Nhận diện hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được cơ quan Thuế cấp trước khi người bán gửi cho người mua. Để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn, AMIS Kế toán sẽ thông tin đến bạn những điều cần biết về loại hóa đơn này qua bài viết sau.

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

1.1 Khái niệm

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được lập dưới dạng điện tử, gửi đến cơ quan thuế để cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua. Mã này đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn trong các giao dịch kinh doanh.

1.2 Đặc điểm của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm một số đặc điểm sau:

• Xác thực bởi cơ quan thuế: Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
• Định dạng chuẩn: Hóa đơn tuân theo định dạng XML, đảm bảo thống nhất và dễ dàng lưu trữ, tra cứu.
• An toàn, bảo mật: Sử dụng chữ ký số và mã hóa dữ liệu, đảm bảo an toàn thông tin.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển so với hóa đơn giấy.

2. Tại sao cần sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?

Việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và cạnh tranh trên thị trường, cụ thể:

• Tuân thủ pháp luật: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến việc phát hành hóa đơn.
• Minh bạch, chống gian lận: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế giúp tăng tính minh bạch và giảm thiểu nguy cơ gian lận hóa đơn, từ đó nâng cao uy tín doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng
• Tăng hiệu quả quản lý:  việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, và vận chuyển, đồng thời tối ưu hóa quy trình quản lý nhờ khả năng tra cứu, đối chiếu nhanh chóng. 
• Hỗ trợ chuyển đổi số: Góp phần hiện đại hóa quy trình kinh doanh, phù hợp xu hướng phát triển.

3.  So sánh hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế

Kể từ tháng 7/2022, các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78, trong đó có phần đăng ký sử dụng hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế.

Để phân biệt được 2 loại hóa đơn này và biết đơn vị mình sử dụng loại hóa đơn nào, hãy cùng theo dõi bảng so sánh sau:

>> Xem thêm bài viết:

• Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78 và Nghị định 123. 
• Hóa đơn điện tử có được cách số, lùi ngày hay không?

4. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Có 5 nhóm đối tượng được yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trừ trường hợp thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (Theo Khoản 1, Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019)
• Doanh nghiệp thuộc đối tượng đang sử dụng hoá đơn điện tử không mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (Theo Khoản 1, Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
• Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế phải thực hiện chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo của cơ quan thuế.(Theo Khoản 2, Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
  • Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế;
  •  Được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Hộ, cá nhân kinh doanh thuộc một trong các trường hợp:
  • Thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng HĐĐT;
  • Nộp thuế theo phương pháp khoán nhưng có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;
  • Khai thuế theo từng lần phát sinh và có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

(Theo Khoản 3, 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, Khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP; Khoản 2, Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC)

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng (Theo Khoản 4, Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019; Khoản 2, Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)

5. Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 (sửa đổi tại Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022), mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là một chuỗi ký tự gồm 34 ký tự. Chuỗi này được tạo tự động bởi hệ thống cơ quan thuế hoặc hệ thống của tổ chức được cơ quan thuế ủy quyền, đảm bảo tính duy nhất cho mỗi hóa đơn điện tử.

Cấu trúc mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: 

Theo quy định, mã này gồm 23 ký tự, được định dạng theo cấu trúc cụ thể như sau:

(1) Ký tự đầu tiên (C1): Là chữ cái “M” cố định, thể hiện hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đây là ký hiệu nhận diện theo quy định tại điểm b, khoản 1, Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

(2) Ký tự thứ hai (C2): Biểu thị loại hóa đơn điện tử, được đánh số từ 1 đến 6 theo quy định tại điểm a, khoản 1, Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

• 1: Hóa đơn giá trị gia tăng.
• 2: Hóa đơn bán hàng.
• 3: Hóa đơn bán tài sản công.
• 4: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
• 5: Các loại hóa đơn điện tử khác (như tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử).
• 6: Các chứng từ điện tử quản lý như hóa đơn (ví dụ: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán đại lý).

(3) Hai ký tự tiếp theo (C3C4): Là hai chữ số cuối của năm phát hành hóa đơn, được tự động sinh bởi phần mềm bán hàng.

(4) Năm ký tự kế tiếp (C5C6C7C8C9): Chuỗi ký tự tự động sinh bởi hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, đảm bảo tính duy nhất.

(5) Mười một ký tự cuối (C10-C20): Là chuỗi số liên tục được phần mềm bán hàng tự động sinh để đảm bảo mỗi hóa đơn là duy nhất.

(6) Dấu phân tách (-): Được sử dụng để chia các nhóm ký tự, giúp phân biệt thông tin về loại hóa đơn, năm phát hành, mã do cơ quan thuế cấp và chuỗi số liên tục.

Việc nắm chắc cấu trúc mã hóa đơn này sẽ giúp kế toán dễ dàng kiểm tra, xác minh và xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn, đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật và tránh những sai sót không đáng có.

6. Quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế 

6.1 Trường hợp đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế lần đầu

Để đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi đến cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

• Bước 2: Nhận thông báo chấp nhận: Trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc từ chối đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Bước 3: Sử dụng hóa đơn điện tử: Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử, ký số và gửi đến cơ quan thuế để cấp mã. Sau khi nhận được mã, doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử có mã cho người mua.

6.2 Trường hợp đăng ký chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế

Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Việc chuyển đổi này cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu hoặc nhận thông báo từ cơ quan thuế

• Chủ động chuyển đổi: Người nộp thuế tự xác định nhu cầu và thực hiện thủ tục thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
• Bị yêu cầu chuyển đổi: Trường hợp được cơ quan thuế thông báo do xác định thuộc diện rủi ro cao về thuế, người nộp thuế phải thực hiện chuyển đổi.

Bước 2: Ngừng sử dụng hóa đơn cũ

• Hóa đơn điện tử không có mã: Dừng sử dụng từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử có mã.
• Hóa đơn giấy: Tiến hành tiêu hủy các hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng, theo trình tự quy định pháp luật.

Bước 3: Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn

• Thực hiện đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Đăng ký thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua nhà cung cấp hóa đơn điện tử được ủy quyền.

Bước 4: Cơ quan thuế xác nhận đăng ký

• Sau khi nộp hồ sơ thay đổi, cơ quan thuế sẽ xét duyệt và gửi thông báo chấp nhận hoặc từ chối việc đăng ký. Trong thời hạn tối đa 10 ngày làm việc, người nộp thuế phải hoàn tất việc chuyển đổi.

Bước 5: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Lập hóa đơn điện tử, gửi đến cơ quan thuế để cấp mã xác thực.Sau khi được cấp mã, gửi hóa đơn đến khách hàng.

Lưu ý: Sau 12 tháng sử dụng hóa đơn điện tử có mã, nếu có nhu cầu quay lại sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, người nộp thuế có thể thực hiện thay đổi thông tin đăng ký hóa đơn.

==> Có thể bạn quan tâm: Các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78

7. Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Quản lý tài khoản: Doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp để đảm bảo an toàn thông tin.
• Đảm bảo tính chính xác: Khi lập hóa đơn, cần đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ theo quy định để tránh sai sót và các vấn đề pháp lý.
• Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế, đảm bảo khả năng tra cứu khi cần thiết.
• Xử lý sai sót: Trường hợp phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã gửi, doanh nghiệp cần thực hiện các bước điều chỉnh hoặc thay thế theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

8. Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Xử lý thế nào khi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bị sai sót?

Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan thuế và thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

==> Tham khảo: Cách xử lý, hủy hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Hóa đơn điện tử có mã được lưu trữ như thế nào?

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng điện tử trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Hóa đơn lưu trữ cần đảm bảo an toàn, dễ dàng tra cứu và đủ thời gian lưu trữ theo quy định pháp luật.

Cơ quan thuế có thể từ chối cấp mã hóa đơn không?

Có. Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn có sai sót về thông tin, không đầy đủ hoặc không hợp lệ, cơ quan thuế sẽ từ chối cấp mã và thông báo lỗi để doanh nghiệp chỉnh sửa, gửi lại.

Doanh nghiệp có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử có mã và không có mã không?

Có, nhưng chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định. Các doanh nghiệp khác phải lựa chọn sử dụng một trong hai loại hóa đơn để tránh nhầm lẫn.

Kết luận

Việc nắm rõ các quy định và quy trình liên quan đến hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tuân thủ pháp luật và nâng cao uy tín trên thị trường. MISA AMIS hy vọng những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và các nghiệp vụ liên quan.

Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của Thông tư 78/2021. Sử dụng phần mềm kế toán có kết nối hóa đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS là lựa chọn cần thiết để thu được những lợi ích trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. 

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị kế toán doanh nghiệp đăng ký sử dụng miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm.