Top 6 rủi ro thường gặp trong quản lý dự án và cách khắc phục

Đối với những người làm dự án, việc vấp phải những rủi ro thường gặp trong quản lý dự án là điều khó tránh khỏi. Việc nhận thức để giảm thiểu được những rủi ro này là một yếu tố quan trọng giúp định hướng dự án trở lại quỹ đạo ban đầu và đi đúng hướng.

1. Rủi ro trong quản lý dự án là gì?

Rủi ro trong quản lý dự án được hiểu là những sự kiện hoặc tình huống không mong muốn có thể xảy ra, gây ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ, chi phí, chất lượng hoặc mục tiêu tổng thể của dự án. Đây là những yếu tố bất định mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng phải đối mặt, từ các dự án nhỏ như tổ chức sự kiện cho đến các dự án lớn như xây dựng cơ sở hạ tầng hay phát triển phần mềm.

Rủi ro có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm yếu tố con người, công nghệ, tài chính, hoặc thậm chí là các tác động bên ngoài như thiên tai, thay đổi chính sách. Việc nhận diện và quản lý rủi ro đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của một dự án. Nếu không được kiểm soát kịp thời, rủi ro có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.

Chẳng hạn, một dự án có thể vượt ngân sách do chi phí phát sinh không lường trước, hoặc bị trì hoãn vì thiếu sự phối hợp giữa các bên liên quan. Thực tế, theo một báo cáo của Project Management Institute (PMI), hơn 30% các dự án thất bại có nguyên nhân liên quan đến việc quản lý rủi ro kém hiệu quả.

Xem thêm: Chứng chỉ PMP – Những điều người quản lý dự án phải biết [cập nhật 2025]

2. Nhận diện các rủi ro thường gặp trong quản lý dự án

Dưới đây là những rủi ro phổ biến mà các nhà quản lý dự án thường đối mặt. Việc nhận diện chúng là bước đầu tiên để giảm thiểu tác động tiêu cực đến dự án.

2.1. Rủi ro về thời gian

Rủi ro về thời gian xảy ra khi dự án không thể hoàn thành đúng hạn theo kế hoạch ban đầu.

Nguyên nhân: Lập kế hoạch không thực tế, chậm trễ từ nhà cung cấp, hoặc các sự cố bất ngờ như mất điện, hỏng thiết bị.

Ví dụ: Một dự án xây dựng bị trì hoãn vì nhà thầu giao vật liệu muộn, khiến toàn bộ tiến độ thi công bị ảnh hưởng.

2.2. Rủi ro tài chính

Đây là tình trạng dự án vượt ngân sách hoặc gặp khó khăn về dòng tiền.

Nguyên nhân: Dự toán sai lệch, chi phí phát sinh không dự đoán được, hoặc biến động giá cả thị trường.

Ví dụ: Một công ty phát triển phần mềm phải chi thêm tiền để thuê chuyên gia xử lý lỗi hệ thống không lường trước, dẫn đến vượt ngân sách 20%.

2.3. Rủi ro kỹ thuật

Rủi ro kỹ thuật liên quan đến các vấn đề về công nghệ, thiết bị hoặc quy trình triển khai.

Nguyên nhân: Phần mềm không tương thích, lỗi thiết bị, hoặc đội ngũ thiếu kỹ năng cần thiết.

Ví dụ: Một dự án triển khai website bị gián đoạn vì máy chủ gặp sự cố ngay trước ngày ra mắt chính thức.

2.4. Rủi ro nhân sự

Rủi ro này xuất phát từ yếu tố con người trong đội dự án.

Nguyên nhân: Thiếu kỹ năng chuyên môn, mâu thuẫn nội bộ, hoặc nhân sự chủ chốt nghỉ việc đột xuất.

Ví dụ: Một thành viên quan trọng rời đội giữa chừng, khiến dự án quảng cáo bị đình trệ do không ai thay thế kịp thời.

2.5. Rủi ro pháp lý

Rủi ro pháp lý xảy ra khi dự án vi phạm quy định pháp luật hoặc gặp vấn đề về hợp đồng.

Nguyên nhân: Hợp đồng không rõ ràng, không tuân thủ quy định địa phương, hoặc tranh chấp quyền sở hữu.

Ví dụ: Một dự án bất động sản bị kiện vì sử dụng thiết kế sao chép, dẫn đến phạt tiền và trì hoãn thi công.

2.6. Rủi ro giao tiếp

Rủi ro giao tiếp xuất hiện khi thông tin giữa các bên liên quan không được truyền đạt hiệu quả.

Nguyên nhân: Thiếu kênh liên lạc rõ ràng, hiểu lầm yêu cầu, hoặc không ghi chép đầy đủ.

Ví dụ: Khách hàng yêu cầu thay đổi thiết kế nhưng đội dự án không được thông báo, dẫn đến sản phẩm cuối cùng không đúng mong đợi.

Những rủi ro này không chỉ phổ biến mà còn có thể xảy ra đồng thời, làm gia tăng áp lực cho nhà quản lý. Hiểu rõ nguyên nhân và biểu hiện của chúng sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho các giải pháp khắc phục.

Tham khảo: Phương pháp & quy trình quản lý dự án công nghệ thông tin tối ưu nhất

3. Tác động khôn lường của rủi ro đến dự án

Rủi ro trong quản lý dự án không chỉ gây ra những trở ngại tức thời mà còn để lại hậu quả lâu dài nếu không được xử lý kịp thời. Dưới đây là những tác động chính mà rủi ro có thể gây ra:

Trước hết, rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chất lượng và chi phí của dự án. Ví dụ, một sự cố kỹ thuật có thể làm chậm tiến độ triển khai, buộc đội ngũ làm thêm giờ và tăng chi phí nhân sự. Chất lượng sản phẩm cũng có thể bị giảm sút nếu các vấn đề không được giải quyết triệt để, dẫn đến sự không hài lòng từ khách hàng hoặc đối tác.

Ngoài ra, rủi ro còn gây ra những tác động lâu dài đến doanh nghiệp. Một dự án thất bại do quản lý rủi ro kém có thể làm mất uy tín thương hiệu, giảm lòng tin từ khách hàng và ảnh hưởng đến cơ hội hợp tác trong tương lai. Theo thống kê từ Project Management Institute (PMI), khoảng 70% các dự án gặp vấn đề nghiêm trọng đều liên quan đến việc không kiểm soát tốt rủi ro, cho thấy mức độ nghiêm trọng của vấn đề này.

Cuối cùng, rủi ro không được quản lý hiệu quả còn tạo áp lực tâm lý cho đội ngũ thực hiện, làm giảm động lực làm việc và hiệu suất tổng thể. Vì vậy, việc hiểu rõ tác động của rủi ro là động lực để các nhà quản lý chủ động xây dựng kế hoạch ứng phó phù hợp.

4. Cách nhận diện và đánh giá rủi ro trong quản lý dự án

4.1. Nhận diện rủi ro

• Phân tích dựa trên kinh nghiệm trước đây: Xem xét các dự án đã triển khai trước đây để nhận diện các vấn đề tương tự có thể phát sinh.
• Sử dụng phương pháp brainstorming (tư duy nhóm): Tổ chức các buổi họp với các thành viên trong nhóm, các bên liên quan để thảo luận về các mối nguy cơ có thể xảy ra.
• Xem xét các yếu tố môi trường: Phân tích các yếu tố ngoại cảnh như thay đổi trong quy định pháp lý, điều kiện kinh tế, hay sự phát triển công nghệ có thể tác động đến dự án.
• Áp dụng các công cụ phân tích: Sử dụng các công cụ phân tích như SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) để nhận diện các rủi ro.
• Phỏng vấn các bên liên quan: Đôi khi, các bên liên quan có thể có cái nhìn rõ ràng hơn về các mối nguy cơ do họ có cái nhìn sâu sắc hơn về các yếu tố ngoài dự án.

4.2. Đánh giá rủi ro

• Đánh giá khả năng xảy ra: Mỗi rủi ro cần được đánh giá về khả năng xảy ra. Điều này có thể được đo lường theo thang điểm từ thấp đến cao.
• Đánh giá mức độ tác động: Đánh giá mức độ ảnh hưởng nếu rủi ro xảy ra. Tác động có thể được chia thành các cấp độ như nhẹ, vừa phải, nghiêm trọng.
• Sử dụng ma trận rủi ro: Phân loại các rủi ro vào một ma trận (khả năng x tác động) để xác định các rủi ro có mức độ ưu tiên cao. Ma trận này giúp nhóm quản lý dự án dễ dàng xác định và tập trung vào các rủi ro quan trọng.
• Phân tích mức độ chấp nhận: Một số rủi ro có thể được chấp nhận hoặc là không thể tránh khỏi. Cần xác định đâu là các rủi ro có thể được quản lý tốt và đâu là những rủi ro cần phòng ngừa nghiêm ngặt.
• Dự đoán chi phí liên quan: Xác định mức độ chi phí hoặc nguồn lực sẽ bị ảnh hưởng nếu các rủi ro xảy ra. Điều này giúp đánh giá và đưa ra quyết định xem liệu các rủi ro có thể chấp nhận được hay không.

4.3. Quản lý rủi ro

Lập kế hoạch ứng phó rủi ro: Khi các rủi ro đã được nhận diện và đánh giá, việc lập kế hoạch ứng phó là rất quan trọng. Các chiến lược bao gồm:

• Chuyển giao rủi ro: Thực hiện các biện pháp như bảo hiểm hoặc hợp đồng để chuyển giao rủi ro cho bên thứ ba.
• Giảm thiểu rủi ro: Áp dụng các biện pháp để giảm khả năng xảy ra rủi ro hoặc giảm mức độ tác động của rủi ro.
• Chấp nhận rủi ro: Một số rủi ro không thể tránh được hoặc không có giải pháp khả thi, và các bên liên quan có thể quyết định chấp nhận nó.

4.4. Theo dõi và kiểm soát rủi ro

• Giám sát rủi ro liên tục: Rủi ro trong dự án có thể thay đổi theo thời gian. Do đó, việc theo dõi và cập nhật tình hình các rủi ro là cần thiết.
• Sử dụng các công cụ quản lý dự án: Các công cụ quản lý như phần mềm quản lý dự án (ví dụ, MS Project, Trello, Asana) có thể giúp theo dõi các vấn đề rủi ro và tác động của chúng.
• Cập nhật thường xuyên với các bên liên quan: Các bên liên quan cần được thông báo về tiến trình và sự thay đổi của các rủi ro để có thể điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

Xem thêm: App quản lý dự án là gì? Review 11 app quản lý dự án tốt nhất 2025

5. Giải pháp khắc phục rủi ro thường gặp trong quản lý dự án

Để giảm thiểu tác động của rủi ro và đảm bảo dự án thành công, cần áp dụng các giải pháp khắc phục hiệu quả. Dưới đây là một số giải pháp phổ biến:

5.1. Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro chi tiết

Mô tả: Trước khi bắt đầu dự án, cần lập một kế hoạch quản lý rủi ro toàn diện, xác định các rủi ro tiềm ẩn, mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra.

Giải pháp:

• Sử dụng các công cụ như ma trận rủi ro (Risk Matrix) để phân loại và ưu tiên rủi ro.
• Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên trong nhóm để theo dõi và xử lý rủi ro.
• Định kỳ cập nhật kế hoạch dựa trên tiến độ thực tế của dự án.

5.2. Tăng cường giao tiếp và phối hợp trong nhóm

Mô tả: Thiếu giao tiếp là nguyên nhân phổ biến dẫn đến hiểu lầm, chậm trễ hoặc sai sót trong dự án.

Giải pháp:

• Tổ chức các cuộc họp định kỳ để cập nhật tiến độ và thảo luận các vấn đề tiềm ẩn.
• Sử dụng các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana hoặc Microsoft Project để đảm bảo thông tin được chia sẻ minh bạch.
• Khuyến khích các thành viên báo cáo sớm các dấu hiệu rủi ro.

5.3. Quản lý nguồn lực hiệu quả

Mô tả: Thiếu nhân sự, tài chính hoặc thiết bị có thể làm gián đoạn tiến độ dự án.

Giải pháp:

• Lập kế hoạch phân bổ nguồn lực rõ ràng ngay từ đầu, dự trù một phần nguồn lực dự phòng.
• Theo dõi sát sao việc sử dụng nguồn lực để tránh lãng phí hoặc thiếu hụt.
• Đào tạo đội ngũ nhân sự để nâng cao kỹ năng, giảm thiểu rủi ro do lỗi con người.

5.4. Kiểm soát thay đổi phạm vi dự án (Scope Creep)

Mô tả: Việc mở rộng phạm vi dự án không kiểm soát có thể dẫn đến vượt ngân sách và chậm tiến độ.

Giải pháp:

• Thiết lập quy trình phê duyệt thay đổi chính thức, yêu cầu đánh giá tác động trước khi thực hiện.
• Giao tiếp rõ ràng với các bên liên quan về phạm vi ban đầu và giới hạn của dự án.
• Sử dụng tài liệu phạm vi dự án (Project Scope Statement) làm cơ sở tham chiếu.

5.5. Ứng phó với các yếu tố bên ngoài

Mô tả: Các yếu tố như thay đổi chính sách pháp luật, biến động thị trường hoặc thiên tai có thể ảnh hưởng đến dự án.

Giải pháp:

• Nghiên cứu và dự đoán các yếu tố bên ngoài trong giai đoạn lập kế hoạch.
• Xây dựng các kịch bản ứng phó (contingency plans) để sẵn sàng xử lý khi rủi ro xảy ra.
• Mua bảo hiểm dự án nếu cần thiết để giảm thiểu thiệt hại tài chính.

5.6. Sử dụng công nghệ và phân tích dữ liệu

Mô tả: Công nghệ hiện đại giúp phát hiện và dự báo rủi ro sớm hơn.

Giải pháp:

• Áp dụng phần mềm quản lý rủi ro để theo dõi và phân tích dữ liệu dự án.
• Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) hoặc phân tích dự đoán (predictive analytics) để nhận diện các xu hướng rủi ro tiềm ẩn.
• Lưu trữ và học hỏi từ dữ liệu của các dự án trước để cải thiện quy trình.

5.7. Đánh giá và rút kinh nghiệm sau dự án

Mô tả: Việc không rút kinh nghiệm từ các rủi ro đã xảy ra có thể khiến chúng lặp lại ở các dự án sau.

Giải pháp:

• Tổ chức buổi tổng kết dự án (post-mortem) để đánh giá các rủi ro đã gặp và cách xử lý.
• Ghi chép lại bài học kinh nghiệm (lessons learned) và chia sẻ với đội ngũ.
• Cải tiến quy trình quản lý rủi ro dựa trên phản hồi thực tế.

6. Công cụ hỗ trợ nhận diện và đánh giá rủi ro MISA AMIS Công Việc

Quản lý rủi ro là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của các dự án. Tuy nhiên, việc nhận diện và xử lý các rủi ro trong suốt quá trình thực hiện dự án có thể gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt khi có sự tham gia của nhiều bộ phận và các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Để giải quyết vấn đề này, MISA AMIS Công Việc mang đến một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý rủi ro một cách hiệu quả hơn bao giờ hết.

Với những tính năng vượt trội sau, MISA AMIS Công Việc không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình công việc mà còn giúp giảm thiểu và kiểm soát rủi ro:

• Tiên phong ứng dụng AI trong phần mềm

MISA AMIS Công Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động thiết lập công quy trình và báo cáo phân tích hiệu quả công việc. AI không chỉ giúp dự báo và nhận diện các vấn đề tiềm ẩn, mà còn phân tích các yếu tố có thể dẫn đến rủi ro trong từng giai đoạn của dự án. Điều này giúp các nhà quản lý dự án đưa ra các quyết định chính xác và nhanh chóng để hạn chế các rủi ro phát sinh.

• Giao việc, cập nhật tiến độ công việc, dự án tức thời

Một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý rủi ro là khả năng giám sát tiến độ công việc và dự án một cách liên tục. MISA AMIS Công Việc giúp bạn giao việc và theo dõi tiến độ công việc, dự án tức thời. Việc nắm bắt sớm các sự chậm trễ hay vấn đề phát sinh giúp bạn có thể can thiệp kịp thời, giảm thiểu các rủi ro ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả cuối cùng.

• Tự động nhắc nhở Deadline, Báo cáo công việc từng nhân sự

Rủi ro có thể đến từ việc không tuân thủ thời gian và các mục tiêu đề ra. Với tính năng tự động nhắc nhở deadline và báo cáo công việc từng nhân sự, MISA AMIS giúp đảm bảo các thành viên trong nhóm luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn. Việc theo dõi sát sao các deadline và tiến độ công việc của từng cá nhân sẽ giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề có thể gây chậm trễ hoặc ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

• Giao tiếp nội bộ tập trung, đồng nhất trên 1 nền tảng

Việc giao tiếp kém và thiếu sự đồng bộ giữa các bộ phận có thể dẫn đến hiểu lầm, sai sót và các rủi ro liên quan đến hiệu quả công việc. MISA AMIS Công Việc cung cấp một nền tảng giao tiếp nội bộ tập trung, giúp các thành viên trong nhóm và các bên liên quan cập nhật và trao đổi thông tin nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến giao tiếp, tạo sự thống nhất và đảm bảo rằng mọi người đều có cùng thông tin.

• Đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong quá trình quản lý

MISA AMIS Công Việc cung cấp các báo cáo chi tiết về công việc, tiến độ, và hiệu quả của từng nhân sự, giúp các nhà quản lý có cái nhìn rõ ràng về toàn bộ quá trình. Tính minh bạch này giúp phát hiện sớm những vấn đề tiềm ẩn có thể dẫn đến rủi ro, từ đó có biện pháp xử lý nhanh chóng và hiệu quả.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có các đơn vị chuyên dự án thiết kế lắp đặt, thi công xây dựng và quản lý dự án công trình như Công ty Cổ phần Landco, Công ty Cổ phần Công nghệ FUTECH, Minh Đức Group,… và nhiều khách hàng khác.

Với MISA AMIS Công Việc, bạn không chỉ có một công cụ giúp quản lý dự án hiệu quả mà còn là một giải pháp mạnh mẽ trong việc nhận diện, giảm thiểu và kiểm soát rủi ro.

Dùng thử và khám phá sức mạnh quản lý HÀNG TRĂM dự án, nhà thầu của MISA AMIS Công việc tại đây:

Tạm kết

Bài viết trên đã chia sẻ về những rủi ro thường gặp trong quản lý dự án. Hy vọng bài viết giúp cho các nhà quản lý dự án có cái nhìn trực quan về những sai lầm dễ mắc phải trong quá trình vận hành dự án từ các “tiền bối” và tìm ra cách làm phù hợp, hạn chế rủi ro không đáng có. MISA AMIS chúc bạn áp dụng hiệu quả, tạo nên nhiều dự án thành công ở hiện tại và tương lai!