Cách viết email gửi CV tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng

Viết email gửi CV không đơn thuần là thao tác đính kèm hồ sơ rồi nhấn nút gửi, đó là lời chào đầu tiên, là cơ hội để bạn tạo ấn tượng tốt và khiến nhà tuyển dụng dừng lại đọc hồ sơ của mình giữa hàng trăm ứng viên khác. Một email chỉn chu, rõ ràng, thể hiện sự nghiêm túc và thái độ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn ghi điểm ngay từ phút đầu tiên. MISA AMIS sẽ chia sẻ với bạn cách viết email gửi CV hiệu quả.

1. Tại sao cần viết email gửi CV chỉn chu?

Email gửi CV là bước tiếp cận đầu tiên giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. Trước khi đọc nội dung CV, họ sẽ đánh giá sự nghiêm túc, tinh thần cầu thị và cả khả năng giao tiếp qua cách bạn viết email. Nếu phần mở đầu thiếu tiêu đề rõ ràng, nội dung sơ sài hoặc trình bày lộn xộn, ấn tượng ban đầu sẽ bị ảnh hưởng và bạn có thể mất đi cơ hội lọt vào vòng tiếp theo dù năng lực thực sự phù hợp.

Viết email gửi CV chỉn chu thể hiện rằng bạn hiểu rõ vai trò của bản thân trong quá trình ứng tuyển. Bạn biết mình đang ứng tuyển vào vị trí nào, lý do bạn quan tâm và mong muốn điều gì. Khi ứng viên dành thời gian đầu tư cho một email lịch sự và đúng trọng tâm, điều đó cho thấy thái độ làm việc cẩn thận, nghiêm túc. Đây những phẩm chất mà nhà tuyển dụng đánh giá rất cao.

Hơn thế nữa, một email được trình bày rõ ràng giúp bộ phận tuyển dụng dễ dàng nắm bắt thông tin và xử lý hồ sơ hiệu quả. Đó cũng là cách bạn thể hiện sự tôn trọng đối với người đọc, đồng thời tăng khả năng gây thiện cảm từ những chi tiết nhỏ nhất.

2. Cách viết email gửi CV chuyên nghiệp

Để gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, một email gửi CV nên được trình bày rõ ràng, cô đọng, không cần phải quá dài dòng. Dưới đây là cấu trúc cơ bản và cách viết từng phần giúp bạn tạo thiện cảm ngay từ những dòng đầu tiên:

Tiêu đề email (Subject):
Tiêu đề cần thể hiện rõ mục đích gửi email và vị trí ứng tuyển. Ví dụ: Ứng tuyển vị trí Nhân viên Marketing – Nguyễn Văn A. Một tiêu đề cụ thể giúp email dễ dàng được lọc và theo dõi.

Lời chào mở đầu:
Nên bắt đầu bằng lời chào lịch sự, xưng hô đúng đối tượng nhận email. Nếu biết tên người nhận, hãy ghi rõ: Kính gửi anh/chị [Tên]. Trường hợp chưa rõ, có thể dùng: Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng của [Tên công ty].

Nội dung chính:
Trong phần nội dung chính của email, hãy bắt đầu bằng lý do bạn viết thư: bạn đang ứng tuyển vào vị trí nào, theo thông tin tuyển dụng nào (ví dụ: trên website, mạng xã hội hay qua giới thiệu). Tiếp theo, giới thiệu ngắn gọn về bản thân với trọng tâm là chuyên môn, số năm kinh nghiệm và một vài thành tựu nổi bật. Sau đó, bày tỏ lý do bạn quan tâm đến vị trí này, hoặc điều gì ở công ty khiến bạn mong muốn được trở thành một phần trong đội ngũ. Cách thể hiện nên tự nhiên, chân thành nhưng vẫn thể hiện sự chủ động và nghiêm túc với cơ hội nghề nghiệp.

Ghi chú về CV và tài liệu đính kèm:
Thông báo rõ bạn đã gửi kèm CV và các hồ sơ liên quan. Ví dụ: Tôi xin gửi kèm theo email này CV và portfolio cá nhân để quý công ty tham khảo. CV cũng cần được đặt tên rõ ràng, gồm cả họ tên và vị trí, sử dụng định dạng phổ biến như PDF, Word hoặc gửi link đến CV online.

Lời kết và thông tin liên hệ:
Bày tỏ mong muốn được trao đổi thêm và cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc email. Đừng quên để lại số điện thoại và email liên hệ ở cuối thư.

Gửi mail và theo dõi:

Sau khi ấn gửi email, bạn nên kiểm tra hộp thư “Đã gửi đi”, để đảm bảo quá trình gửi đã hoàn thành, không có lỗi nào xảy ra, không gửi nhầm địa chỉ mail. Bạn có thể đánh dấu sao, hoặc xếp email vào hòm thư dành riêng cho việc ứng tuyển để tiện theo dõi, tránh bỏ lỡ thông tin. 

3. Nguyên tắc khi viết email xin việc, email ứng tuyển

Nhà tuyển dụng có thể chưa mở CV, nhưng cách bạn trình bày email ứng tuyển đã đủ để họ đưa ra ấn tượng đầu tiên. Nhiều ứng viên có hồ sơ tốt nhưng lại đánh mất cơ hội vì viết email cẩu thả, thiếu rõ ràng. Đây là lý do vì sao bạn cần nắm vững những nguyên tắc quan trọng khi gửi email xin việc.

Sử dụng địa chỉ email nghiêm túc
Địa chỉ email nên bao gồm tên thật, tránh những tên gây cảm giác thiếu nghiêm túc hoặc đùa cợt. Ví dụ phù hợp: [email protected]. Một địa chỉ email gọn gàng sẽ giúp bạn gây ấn tượng tích cực ngay từ bước đầu tiên.

Viết tiêu đề email rõ ràng, có mục tiêu
Mỗi ngày HR có thể phải nhận tới hàng trăm email gửi CV. Tiêu đề giúp nhà tuyển dụng biết bạn ứng tuyển vị trí nào, giảm thời gian lọc hồ sơ. Tiêu đề nên có cả họ và tên, vị trí ứng tuyển, tên công ty. Tránh dùng các tiêu đề mơ hồ như “Gửi CV”, “Ứng tuyển” vì dễ khiến email bị bỏ sót.

Trình bày nội dung ngắn gọn, súc tích 

Một email ứng tuyển nên gói gọn trong một trang màn hình, khoảng 100-300 từ. Trình bày rõ lý do gửi email, giới thiệu bản thân và đính kèm hồ sơ. Nội dung ngắn nhưng cần đủ ý để tạo sự tin tưởng và gợi mở hứng thú từ phía nhà tuyển dụng.

Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp

Một email có lỗi ngữ pháp hoặc sai chính tả sẽ làm giảm đáng kể độ tin cậy và cảm tình. Trước khi gửi, nên đọc kỹ lại toàn bộ nội dung hoặc nhờ người khác xem qua. Đây là cách thể hiện sự chỉn chu trong giao tiếp – một yếu tố quan trọng trong mọi môi trường làm việc.

4. Những sai lầm cần tránh khi viết email gửi CV

Một email ứng tuyển thiếu chỉn chu có thể khiến bạn mất điểm trước khi nhà tuyển dụng kịp đọc đến CV. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần tránh để tăng cơ hội được phản hồi:

• Viết sai tên công ty hoặc người nhận
• Dùng địa chỉ email thiếu nghiêm túc (ví dụ: boycodon2k)
• Gửi email từ địa chỉ của người khác hoặc email công ty cũ
• Gửi email không ghi tiêu đề
• Quên đính kèm CV hoặc các tài liệu cần thiết
• Ghi sai tên vị trí ứng tuyển
• Nội dung email quá sơ sài hoặc dài dòng, lan man
• Lỗi chính tả, ngữ pháp trong phần nội dung
• Dùng font chữ khó đọc hoặc trình bày thiếu thống nhất
• Đặt tên file CV chung chung như “CV.doc”
• Không kiểm tra kỹ trước khi bấm gửi, dẫn đến gửi nhầm bản CV cũ hoặc thông tin chưa cập nhật.

5. Mẫu email gửi CV tham khảo

5.1 Mẫu email gửi CV – Vị trí nhân viên Kinh doanh

Tiêu đề email: Ứng tuyển vị trí Nhân viên Kinh doanh – Nguyễn Văn A

Nội dung email:

Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty XYZ,

Tôi tên là Nguyễn Văn A. Qua thông tin tuyển dụng trên website của công ty, tôi được biết quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí Nhân viên Kinh doanh. Với hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và chăm sóc khách hàng, tôi tin rằng mình có thể đáp ứng tốt yêu cầu công việc và đóng góp tích cực vào kết quả kinh doanh của công ty.

Tôi xin gửi đính kèm CV để quý công ty xem xét. Rất mong có cơ hội được trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn.

Trân trọng,
Nguyễn Văn A
SĐT: 0901xxxxxx
Email: [email protected]

5.2 Mẫu email gửi CV – Vị trí nhân viên IT

Tiêu đề email: Ứng tuyển vị trí Lập trình viên Back-end – Trần Minh Khoa

Nội dung email:

Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty ABC,

Tôi là Trần Minh Khoa, hiện đang tìm kiếm cơ hội phát triển trong lĩnh vực lập trình web. Tôi được biết công ty đang tuyển Lập trình viên Back-end, và xin phép gửi hồ sơ ứng tuyển vị trí này.

Với hơn 3 năm kinh nghiệm làm việc với Node.js, MongoDB, RESTful API và mô hình Agile, tôi mong muốn có cơ hội đóng góp vào các dự án phát triển phần mềm của công ty.

Tôi đã đính kèm CV cập nhật để quý công ty tiện tham khảo. Rất mong được trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn sắp tới.

Trân trọng,
Trần Minh Khoa
SĐT: 0912xxxxxx
Email: [email protected]
Github: github.com/trankhoa1012

5.3 Mẫu email gửi CV – Vị trí nhân viên thiết kế 

Tiêu đề email: Ứng tuyển vị trí Graphic Designer – Lê Thùy Linh

Nội dung email:

Kính gửi Anh/Chị phụ trách tuyển dụng tại Công ty DEF,

Tôi là Lê Thùy Linh, hiện đang là Graphic Designer tự do với hơn 4 năm kinh nghiệm thiết kế thương hiệu, ấn phẩm quảng cáo và truyền thông mạng xã hội. Tôi rất ấn tượng với các dự án sáng tạo của công ty và mong muốn được trở thành một phần của đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp tại đây.

Tôi gửi kèm CV cùng portfolio tổng hợp một số dự án tiêu biểu đã thực hiện. Rất hy vọng được trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn để chia sẻ về định hướng thiết kế và giá trị tôi có thể mang lại cho công ty.

Trân trọng,
Lê Thùy Linh
SĐT: 0973xxxxxx
Email: [email protected]
Portfolio: behance.net/linhle1212

[Dành cho HR] Quản lý thư ứng tuyển đầy đủ, hiệu quả, gửi mail cho ứng viên hàng loạt với phần mềm AMIS Tuyển Dụng

6. Kết luận

Giữa hàng trăm email mỗi ngày mà nhà tuyển dụng nhận được, điều khiến bạn nổi bật đầu tiên là cách bạn giới thiệu bản thân bằng vài dòng trong thư ứng tuyển. Chỉ cần bạn biết cách đặt đúng trọng tâm và thực sự nghiêm túc, cơ hội việc làm sẽ trở nên rộng mở hơn. Hy vọng những chia sẻ trên về cách viết email gửi CV sẽ giúp ích cho bạn.