Sale admin là gì? Những kỹ năng của Sale admin

Sale admin là một trong những công việc quan trọng, hỗ trợ các công việc cần thiết cho nhân viên bán hàng hoặc đại diện kinh doanh. Để hiểu rõ hơn về sale admin là gì và công việc cũng như cơ hội phát triển cho sale admin, bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ chia sẻ đến bạn một số thông tin về công việc sale admin, bạn cùng tham khảo nhé

1. Sale admin là gì?

Sale admin là viết tắt của Sales Administrator hay còn được hiểu theo nghĩa khác là trợ lý kinh doanh. Nhiệm vụ của sale admin chính là điều phối các hoạt động trợ giúp cho các bộ phận khác. Đồng thời báo cáo mọi vấn đề kinh doanh, bán hàng,… Trực tiếp cho trưởng bộ phận hoặc giám đốc kinh doanh. Sale admin được xem là một trong những bộ phận quan trọng, đóng vai trò chủ chốt đối với doanh thu của doanh nghiệp. 

Song hành với đó thu nhập của sale admin tương đối cáo và không giới hạn. Chỉ cần bạn là người có năng lực và đáp ứng được những yêu cầu sau khi làm sale admin thì tiền đồ sẽ rất rộng mở. Vậy những yêu cầu khi làm sale admin là gì?

2. Mô tả công việc của sale admin

Công việc của một Sale Admin (Quản trị viên kinh doanh) đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ đội ngũ bán hàng và đảm bảo quy trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Đối với các cấp quản lý và CEO, hiểu rõ vị trí này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất bộ phận kinh doanh mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng và gia tăng lợi nhuận.

2.1. Thu thập, tiếp nhận và xử lý thông tin đặt hàng

Công việc của sale admin là tiếp nhận thông tin các đơn đặt hàng của khách hàng. Thông tin đơn hàng thường được gửi đến qua email, điện thoại hay thư đặt hàng. Mục đích của công việc này là để kiểm tra, xác nhận tình trạng các đơn đặt hàng và thông tin khách hàng có khớp không để đảm bảo đơn hàng được giao đến đúng người và đúng sản phẩm. Ngoài ra, người quản lý bán hàng cập nhật giá cả, chiết khấu và số lượng của đơn đặt hàng.

Khi đã kiểm tra lại thông tin các đơn đặt hàng, sale admin sẽ gọi điện đến khách hàng để xác nhận lại 1 lượt thông tin và bổ sung thêm thông tin nếu thiếu. Khi khách hàng có câu hỏi về sản phẩm và dịch vụ, người quản lý bán hàng sẽ giúp trả lời chúng.

Đọc thêm: Quản lý sale bằng phần mềm nào tốt

2.2. Nhập dữ liệu đơn hàng vào hệ thống

Khi đã xác nhận lại thành công thông tin các đơn đặt hàng, sale admin sẽ tiến hành nhập dữ liệu đơn hàng vào hệ thống của công ty. Sau khi công ty nhận được thông tin sẽ gửi đến bộ phận phù hợp để phối hợp giao hàng.

Tiếp đó bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận các đơn hàng và xác minh lại các thông tin như tình trạng sản phẩm, hình thức thanh toán, hạn mức tín dụng của khách hàng, khi xác minh thông tin liên hệ của khách hàng là chính xác và cập nhật với các thay đổi của đơn đặt hàng. Dựa trên những thông tin này, các công ty sẽ bắt đầu đặt hàng.

2.3. Quản lý thông tin và hồ sơ khách hàng

Quản lý tất cả thông tin của khách hàng cũng là một trong những công việc mà sale admin đảm nhận. Tất cả thông tin khách hàng trong giao dịch với công ty được quản lý bởi quản trị viên bán hàng. Sau khi tiếp nhận các đơn hàng sale admin sẽ tiến hành tạo hồ sơ cho khách hàng mới, hồ sơ bao gồm các thông tin cơ bản như tên, số điện thoại, địa chỉ,…

Ngoài ra, sale admin cũng cần nắm được các thông tin về đơn đặt hàng: Số lượng, phân loại, …

Sale admin cũng sẽ phải chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ của khách hàng, vì các thông tin này sẽ được sử dụng cho các báo cáo bán hàng. Dựa vào doanh thu thực tế của doanh nghiệp mà bộ phận marketing phối hợp với bộ phận kinh doanh để thực hiện các chiến lược marketing hiệu quả.

2.4. Hỗ trợ bán hàng

Hỗ trợ phòng kinh doanh thực hiện công việc bán hàng cũng là một trong những công việc mà sale admin cần thực hiện.

• Trao đổi và cung cấp các thông tin cần thiết cho khách hàng.
• Gửi báo cáo giá cho khách hàng.

Điều này sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc của bộ phận kinh doanh. Từ đó, giám đốc kinh doanh sẽ tập trung vào nỗ lực bán hàng để tăng doanh thu kinh doanh. 

2.5. Xây dựng cầu nối và nâng cao trải nghiệm khách hàng

Sale Admin không chỉ làm việc với đội ngũ bán hàng mà còn phối hợp với các bộ phận khác như kho vận, kế toán để đảm bảo mọi giao dịch được hoàn tất suôn sẻ. Họ giải quyết khiếu nại, xử lý vấn đề phát sinh và hỗ trợ điều phối lịch trình cho nhân viên kinh doanh. Sự chuyên nghiệp của Sale Admin góp phần tạo dựng lòng tin từ khách hàng và đối tác, đồng thời nâng cao hình ảnh thương hiệu. Đối với lãnh đạo cấp cao, đây là yếu tố then chốt để bảo vệ danh tiếng và gia tăng giá trị doanh nghiệp.

3. Những kỹ năng, kinh nghiệm khi làm sale admin

3.1.  Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian

Sale Admin cần có khả năng sắp xếp công việc hiệu quả để xử lý khối lượng lớn thông tin như đơn hàng, dữ liệu khách hàng và báo cáo doanh số. Họ phải biết ưu tiên nhiệm vụ, đảm bảo mọi quy trình từ nhập liệu đến giao hàng diễn ra đúng hạn. Đối với các nhà quản lý, một Sale Admin giỏi về tổ chức giúp giảm áp lực cho đội ngũ bán hàng và giữ cho hoạt động kinh doanh luôn trơn tru.

3.2. Thành thạo công nghệ và phân tích dữ liệu

Kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng (CRM), Excel, hoặc các công cụ báo cáo là điều bắt buộc. Sale Admin cần phân tích dữ liệu doanh số để cung cấp thông tin giá trị, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược. Kinh nghiệm làm việc với các hệ thống công nghệ hiện đại giúp họ tối ưu hóa quy trình và nâng cao tính chính xác. Với CEO, đây là yếu tố quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp vận hành dựa trên dữ liệu đáng tin cậy.

Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng MISA AMIS CRM để áp dụng cho bộ phận Sales. Phần mềm này quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng từ doanh thu đến khách hàng, sản phẩm, nhân viên sales. Các báo cáo bán hàng cập nhật real time giúp CEO, quản lý liên tục kiểm soát và kịp thời điều chỉnh phù hợp. Dựa trên dữ liệu trên AMIS CRM, sale admin có thể phân tích đưa ra các hành động cải tiến khâu chăm sóc, tối ưu chuyển đổi.

Dùng ngay miễn phí

3.3. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là bắt buộc đối với hầu hết các nghề nghiệp. Quan trọng hơn, đối với sale admin, nó quyết định trực tiếp đến sự thành công của việc tăng doanh số bán hàng.

Giao tiếp tốt sẽ tạo tiền đề giúp sale admin tìm kiếm và xây dựng các mối quan hệ với khách hàng. Sau đó có thể tư vấn với khách hàng cũng như đàm phán để họ đồng ý ký kết các hợp đồng sử dụng các sản phẩm, dịch vụ của mình. Việc giao kết hợp đồng này bao gồm việc cân bằng lợi ích khách hàng và lợi ích thương mại. Bên cạnh đó việc giao tiếp tốt sẽ giúp sale admin giao tiếp hiệu quả và cộng tác tốt với đồng nghiệp xung quanh và cấp trên của họ.

3.4. Làm việc theo nhóm

Sale admin là bộ phận thường xuyên phải phối hợp với bộ phận khác, nhất là đội kinh doanh bán hàng. Do đó, kỹ năng phối hợp làm việc cực kỳ quan trọng, liên kết càng chặt chẽ sẽ giúp làm việc ăn ý, gắn bó, hỗ trợ lẫn nhau hoàn thành công việc.

Làm việc theo nhóm một cách hài hòa và đồng nhất sẽ giúp cung cấp các sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng nhanh chóng, từ đó nhận được những phản hồi tốt từ khách hàng khiến họ hài lòng và có thể giữ chân được khách, đồng thời cũng sẽ tăng khả năng tìm kiếm các đối tượng khách hàng mới. Sản phẩm mới tăng doanh thu cho mọi thành viên, mục tiêu phát triển chung.

3.5. Kỹ năng lắng nghe

Điều quan trọng để có thể làm tốt công việc sale admin là phải biết lắng nghe lắng nghe giúp bạn nhận được thông tin từ người khác và hiểu họ hơn. Điều quan trọng là phải giữ một tinh thần cởi mở trong công việc. Lắng nghe giúp người sale admin nhìn ra nhiều khía cạnh của vấn đề, bao gồm cả những điểm mà trước đây họ đã bỏ qua. Điều này có thể giúp công việc chủ động và thuận tiện hơn.

3.6. Kỹ năng phản biện

Kỹ năng phản biện cho phép bạn đưa ra các quyết định đúng đắn hơn, sáng suốt hơn trong quá trình làm công việc sale admin. Sale admin có thể đưa ra những quyết định làm việc của nhóm. Nhưng đôi khi cũng có thể dễ dàng quyết định những ý kiến của một thành viên nhưng được cho là hướng hành động tốt nhất, điều này có thể mang lại những kết quả tốt nhất.

Với những cách suy nghĩ chín chắn về tình huống, có khả năng nhìn nhận các mặt phải của vấn đề và biết lắng nghe các thành viên khác trong nhóm sẽ giúp bạn có thể đạt được tiến bộ. Từ đó giúp công việc gặp nhiều thuận lợi hơn.

3.7. Kỹ năng thuyết trình

Trong quá trình làm việc, do tính chất công việc đặc biệt, một số trưởng phòng kinh doanh tại địa phương sẽ giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của công ty đến với khách hàng. Một sale admin cần phải có kỹ năng thuyết trình tốt, để có thể thuyết phục khách hàng tin tưởng hoặc yêu thích, bên cạnh đó sự tự tin và chuyên nghiệp, giải thích hấp dẫn sẽ đánh trúng tâm lý của khách hàng, làm cho khách hàng ngày càng tin tưởng mình hơn.

Kỹ năng thuyết trình tốt cũng sẽ giúp cho sale admin có thể tự tin trình bày những dự án của mình trước các phòng ban khác và cấp trên để được phê duyệt khi triển khai. Vì vậy để thành công hơn trong công việc sale admin thì bạn cần rèn luyện sự tự tin, khả năng thuyết trình lưu loát và chuyên nghiệp để có thể có được những kết quả tốt nhất.

3.8. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Để có thể được sự thành công và đứng vững được trong ngành, bạn cần có năng lực giải quyết các vấn đề và đối mặt với áp lực công việc. Giống như một nhân viên sale admin, bạn phải tự mình đương đầu với những áp lực: doanh số, khách hàng khó tính, thiếu sự hỗ trợ từ các bộ phận liên quan… Người sales admin phải chịu áp lực đảm bảo cân bằng lợi ích của đôi bên. Hãy chuẩn bị sẵn “Tinh thần thép” mọi lúc mọi nơi khi gia nhập đội ngũ cho vị trí này.

3.9. Những kinh nghiệm sale admin cần có

• Kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực bán hàng hoặc hành chính: Ít nhất 1-2 năm làm việc ở vị trí tương tự giúp Sale Admin quen với quy trình kinh doanh và áp lực công việc.
• Hiểu biết về ngành nghề doanh nghiệp: Điều này giúp họ nắm bắt nhanh nhu cầu khách hàng và phối hợp tốt hơn với đội ngũ sales.
• Đào tạo cơ bản về quản trị kinh doanh hoặc kỹ năng văn phòng: Dù không bắt buộc, đây là nền tảng giúp họ làm việc chuyên nghiệp hơn.

Một Sale Admin sở hữu những kỹ năng và kinh nghiệm này không chỉ là cánh tay phải đắc lực của đội ngũ kinh doanh mà còn là tài sản chiến lược của doanh nghiệp. Với các CEO, tuyển dụng hoặc phát triển nhân sự ở vị trí này là cách thông minh để tối ưu hóa hiệu quả vận hành và gia tăng lợi nhuận.

4. Mức lương của Sale admin là bao nhiêu?

Đây là câu hỏi được nhiều ứng viên quan tâm và ngay cả Doanh nghiệp cũng tham khảo khi có nhu cầu tuyển dụng vị trí sale admin. Mức lương của Sale Admin tại Việt Nam vào năm 2025 có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, khu vực làm việc, quy mô doanh nghiệp và ngành nghề cụ thể. Doanh nghiệp và người lao động có thể tham khảo mức sau:

4.1. Mức lương theo kinh nghiệm

• Dưới 1 năm kinh nghiệm: Mức lương khởi điểm thường dao động từ 7 – 9 triệu đồng/tháng
• 1 – 3 năm kinh nghiệm: Với kỹ năng thành thạo hơn, mức lương trung bình rơi vào khoảng 9 – 12 triệu đồng/tháng, có thể kèm theo hoa hồng nếu công ty áp dụng chính sách thưởng doanh số.
• Trên 3 năm kinh nghiệm: Sale Admin có kinh nghiệm lâu năm, khả năng phân tích dữ liệu và quản lý quy trình tốt, có thể đạt mức lương từ 15 – 20 triệu đồng/tháng, thậm chí cao hơn ở các doanh nghiệp lớn.

4.2. Mức lương theo khu vực

• Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh: Đây là hai thành phố lớn với nhu cầu nhân sự cao, mức lương trung bình của Sale Admin thường cao hơn, dao động từ 10 – 20 triệu đồng/tháng, tùy kinh nghiệm và quy mô công ty.
• Các thành phố khác (Đà Nẵng, Cần Thơ, Hải Phòng…): Mức lương phổ biến thấp hơn một chút, khoảng 8 – 15 triệu đồng/tháng, nhưng vẫn có tiềm năng tăng nếu làm trong các ngành hot như bất động sản hoặc logistics.

4.3. Mức lương theo ngành nghề và quy mô doanh nghiệp

• Ngành bất động sản, bảo hiểm, hoặc thương mại điện tử: Những ngành này thường có mức lương cao hơn nhờ hoa hồng từ doanh số, tổng thu nhập của Sale ddmin có thể lên tới trên 20 triệu/ tháng nếu có kết quả doanh thu tốt.
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME): Mức lương cứng thường từ 8 – 15 triệu đồng/tháng, ít có hoa hồng.
• Doanh nghiệp lớn hoặc đa quốc gia: Lương cứng cao hơn, từ 15 – 30 triệu đồng/tháng. Ngoài ra những công ty này thường kèm theo chế độ đãi ngộ tốt như thưởng, bảo hiểm, phụ cấp.

Mức lương trên mang tính chất tham khảo, có thể thay đổi nhiều so với tổng thu nhập. Mức hoa hồng phụ thuộc vào kết quả doanh thu mà sale admin đem lại cho doanh nghiệp. Ngoài ra, muốn có lương cao, sale admin cần thành thạo các công cụ đặc biệt là công cụ CRM, phân tích dữ liệu.

Chưa biết dùng CRM để quản lý công việc của Sales?Dùng thử miễn phí MISA AMIS CRM ngay

5. Cơ hội thăng tiến của Sale admin

Cơ hội thăng tiến của một Sale Admin trong doanh nghiệp phụ thuộc vào năng lực cá nhân, quy mô công ty và tầm nhìn chiến lược của ban lãnh đạo. Dưới đây là cách vị trí này có thể phát triển, được trình bày phù hợp cho bài SEO nhắm đến các cấp quản lý và CEO:

5.1. Tiến lên các vai trò quản lý đội ngũ bán hàng

Sale Admin thường xuyên làm việc chặt chẽ với đội ngũ kinh doanh, nắm rõ quy trình và hiệu suất của từng nhân viên. Với kinh nghiệm tích lũy, họ có thể thăng tiến thành trưởng nhóm kinh doanh hoặc quản lý bán hàng. Ở vị trí này, họ chuyển từ hỗ trợ sang lãnh đạo, định hướng chiến lược bán hàng và quản lý trực tiếp đội ngũ sales. Điều này đặc biệt khả thi trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi CEO đánh giá cao nhân sự hiểu sâu về hoạt động nội bộ.

5.2. Chuyển hướng sang phân tích và lập kế hoạch kinh doanh

Sale admin có kỹ năng phân tích và lập báo cáo, từ đó có thể lên vị trí “chuyên viên phân tích kinh doanh” hoặc “chuyên viên lập kế hoạch”. Họ sử dụng thông tin từ doanh số và xu hướng thị trường để hỗ trợ ban lãnh đạo xây dựng chiến lược dài hạn. Đây là bước tiến quan trọng trong các công ty lớn, nơi dữ liệu đóng vai trò cốt lõi trong quyết định của CEO, giúp Sale Admin khẳng định giá trị vượt ngoài công việc hành chính.

5.3. Mở rộng sang các vị trí điều phối hoặc vận hành

Với khả năng phối hợp giữa các bộ phận như kinh doanh, kho vận và kế toán, Sale admin có thể đảm nhận các vai trò như điều phối viên dự án hoặc quản lý vận hành. Ở những vị trí này, họ tối ưu hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp, không chỉ giới hạn trong bán hàng. Điều này đặc biệt hấp dẫn trong các công ty đang mở rộng quy mô, nơi ban lãnh đạo cần nhân sự linh hoạt để đảm bảo sự phát triển bền vững.

Để có được cơ hội thăng tiến, sale admin cần có hiệu suất công việc vượt trội, chủ động học hỏi và có thể tiến xa trong sự nghiệp của mình. Đối với doanh nghiệp, cần đào tạo thêm các kỹ năng cho sale admin và định hướng công việc để tạo động lực cho nhân viên cố gắng.

Đối với các CEO, việc xây dựng lộ trình thăng tiến cho Sale Admin không chỉ giữ chân nhân viên giỏi mà còn tạo ra đội ngũ lãnh đạo tương lai từ chính nội bộ. Đây là cách thông minh để tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

6. Bí quyết, kinh nghiệm làm sale admin giỏi

Để có kết quả làm việc tốt, sale admin cần học hỏi để làm tốt các kỹ năng sau:

6.1. Tổ chức công việc thông minh

Sale admin cần dùng công cụ như Excel hoặc Trello để theo dõi tiến độ, đảm bảo không bỏ sót việc nào, giúp đội sales hoạt động trơn tru. Hãy quản lý thời gian tốt, phân chia nhỏ các nhiệm vụ, ưu tiên xử lý đơn hàng khẩn và các công việc quan trọng. Làm như vậy để đảm bảo công việc được giải quyết gọn ghẽ.

Ngoài ra, sale admin cần tìm hiểu kỹ về sản phẩm/dịch vụ và các bộ phận phối hợp để có thể nắm bắt nhu cầu khách hàng, tổ chức công việc hiệu quả hơn.

6.2. Giao tiếp linh hoạt, giải quyết vấn đề hiệu quả

Hãy giữ thái độ tích cực, lắng nghe và phản hồi rõ ràng với đội sales, khách hàng. Học cách chủ động xử lý sai sót (như lỗi đơn hàng) bằng cách liên hệ khách hàng ngay, tạo ấn tượng tốt với cả nội bộ và đối tác.

Sale admin cần là người năng động, tự đề xuất cách làm mới, góp phần tối ưu quy trình làm việc. Bạn có thể tham gia vào đào tạo kỹ năng mềm để lan tỏa giá trị và cũng là cách ghi điểm trong cơ hội thăng tiến.

Tổng kết

Trên đây là giải đáp sale admin là gì và những kỹ năng cần có để trở thành sale admin. Ngoài nắm vững những kỹ năng cần thiết như kỹ năng giao tiếp, phản biện, thuyết trình,… thì để làm một sale tốt bạn cũng cần trau dồi khả năng ngôn ngữ, khả năng tin học rất nhiều. 

Hy vọng với những thông tin bài viết mà MISA AMIS đã chia sẻ trên đây, sẽ là những thông tin hữu ích đến bạn. Hãy thường xuyên cập nhật những bài viết mới tại MISA AMIS để tham khảo những thông tin bổ ích mỗi ngày nhé!