Mất hóa đơn đầu vào: Mức phạt và cách xử lý cụ thể

Mất hóa đơn đầu vào là trường hợp rất có thể xảy ra trong quá trình ghi nhận, thực hiện các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn. Doanh nghiệp có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền lên đến 10.000.000 đồng nếu hóa đơn đầu vào bị mất. Vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xử lý như thế nào theo đúng quy định của pháp luật. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để làm rõ hơn vấn đề kể trên.

1. Mức phạt mất hóa đơn đầu năm 2025

Quy định xử phạt đối với hành vi làm mất hóa đơn đầu vào có thể chia làm 2 trường hợp:

• Trường hợp hóa đơn đầu vào bị mất trước khi thông báo phát hành
• Mất hóa đơn khi đã thông báo phát hành

1.1. Mức phạt với trường hợp mất hóa đơn trước khi thông báo phát hành

Căn cứ theo Điều 25, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập, mức phạt được quy định như sau:

• Phạt cảnh cáo: Áp dụng khi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày, kể từ ngày hết hạn khai báo và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng: Áp dụng khi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày, kể từ ngày hết hạn khai báo, trừ trường hợp bị phạt cảnh cáo.
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Áp dụng khi:
  • Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 6 ngày trở lên, kể từ ngày hết hạn khai báo.
  • Không khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo quy định.

1.2. Mất hóa đơn đã thông báo phát hành

Căn cứ theo Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đối với hóa đơn đã thông báo phát hành, mức phạt được quy định như sau:

• Phạt cảnh cáo: Áp dụng khi:
  • Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh giao dịch và có tình tiết giảm nhẹ.
  • Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn thay thế.
• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Áp dụng khi:
  • Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh giao dịch và có tình tiết giảm nhẹ.
  • Người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn và có biên bản ghi nhận sự việc giữa người bán và người mua.
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Áp dụng khi:
  • Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập.
  • Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh giao dịch.
  • Người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn và có biên bản ghi nhận sự việc giữa người bán và người mua.
  • Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa kê khai thuế; các bên liên quan phải lập biên bản ghi nhận sự việc.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Áp dụng khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ các trường hợp đã nêu trên.

Lưu ý: Mức phạt cụ thể có thể thay đổi tùy theo tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng nặng. Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về quản lý và lưu trữ hóa đơn để tránh các vi phạm và mức phạt không mong muốn.

2. Cách xử lý khi mất hóa đơn đầu vào chuẩn

Trường hợp doanh nghiệp phát hiện cháy, hỏng hoặc mất hóa đơn đầu vào thì căn cứ theo quy định tại điều 28, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các bước xử lý như sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc

Nếu khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc và ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật, đóng dấu (nếu có) trên biên bản

Bước 2: Lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn

Doanh nghiệp cần lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu BC21/HĐG Phụ lục IA chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc. Nếu ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ thì theo quy định của pháp luật, ngày cuối cùng của thời hạn sẽ được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

>> Tải ngay mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn BC21/HĐG Phụ lục IA TẠI ĐÂY

Để lập mẫu báo cáo số BC21/HĐG, doanh nghiệp lưu ý về nội dung các tiêu thức như sau:

• Cột (1): Số thứ tự

• Cột (2) – Tên loại hóa đơn

• Cột (3) – Mẫu số: Điền mẫu hóa đơn cần báo cáo. Ví dụ nếu mất hóa đơn GTGT, kế toán doanh nghiệp điền 01/GTKT.

• Cột (4) – Ký hiệu hóa đơn: Xem lại ký hiệu hóa đơn trên liên 1 quyển hóa đơn để điền.

• Cột (5) và (6) – từ số, đến số: Nếu mất 1 hóa đơn, doanh nghiệp nhập số “1” cho cả hai cột này, nếu mất nhiều hóa đơn thì cần nhập rõ ràng từ số nào đến số nào. Trường hợp mất số hóa đơn không liên tiếp, nhấn “F5” để xuống dòng và tiếp tục nhập.

• Cột (7) – Số lượng: Do phần mềm tự cập nhật.

• Cột (8) – Liên hóa đơn: Điền liên hóa đơn bị mất.

• Cột (9) – Ghi chú: Chọn đúng trường hợp bị mất hóa đơn do chưa sử dụng, chưa viết chưa báo cáo,..
• Dòng “Lý do mất, cháy, hỏng hóa đơn”: Điền lý do bị mất, cháy, hỏng hóa đơn của doanh nghiệp.

Bước 3: Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua

• Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
• Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Lưu ý: Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

>> Đọc thêm: Quy định và lưu ý khi kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót

Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị thực hiện cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp trên phần mềm kế toán. Tuy nhiên, DN nên ưu tiên các nhà cung cấp phổ biến, được tin dùng bởi những tính năng thông minh, vượt trội và tính an toàn bảo mật cao. Phần mềm kế toán online MISA AMIS cho phép doanh nghiệp tự động ghi nhận hóa đơn, chứng từ đầu vào và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, giúp doanh nghiệp tránh khỏi tình trạng mất mát, cháy hỏng hóa đơn.

3. Mất hóa đơn đầu vào có được khấu trừ không?

Hóa đơn đầu vào hay còn gọi là hóa đơn bán hàng, là loại chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh và duy trì hoạt động của doanh nghiệp . Việc kê khai hóa đơn đầu vào không bắt buộc nhưng lại có tác động quan trọng đến quyền lợi thuế của doanh nghiệp, đặc biệt là trong vấn đề khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Theo Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC và Thông tư 173/2016/TT-BTC), để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải đáp ứng hai điều kiện sau:

• Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Như vậy, nếu mất hóa đơn đầu vào (hóa đơn gốc) mà không xin cấp lại được, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế đối với giao dịch đó. Nếu doanh nghiệp có thể xin lại hóa đơn điện tử từ bên bán hoặc tra cứu trên hệ thống thuế, vẫn được khấu trừ thuế GTGT.

4. Kết luận

Trên đây, MISA AMIS đã cung cấp thông tin chi tiết về mức phạt mất hóa đơn đầu vào và hướng dẫn cách xử lý nếu gặp tình huống này. Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, số lượng hóa đơn giao dịch mỗi ngày càng tăng lên thì việc xảy ra những sai sót, mất, cháy hỏng hóa đơn càng dễ xảy ra.

Do đó, các công cụ, công nghệ hỗ trợ được xem là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp. Đặc biệt, với những phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS, kế toán có thể dễ dàng xử lý khối lượng lớn hoá đơn mỗi ngày mà vẫn đảm bảo hạn chế sai sót. Phần mềm kế toán online MISA AMIS có nhiều tính năng tiện ích như:

• Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, hoá đơn điện tử: giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chứng từ bán hàng từ có nội dung tương tự; từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi,.. từ bảng excel, giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác.
• Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế… nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác;

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.