10 cách chăm sóc khách hàng tiềm năng, gia tăng cơ hội bán hàng

Khách hàng tiềm năng đóng vai trò rất quan trọng đối với bất kỳ một tổ chức nào, họ là những đối tượng sẽ đem đến nguồn thu nhập chính cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên trên thực tế, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chăm sóc khách hàng tiềm năng. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giới thiệu đến bạn 10 cách chăm sóc khách hàng tiềm năng, gia tăng cơ hội bán hàng.

I. Khách hàng tiềm năng là ai?

Khách hàng tiềm năng là những cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu đối với sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa thực hiện giao dịch mua hàng. Quan trọng hơn cả là họ có khả năng tài chính đủ để quyết định mua hàng của bạn. Họ có thể được xác định thông qua các hành vi như:

• Đăng ký nhận bản tin hoặc thông tin khuyến mãi.
• Tương tác trên các nền tảng mạng xã hội hoặc website của doanh nghiệp.
• Tham gia các sự kiện, hội thảo do doanh nghiệp tổ chức.​

Việc nhận diện và phân loại khách hàng tiềm năng giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào các đối tượng có khả năng chuyển đổi cao, từ đó tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.

II. Tầm quan trọng của chăm sóc khách hàng tiềm năng

• Tăng tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu: Chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi, giảm chi phí tiếp cận khách hàng mới và tối ưu hóa nguồn lực kinh doanh.​
• Xây dựng lòng tin và mối quan hệ bền vững: Việc chăm sóc đúng cách giúp xây dựng lòng tin, tạo nền tảng cho mối quan hệ lâu dài và bền vững với khách hàng.​
• Tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường: Doanh nghiệp hiểu và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng tiềm năng sẽ chiếm được ưu thế, tạo ra sự khác biệt so với đối thủ.​
• Thu thập thông tin và cải thiện sản phẩm/dịch vụ: Thông qua quá trình chăm sóc, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin quý giá về nhu cầu, mong muốn và phản hồi của khách hàng tiềm năng, từ đó cải thiện sản phẩm, dịch vụ và chiến lược kinh doanh.​
• Xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực: Một doanh nghiệp quan tâm và chăm sóc khách hàng tiềm năng chu đáo sẽ tạo được hình ảnh tích cực, góp phần xây dựng thương hiệu mạnh mẽ và uy tín trên thị trường.

III. Cách chăm sóc khách hàng tiềm năng để chuyển đổi thành khách hàng thực sự

1. Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng

Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng là một bước quan trọng trong chiến lược marketing, giúp doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu và hành vi tiêu dùng của đối tượng mục tiêu. 

Thông qua các kênh như landing page, chiến dịch email marketing, hay các công cụ khảo sát trực tuyến, doanh nghiệp không chỉ cung cấp giá trị cho khách hàng mà còn thu về thông tin quan trọng để cá nhân hóa chiến lược chăm sóc. 

Để tối ưu hóa quá trình này, doanh nghiệp có thể tham khảo “Bộ giải pháp Quản trị hoạt động Marketing – Bán hàng” của MISA AMIS, bao gồm hai sản phẩm là MISA AMIS CRM và MISA AMIS aiMarketing, mang đến một hệ sinh thái toàn diện, giúp doanh nghiệp không chỉ thu hút mà còn nuôi dưỡng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng trung thành.

MISA AMIS CRM: Quản lý và khai thác dữ liệu khách hàng tiềm năng hiệu quả

• Thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng tập trung: Tất cả dữ liệu từ các kênh bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng được tập hợp trên một hệ thống duy nhất, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng truy xuất.
• Theo dõi lịch sử tương tác và giao dịch: Ghi nhận mọi hoạt động giữa khách hàng và doanh nghiệp, từ lần tiếp xúc đầu tiên đến các giao dịch mua bán, giúp nhân viên hiểu rõ nhu cầu và hành vi của khách hàng.
• Chấm điểm và phân loại khách hàng tiềm năng: Dựa trên các tiêu chí như mức độ quan tâm, hành vi tương tác, hệ thống tự động đánh giá và phân loại khách hàng, hỗ trợ đội ngũ bán hàng tập trung vào những cơ hội có giá trị cao. ​

MISA AMIS aiMarketing: ​Tự động hóa thu hút và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng

• Tạo và triển khai các chiến dịch thu hút khách hàng: Sử dụng các công cụ như Landing Page, Form, Banner, CTA để thu thập thông tin khách hàng từ nhiều kênh khác nhau.
• Thực hiện Email Marketing cá nhân hóa: Thiết kế và gửi email dựa trên hành vi và sở thích của từng khách hàng, tăng tỷ lệ mở và tương tác.
• Chấm điểm khách hàng tiềm năng (Lead Scoring): Đánh giá chất lượng khách hàng dựa trên hành vi và mức độ tương tác, giúp đội ngũ marketing ưu tiên những khách hàng có khả năng chuyển đổi cao.

Sự kết hợp giữa MISA AMIS CRM và MISA AMIS aiMarketing tạo nên một quy trình khép kín từ thu hút đến chuyển đổi khách hàng, giúp doanh nghiệp thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả, tối ưu hóa quy trình bán hàng nhờ chấm điểm và phân loại khách hàng tiềm năng, đồng thời nâng cao trải nghiệm cá nhân hóa để tăng sự hài lòng và trung thành của khách hàng.​

Khám phá Bộ giải pháp Quản trị Marketing – Bán hàng của MISA AMIS ngay tại đây:

TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ

2. Lắng nghe phản hồi và giải quyết kịp thời vấn đề của khách hàng

Lắng nghe và phản hồi kịp thời là yếu tố quyết định trong việc xây dựng lòng tin với khách hàng. Khi khách hàng tìm đến bạn để giải quyết vấn đề, đó không chỉ là cơ hội để hỗ trợ họ mà còn để thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp. 

Việc giữ bình tĩnh và chủ động trong giải quyết vấn đề, dù là nhỏ nhất, sẽ tạo ấn tượng tốt và củng cố mối quan hệ bền vững. Thái độ tận tâm và sự cầu thị có thể giúp doanh nghiệp chuyển hóa những tình huống tiêu cực thành cơ hội để nâng cao chất lượng dịch vụ.

3. Cung cấp giá trị hữu ích cho khách hàng

Khách hàng tiềm năng thường có xu hướng gắn bó với những doanh nghiệp mang đến giá trị thực sự, không chỉ trong sản phẩm mà còn trong trải nghiệm. Việc cung cấp những món quà miễn phí, dịch vụ trải nghiệm thử hay tham gia các sự kiện trực tuyến miễn phí có thể tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ. Những hoạt động này không chỉ giúp xây dựng sự tín nhiệm mà còn tạo cơ hội để khách hàng cảm thấy được trân trọng, từ đó dễ dàng chuyển đổi thành khách hàng trung thành.

4. Xây dựng mối quan hệ mật thiết với khách hàng

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, khách hàng không chỉ tìm kiếm sản phẩm mà còn mong muốn được kết nối và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ thông qua các sự kiện, hội thảo, hoặc chương trình tri ân sẽ giúp nâng cao giá trị thương hiệu và tạo ra một cộng đồng khách hàng trung thành. Sự tham gia của khách hàng trong các hoạt động này không chỉ thúc đẩy hiểu biết về sản phẩm mà còn tạo cơ hội để doanh nghiệp khẳng định vị thế và sự khác biệt trên thị trường.

5. Sử dụng email marketing để chăm sóc khách hàng

Email marketing là công cụ không thể thiếu trong chiến lược nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng. Việc gửi những thông điệp được cá nhân hóa, kèm theo các ưu đãi hấp dẫn hoặc thông tin giá trị, sẽ giúp doanh nghiệp duy trì mối liên kết chặt chẽ với khách hàng. Đặc biệt, qua việc phân khúc khách hàng theo đặc điểm nhân khẩu học, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nội dung, nâng cao khả năng chuyển đổi và giữ chân khách hàng hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp có thể tham khảo ebook “”Email Marketing: Kế hoạch hay – triển khai ngay hiệu quả”” để có được một chiến lược email marketing phù hợp cho doanh nghiệp của mình:

Nhấn vào ảnh để tải ngay ebook Email Marketing: Kế hoạch hay – triển khai ngay hiệu quả

6. Đừng thụ động chờ khách hàng đến với bạn

Trong kinh doanh, chủ động tìm kiếm và tiếp cận khách hàng là một yếu tố thiết yếu để đạt được thành công. Doanh nghiệp không nên chỉ ngồi đợi khách hàng đến mà phải thiết kế các trải nghiệm hấp dẫn, từ cách trưng bày sản phẩm đến không gian bán hàng. 

Hơn nữa, việc chủ động gọi điện, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ tạo cơ hội để doanh nghiệp làm quen và gây ấn tượng ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên. Tạo ra môi trường làm việc và dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp sẽ là nền tảng để thu hút khách hàng một cách hiệu quả.

7. Thu hút sự chú ý trong 15 giây đầu tiên

Khả năng thu hút sự chú ý của khách hàng trong những giây phút đầu tiên là một kỹ năng quan trọng trong tiếp thị. Trong môi trường mà thông tin xuất hiện không ngừng, doanh nghiệp cần phải có chiến lược truyền tải thông điệp rõ ràng, mạnh mẽ và gây ấn tượng ngay từ những giây đầu tiên. 

Việc đề cập đến các vấn đề cấp bách mà khách hàng quan tâm, như nhu cầu thực tế hay các nguy cơ mà họ đang phải đối mặt, sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng chiếm lĩnh sự chú ý của khách hàng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể kích thích họ tham gia cuộc đối thoại tiếp theo.

8. Ghi nhớ tên khách hàng của bạn

Gọi tên khách hàng trong mỗi cuộc trò chuyện không chỉ là phép lịch sự mà còn là cách đơn giản nhất để tạo dựng mối quan hệ gần gũi và thân thiện. Việc ghi nhớ và sử dụng tên khách hàng một cách tự nhiên trong các cuộc trò chuyện sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra ấn tượng mạnh mẽ và gia tăng mức độ hài lòng. Thực tế cho thấy rằng khách hàng cảm thấy được trân trọng khi tên của họ được nhắc đến, và điều này góp phần xây dựng lòng trung thành.

9. Không bỏ cuộc khi bị từ chối

Từ chối là một phần không thể tránh khỏi trong quá trình bán hàng, nhưng điều quan trọng là không để sự từ chối đó làm giảm động lực. Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị tâm lý để xử lý những phản ứng từ chối một cách chuyên nghiệp và khéo léo. 

Thay vì bỏ cuộc, hãy tìm cách khơi gợi thêm sự quan tâm từ phía khách hàng bằng các câu hỏi mở, khuyến khích họ chia sẻ những khó khăn hoặc nhu cầu chưa được giải quyết. Qua đó, bạn có thể tiếp tục xây dựng mối quan hệ và tìm ra cơ hội để chuyển từ sự từ chối thành một giao dịch thành công.

10. Cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng

Một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng là dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng. Doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào việc bán sản phẩm mà còn phải đảm bảo rằng khách hàng được hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ. 

Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ như bảo trì, tư vấn, hoặc giải quyết vấn đề một cách kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ giữ chân khách hàng mà còn khuyến khích họ quay lại trong tương lai. Điều này thể hiện cam kết của doanh nghiệp đối với khách hàng và giúp tăng mức độ hài lòng và lòng trung thành của họ.

IV. Một số thách thức và giải pháp khi chăm sóc khách hàng tiềm năng

V. Lưu ý khi xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Đặt ra các mục tiêu cụ thể như nâng cao sự hài lòng của khách hàng, giảm tỷ lệ khiếu nại, hoặc tăng cường tỷ lệ giữ chân khách hàng. 
• Phân loại khách hàng: Chia khách hàng thành các nhóm dựa trên đặc điểm như độ tuổi, hành vi mua sắm, hoặc mức độ trung thành để cá nhân hóa dịch vụ. ​
• Đào tạo nhân viên thường xuyên: Cung cấp các khóa huấn luyện về kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề và sử dụng công cụ hỗ trợ khách hàng để nâng cao hiệu quả công việc. ​​
• Thu thập và phân tích phản hồi: Khuyến khích khách hàng cung cấp ý kiến thông qua khảo sát, đánh giá trực tuyến và mạng xã hội để cải thiện dịch vụ. ​
• Duy trì thông điệp nhất quán: Duy trì thông điệp và phong cách giao tiếp đồng nhất trên tất cả các kênh như email, điện thoại và mạng xã hội.
• Tạo trải nghiệm cá nhân hóa: Sử dụng thông tin khách hàng để cung cấp dịch vụ phù hợp, như gửi lời chúc mừng sinh nhật hoặc đề xuất sản phẩm theo sở thích.
• Xây dựng mối quan hệ lâu dài: Tạo cơ hội để khách hàng tham gia vào các chương trình khách hàng thân thiết hoặc sự kiện đặc biệt để tăng cường sự gắn kết.
• Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Triển khai các phần mềm CRM và công cụ tự động hóa để quản lý thông tin khách hàng và tối ưu hóa quy trình chăm sóc. 
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả: Sử dụng các chỉ số như thời gian phản hồi, mức độ hài lòng và tỷ lệ giữ chân khách hàng để đo lường hiệu quả của quy trình. 
• Cải tiến liên tục: Dựa trên kết quả đánh giá, thường xuyên điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình để đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng.

VI. Chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả với MISA AMIS CRM

1. Thu thập và quản lý mọi thông tin khách hàng tập trung

MISA AMIS CRM giúp doanh nghiệp thu thập và lưu trữ mọi thông tin khách hàng, bao gồm lịch sử giao dịch và các tương tác. Điều này giúp đội ngũ chăm sóc khách hàng hiểu rõ nhu cầu của từng cá nhân, từ đó cung cấp dịch vụ tận tâm và bán chéo các sản phẩm phù hợp. Hệ thống lưu trữ dữ liệu giúp nhân viên mới tiếp nhận thông tin và tiếp tục chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả.

2. Liên thông, đồng bộ dữ liệu khách hàng giữa các phòng ban 

Phần mềm giúp liên thông dữ liệu khách hàng giữa các bộ phận như Marketing, Bán hàng, Chăm sóc khách hàng và Kế toán. Điều này đảm bảo rằng mọi bộ phận đều nắm bắt kịp thời nhu cầu và vấn đề của khách hàng, từ đó tối ưu quy trình chăm sóc và tăng sự hài lòng của khách hàng.

3. Hỗ trợ phân tích khách hàng tiềm năng

MISA AMIS CRM cung cấp công cụ phân tích giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh và đánh giá các thương vụ với khách hàng. Việc này giúp xác định khách hàng cần ưu tiên chăm sóc đặc biệt, đồng thời điều chỉnh chiến lược bán hàng để đạt được mục tiêu doanh thu.

4. Kiểm soát tiến độ công việc

Phần mềm giúp theo dõi hoạt động của nhân viên, đảm bảo các quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng được triển khai theo đúng tiêu chuẩn. Điều này giúp tránh tình trạng mất khách hàng vì quy trình chăm sóc không hiệu quả.

5. Tích hợp email, tổng đài điện thoại VoIP, SMS brandname chăm sóc khách hàng

MISA AMIS CRM hỗ trợ tích hợp với tổng đài điện thoại và SMS Brandname, giúp nhân viên dễ dàng gọi điện và gửi SMS trực tiếp từ phần mềm. Ngoài ra, tích hợp Email Marketing với các công cụ như ZetaMail, MailChimp giúp chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

Xem video để tìm hiểu thêm về tính năng MISA AMIS CRM tại đây:

VII. Kết luận

Khách hàng tiềm năng là nguồn thu nhập chính cho doanh nghiệp, nhưng nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc chăm sóc họ. Bài viết này cung cấp thông tin chi tiết về tầm quan trọng của việc chăm sóc khách hàng tiềm năng, giải thích lý do tại sao cần phải chăm sóc họ và đưa ra các chiến lược hiệu quả. Hy vọng những kiến thức này sẽ giúp doanh nghiệp triển khai chiến lược chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả.