từ 1-3 năm, và có thể cao hơn nếu ứng viên có kinh nghiệm lâu năm hoặc có kỹ năng đặc biệt (ví dụ: đàm phán quốc tế, quản lý chuỗi cung ứng). HR cũng cần đảm bảo mức lương đưa ra cạnh tranh với thị trường và phù hợp với ngân sách của công ty.

Đối với ứng viên:

Khi thương lượng lương, ứng viên nên chuẩn bị kỹ lưỡng về thông tin ngành nghề và thị trường, đặc biệt là mức lương của các vị trí thu mua tương tự trong khu vực. Bạn có thể bắt đầu bằng việc đưa ra một mức lương hợp lý dựa trên kinh nghiệm và kỹ năng của mình, đồng thời sẵn sàng thảo luận thêm về các yếu tố bổ sung như phúc lợi, cơ hội thăng tiến và các khoản thưởng. Hãy linh hoạt và kiên nhẫn, đồng thời luôn nhớ rằng việc thỏa thuận lương liên quan nhiều đến giá trị bạn mang lại cho công ty.

5. Kết luận 

Hy vọng rằng các gợi ý trong bài viết này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn. Việc tham khảo các câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua sẽ giúp ứng viên tự tin thể hiện bản thân và nâng cao cơ hội trúng tuyển. Đối với nhà tuyển dụng, việc đưa ra các câu hỏi sát với thực tế công việc sẽ giúp lựa chọn được những ứng viên phù hợp nhất với công ty.