Kanban là gì? Cách ứng dụng Kanban quản lý công việc hiệu quả

Cách doanh nghiệp tổ chức và quản lý công việc, dự án có tác động lớn đến việc tối ưu hóa năng suất và nâng cao hiệu quả quy trình làm việc. Kanban – một phương pháp quản lý công việc trực quan và linh hoạt, bắt nguồn từ hệ thống sản xuất của Toyota ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Vậy Kanban là gì? Làm thế nào ứng dụng Kanban hiệu quả để tối ưu quy trình làm việc, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu suất? Cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay!

1. Kanban là gì?

1.1 Định nghĩa Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp quản lý công việc trực quan, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách giới hạn số lượng công việc đang thực hiện và tập trung vào dòng chảy công việc liên tục.

Phương pháp Kanban cơ bản bắt nguồn từ lý thuyết sản xuất tinh gọn và lấy cảm hứng từ Hệ thống sản xuất của Toyota vào những năm 1940. Thế nhưng, kỹ sư David J. Anderson của Microsoft lại là người đầu tiên nhận ra khả năng tiếp cận rộng rãi tới nhiều loại hình công ty, dự án của Kanban.

Ngày nay, Kanban không chỉ được áp dụng trong sản xuất mà còn phổ biến trong phát triển phần mềm, quản lý dự án, vận hành doanh nghiệp và nhiều lĩnh vực khác. Bằng cách sử dụng bảng Kanban (Kanban Board) với các cột trạng thái như To Do (Cần làm), In Progress (Đang làm), Done (Hoàn thành), các nhóm có thể dễ dàng theo dõi công việc, cải thiện sự minh bạch và tối ưu hóa quy trình làm việc.

1.2. Một vài khái niệm cơ bản trong mô hình Kanban

Các thành phần cơ bản trong mô hình Kanban như Bảng công việc, Cột danh sách công việc, Thẻ công việc,… hoạt động như những “bản đồ” dẫn dắt đội nhóm qua từng bước của dự án. Mỗi thành phần đóng vai trò quan trọng, từ việc giúp nhóm nhận diện công việc cần làm cho đến việc theo dõi tiến độ và đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả, không bị quá tải.

Bảng Kanban (Kanban Board)

Bảng Kanban là gì? Bảng Kanban là công cụ trực quan để theo dõi công việc trong suốt quá trình thực hiện. Nó thường được chia thành các cột, mỗi cột đại diện cho một trạng thái của công việc trong quy trình làm việc. Các bảng Kanban có thể được thực hiện trên giấy, bảng trắng, hoặc các phần mềm quản lý như Trello, Jira, AMIS Công việc của MISA,…

Cột danh sách công việc

Các cột trên bảng Kanban thể hiện các giai đoạn khác nhau trong quy trình công việc. Mỗi cột sẽ chứa danh sách các công việc (thẻ công việc) đang ở trạng thái tương ứng. Ví dụ, các cột thông thường có thể là:

• To Do (Cần làm): Công việc chưa được bắt đầu.
• In Progress (Đang làm): Công việc đang được thực hiện.
• Done (Hoàn thành): Công việc đã được hoàn tất.

Cột giúp nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ và tình trạng công việc.

Thẻ công việc (Task Cards)

Mỗi công việc trong hệ thống Kanban được đại diện bằng một thẻ. Thẻ công việc chứa các thông tin quan trọng như mô tả công việc, người phụ trách, thời gian dự kiến hoàn thành, và các ghi chú khác. Các thẻ này được di chuyển qua các cột từ trạng thái này sang trạng thái khác (từ “To Do” sang “In Progress” và sau đó là “Done”).

Xem thêm: 10 phần mềm quản lý dự án theo dõi tiến độ hiệu quả nhất

2. Nguyên lý hoạt động của Kanban là gì?

Bảng Kanban được xem như lựa chọn lý tưởng cho những người quản lý nhóm, quản lý dự án hoặc thường xuyên phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Trong đó, phương pháp này sẽ tuân theo 5 nguyên tắc cốt lõi sau:

2.1. Kanban là một hệ thống kéo (Pull System)

Trong Kanban, công việc chỉ được bắt đầu khi có không gian và năng lực thực hiện. Điều này có nghĩa là khi một công việc đã hoàn thành, công việc tiếp theo từ cột “To Do” sẽ được “kéo” vào để làm. Hệ thống kéo giúp đảm bảo rằng không có quá nhiều công việc được thực hiện cùng lúc, tránh sự quá tải và giảm lãng phí.

2.2. Trực quan hóa luồng công việc (Visualizing Work)

Kanban yêu cầu người dùng trực quan hóa các dự án và hạng mục công việc. Không giống như các phương pháp tiếp cận khác, Kanban không quy định một quy trình làm việc nhất định. Tuy nhiên, tất cả các hạng mục công việc phải được lập thành văn bản hoặc sơ đồ mà tất cả mọi người đều có thể hình dung, nắm bắt nhanh chóng.

Khi đội nhóm sử dụng phương pháp Kanban sẽ cần tạo ra bảng Kanban. Trên tấm bảng đó sẽ bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì thẻ của công việc đó sẽ được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như đa số các phần mềm quản lý công việc hiện nay – ví dụ như phần mềm MISA AMIS Công việc. 

Một trong những cách phân cột đơn giản nhất trên bảng Kanban là tạo ra 3 cột với 3 nội dung là “To-do” (việc phải làm), “In progress” (Đang thực hiện) và “Done” (Hoàn thành). 

Ngoài ra, tùy vào lĩnh vực, chúng ta có thể bổ sung một vài cột, tương ứng với các trạng thái khác nhau của công việc. Ví dụ với các dự án phần mềm, chúng ta có thể tạo thêm các cột như Backlog, Design, Review/ Testing,…

2.3. Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP – Work In Progress)

Mỗi thẻ công việc sẽ được xếp vào các cột trạng thái khác nhau và được chuyển qua lại giữa các cột. Tuy nhiên, số lượng công việc ở mỗi trạng thái (mỗi cột) sẽ cần được giới hạn.

Đặt giới hạn sẽ đảm bảo rằng bạn xác định các công việc ưu tiên hàng đầu cần được hoàn thành trước. Bên cạnh đó, bạn cũng kịp thời cảnh báo cho mọi người khi số lượng công việc cần làm đã vượt quá giới hạn.

Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới hạn còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải việc chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.

2.4. Quản lý dòng chảy công việc (Managing Flow)

Ngoài những nguyên tắc trên, Kanban hướng đến việc tập trung vào luồng sản xuất và quy trình. Bảng Kanban được triển khai ngay từ ban đầu sẽ tạo ra công cụ quan sát công việc tổng quan nhất.

Cùng với đó, người quản lý xác định chính xác vấn đề tắc nghẽn và đưa ra giải pháp khắc phục bằng cách thường xuyên theo dõi quy trình làm việc. Đáng chú ý, người quản lý cần giải thích quy trình rõ ràng, minh bạch. Từ đó, các thành viên có thể thảo luận về các cải tiến một cách khách quan, cởi mở.

2.5. Cải tiến liên tục (Continuous Improvement)

Nguyên tắc cuối cùng của Kanban là cải tiến liên tục. Nhóm có thể đo mức độ hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian thực hiện một thẻ công việc để từ đó có những phân tích, thử nghiệm nhằm thay đổi hệ thống, thay đổi cách thức làm việc, thay đổi quy trình làm việc… nhằm tăng tính hiệu quả của nhóm.

Đây là mối quan tâm trọng yếu nhất của hầu hết các phương pháp sản xuất tinh gọn. Trừ khi doanh nghiệp đã đạt mức hiệu suất tối đa, nếu không bạn sẽ luôn phải tiến hành cải thiện để hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển hơn nữa.

Xem thêm: Văn phòng điện tử e-office là gì? 5 bước thiết lập văn phòng điện tử hiệu quả nhất

3. Lợi ích của phương pháp Kanban

Điểm mạnh chính của phương pháp Kanban là khả năng cải thiện đáng kể cách thức bạn quản lý các dự án mà không cần thay đổi cấu trúc tổ chức.

Một số lợi ích mà phương pháp Kanban mang lại bao gồm:

• Tăng tính linh hoạt
• Cải tiến liên tục
• Tăng cường sự hợp tác
• Nâng cao quyền tự chủ cho nhân viên
• Quy trình làm việc mượt mà hơn
• Quản lý tồn kho hiệu quả hơn
• Kiểm soát chất lượng được cải thiện

4. Cách triển khai Kanban trong 6 bước

5. Ưu và nhược điểm của mô hình Kanban

Sau khi hiểu Kanban là gì, cách hoạt động của Kanban, câu hỏi đặt ra là liệu đội ngũ của bạn có nên sử dụng Kanban không? Không có câu trả lời đúng hay sai nhưng dưới đây là một số lợi ích và bất lợi mà các đội nhóm có thể gặp phải khi áp dụng phương pháp Kanban.

5.1. Ưu điểm của Kanban

• Dễ sử dụng: Kanban dễ triển khai mà không cần đào tạo phức tạp, giúp theo dõi công việc một cách trực quan.
• Phù hợp với nhiều ngành: Ban đầu được sử dụng trong sản xuất ô tô, Kanban hiện nay áp dụng rộng rãi trong phát triển phần mềm, tài chính, marketing và y tế.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Có thể dễ dàng điều chỉnh các cột và giai đoạn theo nhu cầu công việc.
• Khuyến khích hợp tác: Kanban giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng thấy tiến độ công việc và hỗ trợ lẫn nhau.
• Cải tiến liên tục: Khuyến khích nhóm cải tiến quy trình công việc và giảm thiểu lãng phí theo thời gian.

5.2. Nhược điểm của Kanban

• Khó dự đoán thời gian hoàn thành: Kanban không hiển thị thời gian hoàn thành, làm cho việc lập kế hoạch và đáp ứng cam kết bên ngoài khó khăn.
• Có thể trở nên quá tải nhanh chóng: Vì mỗi thẻ công việc chiếm nhiều không gian trực quan, bảng Kanban có thể nhanh chóng bị lộn xộn và quá tải nếu bạn có quá nhiều công việc đang thực hiện cùng lúc.
• Phụ thuộc vào kỷ luật: Cần đội ngũ có kỷ luật cao để tự quản lý, nếu không sẽ ảnh hưởng đến năng suất.

6. So sánh Kanban và Scrum

Sự khác biệt giữa Scrum và Kanban là gì? Kanban là một phương pháp, trong khi Scrum là một khung quy trình. Là một phương pháp Agile, Kanban xây dựng mô hình giao hàng liên tục, nơi các nhóm cung cấp giá trị ngay khi công việc hoàn thành, trong khi Scrum tổ chức công việc theo các Sprint.

Việc lựa chọn áp dụng Kanban hay Scrum phụ thuộc vào bản chất của quy trình công việc, tuy nhiên có thể nói rằng Kanban mang lại một phương pháp tiếp cận linh hoạt hơn, trong khi Scrum dựa vào các quy tắc đã được xác định trước

7. Phần mềm quản lý công việc theo phương pháp Kanban hiệu quả nhất 

Hiện nay, phần mềm AMIS Công việc là một trong những phần mềm quản lý công việc online ứng dụng bảng Kanban tiêu biểu. Người dùng không chỉ dễ dàng theo dõi đầu việc, thao tác kéo thả nhiệm vụ đơn giản mà còn cập nhật tiến độ mọi lúc mọi nơi. Chính vì vậy, AMIS Công việc phù hợp với tất cả mọi phòng ban, mọi loại hình dự án.

Dùng thử miễn phí

Thêm vào đó, phần mềm này còn sở hữu nhiều ưu điểm khác như cung cấp báo cáo đa chiều, thiết lập quy trình làm việc liên phòng ban và đồng nhất dữ liệu khoa học trên một nền tảng hợp nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.

• Tạo và quản lý bảng Kanban: Cho phép bạn tạo các bảng Kanban dễ dàng, giúp phân chia công việc theo các cột như “Chưa làm”, “Đang làm” và “Hoàn thành”. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tùy chỉnh các cột theo quy trình đặc thù của mình. Các công việc được thể hiện dưới dạng thẻ, giúp mọi thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi trạng thái của công việc.
• Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP): AMIS Công việc hỗ trợ thiết lập giới hạn WIP cho mỗi cột, giúp nhóm duy trì sự tập trung vào công việc hiện tại và tránh tình trạng quá tải công việc. Việc này giúp tăng hiệu quả và giảm thiểu lãng phí thời gian.
• Theo dõi tiến độ công việc: Phần mềm cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc, cho phép bạn dễ dàng nhận ra các tắc nghẽn trong quy trình và nhanh chóng điều chỉnh nguồn lực hoặc quy trình làm việc.
• Tính năng thông báo và nhắc nhở: AMIS Công việc cung cấp tính năng thông báo và nhắc nhở giúp các thành viên trong nhóm không bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng. Các thông báo về công việc mới hoặc công việc gần hết hạn sẽ giúp nhóm duy trì tiến độ.
• Tăng cường sự hợp tác và giao tiếp: Phần mềm giúp các thành viên trong nhóm giao tiếp và hợp tác hiệu quả nhờ vào tính năng bình luận trực tiếp, quản lý tài liệu, phê duyệt trên mỗi công việc, giúp mọi người dễ dàng chia sẻ thông tin và cập nhật trạng thái công việc.
• Cải tiến quy trình liên tục: Với AMIS Công việc, bạn có thể dễ dàng theo dõi và cải tiến quy trình làm việc thông qua việc phân tích các chỉ số và phản hồi của nhóm. Phần mềm hỗ trợ đánh giá hiệu suất và tìm ra các cơ hội để tối ưu hóa quy trình công việc.
• Đo lường hiệu suất nhân viên tự động: Hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng nhân viên, khối lượng thực hiện, phần trăm hoàn thành, tính cam kết,… được tự động đánh giá theo thời gian thực.

Có thể nói, đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

Kết luận

Qua bài viết trên, MISA AMIS hy vọng doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về Kanban là gì và biết cách ứng dụng phương pháp quản lý công việc, dự án này. Chúc các bạn đạt năng suất cao và thành công với dự án của mình.