Thẻ giấy chấm công là gì? Có nên sử dụng hay không?

Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, đa phần các doanh nghiệp sẽ sử dụng máy chấm công bằng vân tay hay app chấm công và khá ít người biết đến sự tồn tại của thẻ giấy chấm công. Tuy nhiên chúng từng là một trong những công cụ chấm công khá phổ biến tại Việt Nam và vẫn được sử dụng trong một số doanh nghiệp.

Vậy thẻ giấy chấm công là gì? Ưu nhược điểm của chúng mang lại ra sao? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay.

1. Thẻ giấy chấm công là gì?

Thẻ giấy chấm công là loại thẻ được làm bằng giấy với các hàng kẻ sẵn, được thiết kế để phù hợp cho việc ghi nhận giờ làm. Chúng chính là linh kiện đi kèm với máy chấm công thẻ giấy nhằm lưu trữ toàn bộ dữ liệu chấm công cho nhân viên trong các doanh nghiệp hay công nhân xí nghiệp, nhà máy. Khi tiến hành chấm công, người dùng chỉ cần đưa thẻ giấy chấm công vào trong máy để máy tiến hành in giờ vào và giờ ra trực tiếp lên thẻ.

Ở trên mỗi thẻ sẽ được chia sẵn cột bao gồm: giờ vào, giờ ra cho cả ba ca làm việc (ca sáng, chiều và làm ngoài giờ) cho 31 ngày. Vậy nên người dùng chỉ cần sử dụng một thẻ giấy chấm công duy nhất để chấm công cho cả tháng. 

Người dùng có thể tham khảo một số mã máy chấm công thẻ thông dụng hiện nay như: Ronald Jack RJ-2200N, Ronald Jack RJ-2200A, Ronald Jack RJ-3300A, Ronald Jack RJ-3300N, Wise Eye Wse-7500D, Wise Eye Wse 2800A, Wise Eye Wse 2800D, Wise Eye Wse 620A….

>>> Xem thêm: Top app chấm công trên điện thoại miễn phí tốt nhất

2. Ưu nhược điểm của thẻ giấy chấm công

Bất kỳ một thiết bị nào đều cũng có ưu và nhược điểm của chúng và thẻ giấy chấm công không phải là ngoại lệ. Chúng vừa mang lại sự tiện lợi cho người dùng nhưng cũng mang đến những bất lợi khó tránh, nhất là khi nhu cầu chấm công ngày càng phức tạp hơn.

2.1 Ưu điểm

Là một phụ kiện không thể thiếu của máy chấm công thẻ giấy nên chúng sẽ có một số ưu điểm nổi bật sau đây:

• Thời gian sử dụng khá lâu vì đa phần chúng đều được làm bằng giấy chất lượng cao, bề mặt giấy cứng và láng mịn.
• Không cần sử dụng dấu vân tay, thẻ nhân viên hay bất cứ thiết bị di động nào để thực hiện công tác chấm công. 
• Thao tác thực hiện vô cùng đơn giản và nhanh chóng, tốc độ in nhanh hơn (khoảng 1 giây cho mỗi lượt chấm), tiết kiệm thời gian cho nhân viên đặc biệt là những doanh nghiệp có số lượng nhân sự nhỏ và ít. 
• Thiết kế nhỏ gọn có thể mang đi chấm công tại nhiều văn phòng, chi nhánh, nhà máy.
• Hạn chế được tình trạng hư hỏng vì chúng được làm bằng giấy và không cần phải có máy móc để vận hành.

2.2 Nhược điểm 

Bên cạnh những ưu điểm của thẻ giấy chấm công vừa kể trên, chúng vẫn có một vài nhược điểm mà người dùng cần lưu ý. 

• Như đã đề cập từ trước, thẻ giấy chấm công luôn đi kèm với máy chấm công nên doanh nghiệp phải dùng đến thiết bị này thì thẻ giấy mới có tác dụng.
• Người dùng cần phải mang theo bên mình mỗi ngày và bảo quản thật tốt nhằm tránh tình trạng hư hỏng. Với những trường hợp để quên thẻ giấy chấm công ở nhà coi như ngày hôm đó sẽ không được ghi nhận công làm việc. 
• Thông qua thẻ giấy, các nhân viên có thể chấm công cho nhau và gây ra những trường hợp gian lận vì thế cần có quản lý để giám sát chặt chẽ quá trình chấm công của nhân viên. 
• Quá trình tổng hợp các dữ liệu chấm công gây mất rất nhiều thời gian và đương nhiên việc xảy ra sai sót là không thể tránh khỏi. 
• Thẻ giấy chấm công không phù hợp cho những công ty quy mô lớn bởi nó không thể quản lý giờ làm nhanh và chặt chẽ được như các thiết bị cao cấp, không thể liên kết với các hệ thống an ninh.

>>> Xem thêm: Có nên mua máy chấm công vân tay không

3. Các loại thẻ giấy chấm công

Trên thị trường hiện nay có hai loại thẻ giấy chấm công khá phổ biến và thông dụng đó là thẻ dày và thẻ mỏng. 

3.1 Thẻ chấm công loại dày 

Thẻ chấm công dày sẽ được làm từ những chất liệu cao cấp, bề mặt của giấy rất dày và trắng sáng. Loại giấy này rất được giới văn phòng cũng như những doanh nghiệp ưu tiên sử dụng hơn. Thường thì số lượng thẻ chấm công loại giày có số lượng lên đến 50 tờ, trên mỗi thẻ đều có các cột và hàng rõ ràng được phân chia theo từng ngày tháng để thuận lợi hơn cho máy chấm công. 

3.2 Thẻ chấm công loại mỏng 

Thẻ chấm công loại mỏng được sử dụng trong máy chấm công, sản phẩm này được làm bằng chất liệu tốt và chất lượng dễ dàng thực hiện việc ghi chép và thao tác trực tiếp trên máy. Tương tự như thẻ chấm công loại dày, thẻ chấm công loại mỏng được phân chia cột và hàng theo các ngày tháng năm rõ ràng giúp người quản lý dễ dàng trong việc chấm công hơn và tránh được sai sót. Đặc biệt là thẻ có nhiều ngôn ngữ để người dùng có thể lựa chọn như: Việt-Anh, Anh-Anh, Việt-Việt, Việt-Hoa,…

Điều kiện bảo quản của loại thẻ này khá đơn giản chỉ cần để chúng ở những nơi khô ráo, nhiệt độ trong khoảng 10-50 độ C. Mặc khác sản phẩm này rất dễ thấm nước và bám bụi vì thế cần lưu ý bảo quản. Nếu thẻ bị ướt hoặc bị bẩn sẽ khiến chữ bị nhòe, khó chấm công.

4. Giá thẻ giấy chấm công hiện nay

Trên thị trường giá thẻ giấy chấm công khá rẻ từ 75.000 đến 100.000 VNĐ bao gồm 100 tờ. Mực in chấm công, hay còn gọi là ruy băng mực máy chấm công có giá từ 75.000 đến 350.000 VNĐ tùy loại và đơn vị cung cấp. 

Mức giá trên tương đối phù hợp cho các doanh nghiệp muốn đầu tư vừa phải, tiết kiệm chi phí cho công tác chấm công hàng tháng. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng có thể tham khảo phương án đầu tư máy chấm công loại hiện đại hơn ngay từ đầu và không cần mua thêm thiết bị, dụng cụ hàng tháng nữa. 

5. Có nên sử dụng thẻ giấy chấm công hay không? 

Thẻ chấm công dễ sử dụng, phù hợp với đối tượng công nhân, đội ngũ lao động phổ thông. Tuy nhiên chúng bắt buộc phải đi kèm cùng với máy chấm công. Chưa kể đến việc thao tác thủ công có thể sai sót, tổng hợp công mất thời gian và có thể xảy ra gian lận. Do đó MISA AMIS khuyên người dùng chỉ nên sử dụng thẻ giấy chấm công với quy mô nhân sự nhỏ.

Thay vào đó, theo xu hướng hiện đại và số hóa, hãy ưu tiên sử dụng những thiết bị và phần mềm chấm công tiên tiến hơn, có khả năng nhận diện chính xác và tổng hợp công tự động.

Phần mềm chấm công phiên bản mới nhất không chỉ khắc phục những nhược điểm của thẻ giấy chấm công mà còn tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý. Nhân viên có thể chấm công bằng vân tay, khuôn mặt, điện thoại mà không cần nhớ mang theo thẻ.

6. Tự động hóa quản lý thời gian làm việc với AMIS Chấm công

Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã nâng cấp chấm công từ thẻ lên phần mềm. AMIS Chấm Công là một trong những phần mềm quản lý giờ giấc làm việc hàng đầu, được hơn 17.000 công ty tin dùng. Nếu so với chấm công thẻ thì dùng phần mềm mang lại nhiều ưu thế vượt trội.

Dùng ngay miễn phí

Đăng ký để nhận tư vấn chi tiết và dùng thử hoàn toàn miễn phí trong 14 ngày, trải nghiệm tất cả tính năng chấm công.

7. Kết luận

Có thể thấy thẻ giấy chấm công là phương pháp ghi nhận giờ làm việc khá thủ công, phù hợp với lao động phổ thông và quy mô nhân sự nhỏ. Việc sử dụng thẻ giấy chấm công hiệu quả và chính xác hay không phụ thuộc khá nhiều vào tinh thần kỷ luật của người lao động. Các nhà quản lý nên lưu ý, kiểm soát chặt các lượt chấm công để hạn chế tình trạng gian lận.