Ma trận Eisenhower là gì? Cách áp dụng để quản lý thời gian hiệu quả

08/09/2021
3325

Quản lý thời gian giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn thay vì chỉ làm việc chăm chỉ, từ đó hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong thời gian ngắn hơn và nắm bắt thêm cơ hội. Đây cũng là yếu tố quan trọng để phát huy điểm mạnh và phát triển bản thân một cách tối ưu. Một trong những phương pháp nổi bật để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian là ma trận Eisenhower.

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: CÁCH LẬP BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TIÊU CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP 2023

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả dựa trên mức độ quan trọng và tính khẩn cấp của công việc, chia chúng thành 4 nhóm để ưu tiên xử lý gồm: 

  • Quan trọng và khẩn cấp
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng
  • Không quan trọng và không khẩn cấp

Phương pháp này đặc biệt hữu ích với những người làm việc theo mục tiêu nhưng thường bị chậm tiến độ, giúp họ tránh sa đà vào các việc gấp mà bỏ quên những việc thật sự quan trọng đồng thời giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian.

Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower là gì?

Tên phương pháp xuất phát từ Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ  34 của Hoa Kỳ, người nổi tiếng với khả năng duy trì năng suất cao trong suốt sự nghiệp quân sự và chính trị. Dù bận rộn nhưng ông vẫn có thể quản lý thời gian khéo léo để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình. 

Bởi vậy mà phương pháp Eisenhower của ông được nhiều người bỏ công để nghiên cứu. Đây là công cụ phân loại công việc, sắp xếp thời gian và ra quyết định đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ để tối ưu hoá việc quản lý thời gian của bản thân.

2. Tầm quan trọng của phân loại công việc theo các cấp độ ưu tiên

Trong môi trường làm việc hiện đại, khối lượng công việc ngày càng tăng đòi hỏi sự sắp xếp khoa học để đạt hiệu quả cao nhất.

Tầm quan trọng của phân loại công việc theo các cấp độ ưu tiên
Tầm quan trọng của phân loại công việc theo các cấp độ ưu tiên

Việc phân loại công việc theo các cấp độ ưu tiên giúp tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, tránh lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết.

  • Nâng cao hiệu suất công việc: Việc quản lý thời gian một cách hiệu quả cho phép chúng ta hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong khoảng thời gian ngắn hơn. Điều này không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn giúp đạt được các mục tiêu một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
  • Ưu tiên nhiệm vụ hợp lý: Sử dụng ma trận quản lý thời gian giúp xác định mức độ ưu tiên của từng công việc. Các nhiệm vụ có thể được phân loại theo mức độ quan trọng và cấp bách, từ những việc cần xử lý ngay đến những việc có thể trì hoãn. Nhờ đó, bạn có thể tập trung nguồn lực vào các nhiệm vụ thiết yếu, tránh lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết.
  • Phân bổ thời gian khoa học: Ma trận quản lý thời gian hỗ trợ lập kế hoạch phân bổ thời gian một cách khoa học cho từng nhiệm vụ. Bằng cách xác định thời lượng cần thiết để hoàn thành mỗi công việc và tổ chức kế hoạch phù hợp với quỹ thời gian hiện có, bạn có thể tránh tình trạng quá tải và đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng tiến độ.
  • Xác định mục tiêu rõ ràng: Công cụ này còn giúp xác định mục tiêu cụ thể cho từng nhiệm vụ, tạo động lực và định hướng rõ ràng để hoàn thành công việc. Ngoài ra, việc theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả giúp bạn điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết, đảm bảo đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất.
  • Giảm áp lực: Khi loại bỏ được sự lo lắng về những công việc ít quan trọng hoặc không cấp thiết, bạn sẽ cảm thấy thư thái hơn. Điều này không chỉ giảm bớt căng thẳng mà còn giúp bạn duy trì tinh thần làm việc tích cực, tránh tình trạng kiệt sức, đồng thời cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân một cách hài hòa hơn.
Phân chia thời gian hợp lý, cập nhật tiến độ liên tục luôn là nhiệm vụ quan trọng và đầy thách thức của nhà quản lý. Chính vì vậy, bất kỳ người quản lý nào cũng cần có một bảng kế hoạch công việc khoa học để tối ưu quy trình làm việc, đảm bảo hiệu quả tối ưu.

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: CÁCH LẬP BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TIÊU CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP 2023

3. 4 cấp độ của ma trận Eisenhower

“Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp thường ít quan trọng” – Dwight Eisenhower.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower chia các nhiệm vụ thành bốn nhóm chính, dựa trên hai yếu tố cốt lõi: mức độ quan trọngmức độ khẩn cấp.

Phân loại nhiệm vụ
Phân loại nhiệm vụ

3.1. Góc phần tư 1: Khẩn cấp và quan trọng

Đây là nhóm nhiệm vụ thuộc “Ưu tiên giải quyết ngay”, bao gồm những công việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng, thường chiếm khoảng 15–20% thời gian làm việc. Các nhiệm vụ trong góc này đòi hỏi phải thực hiện ngay lập tức vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu dài hạn và có thể gây hậu quả nghiêm trọng nếu bị trì hoãn.

Nhóm nhiệm vụ này bao gồm:

  • Công việc phát sinh bất ngờ không thể lường trước.
  • Nhiệm vụ đã biết trước nhưng cần chuẩn bị và thường mang tính chất định kỳ.
  • Các công việc gần đến hạn mà chưa được hoàn thành.

Để quản lý hiệu quả, cần lập kế hoạch trước cho ngày, tuần hoặc tháng và áp dụng nguyên tắc “Eat That Frog” – hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trước tiên. Việc xử lý xong các nhiệm vụ trọng điểm sẽ tạo động lực, gia tăng sự tự tin và giúp duy trì kỷ luật công việc, đồng thời giảm thiểu rủi ro phát sinh.

3.2. Góc phần tư 2: Quan trọng, không khẩn cấp

Được gọi là nhóm “Lập lịch trình”, đây là nơi dành cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng không cần xử lý ngay. Các nhiệm vụ này chiếm tỷ trọng lớn nhất, khoảng 60–65% thời gian, và có ảnh hưởng lâu dài đến sự phát triển cá nhân hoặc mục tiêu dài hạn.

Những công việc trong góc phần tư này cần được thực hiện ngay sau khi hoàn thành nhiệm vụ ở góc phần tư 1. Áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian như nguyên tắc Pareto hay phương pháp Pomodoro sẽ giúp xử lý hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, do thiếu áp lực thời gian, nhiệm vụ ở nhóm này thường dễ bị trì hoãn hoặc bỏ qua, dẫn đến việc ảnh hưởng đến tiến độ mục tiêu. Để tránh điều này, cần thường xuyên đánh giá mức độ ưu tiên và đảm bảo phân bổ nguồn lực phù hợp.

4 cấp độ của ma trận Eisenhower
4 cấp độ của ma trận Eisenhower

3.3. Góc phần tư 3: Khẩn cấp, không quan trọng

Nhóm này được gọi là “Ủy quyền”, bao gồm các công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, chỉ chiếm khoảng 10–15% thời gian. Đây là các nhiệm vụ cần hoàn thành ngay nhưng không ảnh hưởng lớn đến mục tiêu dài hạn, chẳng hạn như đặt vé, trả lời email.

Do không đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao, những nhiệm vụ này có thể được giao cho người khác thực hiện. Việc ủy quyền không chỉ giúp quản lý khối lượng công việc tốt hơn mà còn tạo cơ hội phát triển kỹ năng cho các thành viên trong nhóm.

3.4. Góc phần tư 4: Không khẩn cấp, không quan trọng

Cuối cùng là nhóm “Loại bỏ”, gồm những nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp, chỉ chiếm khoảng 5% thời gian. Đây thường là những hoạt động gây xao nhãng như lướt mạng xã hội, trò chuyện phiếm hoặc các việc làm không mang lại giá trị thực tiễn.

Các nhiệm vụ trong nhóm này không cần thiết và không góp phần vào bất kỳ mục tiêu nào. Vì vậy, nên hạn chế tối đa hoặc loại bỏ hoàn toàn để dành thời gian cho các công việc có ích hơn.

TIẾT KIỆM THỜI GIAN QUẢN LÝ, NÂNG CAO NĂNG SUẤT VỚI BỘ GIẢI PHÁP MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ

4. Cách ứng dụng ma trận Eisenhower hiệu quả

Cách ứng dụng ma trận Eisenhower hiệu quả
Cách ứng dụng ma trận Eisenhower hiệu quả

4.1. Lập danh sách nhiệm vụ cần thực hiện

Đây là bước cơ bản để có một cái nhìn tổng thể về những nhiệm vụ và mục tiêu cần hoàn thành. Khi lập danh sách, hãy ghi chép tất cả các công việc hoặc mục tiêu mà bạn cần xử lý. Điều này giúp tránh bỏ sót nhiệm vụ và đảm bảo bạn hiểu rõ phạm vi công việc của mình.

Sau khi hoàn thành danh sách, tiến hành sắp xếp công việc theo hai tiêu chí chính: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.

  • Các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp cần được ưu tiên xử lý ngay lập tức.
  • Những công việc thuộc nhóm quan trọng nhưng không khẩn cấp nên được lên lịch cụ thể để thực hiện.
  • Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể ủy quyền hoặc hoãn lại nếu cần thiết.
  • Các công việc không quan trọng và không khẩn cấp nên được loại bỏ khỏi danh sách để tránh lãng phí thời gian.

4.2. Phân màu cho nhiệm vụ theo cấp độ ưu tiên

Phân màu là một phương pháp trực quan giúp dễ dàng nhận biết và quản lý các nhiệm vụ. Thông thường, các màu sắc được áp dụng trong ma trận thời gian Eisenhower bao gồm:

  • Màu đỏ: Đại diện cho các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp, cần xử lý ngay.
  • Màu xanh dương: Dành cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp, cần sắp xếp thời gian để thực hiện.
  • Màu xanh lá cây: Dùng cho những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng, có thể giao phó hoặc xử lý sau.
  • Màu vàng: Đánh dấu các nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp, nên được loại bỏ.

Phân màu không chỉ giúp phân loại rõ ràng mà còn hỗ trợ bạn theo dõi công việc một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

4.3. Rèn luyện kỹ năng từ chối

Học cách từ chối là một kỹ năng thiết yếu trong việc quản lý thời gian. Để làm được điều này, cần chú ý đến:

  • Xác định giá trị và mục tiêu cá nhân: Điều này giúp bạn nhận biết rõ những nhiệm vụ quan trọng cần ưu tiên.
  • Hiểu rõ khả năng và giới hạn của bản thân: Khi được yêu cầu thực hiện điều gì, hãy cân nhắc xem liệu bạn có đủ thời gian và nguồn lực để làm tốt không.

Từ chối một cách lịch sự và dứt khoát: Khi từ chối, hãy thể hiện sự tôn trọng và đưa ra lời giải thích rõ ràng nhưng kiên định.

Bằng cách từ chối các yêu cầu không quan trọng, bạn sẽ có thêm thời gian tập trung vào những công việc quan trọng hơn, từ đó tiến gần hơn đến mục tiêu của mình.

4.4. Loại bỏ nhiệm vụ không quan trọng 

Nhiều người thường mắc lỗi khi dành thời gian cho những nhiệm vụ không quan trọng hoặc ít giá trị. Nguyên nhân có thể là do cảm giác khó chịu khi bỏ qua chúng, hoặc cho rằng xử lý những nhiệm vụ nhỏ này không mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, điều này thường dẫn đến tình trạng quá tải và làm giảm sự tập trung vào các công việc thực sự cần thiết.

Phương pháp Eisenhower giúp giải quyết vấn đề này bằng cách phân loại công việc theo hai yếu tố: quan trọng và khẩn cấp. Những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp cần được ưu tiên hoàn thành, trong khi các nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp nên được loại bỏ hoặc hạn chế tối đa.

Việc từ bỏ những nhiệm vụ không cần thiết không phải là biểu hiện của sự lười biếng mà là dấu hiệu của khả năng tư duy sáng suốt và quyết đoán. Loại bỏ những công việc không quan trọng sẽ giúp bạn tập trung nguồn lực và thời gian cho những mục tiêu mang lại giá trị lớn hơn.

4.5. Đánh giá hiệu quả công việc và mục tiêu đạt được

Đánh giá kết quả là một bước quan trọng trong quản lý thời gian, giúp bạn xác định mức độ hiệu quả của các nhiệm vụ đã hoàn thành cũng như các công việc cần điều chỉnh.

  • Đối với các mục tiêu dài hạn: Hãy tiến hành đánh giá định kỳ sau mỗi tuần, tháng hoặc quý để đảm bảo công việc đang đi đúng hướng.

Đối với các nhiệm vụ chưa hoàn thành: Cần phân bổ lại thời gian và nguồn lực để tiếp tục triển khai trong giai đoạn tiếp theo.

5. Những lưu ý khi áp dụng ma trận Eisenhower

Một số điểm quan trọng khi sử dụng ma trận Eisenhower để đạt hiệu quả cao:

Điểm cần nhớ khi áp dụng ma trận Eisenhower
Điểm cần nhớ khi áp dụng ma trận Eisenhower
  • Phân biệt công việc quan trọng và khẩn cấp: Không phân biệt rõ công việc quan trọng và khẩn cấp có thể dẫn đến lãng phí thời gian vào các nhiệm vụ không có giá trị, làm giảm hiệu quả công việc. Việc phân loại đúng công việc là rất cần thiết khi áp dụng ma trận Eisenhower.
  • Xác định rõ mục tiêu: Mục tiêu rõ ràng giúp bạn nhận diện nhiệm vụ quan trọng nhất. Nếu không có mục tiêu, bạn dễ bị phân tâm vào công việc không liên quan và khó đạt được kết quả.
  • Thiết lập thời hạn thực hiện: Đặt thời gian hoàn thành rõ ràng giúp bạn tập trung và tránh bị phân tâm. Không có thời hạn cụ thể có thể dẫn đến trì hoãn công việc quan trọng.
  • Theo dõi và cập nhật thường xuyên: Cập nhật ma trận công việc giúp bạn điều chỉnh mức độ quan trọng và khẩn cấp, thêm bớt công việc phù hợp với tình hình thực tế

6. Một số ví dụ về việc áp dụng ma trận Eisenhower

6.1 Nhân viên kinh doanh

Ví dụ về việc áp dụng ma trận Eisenhower cho nhân viên kinh doanh là giúp họ ưu tiên công việc quan trọng như gặp khách hàng, đồng thời quản lý các nhiệm vụ khẩn cấp nhưng ít quan trọng. 

Sự quan trọng / Tính khẩn cấp Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng 
  • Gặp gỡ khách hàng tiềm năng đang có nhu cầu mua sản phẩm gấp.
  • Giải quyết một vấn đề hợp đồng quan trọng cần giải quyết ngay trong ngày.
  • Duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ để duy trì doanh thu lâu dài.
  • Đánh giá và cải tiến chiến lược bán hàng cho tháng tới.
Không quan trọng
  • Trả lời email yêu cầu thông tin từ khách hàng.
  • Xử lý một yêu cầu thay đổi thông tin sản phẩm từ một bộ phận khác.
  • Tham gia các cuộc họp không liên quan trực tiếp đến mục tiêu bán hàng.
  • Xem xét các chương trình khuyến mãi mà không ảnh hưởng đến mục tiêu doanh thu.

6.2. Nhân viên Marketing

Ma trận Eisenhower có thể giúp nhân viên Marketing xác định các nhiệm vụ cần ưu tiên để đạt hiệu quả công việc cao nhất.

Sự quan trọng / Tính khẩn cấp Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng
  • Hoàn thành chiến dịch quảng cáo đang chạy và có deadline gấp.
  • Giải quyết vấn đề kỹ thuật của trang web ảnh hưởng đến chiến dịch Marketing.
  • Phân tích kết quả của chiến dịch Marketing để tối ưu hoá chiến lược.
  • Lên kế hoạch Marketing cho sản phẩm mới sắp ra mắt.
Không quan trọng
  • Trả lời các yêu cầu chỉnh sửa bài đăng trên mạng xã hội.
  • Phối hợp với các phòng ban khác để cung cấp tài liệu Marketing khẩn cấp.
  • Xem các bài viết và video không liên quan đến công việc Marketing.
  • Tham gia các cuộc họp không liên quan đến chiến dịch Marketing.

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC MỌI LÚC MỌI NƠI, TIẾT KIỆM THỜI GIAN GIAO VIỆC VỚI PHẦN MỀM MISA AMIS CÔNG VIỆC

CTA MGM 01

7. Kết luận

Ma trận Eisenhower không chỉ là công cụ quản lý thời gian, mà còn là “kim chỉ nam” giúp bạn ra quyết định hiệu quả và tập trung vào điều thật sự quan trọng. So với phương pháp Pomodoro – vốn thiên về sự tập trung ngắn hạn, Eisenhower mang đến góc nhìn chiến lược dài hạn, giúp tối ưu năng suất một cách bền vững. Hy vọng bài viết đã mang lại những kiến thức hữu ích và truyền cảm hứng để bạn áp dụng phương pháp này thành công!

.

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]
Nguyễn Phương Ánh
Tác giả
Trưởng nhóm nội dung Quản lý điều hành