Báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp (DN) giúp Ban lãnh đạo, nhà quản lý biết được thực trạng tài chính của DN, quản trị được các chỉ tiêu tài chính của DN để từ đó đưa ra các quyết định phù hợp với tình hình thực tế trong từng giai đoạn của DN. Tuy nhiên, cần lập một hệ thống Báo cáo quản trị riêng để đáp ứng với yêu cầu, mục tiêu của nhà quản lý cũng như để phù hợp với mỗi loại hình DN.
1. Báo cáo kế toán quản trị là gì?
Báo cáo kế toán quản trị là tài liệu quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, cung cấp thông tin chi tiết và phân tích chuyên sâu về tình hình tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh. Không giống như báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị không chỉ tuân thủ các quy định kế toán chung mà còn được thiết kế linh hoạt, phù hợp với nhu cầu quản lý nội bộ của doanh nghiệp.
BCQT được xây dựng dựa trên việc tổng hợp, phân tích và xử lý dữ liệu từ các nguồn khác nhau trong doanh nghiệp. Nội dung thường tập trung vào việc hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết định, lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát chi phí và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Đặc biệt, báo cáo kế toán quản trị thường không công khai mà được sử dụng nội bộ, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn toàn diện và chi tiết để đưa ra các chiến lược phát triển phù hợp với doanh nghiệp.
2. Vai trò của báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp
Báo cáo kế toán quản trị có những vai trò như sau:
-
Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Báo cáo cung cấp thông tin chi tiết về chi phí, doanh thu, lợi nhuận và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Nhờ đó, ban lãnh đạo có cơ sở để đưa ra những quyết định chiến lược chính xác và hiệu quả.
-
Kiểm soát và giảm thiểu chi phí: Thông qua việc phân tích các yếu tố chi phí, báo cáo kế toán quản trị giúp doanh nghiệp phát hiện các lãng phí hoặc các khâu không hiệu quả, từ đó đưa ra biện pháp khắc phục để tối ưu hóa nguồn lực.
-
Dự báo và lập kế hoạch: Báo cáo cung cấp dữ liệu quan trọng để dự báo các xu hướng tài chính, giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn phù hợp với mục tiêu phát triển.
-
Đo lường hiệu quả hoạt động: Báo cáo kế toán quản trị giúp so sánh hiệu quả thực tế với các kế hoạch đã đề ra, từ đó đánh giá hiệu suất làm việc của các phòng ban và cá nhân trong doanh nghiệp.
-
Hỗ trợ tuân thủ và quản lý rủi ro: Báo cáo còn giúp doanh nghiệp phát hiện các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến tài chính, sản xuất hoặc vận hành, từ đó triển khai các biện pháp quản lý rủi ro kịp thời.
3. Cấu trúc của báo cáo kế toán quản trị
Đối với DN kinh doanh thương mại thông thường cấu trúc của báo cáo kế toán quản trị sẽ thường bao gồm các loại báo cáo sau:
- Báo cáo doanh thu bán hàng hay còn gọi là Báo cáo tiêu thụ;
- Báo cáo cân đối hàng tồn kho;
- Báo cáo chi phí bán hàng;
- Báo cáo cân đối công nợ phải thu, báo cáo phân tích tình hình công nợ theo tuổi nợ;
- Báo cáo công nợ phải trả;
- Báo cáo kế hoạch cân đối dòng tiền;
- Một số báo cáo chi tiết khác như: Báo cáo quản trị chi phí, lợi nhuận theo sản phẩm; Báo cáo chi tiết doanh thu, công nợ theo từng bộ phận bán hàng…
4. Cách lập một số báo cáo quản trị
4.1 Báo cáo doanh thu bán hàng (Báo cáo tiêu thụ)
- Đối với DN kinh doanh thương mại, đây là một báo cáo quan trọng giúp người quản lý biết được doanh thu, giá vốn, lãi gộp từng loại hàng hóa bán ra trong kỳ, từ đó có quyết định cần gia tăng hay hạn chế bán mặt hàng nào để tối ưu hóa lợi nhuận cho DN.
- Báo cáo tiêu thụ có thể được lập cho từng bộ phận, từng cửa hàng, từng chi nhánh để kiểm soát việc bán hàng của đơn vị giúp người quản lý ra quyết định cho phù hợp.
Đọc thêm: Định hướng xây dựng bộ máy kế toán quản trị trong doanh nghiệp
Dưới đây là mẫu một Báo cáo tiêu thụ áp dụng cho một DN kinh doanh thương mại. Tùy theo yêu cầu của người quản lý mà mẫu biểu có thể thay đổi sao cho phù hợp.
Những vấn đề cần lưu ý khi lập Báo cáo tiêu thụ hàng hóa:
+ Cần thống kê đầy đủ sản lượng bán hàng, doanh số của các bộ phận bán hàng, nhất là các DN có nhiều cửa hàng, nhiều chi nhánh, nhiều bộ phận bán hàng…
+ Cần tính đúng giá vốn, giá bán của từng loại sản phẩm, tránh tính nhầm giá bán của sản phẩm này vào lượng hàng bán của sản phẩm khác nhất là đối với DN có nhiều loại hàng hóa. Trong kỳ có thể có nhiều kỳ tăng giảm giá, vì vậy cần tính đúng lượng hàng và giá bán trong từng giai đoạn.
+ Doanh số phát sinh kỳ nào thì tính vào kỳ đó, không tính sai kỳ.
Hiện nay, một số phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS có thể tự động tổng hợp thông tin giúp kế toán doanh nghiệp tính toán chính xác sản lượng, doanh số, giá bán, giá vốn…trong kỳ.
4.2. Báo cáo cân đối hàng tồn kho
- Báo cáo cân đối hàng tồn kho giúp cho người quản lý biết được lượng hàng hóa tồn kho, trong đó chi tiết theo từng mặt hàng, đơn giá, lượng hàng xuất ra trong kỳ. Từ đó có kế hoạch cho việc nhập hàng kỳ tiếp theo hoặc kế hoạch thanh lý HTK cho phù hợp.
- Báo cáo có thể lập cho từng kho hàng hoặc toàn DN, tùy theo yêu cầu của nhà quản lý để có thể quản trị tới từng kho hàng hay tổng thể toàn đơn vị.
- Những vấn đề cần lưu ý khi lập Báo cáo cân đối hàng tồn kho:
+ Cần tính đúng, tính đủ lượng hàng của từng khâu nhập – xuất – tồn theo đúng chủng loại hàng hóa, đúng kho hàng.
+ Đối chiếu lượng hàng tồn kho cuối kì trên báo cáo và số liệu kiểm kê thực tế tại kho hàng.
+ Việc tính toán giá nhập, giá xuất phải căn cứ chính xác theo từng đơn hàng và theo quy định hạch toán của DN (VD theo Phương pháp Nhập trước xuất trước hay Phương pháp bình quân gia quyền hay Phương pháp bình quân từng lần nhập xuất).
Phần mềm kế toán online MISA AMIS đáp ứng đầy đủ các tính năng quản lý kho, hàng tồn kho của doanh nghiệp; khắc phục được mọi nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản lý truyền thống. Ngoài ra, phần mềm còn phù hợp với đặc thù quản lý kho của doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực như: Theo dõi hàng hóa có nhiều đặc tính( màu sắc, kích cỡ…), theo số lô hạn dùng, có nhiều đơn vị tính, lập biên bản kiểm kê, kiểm soát xuất kho theo định mức, thiết lập mức tồn kho tối thiểu cho từng vật tư, hàng hóa,…
Dưới đây là mẫu một Báo cáo cân đối hàng tồn kho áp dụng cho một DN kinh doanh thương mại. Tùy theo yêu cầu của người quản lý mà mẫu biểu có thể thay đổi sao cho phù hợp.
4.3. Báo cáo chi phí bán hàng
- Báo cáo chi phí bán hàng giúp người quản lý biết được thông tin về tình hình phát sinh các loại chi phí bán hàng trong DN. Từ đó nâng cao công tác quản trị chi phí, có quyết định cho việc tiết giảm loại chi phí nào để vẫn đảm bảo nâng cao hiệu quả bán hàng.
- Việc quản trị chi phí bán hàng có thể quản trị tổng thể toàn đơn vị hoặc quản trị đến từng nhóm sản phẩm, từng bộ phận bán hàng…
- Tùy theo yêu cầu của người quản lý, mẫu biểu Báo cáo chi phí có thể lập khác nhau, nhưng về cơ bản phải có các thông tin chi tiết về từng khoản mục chi phí phát sinh trong kỳ, có sự so sánh giữa các kỳ, so sánh với kế hoạch chi phí…
Dưới đây là mẫu một Báo cáo chi phí bán hàng áp dụng cho DN kinh doanh thương mại. Tùy theo yêu cầu của người quản lý có thể thay đổi mẫu biểu cho phù hợp.
Với mẫu biểu này, người quản lý có thể biết được khoản mục chi phí nào tăng giảm, tăng giảm bao nhiêu %, từ đó tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra quyết định quản lý phù hợp với từng loại chi phí.
- Những vẫn đề thường gặp khi lập Báo cáo chi phí bán hàng:
+ Không tính đúng, tính đủ các chi phí phát sinh trong kỳ.
+ Các chi phí phải là chi phí hợp lý, vừa đảm bảo phản ánh đúng các chi phí phát sinh theo thực tế, vừa tuân thủ quy định theo Thông tư 96/2015/TT-BTC
+ Để tránh bị xuất toán, cũng cần lưu ý các chứng từ hạch toán chi phí phải đảm bảo là chứng từ hợp lệ theo quy định của luật quản lý thuế.
Đọc thêm: Cách lập báo cáo tài chính cơ bản, chi tiết qua 7 bước
4.4. Báo cáo cân đối công nợ phải thu và báo cáo phân tích tình hình công nợ theo tuổi nợ
- Báo cáo này giúp người quản lý có thể biết được tình hình phát sinh công nợ của từng khách trong kỳ, thời hạn nợ, số công nợ đến hạn, quá hạn…từ đó có quyết định đúng đắn trong việc quản trị công nợ.
- Mẫu biểu Báo cáo này thường có nội dung như sau:
- Những vấn đề cần lưu ý khi lập các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu:
+ Công nợ khách hàng nào thực hiện lập báo cáo đúng theo từng khách hàng đó.
+ Thực hiện đối chiếu công nợ phải thu trên báo cáo với số dư tài khoản công nợ và biên bản đối chiếu xác nhận nợ với khách hàng cuối kỳ.
+ Việc tính toán hạn mức nợ và tuổi nợ phải được thực hiện chi tiết đến từng khách hàng và từng hóa đơn.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS cũng có tính năng tự động nhắc Nợ và xuất báo cáo tuổi Nợ để kế toán căn cứ và lập báo cáo trình ban quản trị từ đó đưa ra các quyết định hợp lý, kịp thời. Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị kế toán đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để hiểu kỹ lưỡng hơn về những tính năng, tiện ích mà phần mềm mang lại cho người dùng.
4.5. Báo cáo công nợ phải trả
– Nội dung báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp tương tự như Báo cáo công nợ phải thu, nhưng đối tượng là các nhà cung cấp các sản phẩm dịch vụ cho DN (đầu vào) như hàng hóa, dịch vụ vận tải, dịch vụ điện nước, xây dựng sửa chữa, nợ vay các tổ chức tín dụng…
– Báo cáo công nợ phải trả giúp nhà quản lý biết được cuối kỳ DN còn nợ đối tác nào để có kế hoạch trả nợ cũng như thu xếp nguồn tiền trả nợ trong thời gian tiếp theo.
4.6. Báo cáo kế hoạch cân đối dòng tiền
- Báo cáo này giúp người quản lý biết được quá trình vận động dòng tiền trong DN đến từ nguồn nào, chi vào các khoản mục nào để từ đó có kế hoạch và quyết định phù hợp với mục tiêu và tối ưu hóa sử dụng nguồn vốn trong DN.
- Việc lập Báo cáo cân đối dòng tiền này không bắt buộc theo mẫu cố định, tùy theo yêu cầu quản lý, từng DN sẽ thiết kế các mẫu biểu khác nhau. Tuy nhiên mẫu biểu Báo cáo cân đối dòng tiền này thường có nội dung như sau.
Ngoài Báo cáo cân đối dòng tiền, tùy theo mô hình của DN cũng như yêu cầu của người quản lý có thể có thêm các báo cáo liên quan đến tiền, ví dụ: Báo cáo tình hình nợ phải trả các tổ chức tín dụng. Báo cáo này giúp người quản lý biết được tình hình nợ phải trả các ngân hàng, tổ chức tín dụng mà DN đang vay, thời hạn nợ, lãi suất, thời hạn trả nợ. Từ đó có kế hoạch cân đối dòng tiền kịp thời chính xác. Mẫu biểu thường có như sau:
Trên đây là cách lập một số Báo cáo quản trị thường gặp trong DN kinh doanh thương mại. Ngoài các báo cáo trên còn một số báo cáo chi tiết tùy theo mục đích của người quản lý như Báo cáo quản trị chi phí, lợi nhuận theo sản phẩm, Báo cáo chi tiết doanh thu, công nợ theo từng bộ phận bán hàng… Những báo cáo này đi sâu vào chi tiết phục vụ cho việc quản lý tại các cấp phòng, ban, đơn vị, giúp cho việc ra quyết định của các nhà quản lý tại các đơn vị này đạt được hiệu quả cao hơn.
6. Mối quan hệ giữa báo cáo quản trị và Báo cáo tài chính trong DN
- Báo cáo quản trị là cơ sở dữ liệu quan trọng để cuối kỳ kế toán lập các Báo cáo tài chính.
- Số liệu trên Báo cáo quản trị cuối kỳ chính là số liệu dùng để lập báo cáo tài chính. Cụ thể như sau:
+ Số liệu hàng tồn kho đầu kỳ – cuối kỳ trên Báo cáo hàng tồn kho chính là số liệu đầu kỳ – cuối kỳ trên Bảng cân đối kế toán.
+ Số liệu công nợ đầu kỳ – cuối kỳ trên Bảng cân đối công nợ phải thu chính là số liệu để đưa vào mục Phải thu khách hàng hay Trả trước cho người bán trên Bảng cân đối kế toán (Nếu dư nợ ghi vào mục Phải thu khách hàng, dư có ghi vào Người mua trả tiền trước)
+ Tương tự đối với Báo cáo công nợ phải trả cũng là căn cứ cho việc lập Bảng cân đối kế toán (các mục Phải trả cho người bán (Dư có) hay trả trước cho người bán (Dư nợ)).
+ Báo cáo Doanh thu tiêu thụ, Báo cáo chi phí sẽ là cơ sở cho việc lập Báo cáo kết quả kinh doanh…
Như vậy, ngoài việc đáp ứng mục tiêu của người quản lý trong việc quản trị, lập kế hoạch…Báo cáo quản trị còn rất quan trọng và có ý nghĩa giúp cho việc lập các Báo cáo tài chính được đầy đủ và chính xác.
7. Quy trình lập báo cáo kế toán quản trị
Quy trình lập báo cáo kế toán quản trị bao gồm nhiều bước cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời và hữu ích của báo cáo. Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình lập báo cáo quản trị như sau:
-
Thu thập và phân loại dữ liệu: Xác định các nguồn dữ liệu liên quan, bao gồm thông tin về doanh thu, chi phí, sản lượng và các yếu tố khác. Dữ liệu cần được phân loại theo từng mục tiêu sử dụng.
-
Phân tích và xử lý dữ liệu: Dữ liệu sau khi thu thập được phân tích chi tiết để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Phân tích này giúp làm rõ các xu hướng và điểm mạnh, yếu của doanh nghiệp.
-
Lập báo cáo sơ bộ: Từ dữ liệu đã phân tích, kế toán lập các báo cáo sơ bộ theo các tiêu chí đã được quy định, chẳng hạn như báo cáo chi phí, lợi nhuận, hoặc hiệu suất hoạt động.
-
Rà soát và hoàn thiện: Báo cáo được rà soát kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trước khi trình bày lên ban lãnh đạo.
-
Trình bày báo cáo: Báo cáo hoàn chỉnh được trình bày một cách dễ hiểu, trực quan và tập trung vào các nội dung chính để hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.
8. Giải đáp một số thắc mắc về báo cáo KTQT
– Nội dung báo cáo kế toán quản trị do ai quy định: Nội dung của báo cáo kế toán quản trị thường do doanh nghiệp tự quy định, dựa trên đặc thù hoạt động kinh doanh và mục tiêu quản lý. Không giống như báo cáo tài chính tuân theo các chuẩn mực kế toán quốc gia, báo cáo kế toán quản trị được xây dựng linh hoạt để phù hợp với nhu cầu nội bộ.
– Báo cáo kế toán quản trị có những yêu cầu gì?: Báo cáo kế toán quản trị cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Tính kịp thời: Dữ liệu trong báo cáo phải được cập nhật đầy đủ và cung cấp đúng thời điểm để hỗ trợ quyết định nhanh chóng.
- Tính chính xác: Các số liệu cần phản ánh đúng thực trạng tài chính và hoạt động của doanh nghiệp.
- Tính dễ hiểu: Báo cáo phải trình bày rõ ràng, trực quan để người đọc dễ dàng tiếp cận và sử dụng thông tin.
– Báo cáo kế toán quản trị thường được lập vào thời điểm nào?: Báo cáo kế toán quản trị có thể được lập định kỳ hoặc theo yêu cầu cụ thể của ban lãnh đạo. Các mốc thời gian phổ biến bao gồm:
- Hàng tháng: Để đánh giá hiệu quả hoạt động ngắn hạn.
- Hàng quý: Phân tích xu hướng và điều chỉnh kế hoạch.
- Theo dự án hoặc sự kiện: Hỗ trợ ra quyết định trong các trường hợp đặc biệt như mở rộng sản xuất, đầu tư mới hoặc tái cơ cấu doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS là một trong những phần mềm kế toán phổ biến trên thị trường được nhiều doanh nghiệp tin dùng, đảm bảo đáp ứng hỗ trợ quản trị điều hành, quản lý.
- Cung cấp đầy đủ các báo cáo quản trị doanh nghiệp: Phần mềm kế toán online MISA AMIS cung cấp đầy đủ hơn 400 loại báo cáo, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình tài chính – kế toán doanh nghiệp để kịp thời ra quyết định điều hành, quản lý
- Phần mềm cung cấp nhanh số liệu tổng quan giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt các chỉ tiêu tài chính quan trọng như: – Số dư tiền – Doanh thu, chi phí – Công nợ – Tồn kho
- Cung cấp báo cáo dòng tiền: Cho biết tình hình thu chi tồn quỹ theo từng thời điểm và dự báo dòng tiền thu chi trong tương lai nhằm ỗ trợ doanh nghiệp sớm có kế hoạch cân đối thu chi
- Phần mềm kế toán online MISA AMIS cung cấp số liệu chi tiết doanh thu, chi phí, lợi nhuận như:
- Doanh thu theo sản phẩm, đơn vị;
- Chi phí theo khoản mục, sản phẩm, đơn vị
- Lợi nhuận theo sản phẩm, đơn vị
- Phần mềm kế toán online MISA AMIS cung cấp báo cáo tự động về tình hình thực hiện ngân sách: Cụ thể về tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận thực tế so với kế hoạch để kịp thời điều chỉnh, phù hợp với tình hình kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.
Ngoài ra, phần mềm AMIS kế toán còn có nhiều tính năng, tiện ích hỗ trợ kế toán doanh nghiệp trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
