Trong quy trình tuyển dụng, sau khi đánh giá ứng viên phù hợp với công việc, nhà tuyển dụng sẽ gửi cho ứng viên một thư mời nhận việc. Ứng viên dù chấp nhận, từ chối hay cần thương lượng thêm đều cần phản hồi để thể hiện thái độ cầu thị, tôn trọng. Điều này cũng giúp ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân. Dưới đây MISA AMIS sẽ chia sẻ với bạn đọc những mẫu trả lời thư mời nhận việc hiệu quả nhất, cùng những lưu ý không thể bỏ qua.
1. Thư mời nhận việc là gì?
Thư mời nhận việc (Offer Letter) là văn bản chính thức do nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên, thông báo rằng họ đã được chọn cho vị trí công việc đã ứng tuyển. Đây là một bước trong quy trình tuyển dụng, đánh dấu sự thỏa thuận giữa hai bên về các điều kiện làm việc.
Thông thường, thư mời nhận việc bao gồm các nội dung quan trọng như:
- Vị trí công việc và phòng ban ứng viên sẽ làm việc.
- Mức lương, chế độ đãi ngộ (thưởng, bảo hiểm, phúc lợi khác).
- Thời gian làm việc (ngày bắt đầu, giờ làm, thử việc nếu có).
- Các điều khoản khác như chính sách công ty
- Yêu cầu cung cấp các giấy tờ đề thực hiện thủ tục nhận việc.
Thư mời nhận việc có thể được gửi qua email hoặc bản cứng, tùy theo quy định của từng công ty. Đây vừa thông báo vừa là căn cứ để hai bên ràng buộc trách nhiệm trong quá trình tuyển dụng và có thể là trong quá trình nhận việc, làm việc sau này nếu ứng viên đồng ý nhận việc. Vì vậy ứng viên cần đọc kỹ và phản hồi một cách cẩn trọng.
2. Vì sao cần trả lời thư mời nhận việc?
Không ít người bỏ qua việc phản hồi thư mời, dẫn đến những hiểu lầm không đáng có hoặc làm mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Việc trả lời thư mời, dù là đồng ý hay từ chối là phép lịch sự tối thiểu. Hành động này cũng mở ra cơ hội xây dựng hình ảnh cá nhân đẹp và duy trì mối quan hệ nghề nghiệp dài lâu. Dưới đây là những lý do vì sao bạn nên nghiêm túc thực hiện bước này.
2.1 Thể hiện sự tôn trọng
Một phản hồi đúng mực cho thấy bạn hiểu và tuân thủ quy tắc giao tiếp trong môi trường làm việc. Việc gửi lời cảm ơn và xác nhận rõ ràng giúp nhà tuyển dụng yên tâm rằng bạn là người đáng tin cậy. Ngay cả khi từ chối lời mời, cách bạn viết thư chân thành và tôn trọng, với các lý do chính đáng, sẽ để lại ấn tượng tích cực, giúp bạn không đánh mất cơ hội hợp tác trong tương lai.
2.2 Xác minh và làm rõ các điều khoản quan trọng
Phản hồi thư mời cũng là cách để rà soát lại toàn bộ thông tin về vị trí, mức lương, thời gian thử việc hay các quyền lợi liên quan. Nếu có điều gì chưa rõ, bạn có thể hỏi lại để tránh hiểu lầm về sau. Trong một số trường hợp, ứng viên có thể đề xuất thương lượng về quyền lợi và thư phản hồi chính là cách phù hợp để làm điều đó một cách tinh tế.
2.3 Thiết lập mối quan hệ lâu dài với nhà tuyển dụng
Thị trường lao động luôn biến động, và một mối quan hệ tốt hôm nay có thể mở ra cánh cửa mới trong tương lai. Thái độ lịch sự trong từng bước giao tiếp, kể cả khi bạn từ chối nhận việc, sẽ khiến nhà tuyển dụng ghi nhớ bạn như một ứng viên có trách nhiệm và thiện chí. Đó cũng là cách bạn giữ hình ảnh đẹp trong mạng lưới nghề nghiệp hiện tại và tương lai của mình.
2.4 Đảm bảo giá trị thỏa thuận
Email xác nhận có thể xem như một hình thức thỏa thuận ban đầu giữa hai bên, đặc biệt trong trường hợp chưa ký hợp đồng chính thức. Nếu sau này có thay đổi về người phụ trách tuyển dụng hoặc điều kiện làm việc, thư phản hồi của bạn sẽ là căn cứ quan trọng để đối chiếu. Đây là cách bạn bảo vệ quyền lợi cá nhân một cách thận trọng và rõ ràng khi nhận bất cứ công việc nào.
3. Cách trả lời thư mời nhận việc hiệu quả nhất
Cách trả lời thư mời nhận viên thể hiện tinh thần thiện chí, sự tôn trọng đối với đơn vị tuyển dụng. Trong từng trường hợp sẽ có cách phản hồi khác nhau.
3.1 Khi đồng ý nhận việc
Nếu đã sẵn sàng bắt đầu công việc mới, bạn nên phản hồi nhanh chóng với một thái độ tích cực và rõ ràng.
- Gửi lời cảm ơn chân thành vì lời mời và cơ hội được làm việc tại công ty
- Xác nhận bạn chấp nhận vị trí, thể hiện sự hào hứng và cam kết hoàn thành tốt công việc
- Xác nhận lại thời gian bắt đầu làm việc theo thư mời
- Đính kèm thông tin hoặc giấy tờ nếu được yêu cầu
- Nếu có điều khoản chưa rõ, đừng ngại hỏi lại để đảm bảo minh bạch
- Kết thư bằng một lời cảm ơn nữa và để lại thông tin liên hệ
3.2 Khi muốn thương lượng hoặc cần thêm thông tin
Trong một số trường hợp, bạn có thể đồng ý với vị trí nhưng vẫn cần làm rõ hoặc đề xuất điều chỉnh về mức lương, phúc lợi hoặc thời gian bắt đầu. Hãy gửi thư phản hồi như sau:
- Bắt đầu bằng lời cảm ơn và thể hiện sự quan tâm đến công việc
- Nêu rõ bạn mong muốn làm việc tại công ty nhưng có vài điểm cần trao đổi thêm (ví dụ: mức lương, ngày bắt đầu, chế độ thử việc)
- Đưa ra đề xuất cụ thể, hợp lý, thể hiện tinh thần hợp tác
- Yêu cầu thêm thông tin nếu cần, như mô tả công việc chi tiết hoặc quy trình làm việc
- Kết thúc thư bằng lời cảm ơn và mong sớm nhận được phản hồi
3.3 Khi bạn muốn từ chối lời mời
Nếu bạn đã có lựa chọn khác hoặc không phù hợp với công việc, cần từ chối khéo léo để giữ mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Thư từ chối nên có nội dung như sau:
- Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian và tin tưởng bạn
- Từ chối lời mời bằng lời lẽ rõ ràng, không vòng vo, nhưng không nên quá nặng nề.
- Nếu thấy phù hợp, có thể đưa ra lý do ngắn gọn, chân thành (ví dụ: chưa thực sự phù hợp với chính sách đãi ngộ, đã nhận việc ở nơi khác, thay đổi kế hoạch cá nhân…)
- Kết thư bằng lời cảm ơn và lời chúc tốt đẹp cho công ty.
4. Những mẫu trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp
Để giúp bạn thuận tiện hơn trong việc soạn thảo, dưới đây là một số mẫu thư phản hồi thư mời nhận việc dành cho từng tình huống cụ thể.
4.1 Mẫu thư đồng ý nhận việc
Tiêu đề email: Xác nhận nhận việc – [Họ tên] – [Vị trí ứng tuyển]
Kính gửi [Tên người tuyển dụng hoặc Bộ phận Nhân sự],
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý công ty vì đã tin tưởng và lựa chọn tôi cho vị trí [Tên vị trí]. Sau khi xem xét kỹ lưỡng nội dung trong thư mời, tôi đồng ý nhận việc và sẵn sàng bắt đầu làm việc vào ngày [ngày bắt đầu].
Tôi rất hào hứng được trở thành một phần của [Tên công ty] và cam kết sẽ luôn nỗ lực, chủ động học hỏi để đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của đội ngũ.
Xin vui lòng cho tôi biết nếu cần chuẩn bị thêm tài liệu hoặc thông tin nào trước ngày nhận việc. Tôi sẵn sàng phối hợp để đảm bảo quá trình gia nhập diễn ra suôn sẻ.
Một lần nữa, chân thành cảm ơn quý công ty và mong sớm được gặp gỡ mọi người tại văn phòng.
Trân trọng,
[Họ tên]
[Số điện thoại] – [Email]
4.2 Mẫu thư đàm phán lương trước khi nhận việc
Tiêu đề email: Phản hồi thư mời nhận việc – [Họ tên] – [Vị trí]
Kính gửi [Tên người tuyển dụng],
Cảm ơn quý công ty đã gửi thư mời nhận việc và dành cho tôi cơ hội hợp tác tại vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất vinh dự được cân nhắc và đánh giá cao môi trường làm việc năng động tại [Tên công ty].
Sau khi xem xét các điều khoản trong thư mời, đặc biệt là về mức lương, tôi xin phép được trao đổi thêm. Dựa trên [số năm] năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực [Tên lĩnh vực], cùng với những kỹ năng chuyên môn và thành tích công việc đã tích lũy, tôi mong muốn được thỏa thuận lại mức lương cơ bản.
Cụ thể, mức lương trong thư mời hiện tại là [Mức lương hiện tại trong thư mời], và tôi hy vọng có thể điều chỉnh lên [Mức lương đề xuất], phù hợp hơn với năng lực cũng như giá trị tôi có thể mang lại cho công ty.
Tôi rất mong được trao đổi thêm với quý công ty để có thể tìm ra phương án hài hòa và phù hợp cho cả hai bên. Một lần nữa, cảm ơn quý công ty đã tin tưởng và tôi thực sự mong sớm được đồng hành cùng đội ngũ [Tên công ty].
Trân trọng,
[Họ tên]
[Số điện thoại] – [Email]
4.3 Mẫu thư yêu cầu nhà tuyển dụng cung cấp thêm thông tin
Tiêu đề email: Phản hồi thư mời nhận việc – Yêu cầu thêm thông tin về phạm vi công việc
Kính gửi Bộ phận Nhân sự công ty ABC,
Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý công ty vì đã gửi thư mời nhận việc và dành cho tôi cơ hội hợp tác tại vị trí Chuyên viên Truyền thông nội bộ. Tôi thực sự rất quan tâm đến công việc này và đang nghiêm túc cân nhắc để sớm phản hồi chính thức.
Để chuẩn bị kỹ lưỡng hơn trước khi xác nhận, tôi xin phép được hỏi thêm về phạm vi công việc cụ thể. Theo mô tả, tôi hiểu rằng mình sẽ phụ trách chính các hoạt động truyền thông nội bộ như tổ chức sự kiện cho nhân viên, biên tập nội san và vận hành các kênh truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, tôi muốn làm rõ thêm liệu vị trí này có bao gồm cả các mảng liên quan như truyền thông tuyển dụng, truyền thông thương hiệu nhà tuyển dụng hoặc hỗ trợ phòng Marketing trong một số chiến dịch đối ngoại hay không?
Việc hiểu rõ phạm vi phụ trách sẽ giúp tôi lên kế hoạch làm việc phù hợp ngay từ giai đoạn đầu. Mong quý công ty có thể hỗ trợ thêm thông tin để tôi hoàn thiện phản hồi chính thức.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
4.4 Mẫu thư xin hoãn thời gian nhận việc
Tiêu đề email: Xin hoãn thời gian nhận việc – [Họ tên] – [Vị trí]
Kính gửi [Tên người tuyển dụng hoặc Bộ phận Nhân sự],
Trước tiên, tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã gửi thư mời nhận việc và dành cho tôi cơ hội được đồng hành cùng đội ngũ [Tên công ty] ở vị trí [Tên vị trí].
Tôi thực sự rất mong muốn được bắt đầu công việc và đóng góp vào sự phát triển của công ty. Tuy nhiên, do một số công việc cá nhân cần hoàn tất trong thời gian tới, tôi xin phép được dời ngày nhận việc sang đầu tháng sau, cụ thể là vào ngày [ngày/tháng].
Tôi hy vọng sự thay đổi này sẽ không ảnh hưởng nhiều đến kế hoạch nhân sự của công ty. Rất mong nhận được sự thông cảm và hỗ trợ từ quý công ty.
Một lần nữa, xin cảm ơn quý công ty đã tin tưởng và trao cho tôi cơ hội này. Tôi cam kết sẽ chuẩn bị tốt nhất để sẵn sàng bắt đầu công việc vào thời điểm mới.
Trân trọng,
[Họ tên]
[Số điện thoại] – [Email]
4.5 Mẫu thư từ chối nhận việc
Tiêu đề email: Phản hồi thư mời nhận việc – [Họ tên] – [Vị trí]
Kính gửi [Tên người tuyển dụng hoặc Bộ phận Nhân sự],
Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý công ty vì đã dành thời gian đánh giá hồ sơ và tin tưởng lựa chọn tôi cho vị trí [Tên vị trí]. Tôi thật sự trân trọng cơ hội này cũng như những ấn tượng tốt đẹp về môi trường làm việc chuyên nghiệp tại [Tên công ty] trong suốt quá trình phỏng vấn.
Tuy nhiên, sau khi cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố cá nhân và định hướng nghề nghiệp hiện tại, tôi rất tiếc phải thông báo rằng chưa thể nhận lời mời làm việc vào thời điểm này.
Đây là một quyết định không dễ dàng, bởi tôi đánh giá rất cao tiềm năng phát triển và đội ngũ của [Tên công ty]. Tôi hy vọng sẽ còn có dịp hợp tác trong tương lai nếu có cơ hội phù hợp hơn.
Một lần nữa, xin cảm ơn sự tin tưởng và thiện chí của quý công ty. Kính chúc công ty ngày càng phát triển và thành công.
Trân trọng,
[Họ tên]
[Số điện thoại] – [Email]
5. Lưu ý khi trả lời thư mời nhận việc
Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi trả lời thư mời nhận việc, giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tránh những hiểu lầm không đáng có:
Trả lời đúng thời hạn: Thông thường, thư mời nhận việc sẽ có thời hạn phản hồi. Bạn nên gửi thư trong vòng 24–48 giờ kể từ khi nhận được để thể hiện sự nghiêm túc và tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng. Nếu cần thêm thời gian suy nghĩ, hãy chủ động xin gia hạn.
Giữ thái độ lịch sự, dù đồng ý hay từ chối: Dù quyết định của bạn là đồng ý, đàm phán, hay từ chối, hãy đảm bảo ngôn ngữ trong thư luôn tôn trọng và thiện chí. Tránh viết vội, cảm tính hay thể hiện thái độ thiếu nghiêm túc.
Kiểm tra kỹ thông tin trước khi xác nhận: Trước khi xác nhận nhận việc, hãy đọc kỹ các điều khoản trong thư mời: mức lương, vị trí, thời gian thử việc, địa điểm làm việc, phúc lợi,… Nếu có điểm nào chưa rõ, bạn hoàn toàn có thể hỏi lại để đảm bảo hiểu đúng và tránh rủi ro sau này.
Sử dụng địa chỉ email phù hợp: Nên phản hồi thư từ email cá nhân, có định dạng rõ ràng, tránh dùng các địa chỉ mail chứa biệt danh, ký hiệu khó hiểu.
Kiểm tra lỗi trước khi gửi: Một thư phản hồi dù ngắn gọn nhưng chỉn chu, không có lỗi chính tả sẽ tăng thiện cảm với nhà tuyển dụng. Đừng quên kiểm tra kỹ nội dung trước khi nhấn gửi.
6. Kết luận
Trả lời thư mời nhận việc là một bước nhỏ nhưng thể hiện tinh thần trách nhiệm với lựa chọn của mình. Một phản hồi chân thành sẽ giúp bạn bắt đầu mối quan hệ công việc trên nền tảng tích cực. Dù quyết định ra sao, hãy thể hiện thái độ trân trọng. Sự chỉn chu trong từng chi tiết sẽ luôn để lại ấn tượng tốt đẹp và mang lại nhiều tác động tích cực cho sự nghiệp của bạn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
