Agenda là gì? Cách xây dựng agenda chuyên nghiệp cho cuộc họp, sự kiện, công việc

Agenda được sử dụng rất phổ biến đặc biệt là trong việc tổ chức các sự kiện, hội nghị, cuộc họp hay hội thảo. Vậy Agenda là gì? Nó được sử dụng như thế nào trong doanh nghiệp. Hãy cùng Misa Amis tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Agenda là gì?

Agenda là gì? Agenda dịch sang tiếng việt là chương trình nghị sự hay chương trình làm việc. Đây là một thuật ngữ thường được sử dụng phổ biến trong công việc, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế.

Agenda là bản kế hoạch liệt kê các nội dung, hoạt động sẽ được thảo luận hoặc thực hiện trong một cuộc họp, sự kiện hay công việc, theo một trình tự thời gian cụ thể. Đây là một tài liệu quan trọng giúp tất cả những người tham gia nắm được lịch trình, chủ đề, người phụ trách và thời lượng cho từng phần việc.

Agenda cung cấp cho những người tham gia một kế hoạch phác thảo rõ ràng về những gì sẽ xảy ra trong cuộc họp hoặc hội nghị. Nhiệm vụ của mỗi người là gì và thời gian được dành cho mỗi hoạt động trong hội nghị. Những thông tin này được chuẩn bị trước sẽ đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra hiệu quả và năng suất.

Ví dụ: Trong một cuộc họp công ty, agenda có thể bao gồm các mục như:

• Báo cáo kết quả tháng trước
• Thảo luận kế hoạch kinh doanh tháng tới
• Đề xuất cải tiến quy trình làm việc
• Kết luận và phân công nhiệm vụ

Mời bạn đăng ký nhận ngay Bộ tài liệu hướng dẫn sắp xếp công việc hiệu quả dành cho quản lý

2. Cách phân biệt các thuật ngữ thường bị nhầm lẫn với Agenda

Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, có nhiều thuật ngữ dễ bị nhầm lẫn với agenda do liên quan đến hoạt động tổ chức, họp hành hoặc quản lý công việc. Dưới đây là một số thuật ngữ thường bị nhầm lẫn và cách phân biệt rõ ràng:

• Agenda vs. Schedule
  • Agenda: Tập trung vào nội dung cụ thể sẽ được thảo luận hoặc thực hiện trong một cuộc họp/sự kiện.
  • Schedule: Là lịch trình tổng thể, thể hiện thời gian các hoạt động diễn ra trong ngày/tuần/tháng (có thể bao gồm nhiều agenda nhỏ bên trong).
  • Hiểu đơn giản: “Agenda” là làm gì, “Schedule” là lúc nào làm.
• Agenda vs. Meeting Minutes (Biên bản họp)
  • Agenda: Tài liệu trước cuộc họp, giúp định hướng nội dung.
  • Meeting Minutes: Tài liệu sau cuộc họp, ghi lại những gì đã thảo luận, quyết định, ai làm gì.

  • Hiểu đơn giản: “Agenda” là kế hoạch họp, “Minutes” là kết quả họp.

• Agenda vs. Itinerary
  • Agenda: Chủ yếu dùng cho cuộc họp, sự kiện, tập trung vào nội dung cần thảo luận/làm việc.
  • Itinerary: Thường dùng cho chuyến đi công tác, du lịch, là lịch trình di chuyển theo thời gian, địa điểm.
  • Hiểu đơn giản: Đi họp thì dùng agenda, đi chơi hay công tác thì dùng itinerary.
• Agenda vs. To-do list
  • Agenda: Mang tính tập thể, dùng trong họp/sự kiện để hướng dẫn hoạt động của cả nhóm.
  • To-do list: Danh sách việc cần làm mang tính cá nhân, phục vụ quản lý công việc riêng lẻ.
  • Hiểu đơn giản: “Agenda” là cho cả nhóm/cuộc họp, “To-do list” là cho riêng mình.

Để tránh nhầm lẫn, hãy xác định rõ: mục đích sử dụng, đối tượng áp dụng, và thời điểm áp dụng của tài liệu bạn đang chuẩn bị.

Xem thêm: 12+ Bản mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện & timeline chương trình [kèm file tải]

3. Các loại agenda phổ biến

Tùy vào mục đích và bối cảnh sử dụng, agenda được chia thành nhiều loại khác nhau. Việc lựa chọn đúng loại agenda sẽ giúp tổ chức buổi họp, sự kiện hoặc công việc cá nhân hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Dưới đây là một số loại agenda phổ biến hiện nay:

3.1 Agenda cho cuộc họp nội bộ (Meeting Agenda)

Đây là loại agenda được sử dụng phổ biến nhất trong doanh nghiệp. Agenda cho cuộc họp nội bộ giúp xác định các nội dung cần thảo luận, thời gian cho từng phần, người trình bày và mục tiêu của buổi họp.

Ví dụ nội dung trong agenda họp nội bộ:

• Điểm lại kết quả công việc tuần trước
• Báo cáo tiến độ các dự án đang triển khai
• Thảo luận các vấn đề còn tồn đọng
• Lên kế hoạch tuần tới

3.2 Agenda cho sự kiện (Event Agenda)

Loại agenda này thường được dùng trong hội thảo, hội nghị, workshop, lễ khai trương,… để liệt kê các hoạt động diễn ra theo mốc thời gian cụ thể.

Ví dụ:

• 08h00 – Đón khách
• 08h30 – Phát biểu khai mạc
• 09h00 – Trình bày chuyên đề 1
• 10h00 – Nghỉ giải lao
• 10h15 – Trình bày chuyên đề 2
• 11h30 – Kết thúc chương trình

3.3 Agenda cho cá nhân (Personal Agenda)

Đây là dạng agenda phục vụ cho cá nhân quản lý thời gian làm việc trong ngày/tuần/tháng. Nó tương tự như một phiên bản nâng cấp của to-do list, có kèm thời gian và mục tiêu cụ thể.

Ví dụ:

• 08h00 – Check email, xử lý công việc gấp
• 09h00 – Họp với phòng Kinh doanh
• 11h00 – Viết báo cáo tuần
• 14h00 – Gọi điện chăm sóc khách hàng
• 16h00 – Đọc tài liệu chuyên môn

3.4 Agenda trong học tập (Study Agenda / Teaching Agenda)

Dành cho giáo viên, sinh viên, học sinh trong quá trình học tập và giảng dạy. Agenda giúp giáo viên lên kế hoạch bài giảng theo từng buổi học, còn học sinh có thể sắp xếp lịch học và ôn tập.

Ví dụ agenda giảng dạy:

• 08h00 – Ôn tập kiến thức cũ
• 08h15 – Giới thiệu bài mới: Khái niệm Marketing
• 08h45 – Phân tích case study
• 09h15 – Làm bài tập nhóm
• 09h45 – Kết luận bài học và giao bài về nhà

4. Cấu trúc của một agenda chuyên nghiệp

Một agenda chuyên nghiệp không chỉ đơn thuần là liệt kê các đầu việc, mà cần được trình bày rõ ràng, logic và dễ theo dõi. Tùy vào loại hình agenda (cuộc họp, sự kiện, cá nhân…), cấu trúc có thể linh hoạt điều chỉnh. Tuy nhiên, một agenda hiệu quả thường bao gồm các thành phần sau:

4.1. Tiêu đề agenda

• Ghi rõ tên cuộc họp/sự kiện/kế hoạch (ví dụ: “Agenda họp phòng Marketing tháng 3” hoặc “Agenda Workshop Kỹ năng Lãnh đạo 2025”).
• Có thể kèm theo mã số, chủ đề, tên dự án để dễ tra cứu.

4.2. Thời gian – Địa điểm

• Ghi cụ thể: ngày, giờ bắt đầu – kết thúc.
• Nếu là online: đính kèm link họp (Zoom, Google Meet…).
• Nếu là offline: ghi rõ địa chỉ phòng họp, hội trường.

4.3. Thành phần tham dự

• Danh sách những người tham gia (tên, chức danh hoặc phòng ban).
• Ghi chú ai là người chủ trì, người ghi biên bản, người điều phối…

4.4. Mục tiêu cuộc họp / sự kiện

• Tóm tắt mục tiêu chính của buổi làm việc (ví dụ: “Đánh giá kết quả chiến dịch Tết và xây dựng kế hoạch Marketing quý II”).
• Việc xác định mục tiêu rõ ràng giúp người tham dự tập trung vào vấn đề trọng tâm.

4.5. Nội dung chương trình

Đây là phần cốt lõi của một agenda. Nên trình bày theo bảng hoặc danh sách rõ ràng:

Thời gian	Nội dung	Người phụ trách
09:00 – 09:15	Điểm danh, giới thiệu người tham dự	MC / Điều phối viên
09:15 – 09:45	Báo cáo kết quả hoạt động quý I	Trưởng phòng Kinh doanh
09:45 – 10:15	Thảo luận kế hoạch quý II	Tất cả thành viên
10:15 – 10:30	Tổng kết, phân công nhiệm vụ	Người chủ trì

Lưu ý:

• Nếu có nhiều nội dung, nên chia theo block để tránh rối mắt.
• Ghi rõ thời lượng từng phần để quản lý thời gian hiệu quả

5. Cách thiết kế Agenda cho một cuộc họp hiệu quả

Một agenda được thiết kế bài bản sẽ giúp cuộc họp đi đúng trọng tâm, tiết kiệm thời gian và tạo ra kết quả rõ ràng. Dưới đây là 6 bước đơn giản nhưng quan trọng để thiết kế một agenda cuộc họp hiệu quả:

Bước 1: Xác định rõ mục tiêu cuộc họp

Trước khi lập agenda, hãy trả lời câu hỏi: “Cuộc họp này nhằm mục đích gì?”.

Có thể là: báo cáo kết quả, thảo luận giải pháp, ra quyết định, phân công công việc, v.v. Mục tiêu càng rõ thì nội dung agenda càng bám sát thực tế và tránh lan man.

Bước 2: Thu thập và chọn lọc nội dung cần đưa vào

• Gửi email/nhắn tin cho các thành viên tham dự để thu thập chủ đề, vấn đề cần đưa vào cuộc họp (nếu là họp nhóm).
• Sau đó, chọn lọc những nội dung quan trọng nhất, bám sát mục tiêu đề ra.
• Ưu tiên nội dung cần quyết định, giải pháp, hoặc có ảnh hưởng tới nhiều người.

Bước 3: Phân bổ thời gian hợp lý cho từng nội dung

• Căn cứ vào thời lượng họp dự kiến (30 phút, 60 phút, 90 phút…) để chia thời gian hợp lý.
• Tránh dồn quá nhiều nội dung – mỗi cuộc họp chỉ nên tập trung vào 2–4 vấn đề chính.
• Nên chừa khoảng 5–10 phút cuối cho phần tổng kết, phân công nhiệm vụ hoặc thảo luận mở.

Bước 4: Giao người phụ trách từng nội dung

• Xác định rõ ai trình bày nội dung nào.
• Ai chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu, chuẩn bị báo cáo?
• Việc phân công rõ ràng giúp các thành viên chuẩn bị kỹ hơn, không bị động khi họp.

Bước 5: Trình bày agenda rõ ràng, gửi trước cho người tham dự

• Trình bày dưới dạng bảng, thời gian – nội dung – người phụ trách.
• Gửi trước cho người tham dự ít nhất 24–48 giờ, giúp họ chuẩn bị câu hỏi, tài liệu, ý kiến đóng góp.

Bước 6: Luôn để phần mở – linh hoạt điều chỉnh khi cần

• Mặc dù agenda nên chặt chẽ, nhưng bạn vẫn nên chừa một khoảng thời gian linh hoạt (5–10 phút) đề phòng phát sinh thảo luận ngoài dự kiến.
• Sau cuộc họp, bạn có thể cập nhật lại agenda để làm biên bản họp (meeting minutes).

MISA xin gửi bạn bảng Checklist nhanh khi thiết kế agenda họp

Câu hỏi kiểm tra	Đã làm?
Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng không?	✅
Có tối đa 3–4 nội dung trọng tâm?	✅
Thời gian từng mục đã được phân bổ hợp lý?	✅
Đã chỉ định người phụ trách trình bày chưa?	✅
Agenda đã được gửi trước cho mọi người chưa?	✅

6. Mẫu agenda tham khảo

Một agenda được trình bày rõ ràng, mạch lạc sẽ giúp người tham dự dễ dàng theo dõi, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp trong tổ chức. Dưới đây là một số mẫu agenda tham khảo theo từng loại hình thường gặp:

7. Một số lưu ý khi xây dựng agenda

Khi xây dựng một agenda cho cuộc họp, sự kiện hay kế hoạch công việc, có một số yếu tố quan trọng cần lưu ý để đảm bảo tính hiệu quả và khoa học. Dưới đây là một số lưu ý giúp bạn thiết kế và triển khai agenda hoàn hảo:

7.1. Đảm bảo tính rõ ràng và dễ hiểu

• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh thuật ngữ chuyên ngành quá phức tạp hoặc lặp lại nội dung không cần thiết.
• Mỗi mục trong agenda nên được trình bày ngắn gọn và đúng trọng tâm, để người tham dự không phải tốn thời gian giải mã thông tin.
• Nếu có thể, sử dụng bảng biểu hoặc danh sách đánh dấu để giúp thông tin dễ theo dõi và dễ tiếp nhận hơn.

7.2. Đặt mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp/sự kiện

• Trước khi xây dựng agenda, hãy xác định rõ mục tiêu của cuộc họp hoặc sự kiện.
• Mục tiêu cần phải cụ thể, ví dụ như: “Đưa ra quyết định về chiến lược Marketing quý II” hoặc “Đánh giá kết quả công việc tháng 3”.
• Một agenda không rõ ràng sẽ dễ dẫn đến việc cuộc họp hoặc sự kiện diễn ra không hiệu quả, thiếu trọng tâm.

7.3. Phân bổ thời gian hợp lý cho từng nội dung

• Tránh quá nhiều nội dung trong một cuộc họp hoặc sự kiện, vì điều này có thể khiến mọi người mất tập trung.
• Chia đều thời gian cho từng mục, đặc biệt là những phần cần thảo luận sâu hoặc có sự đóng góp ý kiến của nhiều người.
• Đừng quên dự trù thêm thời gian linh hoạt (5-10 phút) để xử lý các vấn đề phát sinh, đặc biệt trong các cuộc họp dài hoặc sự kiện lớn.

7.4. Giao trách nhiệm rõ ràng cho từng người tham dự

• Phân công người phụ trách cho từng mục trong agenda, giúp các thành viên chuẩn bị kỹ lưỡng và chủ động trong cuộc họp.
• Cung cấp thông tin cụ thể về những gì người phụ trách cần chuẩn bị (báo cáo, tài liệu, slide trình chiếu, v.v.).
• Việc phân công rõ ràng cũng giúp tăng tính trách nhiệm và tránh sự lộn xộn trong quá trình diễn ra cuộc họp.

7.5. Gửi agenda trước cho người tham dự

• Gửi agenda ít nhất 24-48 giờ trước cuộc họp/sự kiện để người tham dự có đủ thời gian chuẩn bị.
• Đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều nhận được agenda và hiểu rõ nội dung sẽ được thảo luận. Điều này giúp họ chuẩn bị ý kiến hoặc các câu hỏi cần thảo luận.
• Nếu có thay đổi vào phút cuối, cập nhật ngay lập tức và thông báo lại cho mọi người để tránh sự bất ngờ.

Những lưu ý này sẽ giúp bạn tạo ra những agenda chất lượng, hỗ trợ việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện diễn ra suôn sẻ, hiệu quả hơn. Bạn có thể áp dụng những mẹo này ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả công việc và sự chuyên nghiệp trong tổ chức.

8. Tối ưu hóa quản lý công việc và agenda với phần mềm MISA AMIS Công việc

Khi bạn đã nắm vững cách xây dựng và triển khai một agenda hiệu quả, một yếu tố quan trọng khác là sử dụng các công cụ hỗ trợ để quản lý công việc và thời gian một cách khoa học. Trong đó, phần mềm MISA AMIS Công việc là một giải pháp tuyệt vời giúp bạn tổ chức và theo dõi tiến độ công việc, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của cả nhóm và doanh nghiệp.

MISA AMIS Công việc không chỉ giúp bạn lên kế hoạch công việc, mà còn tích hợp quản lý agenda một cách trực quan và dễ dàng. Với tính năng quản lý dự án, phân công nhiệm vụ, và theo dõi tiến độ công việc, phần mềm này sẽ giúp các cuộc họp, sự kiện hay dự án được tổ chức khoa học, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả làm việc và đảm bảo mọi người tham gia đều nắm rõ mục tiêu chung.

Các tính năng nổi bật của MISA AMIS Công việc:

• Quản lý công việc linh hoạt: Bạn có thể tạo các nhiệm vụ công việc trong hệ thống và phân công rõ ràng cho từng thành viên. Điều này giúp tránh sự nhầm lẫn và đảm bảo mọi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình.
• Lịch trình công việc và cuộc họp: MISA AMIS giúp bạn lên lịch các cuộc họp, sự kiện và đồng bộ hóa với lịch cá nhân của các thành viên, giúp việc tổ chức agenda trở nên dễ dàng và chuẩn xác hơn.
• Theo dõi tiến độ và báo cáo: Phần mềm cho phép bạn theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, từ đó bạn có thể kiểm soát được tình trạng của từng mục trong agenda và đưa ra những điều chỉnh kịp thời.
• Tính năng nhắc nhở và thông báo: Với tính năng nhắc nhở, MISA AMIS giúp bạn không bỏ lỡ các cuộc họp, deadlines hoặc các nhiệm vụ quan trọng, đảm bảo mọi người tham gia đúng thời gian và không quên chuẩn bị nội dung.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia