Multitasking (đa nhiệm) là khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc, giúp tối ưu thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Trong môi trường công việc hiện đại, nơi áp lực về tốc độ và khối lượng công việc ngày càng gia tăng, multitasking trở thành một kỹ năng quan trọng. Tuy nhiên, liệu việc làm nhiều việc cùng một lúc có thực sự hiệu quả hay chỉ là nguyên nhân gây mất tập trung và giảm chất lượng công việc?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu multitasking là gì, những ưu – nhược điểm của nó, và đặc biệt là các phương pháp giúp bạn thực hiện multitask một cách hiệu quả để đảm bảo năng suất mà vẫn giữ được sự tập trung.
1. Multitasking là gì?
Multitasking là gì? Đây là thuật ngữ chỉ sự đa nhiệm, có thể thực hiện nhiều tác vụ, công việc trong một khoảng thời gian nhất định. Khái niệm này bắt đầu từ môi trường làm việc số khi máy tính ra đời và có thể chạy nhiều ứng dụng cùng một lúc.
Multitasking (đa nhiệm) trong công việc là khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc hoặc chuyển đổi linh hoạt giữa các công việc khác nhau trong một khoảng thời gian ngắn. Đây là kỹ năng quan trọng giúp tăng hiệu suất làm việc, đặc biệt trong môi trường công việc bận rộn.
Tuy nhiên, multitasking không phải lúc nào cũng mang lại hiệu quả cao, bởi não bộ con người có giới hạn trong việc xử lý thông tin đồng thời. Nếu không kiểm soát tốt, việc làm nhiều nhiệm vụ cùng lúc có thể dẫn đến giảm tập trung, dễ mắc sai sót và ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Ví dụ về multitasking trong công việc:
- Một nhân viên văn phòng vừa trả lời email, vừa nghe điện thoại và cập nhật báo cáo cùng lúc.
- Một quản lý dự án theo dõi tiến độ của nhiều nhóm khác nhau và xử lý các vấn đề phát sinh đồng thời.
MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ XUẤT SẮC
2. Các hình thức multitasking phổ biến
Multitasking có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào bản chất công việc và mức độ phức tạp của nhiệm vụ. Dưới đây bảng so sánh các hình thức multitasking phổ biến nhất.
| Nội dung | Multitasking đồng thời (Simultaneous Multitasking) | Multitasking theo chu kỳ (Switching Multitasking) | Multitasking theo ưu tiên (Prioritized Multitasking) | Multitasking dựa trên công nghệ (Tech-assisted Multitasking) | Multitasking trong nhóm (Team-based Multitasking) |
| Khái niệm | Là khi một người thực hiện hai hoặc nhiều nhiệm vụ cùng lúc mà không có sự gián đoạn | Là khi một người chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ mà không thực sự thực hiện chúng cùng một lúc | Là khi một người tập trung vào một nhiệm vụ chính trong khi vẫn xử lý các nhiệm vụ phụ ít quan trọng hơn | Là khi một người tận dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ để xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc | Là khi một nhóm làm việc cùng nhau để xử lý nhiều nhiệm vụ một cách đồng bộ, thay vì một cá nhân làm nhiều việc cùng lúc |
| Ví dụ |
|
|
|
|
|
| Ưu điểm |
|
|
|
|
|
| Nhược điểm |
|
|
|
|
|
3. Multitasking có thực sự hiệu quả?
Gần đây, nhà nghiên cứu Zhen Wang đã đề cập vấn đề multitasking. Ông phân tích rằng multitasking không giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn mà chỉ tạo ra cảm thấy hài lòng với bản thân.
Cụ thể, nếu một nhà phân tích dữ liệu đang chạy một thuật toán mà cùng lúc làm báo cáo hay trao đổi thông tin với đồng nghiệp, anh ta sẽ có cảm giác vượt trội. Anh ấy đã làm tất cả cùng một lúc và trở nên tự hào hơn về bản thân. Nhưng công việc của anh ấy vẫn có thể kém hiệu quả hơn nhiều đồng nghiệp khác vì các nhiệm vụ bị chồng chéo lên nhau.
Kết luận cho câu hỏi não bộ con người hiểu multitasking là gì sẽ khiến bạn kinh ngạc. Bởi não bộ của chúng ta không thể đáp ứng việc multitasking hiệu quả. Nói cách khác, khi chúng ta cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc, thực chất ta không tập trung 100%.
Thay vào đó, multitasking chia bộ não thành nhiều phần. Nó tạo nên một sự tập trung ngắn hạn khi chúng ta liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.
Ngoài ra, bộ não của bạn phải khởi động lại mỗi lúc chuyển đổi hành vi từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Nó đồng nghĩa với việc tiêu hao nhiều năng lượng và thời gian hơn.
Xem thêm: Top 23 phần mềm quản lý công việc hiệu quả tốt nhất 2025
4. Ưu và nhược điểm của multitasking là gì?
Multitasking có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất trong một số tình huống, nhưng nó cũng có thể gây ra những tác động tiêu cực nếu không được áp dụng đúng cách. Dưới đây là phân tích chi tiết về ưu và nhược điểm của multitasking.
4.1. Ưu điểm của multitasking
- Tiết kiệm thời gian: Multitasking cho phép bạn xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc, giúp tận dụng tối đa quỹ thời gian. Đặc biệt, đối với những công việc đơn giản và mang tính lặp lại, việc kết hợp hai nhiệm vụ có thể giúp hoàn thành công việc nhanh hơn.
- Tăng hiệu suất trong các công việc đơn giản: Không phải tất cả các công việc đều cần sự tập trung cao độ. Những nhiệm vụ không quá phức tạp có thể kết hợp với nhau mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
- Giúp thích ứng với môi trường làm việc nhanh: Trong môi trường làm việc bận rộn, multitasking giúp bạn linh hoạt xử lý các vấn đề phát sinh mà không bị gián đoạn quá nhiều. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những vị trí công việc yêu cầu xử lý nhiều nhiệm vụ trong thời gian ngắn.
- Hỗ trợ tận dụng công nghệ để làm việc thông minh hơn: Các công cụ như phần mềm quản lý công việc, trợ lý ảo AI và các hệ thống tự động hóa giúp bạn multitasking hiệu quả mà không làm giảm chất lượng công việc.
4.2. Nhược điểm của multitasking
- Bộ não của bạn kém hiệu quả hơn
Multitasking diễn ra do bạn yêu cầu bộ não của mình không được phân tâm nhằm theo dõi nhiều việc một lúc. Thế nhưng, nó không chỉ không đáp ứng được mệnh lệnh mà còn bị tổn hại nếu bạn ép mọi thứ hoạt động hết công suất.
Sự gián đoạn liên tục khi Multitasking mang lại mức độ căng thẳng cao hơn. Đây là tình trạng quá tải về nhận thức, dẫn đến các phản ứng tiêu cực cho não bộ.
Theo một nghiên cứu của Đại học Sussex, làm việc multitasking liên tục có thể để lại các tác hại lâu dài. Họ phát hiện ra những người thường xuyên multitasking có mật độ não thấp hơn ở các vùng chịu trách nhiệm kiểm soát nhận thức và cảm xúc.
Vì vậy, đừng thực hiện multitasking một cách tiêu cực. Nó thực sự ảnh hưởng đến sức khỏe và cách bạn xử lý công việc.
- Giảm hiệu suất công việc
Nhiều người tin rằng multitasking có thể cải thiện năng suất của họ. Nhưng đây là một quan điểm không chính xác hoàn toàn.
Ví dụ, nếu bạn đang trong một cuộc họp quan trọng nhưng vẫn viết email, bạn sẽ không nhận được thông tin chính xác trong cuộc họp đó.
Đồng thời làm hai việc cùng một lúc vô hình tạo ra các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Với sự chú ý bị hạn chế, bạn rất dễ dàng mắc sai lầm và bị đánh giá kém trong tập thể.
Ngoài ra, não của bạn cũng phải khởi động lại và tiếp tục hoạt động. Thường xuyên tư duy như vậy có thể khiến não hoạt động kém hiệu quả và giảm năng suất hơn nhiều lần.
- Làm giảm khả năng sáng tạo
Sự sáng tạo đòi hỏi chúng ta tập trung cao độ để khơi gợi các ý tưởng và cảm hứng mới. Thế nhưng điều này dường như là không thể nếu bạn áp dụng multitasking trong công việc.
Đa nhiệm có thể tạo ra phản hồi tốt về sự nhanh nhẹn, tháo vát trong công việc cho bạn. Song nó cũng dễ khiến bạn đánh mất khả năng sáng tạo.
Bởi lẽ, mục tiêu của bạn chỉ đơn giản là hoàn thành công việc càng nhanh càng tốt. Như vậy, khả năng sáng tạo, tìm tòi và phát triển cái mới không thể phát huy trọn vẹn.
KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP, HIỆU QUẢ VỚI BỘ GIẢI PHÁP MISA AMIS Văn PHÒNG SỐ
5. 6 phương pháp cải thiện khả năng multitasking trong công việc
- Lập danh sách việc cần làm
Khi phải thực hiện nhiều công việc cùng lúc, bạn nên tạo danh sách việc cần làm. Lập danh sách sẽ giúp bạn sắp xếp mọi thứ logic và rõ ràng.
Đây là một trong những kỹ năng multitasking quan trọng nhất. Cách lập bảng kế hoạch công việc cũng ngăn bạn quên các yếu tố quan trọng trong phạm vi trách nhiệm của mình.
- Đưa ra ưu tiên
Như đã đề cập ở trên, một trong những điểm yếu của multitasking là thiếu trình tự công việc. Vì vậy, để thay đổi hoàn toàn tình trạng này, chúng ta nên học cách phân biệt giữa việc cần làm, nên làm và không cần thiết.
Tìm ra nhiệm vụ nào thực sự quan trọng cho phép bạn dành ra thời gian và nguồn lực lớn hơn. Nhờ đó, các công việc quan trọng sẽ đạt kết quả cao nhất. Đồng thời, nó cũng đem đến cân bằng và duy trì tiến độ trong thời gian làm việc multitasking.
- Làm chủ thời gian
Để ứng dụng multitasking, bạn nên biết kỹ năng quản lý thời gian hợp lý. Đầu tiên, hãy lựa chọn những thời điểm bạn làm việc năng suất nhất trong ngày và đề ra giới hạn. Sau đó, bạn chỉ cần bám sát theo kế hoạch nhiệm vụ ưu tiên ban đầu nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu đề ra.
>> Tìm hiểu ngay: Top 7 app quản lý thời gian cho IOS hiệu quả nhất
- Nhóm các nhiệm vụ tương tự với nhau
Bạn đang thấy các nhận định không tích cực về multitasking nhưng trong nhiều trường hợp, công việc cũng sẽ yêu cầu nhân viên phải có kỹ năng xử lý đa tác vụ. Do đó, bạn cần có sự sắp xếp thông minh để tự động chuyển đổi các nhiệm vụ.
Lời khuyên ở đây là hãy phân bổ các công việc cần làm có đặc điểm hoặc kỹ năng giống nhau thành một tập hợp. Nhóm các công việc có tính chất tương đồng sẽ giúp não bộ của bạn nhanh chóng làm quen và xử lý thông tin chính xác. Sự ngang hàng của một nhóm nhiệm vụ cũng giúp bạn chuyển trọng tâm làm việc liên tục mà không tốn quá nhiều thời gian.
- Học cách tập trung
Tập trung cao độ là nền tảng của multitasking. Những người làm chủ hiệu suất tốt nhất thường tập trung hoàn toàn vào những gì họ đang làm tại một thời điểm nhất định. Sau đó, họ mới chuyển giao sang nhiệm vụ mới.
- Chuyển giao nhiệm vụ kịp thời
Khi bạn ưu tiên các nhiệm vụ chính với khối lượng và thời lượng lớn, những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn nên được chuyển giao.
Ví dụ, bạn đã phụ trách lên kế hoạch, chuẩn bị nội dung cho chiến dịch truyền thông mạng xã hội. Lúc này, bạn có thể ủy quyền việc chỉnh sửa và tải lên cho trợ lý. Nếu bạn chỉ là nhân viên phụ trách, bạn vẫn có quyền yêu cầu người quản lý cử các thành viên trong nhóm hỗ trợ.
6. MISA AMIS – giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện Multitasking hiệu quả
Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý – vị trí luôn phải thực hiện đa tác vụ để đảm bảo một bộ máy lớn hoạt động ổn định. Với AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn theo dõi quy trình làm việc của tất cả các cá nhân, phòng ban trên một nền tảng hợp nhất.
MISA AMIS Công Việc giúp doanh nghiệp multitask hiệu quả như thế nào:
- Tích hợp tất cả công việc trên một nền tảng duy nhất
- Tự động hóa quy trình làm việc giúp giảm tải công việc thủ công
- Cộng tác hiệu quả, tránh gián đoạn khi multitasking
- Quản lý thời gian và ưu tiên công việc khoa học
- Báo cáo tiến độ công việc theo thời gian thực
Multitasking có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất nếu được thực hiện đúng cách và có công cụ hỗ trợ phù hợp. MISA AMIS Công Việc không chỉ giúp nhân viên quản lý công việc đa nhiệm dễ dàng mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.
Bạn muốn trải nghiệm một hệ thống quản lý công việc giúp multitasking dễ dàng hơn?
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
7. Kết luận
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn kiến thức về multitasking là gì. Kỹ năng multitasking thường không được đánh giá cao bởi những giới hạn về sự tập trung khiến nhân viên không đạt hiệu suất cao.
Tuy nhiên, chúng ta vẫn phải đối mặt với những tình huống yêu cầu sự đa nhiệm trong công việc và cuộc sống. Vì vậy, việc trang bị những thông tin và phương pháp thực hiện multitasking là vô cùng cần thiết. Nó sẽ giúp bạn cải thiện khả năng tập trung, tăng nhanh năng suất và hoàn thành công việc tốt hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
