Việc xây dựng quy trình xuất kho và nhập kho đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ. Nó không chỉ giúp quản lý hàng hóa một cách hiệu quả mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực khác. Hãy cùng MISA khám phá tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình xuất kho và nhập kho, cùng bộ mẫu quy trình xuất kho và nhập kho tối ưu nhất trong doanh nghiệp.
1. Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình xuất kho và nhập kho
Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh ngày càng phức tạp và cạnh tranh, việc quản lý hiệu quả dòng chảy hàng hóa trong doanh nghiệp trở thành một yếu tố then chốt quyết định sự thành công. Trong đó, xây dựng một quy trình xuất kho và nhập kho bài bản, khoa học không chỉ đơn thuần là các bước nghiệp vụ thông thường mà còn đóng vai trò nền tảng, mang lại những lợi ích to lớn và toàn diện, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động, khả năng kiểm soát chi phí và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
1.1. Tầm quan trọng của xây dựng quy trình xuất hàng tại kho
- Kiểm soát hàng hóa chặt chẽ:
Quy trình xuất kho đảm bảo hàng hóa được xuất đi đúng số lượng, chủng loại theo đơn hàng. Các bước kiểm tra, đối chiếu giúp ngăn ngừa thất thoát, hư hỏng và theo dõi lịch sử xuất kho một cách chi tiết.
- Tối ưu hóa hiệu quả kho:
Quy trình chuẩn hóa giúp nhân viên kho thao tác nhanh chóng, giảm thời gian chờ đợi và thủ tục rườm rà. Phân công công việc rõ ràng và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận giúp nâng cao năng suất chung.
- Cải thiện phối hợp liên bộ phận:
Quy trình xuất kho là cầu nối giữa kho với bán hàng, kế toán, vận chuyển. Thông tin về tình trạng xuất kho được cung cấp kịp thời, giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả và giao hàng đúng hẹn.
- Hỗ trợ quản lý và ra quyết định:
Dữ liệu xuất kho chính xác là cơ sở để đánh giá hiệu suất kho, đưa ra quyết định về quản lý tồn kho và tối ưu hóa quy trình. Phân tích xu hướng xuất kho còn giúp dự đoán nhu cầu thị trường.
- Đảm bảo tuân thủ và minh bạch:
Quy trình giúp mọi hoạt động xuất kho tuân thủ quy định nội bộ và pháp luật. Ghi chép đầy đủ các bước thực hiện tăng cường tính minh bạch trong quản lý kho.
1.2. Tầm quan trọng của xây dựng quy trình nhập kho
- Đảm bảo tính chính xác của hàng hóa:
Một quy trình nhập kho được thiết kế tốt sẽ bao gồm các bước kiểm tra, đối chiếu hàng hóa nhận được với chứng từ liên quan (phiếu giao hàng, hóa đơn mua hàng). Điều này giúp phát hiện sớm các sai sót về số lượng, chủng loại, chất lượng, từ đó giảm thiểu rủi ro nhập phải hàng không đúng yêu cầu hoặc bị lỗi.
- Kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng tồn kho:
Quy trình nhập kho là bước đầu tiên để ghi nhận sự gia tăng của hàng tồn kho. Việc thực hiện đúng quy trình giúp cập nhật chính xác số lượng hàng hóa vào hệ thống quản lý kho, đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn được phản ánh trung thực. Điều này rất quan trọng cho việc lên kế hoạch sản xuất, mua hàng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Sắp xếp và quản lý kho khoa học:
Quy trình nhập kho thường bao gồm các hướng dẫn về việc định vị và sắp xếp hàng hóa trong kho. Việc tuân thủ quy trình giúp hàng hóa được sắp xếp một cách logic, dễ dàng tìm kiếm, xuất kho và kiểm kê sau này. Một kho hàng được quản lý khoa học giúp tiết kiệm không gian, thời gian và công sức của nhân viên kho.
- Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động:
Một quy trình nhập kho rõ ràng và được thực hiện hiệu quả giúp các hoạt động nhập hàng diễn ra nhanh chóng và trơn tru. Điều này giảm thiểu thời gian chờ đợi, các thủ tục rườm rà và tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên kho.
- Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp:
Việc thực hiện quy trình nhập kho một cách chuyên nghiệp, bao gồm việc kiểm tra và xác nhận hàng hóa nhanh chóng, giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp. Việc xử lý các vấn đề phát sinh (nếu có) một cách minh bạch và có hệ thống cũng góp phần tạo dựng uy tín cho doanh nghiệp.
- Hỗ trợ công tác kế toán và tài chính:
Thông tin từ quy trình nhập kho (số lượng, đơn giá, thời điểm nhập) là cơ sở quan trọng để bộ phận kế toán ghi nhận chi phí mua hàng và giá trị hàng tồn kho. Một quy trình nhập kho chính xác giúp đảm bảo tính chính xác của các báo cáo tài chính.
2. Mẫu quy trình xuất kho 6 bước hoàn chỉnh
Muốn tối ưu hóa quy trình kiểm soát xuất kho, điều quan trọng mà doanh nghiệp cần hiểu: để cải thiện hiệu quả quản lý kho đòi hỏi sự kết hợp giữa việc quản lý dữ liệu, cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ kỹ thuật.
Sơ đồ quy trình xuất kho gồm 6 bước:
Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho
Đơn vị chịu trách nhiệm liên quan đến hoạt động đòi hỏi xuất kho lập Phiếu yêu cầu, đề nghị xuất kho. Mỗi loại hàng hóa sẽ do mỗi bộ phận khác nhau phụ trách, chẳng hạn, nếu xuất vật tư, nguyên vật liệu để sản xuất, lắp ráp thì trưởng bộ phận sản xuất sẽ có thẩm quyền lập phiếu đề nghị xuất kho, còn với thành phẩm hoặc mặt hàng kinh doanh của công ty thì bộ phận bán hàng có trách nhiệm yêu cầu xuất kho.
Phiếu đề nghị xuất kho phải được lập bởi người có thẩm quyền. Điều này nhằm đảm bảo rằng việc xuất kho là dựa trên yêu cầu phù hợp của bộ phận/phòng ban trong công ty, phục vụ hoạt động chung của doanh nghiệp chứ không phải một lợi ích cá nhân nào khác.
Bước 2: Phê duyệt đề nghị xuất kho
Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị xuất kho của một số loại mặt hàng hoặc vật tư lưu kho nhất định.
Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề nghị này phải được trình lên giám đốc hoặc trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất để phê duyệt.
Đối với hàng bán thì có thể không cần thông qua quản lý cao cấp mà bộ phận kế toán, bán hàng có thể tự ký duyệt.
Đây là bước giám sát cần thiết, không thể thiếu trong quy trình xuất kho, nhằm đánh giá xem yêu cầu xuất kho có cần thiết hay không, lượng xuất kho có phù hợp không.
Chẳng hạn, phân xưởng sản xuất cần thêm một 10 kg lượng nguyên liệu A để hoàn thành đơn hàng, tuy nhiên giám đốc có thể đánh giá thấy với lượng thành phẩm chưa hoàn thành, chỉ cần 5kg là đủ. Điều này đảm bảo cho lượng vật tư, hàng hóa xuất kho là cần thiết, không lãng phí, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của DN.
Bước 3: Kiểm tra tồn kho
Sau khi đảm bảo yêu cầu xuất kho là phù hợp và cần thiết bằng hai bước trên, bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng tồn kho.
Kế toán kho sau khi nhận phiếu đề nghị sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, cụ thể là kiểm kê hàng hóa và vật tư cần xuất để xác định xem số lượng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất kho hay không. Nếu thiếu hàng cần thông báo ngay cho các phòng ban liên quan để xử lý, nhập thêm hàng đúng chủng loại và số lượng cần thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng.
Sau khi xác nhận đã bổ sung đầy đủ hàng hóa để xuất kho, chúng ta chuyển sang bước tiếp theo.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kho và quản lý tồn kho chính xác. Đồng thời tự động lập các báo cáo tồn kho chi tiết, giúp giảm thiểu tối đa thất thoát không rõ nguyên nhân
Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác
Căn cứ vào thông tin trên phiếu đề nghị đã được ký duyệt hay trên hóa đơn bán hàng, kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho quản lý kho để thực hiện lấy hàng theo yêu cầu.
Phiếu xuất kho cần được lập thành ít nhất 2 liên, 1 liên lưu tại quyển, 1 liên giao cho thủ kho.
Bước 5: Xuất kho
Nhân viên quản lý kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất (đã có đầy đủ xác nhận của các quản lý bộ phận liên quan: kế toán, thủ kho, nhận hàng) để lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng và tình trạng thực tế hàng hóa trước khi xuất và thực hiện bốc xếp lên phương tiện vận tải nếu cần thiết
Bước 6: Cập nhật thông tin
Kế toán kho cập nhật nhật ký xuất kho, hạch toán hàng xuất thủ kho ghi lại thẻ kho và xác định lượng tồn kho. Số liệu phải được thống nhất và ghi nhận chính xác giữa các bên.
Nhằm tăng hiệu quả trong kiểm soát hàng hóa, định kỳ cần đối chiếu số liệu ghi nhận giữa kế toán kho và thủ kho. Nếu phát hiện sai lệch cần tìm hiểu ngay nguyên nhân để tránh thất thoát hàng hóa, vật tư tại doanh nghiệp.
3. Mẫu quy trình nhập kho tối ưu nhất cho mọi doanh nghiệp
Bước 1: Yêu cầu nhập kho (Người yêu cầu nhập kho)
Đây là bước đầu tiên trong quy trình, khi người yêu cầu nhập kho xác định và gửi yêu cầu nhập hàng hóa hoặc vật tư vào kho. Người yêu cầu này có thể là các bộ phận khác nhau trong công ty cần bổ sung hàng hóa vào kho.
Bước 2: Lập phiếu nhập kho (Kế toán)
Sau khi nhận được yêu cầu, bộ phận kế toán sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho là tài liệu chứng nhận việc nhập hàng vào kho, bao gồm các thông tin về hàng hóa, số lượng và giá trị của hàng hóa.
Bước 3: Ký phiếu và chuyển hàng (Kế toán)
Sau khi phiếu nhập kho được lập, kế toán ký và chuyển phiếu cho thủ kho để thực hiện nhập hàng vào kho. Đây là bước quan trọng để đảm bảo các tài liệu được hợp pháp hóa và chuẩn bị cho việc tiếp nhận hàng hóa.
Bước 4: Nhận lại phiếu và nhập kho (Thủ kho)
Thủ kho nhận phiếu nhập kho đã ký và tiến hành nhập hàng hóa vào kho thực tế. Sau khi nhận hàng, thủ kho sẽ kiểm tra và ghi nhận hàng hóa vào kho theo đúng thông tin trên phiếu nhập.
Bước 5: Ghi thẻ kho (Thủ kho)
Sau khi thủ kho nhập kho xong, kế toán sẽ ghi sổ kế toán vật tư để cập nhật chính xác số lượng và giá trị hàng hóa trong kho vào hệ thống kế toán, đảm bảo sự đồng bộ giữa số liệu vật tư trong kho và báo cáo tài chính của công ty.
Bước 6: Ghi sổ kế toán vật tư (Kế toán)
Cuối cùng, thủ kho ghi thẻ kho để theo dõi và kiểm tra tình trạng hàng hóa trong kho. Thẻ kho là tài liệu quan trọng để ghi lại thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa, số lượng, ngày nhập và tình trạng hiện tại của kho.
4. Kinh nghiệm xuất kho và nhập kho hiệu quả
Dưới đây là kinh nghiệp giúp doanh nghiệp có thể quản lý kiểm soát việc xuất kho một cách hiệu quả
4.1 Thiết lập một quy trình nhập – xuất kho hoàn chỉnh
Doanh nghiệp nên thiết lập một quy trình chung đồng nhất, chi tiết, rõ ràng cho việc quản lý hàng tồn kho bao gồm cả quản lý nhập và quản lý xuất kho, đảm bảo hoạt động trơn tru từ những điều đơn giản nhất.
Có một quy trình chung đồng nhất, khi thực hiện các quy trình xuất, nhập kho, người thực hiện chỉ cần tiến hành theo từng bước đã được quy định sẽ nhanh chóng và chính xác hơn.
4.2 Sắp xếp kho một cách thông minh, khoa học
Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng công nghệ mã vạch để kiểm soát hàng tồn kho, với các doanh nghiệp chưa áp dụng công nghệ thì tiến hành cấp thẻ kho, mã ghi nhận khi nhập kho. Với cách kiểm soát này, hàng tồn kho sẽ được kế toán viên ghi nhận trên sổ sách giấy tờ liên quan từ khi nhập kho đến khi xuất kho.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thiết lập sơ đồ quy định vị trí cố định của từng mặt hàng, mỗi kệ phải được đánh số hiệu, tên mặt hàng rõ ràng và các biển chỉ dẫn để cả nhân viên mới cũng có thể dễ dàng tự tìm hiểu hàng hóa trong kho. Việc này sẽ giúp kho hàng được sắp xếp một cách thông minh, lợi ích thu được là cực kỳ đáng kể, nhất là ở những doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho rất lớn tức là diện tích kho sẽ rất rộng với hàng trăm hàng nghìn mặt hàng khác nhau.
4.3 Hạn chế sự ra vào kho đối với người lạ
Rất nhiều doanh nghiệp mắc phải một lỗi vô cùng nghiêm trọng là để người lạ có thể ra vào khu vực lưu trữ hàng tồn kho. Mặc dù thực tế việc thất thoát hàng hóa trong kho là một điều thường xuyên xảy ra nguyên nhân có thể là do sự nhầm lẫn trong quá trình nhập, xuất, tồn; hoặc trộm cắp, cháy nổ, hư hỏng,…. song cũng không tránh khỏi trường hợp người lạ làm thất thoát hàng tồn kho.
Để đảm bảo an ninh và hạn chế được tối đa tình trạng thất thoát vì người lạ, doanh nghiệp cần hạn chế tối đa những người không liên quan, không phận sự vào kho. Nếu quy mô kho quá lớn, số lượng nhân viên đông, hàng hóa tồn kho đa dạng thì cần cung cấp thẻ ra vào và đồng phục cho nhân viên để việc kiểm soát được chặt chẽ hơn. Cần đưa nội dung này vào nội quy quản lý kho hay quy trình xuất kho của công ty.
4.4 Quản lý chặt chẽ hoạt động nhập – xuất – tồn; thường xuyên kiểm kho
Đối với các doanh nghiệp, việc kiểm kê kho định kỳ là một hoạt động quan trọng để có thể kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Thực hiện kiểm kê định kỳ thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp xác nhận được số lượng hàng tồn kho thực tế so với số liệu trên báo cáo và phát hiện các sai sót kịp thời. Ngoài ra hoạt động kiểm kê cũng là dịp để rà soát, phân loại các loại hàng hóa bị hỏng hóc, suy giảm chất lượng.
4.5 Áp dụng công nghệ trong kiểm soát xuất kho
Áp dụng công nghệ vào quy trình hệ thống tại doanh nghiệp là xu hướng hiện nay. Trên thị trường hiện có rất nhiều phần mềm hỗ trợ công tác kiểm soát quy trình xuất kho toàn diện như Phần mềm kế toán online MISA AMIS. Phần mềm này cho phép doanh nghiệp thiết lập các bước liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận cũng như hệ thống chứng từ. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn thống kế chính xác số lượng hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư tránh được thiệt hại trong lưu trữ mà không tốn nhiều thời gian, nhân công kiểm đếm.
- Quản lý hàng hóa theo nhu cầu đặc thù của đơn vị: Đặc tính (màu sắc, size), số lô, hạn sử dụng…
- Tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp
- Đầy đủ hệ thống chứng từ nhập, xuất kho đáp ứng Thông tư 200, Thông tư 133
- Thiết lập định mức nguyên vật liệu để lắp ráp/ tháo dỡ/ tính giá thành
- Đầy đủ hệ thống sổ sách, báo cáo theo quy định, cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu quản trị
Để tìm hiểu thêm, đăng ký dùng thử và trải nghiệm miễn phí phần mềm MISA AMIS Kế toán, Anh/Chị vui lòng đăng ký ngay tại đây:
5. Tối ưu hóa quy trình xuất kho và nhập kho với MISA AMIS Quy trình
MISA AMIS Quy trình là phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, giúp tối ưu hóa quy trình xuất kho và nhập kho với các tính năng mạnh mẽ, dễ dàng quản lý hàng hóa, tài sản và dữ liệu kho.
Quy trình xuất kho và nhập kho trong MISA AMIS Quy trình được thiết kế để tự động hóa và chuẩn hóa các bước, từ việc tạo yêu cầu nhập xuất kho, lập phiếu kho, đến theo dõi và báo cáo tình trạng kho. Phần mềm không chỉ giúp giảm thiểu sai sót trong việc ghi nhận thông tin kho mà còn cung cấp khả năng theo dõi và kiểm soát tồn kho một cách chính xác và minh bạch.
-
Tự động hóa quy trình kho: Giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian với việc tự động lập phiếu nhập kho, xuất kho và theo dõi tiến độ.
-
Quản lý tồn kho chính xác: Cung cấp khả năng theo dõi và kiểm soát tình trạng kho hàng một cách chính xác, giúp tối ưu hóa dự trữ và tránh tình trạng thiếu hụt.
-
Báo cáo minh bạch và kịp thời: Cung cấp các báo cáo chi tiết về xuất kho, nhập kho, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
-
Tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả: Giúp doanh nghiệp giảm chi phí liên quan đến việc kiểm kê thủ công, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc trong quản lý kho.
Nhờ vào MISA AMIS Quy trình, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình kho hàng, giảm thiểu chi phí, tăng cường hiệu quả và đảm bảo thông tin luôn được cập nhật kịp thời.
Kết luận
Trong tổng thể, việc kiểm soát xuất kho và nhập kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn góp phần vào việc duy trì sự ổn định và phát triển bền vững. Bằng cách áp dụng các phương pháp và công cụ quản lý hiện đại, từ phần mềm quản lý kho đến các quy trình kiểm kê và đào tạo nhân viên, doanh nghiệp sẽ có khả năng kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, đảm bảo tính minh bạch và nâng cao năng suất làm việc. Đó chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tăng cường hiệu quả công việc và đạt được sự cạnh tranh trên thị trường.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
