Hóa đơn điện tử có được cách số và lùi ngày hay không theo Thông tư 78/2021 và Nghị định 123/2020

Ngày 17 tháng 9 năm 2021 Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Thông tư đã hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử mới theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ và quy định việc chính thức áp dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy và các loại hóa đơn điện tử cũ theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Thông tư số 32/2011/TT-BTC trên cả nước kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022.

Khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy chuẩn mới theo Thông tư số 78-2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP chắc hẳn sẽ có nhiều bạn kế toán băn khoăn, lo lắng liệu hóa đơn điện tử mới có để cách số và lùi ngày được hay không?  MISA AMIS xin gửi đến bài viết này để chia sẻ những quy định của pháp luật xung quanh vấn đề này để các bạn kế toán yên tâm và tự tin khi sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới này.

Đọc thêm: Tổng hợp các điểm mới của Thông tư 78/2021/TT-BTC

1. Hoá đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Xem chi tiết về hoá đơn điện tử tại bài viết: Hóa đơn điện tử là gì? Tổng hợp toàn bộ quy định về hóa đơn điện tử

2. Căn cứ pháp lý quy định thời điểm xuất hóa đơn điện tử

Trước khi xác định hóa đơn điện tử mới có cách số và lùi ngày được hay không, chúng ta cùng đi tìm hiểu thời điểm lập hóa đơn. Theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về thời điểm lập hóa đơn như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
• Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp khác (xem chi tiết tại Điều 9, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Đọc thêm: Các công việc DN cần thực hiện để thực hiện áp dụng Hóa đơn điện tử theo NĐ 123 và TT 78

3. Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?

Trước khi trả lời câu hỏi này cần hiểu đúng về các loại hóa đơn điện tử mới được quy định trong Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Căn cứ theo khoản 2, Điều 3, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì:

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế thì việc cấp mã do cơ quan thuế thực hiện nên doanh nghiệp phải xuất hóa đơn liên tục không được cách số, bỏ số bởi vì những hóa đơn phát hành có mã của cơ quan thuế mới là hóa đơn hợp pháp và đủ điều kiện lưu hành.

Để xác định hóa đơn hợp pháp thì căn cứ theo quy định tại Khoản 7, 8, 9, Điều 3, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử hợp pháp như sau:

– Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.

– Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn, chứng từ giả; sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Ngoài ra, quy định về số hóa đơn điện tử cũng ảnh hưởng đến việc lập hóa đơn điện tử cần liên tục tại Khoản 3, Điều 10, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Từ các căn cứ quy định của pháp luật trên về thời điểm, nội dung, hình thức và số hóa đơn điện tử có thể thấy rằng:

Hóa đơn điện tử xuất lùi ngày, cách số là không đảm bảo, không tuân thủ việc cấp số liên tục và tự động của hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật về việc quản lý và sử dụng hóa đơn. Do vậy, kế toán phải thực hiện việc xuất hóa đơn liên tục, đúng ngày, đúng thời điểm xuất hóa đơn theo quy định của Pháp luật.

Đây cũng là một trong những điểm khác biệt lớn nhất của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy nhằm tăng tính minh bạch, chính xác cho cả bên bán, bên mua và cơ quan thuế. Giúp cơ quan thuế kiểm soát được việc sử dụng hóa đơn của các tổ chức, cá nhân khi kinh doanh hàng hóa dịch vụ,… tránh việc mua bán hóa đơn bất hợp pháp.

Đọc thêm: Cách hủy hóa đơn còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021

4. Quy định về ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử mới nhất

Căn cứ theo quy định tại khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Đồng thời căn cứ theo Công văn 1586/TCT-CS năm 2023 về khai thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn điện tử của người bán, thì trong trường hợp hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã lập có thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, nếu thời điểm ký số phát sinh cùng hoặc sau thời điểm lập hóa đơn, hóa đơn điện tử đó vẫn được coi là hợp lệ.

Người bán kê khai và nộp thuế GTGT theo thời điểm lập hóa đơn, còn người mua kê khai thuế tại thời điểm nhận hóa đơn, đảm bảo đúng và đầy đủ về hình thức, nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

5. Mức phạt nếu xuất hóa đơn sai thời điểm

Căn cứ theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP thì: trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm hoặc lùi ngày sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Mức phạt cụ thể như sau:

(1) Phạt cảnh cáo:

– Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;

(2) Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng

Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

(3) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng:

– Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Lưu ý: Mức phạt tiền trên áp dụng đối với tổ chức, mức phạt tiền đối với cá nhân bằng 1/2 mức phạt tiền đối với tổ chức.

MISA AMIS hy vọng những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp các bạn kế toán thực hiện tốt hơn công việc của mình, đặc biệt là việc áp dụng hóa đơn điện tử mới theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sẽ được thuận lợi và dễ dàng hơn.

Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của Thông tư 78/2021. Sử dụng phần mềm kế toán có kết nối hóa đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS là lựa chọn cần thiết để thu được những lợi ích trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Một trong những sự lựa chọn dành cho các doanh nghiệp chính là phần mềm AMIS Kế toán kết nối trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử, cho phép:

• Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử.
• Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử từ bộ mẫu sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại.
• Kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn: Giúp kiểm soát được các tình trạng của Thông báo phát hành hóa đơn, từ đó tránh được việc bị phạt do phát hành HĐĐT khi chưa có hiệu lực.
• Quản lý hóa đơn do viết sai, mất, cháy hỏng: Giúp doanh nghiệp quản lý danh sách các hóa đơn bị xóa do viết sai thông tin để thông báo cho cơ quan thuế biết; quản lý mất, cháy, hỏng hóa đơn và tình trạng còn hiệu lực hay không.
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.