Hoá đơn vận chuyển là gì? Hướng dẫn cách lập hoá đơn vận chuyển

Hoá đơn vận chuyển là gì có lẽ là vấn đề mà một số kế toán doanh nghiệp sẽ thắc mắc. Trong bài viết này, MISA AMIS chia sẻ tới độc giả các thông tin về hoá đơn vận chuyển, bao gồm cả các chú ý khi lập và cả mức xử phạt khi không có hoá đơn vận chuyển nếu bị kiểm tra.

Mục lục Hiện

1. Hoá đơn vận chuyển là gì?

Hóa đơn vận chuyển là chứng từ do đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải lập, ghi nhận các thông tin về dịch vụ vận chuyển hàng hóa, bao gồm:

Thông tin về bên vận chuyển và bên thuê vận chuyển.
Chi tiết về hàng hóa được vận chuyển (loại hàng, khối lượng, số lượng,…)
Cước phí vận chuyển và các chi phí liên quan.
Thuế suất và số tiền thuế giá trị gia tăng (GTGT) (nếu có).

Hóa đơn này không chỉ là căn cứ để thanh toán giữa các bên mà còn phục vụ cho việc kê khai thuế và chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa trong quá trình lưu thông.

Tìm hiểu thêm: Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng

2. Quy định về xuất hóa đơn vận chuyển

2.1. Điều kiện khi xuất hóa đơn vận chuyển

Đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển cần đáp ứng các điều kiện sau khi xuất hóa đơn:

Đã đăng ký kinh doanh và có mã số thuế hợp lệ.
Sử dụng hóa đơn theo đúng mẫu đã thông báo phát hành với cơ quan thuế.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và các quy định liên quan đến việc lập và sử dụng hóa đơn.

2.2. Thời điểm xuất hóa đơn vận chuyển

Theo Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

…

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

Theo đó, thời điểm lập hóa đơn cho dịch vụ vận chuyển là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS kết nối trực tiếp dịch vụ Hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp doanh nghiệp tự động ghi nhận hóa đơn, chứng từ đầu vào và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn.

Xem chi tiết tính năng phần mềm kế toán MISA AMIS

2.3 Ngày lập hóa đơn vận chuyển

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ngày lập hóa đơn vận chuyển được xác định theo nguyên tắc sau:

Ngày lập hóa đơn vận chuyển là ngày chuyển giao quyền sở hữu dịch vụ vận chuyển cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Điều này có nghĩa là ngay khi doanh nghiệp hoàn thành việc cung cấp dịch vụ vận tải, hóa đơn phải được lập, ngay cả khi khách hàng chưa thanh toán.
Trường hợp nhà xe cung ứng dịch vụ vận tải thu tiền trước hoặc sau khi hoàn thành công việc, ngày lập hóa đơn vận chuyển được xác định là ngày khách hàng thanh toán. Điều này áp dụng cho các trường hợp doanh nghiệp vận tải nhận tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc khách hàng thanh toán sau khi đã sử dụng dịch vụ.

2.4. Thông tin cần có trên hóa đơn

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, mẫu hóa đơn vận chuyển cần bao gồm các thông tin cơ bản sau:

Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
Số hóa đơn.
Thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế).
Thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có).
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền.
Thuế suất GTGT và tiền thuế GTGT.
Tổng tiền thanh toán.
Chữ ký số của người bán và người mua (nếu cần).

Doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu hóa đơn theo đặc thù kinh doanh nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định pháp luật.

Xem thêm: Hóa đơn thương mại là gì? Thông tin cần có trên Hóa đơn thương mại

2.5. Quy định về việc điều chỉnh, hủy hoặc mất hóa đơn vận chuyển

Trong quá trình lập hóa đơn vận chuyển, doanh nghiệp có thể gặp phải sai sót về thông tin khách hàng, số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa/dịch vụ. Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 19 đã quy định cụ thể về cách xử lý trong từng trường hợp.

2.5.1. Điều Chỉnh Hóa Đơn Vận Chuyển

Theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót có thể được điều chỉnh theo hai cách:

Trường hợp hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua:
- Người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA).
- Hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, gửi lại cơ quan thuế để cấp mã thay thế.
Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng có sai sót:
- Nếu sai sót về tên, địa chỉ khách hàng (không sai mã số thuế), doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho khách hàng và gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không cần lập hóa đơn mới.
- Nếu sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc nội dung hàng hóa/dịch vụ, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp sau:
  - Lập hóa đơn điều chỉnh: Doanh nghiệp lập văn bản thỏa thuận với người mua về sai sót, sau đó phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh. Trên hóa đơn cần ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
  - Lập hóa đơn thay thế: Nếu sai sót nghiêm trọng, doanh nghiệp lập văn bản thỏa thuận với khách hàng, sau đó lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai sót. Trên hóa đơn mới phải ghi: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử:
- Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho doanh nghiệp theo Mẫu số 01/TB-RSĐT (Phụ lục IB).
- Doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra và phản hồi sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Nếu doanh nghiệp không phản hồi sau hai lần thông báo, cơ quan thuế có thể thực hiện kiểm tra về việc sử dụng hóa đơn điện tử.

2.5.2. Hủy hóa đơn vận chuyển

Theo Điều 20, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn vận chuyển có thể bị hủy trong các trường hợp sau:

Hóa đơn đã lập nhưng dịch vụ vận chuyển không được thực hiện (ví dụ: khách hàng hủy đơn, không sử dụng dịch vụ). Doanh nghiệp cần hủy hóa đơn đã xuất để tránh kê khai doanh thu sai.
Phát hiện sai sót trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới, mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

2.5.3. Xử lý hóa đơn bị mất, cháy, hỏng

Theo Điều 28, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi hóa đơn vận chuyển bị mất, cháy hoặc hỏng, doanh nghiệp cần thực hiện:

Trường hợp hóa đơn bị mất, cháy, hỏng trước khi lập:
- Doanh nghiệp phải thông báo ngay cho cơ quan thuế, cung cấp thông tin về số lượng hóa đơn bị mất, cháy, hỏng và biện pháp khắc phục.
Trường hợp hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho khách hàng bị mất, cháy, hỏng:
- Doanh nghiệp lập biên bản ghi nhận sự cố và thông báo cho cơ quan thuế.
- Sau đó, doanh nghiệp lập lại hóa đơn mới thay thế và gửi cho khách hàng.
Trường hợp hóa đơn đã gửi cho khách hàng nhưng sau đó bị mất, cháy, hỏng:
- Cả bên bán và bên mua lập biên bản ghi nhận sự việc, nêu rõ số hóa đơn bị mất, cháy, hỏng.
- Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn thay thế hoặc cấp bản sao hóa đơn cho khách hàng tùy vào tình huống cụ thể.

2.6. Quy định về lưu trữ hóa đơn

Việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn vận chuyển là yêu cầu quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán, phục vụ công tác kê khai thuế và tránh các rủi ro pháp lý. Theo Điều 6, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định sau:

Doanh nghiệp phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ thông tin hóa đơn trong suốt thời gian lưu trữ. Hóa đơn không được phép thay đổi hoặc sai lệch nội dung so với thời điểm lập ban đầu.
Thời gian lưu trữ hóa đơn tuân theo Luật Kế toán 2015, tối thiểu 10 năm.
Hóa đơn điện tử phải được bảo quản bằng phương tiện điện tử, đảm bảo khả năng truy xuất khi cần thiết. Doanh nghiệp có thể lựa chọn cách thức lưu trữ phù hợp với khả năng ứng dụng công nghệ, nhưng phải đảm bảo:
Hóa đơn có thể in ra giấy hoặc tra cứu trên hệ thống điện tử khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.
Hệ thống lưu trữ phải có bảo mật cao, tránh mất dữ liệu do lỗi kỹ thuật hoặc tấn công mạng.
Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có tích hợp lưu trữ trên nền tảng đám mây để đảm bảo an toàn dữ liệu.

Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tự in hoặc hóa đơn mua của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện lưu trữ như sau:

Hóa đơn chưa lập: Phải được bảo quản trong kho lưu trữ chứng từ theo quy chế quản lý tài liệu có giá trị pháp lý.
Hóa đơn đã lập trong doanh nghiệp kế toán: Lưu trữ theo quy định về bảo quản chứng từ kế toán.
Hóa đơn đã lập trong hộ kinh doanh, cá nhân không phải đơn vị kế toán: Được lưu trữ như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân.

3. Hướng dẫn cách ghi hóa đơn cước vận chuyển theo thông tư 78

Về cơ bản, mẫu và cách ghi sẽ có một số điểm chung như các thông tin: số thứ tự, tên loại hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền… Ngoài ra, trên hóa đơn cũng phải ghi rõ nội dung cước vận chuyển. Cụ thể cách ghi hóa đơn cước vận chuyển như sau:

Các thông tin cơ bản về người mua hàng: Điền đầy đủ Họ tên, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán và số tài khoản
Các thông tin về hàng hóa: Điền đầy đủ số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Riêng đối với cước vận chuyển sẽ ghi ở dòng riêng. Như đã nhắc đến ở trên thì nếu ngày xuất hóa đơn và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển là 1 thì trên hóa đơn sẽ ghi luôn cước vận chuyển, ngay bên dưới thông tin hàng hóa; còn nếu ngày xuất hóa đơn và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển là 2 ngày khác nhau thì hóa đơn ghi cước dịch vụ vận chuyển sẽ xuất sau.
Các thông tin khác: Chữ ký và dấu của hai bên người bán, người mua;…

4. Những chú ý khi lập hoá đơn vận chuyển

Căn cứ theo công văn 9935/CT-TTHT của Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh thì:

Nếu ngày giao hàng và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển trong cùng 1 ngày thì được lập chung 1 hoá đơn.
Nếu ngày giao hàng và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển là 2 ngày khác nhau thì phải lập 2 hoá đơn.

Ngoài ra, căn cứ văn bản số 15606/BTC-TCT ngày 28/10/2014 thì:

Nếu công ty có đăng ký dịch vụ vận chuyển: Nếu ngày giao hàng và ngày vận chuyển là một thì công ty xuất 1 hoá đơn, nội dung ghi rõ 2 dòng: dòng 1 về hàng hoá và dòng 2 về chi phí vận chuyển.
Nếu công ty thuê công ty khác vận chuyển: Dù ngày giao hàng và ngày vận chuyển là một hay là hai ngày khác nhau thì công ty chỉ được viết hoá đơn tiền hàng và thuế giá trị gia tăng còn về chi phí vận chuyển thì công ty sẽ yêu cầu đơn vị vận chuyển xuất hoá đơn và gửi lại cho mình.

5. Không có hóa đơn vận chuyển có bị phạt không?

Căn cứ theo Công văn Số: 3512/TCT-CS và Khoản 1 Điều 3 Thông tư liên tịch 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP thì bên bán là bên nhận chở hàng, được xác định là bên có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan phải xuất trình đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa ngay tại thời điểm kiểm tra.

Trường hợp không xuất trình được hoá đơn, chứng từ tại thời điểm kiểm tra thì sẽ phải chịu xử phạt vi phạm hành chính về hoá đơn.

Đọc thêm: Bản thể hiện của hoá đơn điện tử và những điều cần biết

6. Giải đáp một số câu hỏi thường gặp

Cước vận chuyển có nên xuất kèm bảng kê không?

Việc lập hóa đơn cước vận chuyển kèm theo bảng kê cần tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Theo Điểm a, Khoản 6, Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chỉ những hàng hóa, dịch vụ đặc thù được bán theo kỳ nhất định như điện, nước, dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình, bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm mới được phép sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn.

Do đó, dịch vụ vận chuyển không thuộc nhóm dịch vụ đặc thù này, nên không nên xuất hóa đơn cước vận chuyển kèm theo bảng kê. Thay vào đó, doanh nghiệp cần ghi chi tiết các thông tin về dịch vụ vận chuyển trực tiếp trên hóa đơn để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan chức năng.

Việc lập hóa đơn đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Hóa đơn vận chuyển thuế suất bao nhiêu?

Thuế suất thuế GTGT đối với dịch vụ vận tải được quy định tại Luật Thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn kèm theo. Tùy vào từng trường hợp, thuế suất áp dụng có thể là 0%, 5%, 8% hoặc 10%:

Thuế suất 0%: Áp dụng cho dịch vụ vận tải quốc tế hoặc dịch vụ vận chuyển hàng hóa, hành khách từ Việt Nam ra nước ngoài hoặc ngược lại.
Thuế suất 5%: Áp dụng cho dịch vụ vận tải trong nước, bao gồm vận tải hành khách, hàng hóa nội địa.
Thuế suất 8%: Theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP, từ ngày 1/2/2022 đến 31/12/2022, thuế suất GTGT đối với dịch vụ vận tải nội địa được giảm từ 10% xuống 8% để hỗ trợ doanh nghiệp sau đại dịch. Tuy nhiên, từ năm 2023, mức thuế suất này không còn áp dụng.
Thuế suất 10%: Áp dụng cho các dịch vụ vận chuyển không thuộc diện ưu đãi thuế suất 0% hoặc 5%.

Lưu ý:

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ dịch vụ vận chuyển thuộc nhóm nào để áp dụng thuế suất chính xác.
Khi lập hóa đơn, phải ghi rõ thuế suất và số tiền thuế GTGT, tránh sai sót trong kê khai thuế.

Lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng:

Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.
Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 0 Trung bình: 0]