Tải mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp, thu hút ứng viên mới nhất

Trong môi trường tuyển dụng ngày càng cạnh tranh hiện nay, việc gửi một thư mời nhận việc chuyên nghiệp không chỉ là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng mà còn là cách thức để tạo ấn tượng tốt đối với ứng viên. Tuy nhiên, nhiều nhà tuyển dụng vẫn gặp khó khăn trong việc xây dựng một mẫu thư mời nhận việc vừa thể hiện được sự chuyên nghiệp, vừa phù hợp với xu hướng mới trong năm 2025. Vậy làm thế nào để viết một thư mời nhận việc vừa chuẩn mực, vừa thể hiện được giá trị của công ty và tạo dựng lòng tin với ứng viên ngay từ đầu?

Bài viết này của MISA AMIS sẽ giúp các nhà tuyển dụng hiểu rõ cách thức viết thư mời nhận việc chuyên nghiệp, cung cấp mẫu thư mời chuẩn mực và những xu hướng mới nhất trong năm 2025, nhằm tối ưu hóa quá trình tuyển dụng và xây dựng mối quan hệ bền vững với ứng viên ngay từ bước đầu tiên.

1. Thư mời nhận việc là gì?

Thư mời nhận việc hay employment offer email (thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn) là văn bản được công ty gửi cho ứng viên sau khi họ vượt qua vòng phỏng vấn, đủ điều kiện trúng tuyển.

Thực tế không phải tất cả ứng viên nhận được thư mời đều đồng ý nhận lời làm việc. Nếu nhận được đề nghị hấp dẫn hơn từ các công ty khác, họ có quyền lựa chọn giữa các lời mời. Có thể thấy để thu hút nhân tài thì bộ phận HR cần đầu tư thời gian để soạn thảo một mẫu thư mời làm việc thuyết phục. 

Thông tin trong thư phải đầy đủ, câu văn súc tích, đủ ý, thể hiện được những nội dung quan trọng. Đây là những yếu tố quan trọng để tạo dựng sự tin tưởng với ứng viên. Nếu bức thư không chuyên nghiệp, ứng viên sẽ không muốn nhận lời làm việc, doanh nghiệp để lỡ mất một nhân viên tiềm năng và công sức thực hiện các hoạt động tuyển dụng trước đó bị lãng phí. 

2. Tại sao nhà tuyển dụng cần gửi thư mời nhận việc cho ứng viên?

Thư mời nhận việc đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng, vì nó không chỉ là một công cụ xác nhận chính thức giữa nhà tuyển dụng và ứng viên mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Dưới đây là những lý do tại sao nhà tuyển dụng cần gửi thư mời nhận việc cho ứng viên:

2.1. Xác nhận chính thức quyết định tuyển dụng

Thư mời nhận việc là cách thức chính thức thông báo rằng ứng viên đã được chọn cho vị trí công việc. Nó giúp kết thúc quá trình tuyển dụng một cách rõ ràng và minh bạch, đồng thời giúp ứng viên hiểu rõ về quyết định tuyển dụng của công ty.

2.2. Đảm bảo tính pháp lý

Thư mời nhận việc là văn bản pháp lý có giá trị, xác định các điều khoản quan trọng của hợp đồng lao động, bao gồm mức lương, phúc lợi, các yêu cầu công việc, và thời gian bắt đầu làm việc. Điều này giúp cả hai bên (nhà tuyển dụng và ứng viên) có cơ sở để bảo vệ quyền lợi của mình trong quá trình làm việc.

2.3. Tạo ấn tượng chuyên nghiệp

Gửi thư mời nhận việc giúp công ty thể hiện tính chuyên nghiệp và sự chú trọng đến các ứng viên. Một thư mời mạch lạc, rõ ràng và lịch sự sẽ tạo ra ấn tượng tốt ngay từ đầu và giúp ứng viên cảm thấy được trân trọng, qua đó nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty.

2.4. Xây dựng mối quan hệ bền vững với ứng viên

Thông qua thư mời nhận việc, nhà tuyển dụng có thể bắt đầu xây dựng mối quan hệ tốt với ứng viên, khiến họ cảm thấy mình là một phần quan trọng của đội ngũ ngay từ khi chưa bắt đầu công việc. Điều này có thể góp phần vào việc giữ chân nhân tài và tạo động lực cho ứng viên khi họ gia nhập công ty.

2.5. Giảm thiểu sự không chắc chắn

Khi ứng viên đã vượt qua quá trình phỏng vấn, việc nhận thư mời nhận việc sẽ giúp họ xác nhận lại các thông tin và điều kiện làm việc. Điều này sẽ giảm thiểu sự không chắc chắn về công việc trong tương lai và giúp họ chuẩn bị tốt hơn cho quá trình gia nhập công ty.

2.6. Khuyến khích ứng viên quyết định nhanh chóng

Thư mời nhận việc có thể được sử dụng như một công cụ để thuyết phục ứng viên nhanh chóng đưa ra quyết định về việc nhận công việc. Một thư mời chuyên nghiệp và chi tiết sẽ giúp ứng viên hiểu rõ những gì họ sẽ nhận được và động viên họ chính thức gia nhập công ty.

3. Thư mời nhận việc bao gồm những nội dung gì?

Mẫu thư mời nhận việc gửi cho ứng viên thường gồm các nội dung sau:

Thông báo trúng tuyển và chúc mừng ứng viên

Thông tin liên quan đến công việc:

• Vị trí công việc cụ thể (nhân viên, chuyên viên, quản lý, trưởng phòng, junior, senior…)
• Địa điểm làm việc
• Thời gian làm việc
• Mức lương theo thỏa thuận, nêu rõ lương cơ bản, lương theo KPI, hoa hồng nếu có
• Các chính sách đãi ngộ dành cho nhân viên
• Phòng ban trực thuộc và cấp quản lý trực tiếp
• Thời gian bắt đầu nhận việc
• Thời hạn phản hồi thư mời nhận việc
• Thư mời có thể đính kèm hợp đồng lao động, thông tin chi tiết hơn hoặc điều khoản về công việc, tài liệu giới thiệu công ty…

Ở cuối thư, HR nên thể hiện sự mong chờ của phía công ty đối với ứng viên bằng 1 câu đơn giản như “Hy vọng chúng ta sớm có cơ hội được làm việc cùng nhau”. Sau đó hãy để lại thông tin liên hệ để ứng viên tiện trao đổi thêm.

Bạn muốn tự động hóa quy trình tuyển dụng?Tìm hiểu ngay phần mềm này

4. Tiêu chí chung khi viết thư mời nhận việc gồm những gì?

Khi viết thư mời nhận việc, nhà tuyển dụng cần tuân thủ một số tiêu chí chung để đảm bảo rằng thư mời vừa chuyên nghiệp, rõ ràng, vừa cung cấp đủ thông tin cần thiết cho ứng viên. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng khi viết thư mời nhận việc:

4.1. Thông tin công ty rõ ràng

• Tên công ty: Đảm bảo ghi rõ tên đầy đủ của công ty.

• Địa chỉ công ty: Cung cấp địa chỉ văn phòng hoặc chi nhánh nơi ứng viên sẽ làm việc.

• Thông tin liên hệ: Bao gồm số điện thoại, email hoặc các phương thức liên lạc khác.

4.2. Thông tin về ứng viên

• Tên đầy đủ của ứng viên: Ghi rõ tên ứng viên trong thư để thể hiện sự cá nhân hóa và tạo sự trang trọng.

• Chức danh công việc: Nêu rõ chức danh mà ứng viên sẽ đảm nhiệm.

4.3. Điều kiện công việc

• Mô tả công việc: Tóm tắt các nhiệm vụ chính và trách nhiệm mà ứng viên sẽ thực hiện khi gia nhập công ty.

• Mức lương và phúc lợi: Cung cấp mức lương cơ bản, các khoản thưởng, các phúc lợi như bảo hiểm, các quyền lợi khác mà ứng viên sẽ được hưởng.

• Thời gian làm việc: Nêu rõ thời gian làm việc hàng ngày, số giờ làm việc, cũng như ngày bắt đầu làm việc.

4.4. Các điều khoản hợp đồng

• Thời gian thử việc: Nếu có, cần nêu rõ thời gian thử việc, cũng như các điều kiện trong thời gian thử việc.

• Các yêu cầu khác: Bao gồm các điều kiện làm việc, quy định về trang phục, kỷ luật, chính sách về nghỉ phép và các chính sách liên quan khác.

4.5. Thời gian và cách thức xác nhận

• Hạn cuối để phản hồi: Thư mời cần ghi rõ thời gian mà ứng viên cần phản hồi về quyết định nhận việc.

• Cách thức xác nhận: Hướng dẫn cách thức ứng viên cần phản hồi (ví dụ: qua email, gọi điện thoại, hay ký xác nhận).

4.6. Lý do ứng viên được chọn

• Lý do mời nhận việc: Có thể nêu lý do vì sao ứng viên được chọn, ví dụ như sự phù hợp với vị trí công việc và các kỹ năng, kinh nghiệm nổi bật của ứng viên. Điều này không chỉ tạo động lực cho ứng viên mà còn giúp họ cảm thấy được trân trọng.

4.7. Lời chào và kết thúc lịch sự

• Lời chúc mừng: Thể hiện sự vui mừng và hào hứng khi ứng viên nhận công việc.

• Lời mời hợp tác: Khẳng định mong muốn ứng viên gia nhập đội ngũ công ty và cùng phát triển.

• Kết thúc thư một cách chuyên nghiệp: Kết thư bằng cách sử dụng các lời chúc tốt đẹp và thể hiện sự sẵn sàng hỗ trợ khi ứng viên cần.

4.8. Tính chuyên nghiệp và ngắn gọn

• Ngôn ngữ rõ ràng và chuyên nghiệp: Thư mời cần sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, rõ ràng và trang trọng.

• Không dài dòng: Thư mời cần ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin cần thiết, tránh làm mất thời gian của ứng viên.

4.9. Cảm ơn và mong đợi sự hợp tác

• Lời cảm ơn: Đảm bảo cảm ơn ứng viên vì đã tham gia vào quá trình phỏng vấn và thể hiện sự hào hứng khi mời ứng viên gia nhập công ty.

5. Những yêu cầu cơ bản của một mẫu thư mời nhận việc

Thư mời nhận việc là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển dụng, bởi vậy khi soạn thảo thư mời cần lưu ý một số tiêu chí nhất định.

5.1 Thông tin đầy đủ, chính xác 

Email mời nhận việc cần có đầy đủ các thông tin như: Vị trí công việc, mức lương, các đãi ngộ, thời gian làm việc… Ngoài ra, trong thư cũng nên đề cập đến các điều khoản, chính sách theo quy định của công ty để ứng viên hiểu rõ hơn về quyền lợi của mình. 

Đây chính là cơ sở để ứng viên quyết định có nhận việc hay không. Sự khác nhau về chính sách của mỗi công ty có thể là lý do khiến ứng viên từ chối offer của này và nhận offer của một công ty khác.

5.2 Diễn đạt rõ ràng, không dài dòng 

Khi gửi thư mời nhận việc cần đảm bảo ngôn từ được diễn đạt rõ ràng, không dùng từ dễ gây hiểu nhầm. Việc sử dụng những từ ngữ tối nghĩa đôi khi mang đến nhiều rủi ro, khiến hai bên phải trao đổi qua lại nhiều lần để làm rõ. Điều này gây mất thời gian và để lại những ấn tượng không tốt trong mắt ứng viên.

5.3 Trình bày khoa học và chuyên nghiệp

Thư mời nhận việc cần trình bày chuyên nghiệp để có thể mang lại cho ứng viên những ấn tượng tốt nhất. Phòng nhân sự có thể cân nhắc việc thiết kế một mẫu thư mời nhận việc chuẩn và dùng chung cho các ứng viên. Nếu không hãy đảm bảo thư dễ nhìn, dễ đọc, không nên quá màu mè. Hãy dùng font hiện đại, mỗi đoạn dài 3-4 dòng, giữa các đoạn cần cách dòng để thông tin được rõ ràng hơn. 

5.4 Sử dụng ngôn từ chuẩn mực 

Trong email mời nhận việc không nên sử dụng văn nói. Văn phong, ngôn từ cần phù hợp với độ tuổi, vị trí ứng viên, thể hiện tính chuyên nghiệp, lịch sự, nhưng cũng cần có sự thân thiện, cởi mở. Một thư mời nhận việc tốt không những chuẩn mực về ngôn từ, thuyết phục được ứng viên mà còn thể hiện được nét riêng của doanh nghiệp. 

>>> Xem thêm: Onboarding là gì? Bí quyết onboarding nhân viên mới hiệu quả

6. Mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp

Nhà quản trị nhân sự có thể tham khảo một số mẫu thư mời nhận việc tiếng Việt và tiếng Anh sau đây để chỉnh sửa phù hợp với doanh nghiệp mình:

Mẫu thư mời nhận việc số 1

Mẫu thư mời nhận việc số 2

Mẫu thư mời nhận việc số 3

Mẫu thư mời nhận việc số 4

Mẫu thư mời nhận việc số 5

Mẫu thư mời nhận việc tiếng Anh (Offer Letter)

7. Gửi thư mời nhận việc và quản lý ứng viên dễ dàng với AMIS Tuyển Dụng 

Việc soạn và gửi thư mời nhận việc thủ công qua email có thể khiến HR tốn rất nhiều thời gian. Đặc biệt với những doanh nghiệp có quy mô lớn và tần suất biến động nhân sự cao, nếu không quản lý ứng viên một cách khoa học sẽ dễ gặp các vấn đề như: Gửi sót mail, gửi nhầm mail cho ứng viên, phản hồi ứng viên chậm, chăm sóc ứng viên không sát sao làm giảm hiệu quả tuyển dụng.

Để nâng cao trải nghiệm ứng viên và quản lý tuyển dụng hiệu quả hơn, AMIS Tuyển dụng sẽ giúp HR:

• Soạn thảo thư gửi ứng viên bằng AI
• Thiết lập sẵn mẫu email chăm sóc ứng viên để sử dụng nhanh
• Gửi email hàng loạt đến danh sách ứng viên thỏa mãn yêu cầu
• Lọc CV thông minh
• Đăng tin tuyển dụng đa kênh chỉ với một nút bấm, tự động thu thập CV

• Báo cáo Tỷ lệ chuyển đổi ứng viên theo phòng ban và vị trí
• Thống kê nguồn ứng viên theo từng kênh và từng chiến dịch
• Đo lường hiệu quả sử dụng chi phí tuyển dụng để có những thay đổi kịp thời nhất.

Dùng thử miễn phí

8. Kết luận

Trên đây là một số mẫu thư mời nhận việc thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng và giúp công ty xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt ứng viên. Bạn đọc có thể tham khảo và lựa chọn mẫu phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của mình, áp dụng vào thực tế để nâng cao tỉ lệ đồng ý nhận việc của ứng viên và gia tăng hiệu quả tuyển dụng.