Trong các bệnh viện, quy trình thao tác chuẩn (SOP) trong khoa Dược đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thuốc được cung cấp đúng liều, đúng lúc và đúng chất lượng. Quy trình này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót, mà còn nâng cao hiệu quả chăm sóc sức khỏe, bảo vệ an toàn cho bệnh nhân và đáp ứng các tiêu chuẩn quy định của Bộ Y tế. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình thao tác chuẩn trong khoa Dược bệnh viện, giúp các nhân viên y tế thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
1. Quy trình thao tác chuẩn trong khoa dược bệnh viện là gì?
Quy trình thao tác chuẩn (Standard Operating Procedures – SOP) trong khoa dược bệnh viện là những hướng dẫn chi tiết, bằng văn bản về cách thực hiện các nhiệm vụ và quy trình dược phẩm trong môi trường bệnh viện.
Quy trình thao tác chuẩn trong khoa dược bệnh viện được hiểu là tập hợp các bước công việc được xây dựng và thực hiện một cách hệ thống, khoa học nhằm đảm bảo quản lý, cung ứng, bảo quản và cấp phát thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng, an toàn và hiệu quả.
Đây là kim chỉ nam giúp khoa dược bệnh viện vận hành trơn tru, giảm thiểu sai sót và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Khác với các hoạt động tự phát, quy trình thao tác chuẩn được thiết kế dựa trên các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế như Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) và Thực hành tốt phân phối thuốc (GDP).
Quy trình này bao gồm các giai đoạn chính như lập kế hoạch cung ứng thuốc, kiểm tra chất lượng, bảo quản, cấp phát và theo dõi, báo cáo. Mỗi bước đều được thực hiện với sự chính xác cao, đảm bảo thuốc đến tay bệnh nhân đúng loại, đúng liều lượng và đúng thời điểm.
Xem thêm: Sơ đồ nhà thuốc đạt chuẩn GPP – Hướng dẫn chi tiết và mẫu tham khảo
2. Tầm quan trọng của quy trình thao tác chuẩn
Việc áp dụng quy trình thao tác chuẩn trong khoa dược bệnh viện mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Đảm bảo an toàn cho bệnh nhân: Quy trình giúp hạn chế các sai sót như cấp phát nhầm thuốc, sử dụng thuốc hết hạn hoặc không đạt chất lượng, từ đó bảo vệ sức khỏe người bệnh.
- Tăng hiệu quả quản lý: Quy trình chuẩn hóa giúp tối ưu hóa nguồn lực, giảm lãng phí thuốc và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên khoa dược.
- Tuân thủ pháp luật: Các bệnh viện phải tuân thủ các quy định của Bộ Y tế và các tiêu chuẩn quốc tế. Quy trình chuẩn là công cụ đảm bảo bệnh viện đáp ứng đầy đủ các yêu cầu này.
- Nâng cao uy tín bệnh viện: Một khoa dược hoạt động chuyên nghiệp, an toàn sẽ góp phần xây dựng lòng tin từ bệnh nhân và cộng đồng.
Ví dụ, theo thống kê của Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), sai sót trong quản lý thuốc chiếm khoảng 10-20% các sự cố y khoa tại các cơ sở y tế. Việc áp dụng quy trình thao tác chuẩn có thể giảm thiểu đáng kể tỷ lệ này, đặc biệt trong các bệnh viện lớn với khối lượng thuốc khổng lồ.
Xem thêm: 7 chiến lược kinh doanh nhà thuốc hiện đại và hiệu quả
3. Ai cần hiểu về quy trình này?
Quy trình thao tác chuẩn không chỉ dành riêng cho dược sĩ bệnh viện mà còn liên quan đến các đối tượng như:
- Quản lý bệnh viện: Để giám sát và đảm bảo khoa dược hoạt động hiệu quả.
- Nhân viên y tế: Để phối hợp trong việc sử dụng thuốc an toàn.
- Sinh viên ngành dược: Để nắm vững kiến thức thực tiễn trước khi làm việc.
Tóm lại, quy trình thao tác chuẩn trong khoa dược bệnh viện là nền tảng cho một hệ thống quản lý thuốc an toàn, hiệu quả và chuyên nghiệp. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng quy trình không chỉ giúp bảo vệ bệnh nhân mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ y tế toàn diện.
4. Quy trình thao tác chuẩn cơ bản trong khoa Dược của bệnh viện
4.1. Quy trình mua sắm và tiếp nhận thuốc
Mục đích: Đảm bảo bệnh viện có nguồn thuốc hợp pháp, chất lượng và kịp thời phục vụ điều trị. Khâu này giúp duy trì đủ tồn kho các thuốc thiết yếu, tránh tình trạng thiếu thuốc ảnh hưởng đến chăm sóc bệnh nhân.
Các bước thực hiện:
- Lập kế hoạch và lựa chọn nhà cung cấp: Dược sĩ phụ trách cung ứng lên kế hoạch dự trù thuốc dựa trên nhu cầu điều trị và tồn kho. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, được cấp phép nhằm đảm bảo chất lượng thuốc
- Tiến hành mua thuốc theo quy định: Thực hiện các thủ tục mua sắm theo đúng quy trình của bệnh viện (đấu thầu hoặc mua trực tiếp) và quy định pháp luật. Đảm bảo quá trình giao dịch, thanh toán tuân thủ quy định hiện hành
- Tiếp nhận và kiểm tra thuốc nhập kho: Khi nhận thuốc, nhân viên kho kiểm tra hóa đơn, chứng từ và đối chiếu chủng loại, số lượng thực nhận. Chất lượng thuốc nhập được thẩm định bằng cách kiểm tra nhãn, hạn dùng, tình trạng bao bì, và các giấy tờ kiểm nghiệm kèm theo
Lưu ý quan trọng: Luôn kiểm tra thuốc theo đúng đơn hàng; đối với thuốc yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt (như vaccine, sinh phẩm lạnh), cần có quy trình tiếp nhận nhanh để đảm bảo chất lượng. Bất kỳ sai lệch hoặc dấu hiệu kém chất lượng nào phải được báo cáo ngay và từ chối nhập kho nếu cần.
Nhân sự liên quan:
- Dược sĩ phụ trách cung ứng chịu trách nhiệm chọn nhà cung ứng và kiểm soát quy trình mua.
- Nhân viên kho (thủ kho) trực tiếp nhận hàng, kiểm đếm, ghi chép sổ sách nhập kho.
- Dược sĩ kiểm soát chất lượng (nếu có) hoặc dược sĩ kho giám sát việc kiểm tra chất lượng thuốc trước khi nhập, đảm bảo chỉ thuốc đạt tiêu chuẩn mới được lưu trữ.
4.2. Quy trình bảo quản, theo dõi tồn kho và kiểm soát chất lượng
Mục đích: Duy trì chất lượng thuốc trong suốt thời gian lưu kho và đảm bảo cung ứng kịp thời khi có yêu cầu. Việc bảo quản đúng quy cách giúp thuốc giữ nguyên hiệu lực trị liệu, đồng thời quản lý tồn kho hiệu quả giúp giảm lãng phí (thuốc hết hạn, hư hỏng).
Các bước thực hiện:
- Sắp xếp thuốc theo quy chế: Thuốc trong kho được sắp xếp theo nhóm, dạng bào chế và điều kiện bảo quản. Ví dụ, thuốc cần bảo quản mát để trong tủ mát, thuốc độc bảng kiểm soát để ở khu vực riêng có khóa. Tuân thủ nguyên tắc “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra” khi sắp xếp để thuận tiện cho cấp phát.
- Theo dõi chất lượng và hạn dùng: Định kỳ (hàng tuần hoặc hàng tháng), thực hiện kiểm tra chất lượng thuốc trong kho. Rà soát hạn sử dụng, tình trạng bao bì, nhãn mác của tất cả các thuốc. Thuốc gần hết hạn được ghi chú để ưu tiên xuất trước, hoặc lên kế hoạch thu hồi/hủy nếu không sử dụng kịp. Bất kỳ biến đổi chất lượng (đổi màu, chảy nước, vón cục…) đều phải cách ly và báo cáo quản lý để xử lý. Kiểm tra định kỳ này là một phần trong SOP nhằm duy trì chất lượng thuốc ổn định
- Kiểm kê và quản lý tồn kho: Thủ kho và kế toán dược phối hợp kiểm kê kho định kỳ (thường mỗi quý hoặc đột xuất). Đối chiếu số lượng thực tế với sổ sách, kịp thời phát hiện thất thoát hoặc chênh lệch để có biện pháp khắc phục. Kết quả kiểm kê được báo cáo lãnh đạo khoa Dược và ban giám đốc bệnh viện theo quy định.
Lưu ý quan trọng: Luôn duy trì an ninh kho thuốc: khu vực kho phải khóa và chỉ người có phận sự mới được vào. Đối với thuốc gây nghiện, hướng thần, tiền chất, cần quản lý theo chế độ kiểm soát đặc biệt (sổ sách, người phụ trách riêng) và bảo quản trong tủ khóa. Ngoài ra, thực hiện vệ sinh kho thuốc thường xuyên (hút bụi, diệt côn trùng định kỳ) để đảm bảo môi trường tồn trữ sạch sẽ, an toàn.
Nhân sự liên quan:
- Nhân viên/thủ kho chịu trách nhiệm chính trong sắp xếp và bảo quản hàng ngày, ghi chép nhiệt độ-độ ẩm.
- Dược sĩ kho hoặc dược sĩ phụ trách tồn trữ giám sát chung việc thực hiện GSP, lên kế hoạch kiểm kê định kỳ và xử lý thuốc hết hạn.
- Nhân viên kiểm soát chất lượng (nếu có) hỗ trợ việc theo dõi chất lượng thuốc, thẩm định điều kiện bảo quản và đề xuất biện pháp khắc phục khi có sai lệch.
Tìm hiểu thêm: Phần mềm DMS + CRM 2 trong 1 cho ngành Dược phẩm
4.3. Quy trình xử lý thu hồi, khiếu nại về chất lượng thuốc
Mục đích: Đảm bảo phản ứng kịp thời khi có thông tin thuốc kém chất lượng hoặc phải thu hồi theo yêu cầu của cơ quan chức năng, từ đó bảo vệ an toàn cho người bệnh và uy tín bệnh viện.
Các bước thực hiện khi có lệnh thu hồi hoặc khiếu nại:
- Tiếp nhận thông tin: Khi Bộ Y tế hoặc nhà sản xuất ban hành lệnh thu hồi thuốc, hoặc khi bệnh viện nhận được khiếu nại về chất lượng thuốc, dược sĩ trưởng khoa/Dược sĩ phụ trách chất lượng phải ngay lập tức thông báo trong nội bộ khoa Dược.
- Thông báo và ngừng sử dụng: Ra thông báo khẩn tới tất cả các bộ phận liên quan (các quầy cấp phát, kho, khoa lâm sàng) về việc ngừng cấp phát và sử dụng lô thuốc bị vấn đề. Nếu thuốc đã phát cho bệnh nhân ngoại trú hoặc các khoa, cần thông báo đến các đơn vị này để ngừng dùng và cách ly thuốc.
- Rà soát và thu hồi: Kiểm tra, rà soát toàn bộ số thuốc thuộc diện thu hồi trong kho và tủ trực của các khoa lâm sàng. Thu hồi lại thuốc đã cấp phát (thuốc chưa sử dụng) từ các khoa hoặc bệnh nhân ngoại trú (nếu có thể liên hệ được) theo đúng hướng dẫn. Mọi hoạt động thu hồi phải có biên bản ghi nhận.
- Báo cáo và xử lý tiếp theo: Thống kê số lượng thuốc thu hồi, lập báo cáo gửi cơ quan quản lý (ví dụ: Sở Y tế, hoặc nhà sản xuất tùy trường hợp) theo quy định. Thuốc thu hồi được bảo quản riêng, chờ hướng dẫn xử lý (trả lại nhà cung cấp, hủy bỏ…). Nếu là khiếu nại chất lượng nội bộ, khoa Dược tổ chức họp xem xét và phản hồi cho người khiếu nại, đồng thời rút kinh nghiệm cải tiến quy trình nếu liên quan.
Lưu ý quan trọng:
- Phải nhanh chóng, kịp thời khi xử lý thu hồi để hạn chế tối đa thuốc kém chất lượng lưu hành. Các thông tin, quyết định thu hồi cần truyền đạt rõ ràng, đầy đủ tới mọi nhân viên liên quan.
- Quá trình thu hồi tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật và hướng dẫn của Bộ Y tế, đặc biệt với thuốc thuộc diện kiểm soát đặc biệt cần có hội đồng hủy thuốc nếu phải hủy.
- Mọi hồ sơ thu hồi, khiếu nại cần lưu trữ để phục vụ tra cứu, thanh tra sau này.
Nhân sự liên quan:
- Dược sĩ trưởng khoa hoặc dược sĩ quản lý chất lượng chủ trì việc thông báo và giám sát toàn bộ quá trình thu hồi.
- Nhân viên kho và dược sĩ cấp phát phối hợp kiểm tra thuốc tại kho và các quầy, thu hồi đúng chủng loại, số lượng. Nhân viên thống kê, báo cáo tổng hợp số liệu phục vụ báo cáo cơ quan chức năng.
4.4. Quy trình thao tác chuẩn cấp phát thuốc cho bệnh nhân ngoại trú
Mục tiêu: Cấp phát đúng thuốc theo đơn bác sĩ, tư vấn sử dụng thuốc đảm bảo hiệu quả điều trị tại nhà, tuân thủ GPP và quy chế bệnh viện.
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra đơn thuốc
- Dược sĩ nhận đơn (giấy/điện tử), kiểm tra: hiệu lực (thông thường ≤5 ngày, gây nghiện ≤7 ngày), đúng mẫu, đủ thông tin (bệnh nhân, chẩn đoán, thuốc, chữ ký, dấu).
- Xác minh số lượng thuốc, đặc biệt kháng sinh, gây nghiện, hướng thần.
- Đọc kỹ tên thuốc, liều, cách dùng; đánh giá phù hợp với chẩn đoán.
- Nếu nghi ngờ (liều bất thường, tương tác thuốc), liên hệ bác sĩ xác nhận.
- Kiểm tra bảo hiểm y tế (nếu có), thông báo chi phí thuốc ngoài danh mục.
Bước 2: Xử lý đơn và chuẩn bị thuốc
- Nhập đơn vào hệ thống (hoặc sổ tay) để trừ kho, lưu trữ.
- Nếu thiếu thuốc: thông báo bệnh nhân, đề xuất thay thế (dược sĩ đại học tư vấn, ghi chú rõ) hoặc hướng dẫn mua nơi khác.
- Lấy thuốc đúng số lượng, chia lẻ (nếu cần) đảm bảo vệ sinh (dụng cụ sạch, bao bì phù hợp).
- Dán nhãn mỗi túi/lọ: tên thuốc, hàm lượng, liều, cách dùng, thông tin bệnh nhân.
- Kiểm tra chéo trước giao: đúng thuốc, số lượng, nhãn rõ ràng.
Bước 3: Hướng dẫn và bàn giao thuốc
- Hướng dẫn miệng: tên thuốc, công dụng, liều, thời điểm dùng, lưu ý đặc biệt (bảo quản, tác dụng phụ).
- Thị phạm thuốc dùng phức tạp (hít, ngậm, dán).
- Dặn tác dụng phụ, cách xử trí, khi nào tái khám.
- Hỏi lại bệnh nhân để xác nhận hiểu đúng.
- Giao thuốc, đơn (đóng dấu “đã phát”), hóa đơn; khuyến khích kiểm tra.
Bước 4: Lưu trữ và theo dõi
- Lưu đơn thuốc (bản sao/phần mềm), đặc biệt gây nghiện, hướng thần (≥2 năm).
- Theo dõi tái khám, tra cứu hồ sơ khi bệnh nhân phản hồi.
- Thống kê đơn, lượng thuốc, báo cáo tồn kho, đánh giá hài lòng.
Quy trình cấp phát thuốc nội trú áp dụng cho việc cung cấp thuốc đến các bệnh nhân đang điều trị nội trú trong bệnh viện. Khác với ngoại trú, thuốc nội trú thường được cấp phát theo đơn hàng ngày của các khoa lâm sàng hoặc theo y lệnh của bác sĩ cho từng bệnh nhân. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa khoa Dược và điều dưỡng các khoa phòng để đảm bảo thuốc được cung ứng kịp thời, chính xác cho việc điều trị.
4.5. Quy trình thao tác chuẩn cấp phát thuốc cho bệnh nhân nội trú
Cung cấp thuốc chính xác, kịp thời cho bệnh nhân nội trú, phối hợp khoa Dược và khoa lâm sàng, đảm bảo an toàn, hiệu quả điều trị.
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu
- Nhận phiếu lĩnh từ khoa lâm sàng, kiểm tra: chữ ký, mẫu đúng, thông tin bệnh nhân, khoa.
- Rà soát đơn: tên thuốc, liều, đường dùng, phù hợp phác đồ, không tương tác/chống chỉ định.
- Nếu bất thường (liều sai, thiếu thuốc), liên hệ bác sĩ xác nhận/sửa.
- Đối chiếu tồn kho, đề xuất thay thế nếu thiếu (dược sĩ có thẩm quyền, bác sĩ đồng ý).
Bước 2: Chuẩn bị và xuất thuốc
Lấy thuốc từ kho: đúng tên, liều, số lượng, ưu tiên lô gần hết hạn (FIFO/FEFO).
Đóng gói: theo bệnh nhân (unit-dose, ghi nhãn tên, liều, giờ) hoặc khoa (floor stock, kèm phiếu).
Kiểm tra chéo: đối chiếu thuốc, nhãn, số lượng.
Ghi xuất kho: cập nhật sổ/phần mềm, lưu lô, hạn dùng.
Bước 3: Giao thuốc và hướng dẫn
- Giao thuốc: điều dưỡng nhận, kiểm đếm, ký phiếu. Thuốc gây nghiện kiểm soát chặt.
- Hướng dẫn: lưu ý bảo quản, pha chế, tác dụng phụ (đặc biệt thuốc nguy cơ cao).
- Cập nhật: lưu phiếu, đánh dấu “đã giao” trên hệ thống.
Bước 4: Theo dõi và quản lý
- Theo dõi: kiểm tra hồ sơ, phát hiện tác dụng phụ, đánh giá hiệu quả.
- Thu hồi: tiếp nhận thuốc thừa, kiểm tra nhập lại/hủy.
- Thống kê: lượng thuốc cấp, chi phí, báo cáo xu hướng sử dụng.
Đọc ngay: Bứt phá chiến lược kinh doanh từ ma trận SWOT của nhà thuốc
5. MISA AMIS – Hỗ trợ xây dựng quy trình thao tác chuẩn trong khoa Dược bệnh viện
MISA AMIS Quy trình là một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng và quản lý quy trình thao tác chuẩn (SOP). Trong lĩnh vực khoa dược của bệnh viện, việc áp dụng MISA AMIS Quy trình mang lại nhiều lợi ích đáng kể:
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Quy trình được tự động hóa, giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả công việc.
- Đảm bảo tính nhất quán: Tất cả các quy trình được thực hiện một cách nhất quán và dễ dàng cập nhật khi cần thiết.
- Giám sát và báo cáo: Cung cấp công cụ để giám sát việc thực hiện quy trình, thu thập dữ liệu và tạo báo cáo phân tích để cải thiện hiệu suất.
- Đào tạo và hướng dẫn: Tích hợp các tài liệu đào tạo, giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt quy trình và thực hiện công việc theo SOP.
- Phân định vai trò và trách nhiệm: Giúp xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên trong quy trình, đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình.
- Tối ưu hóa quy trình: Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.
MISA AMIS Quy trình là một giải pháp toàn diện giúp các bệnh viện trong việc quản lý và phát triển quy trình thao tác chuẩn, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả hoạt động.
Đăng ký dùng thử miễn phí MISA AMIS Quy trình:
Kết luận
Quy trình thao tác chuẩn trong khoa Dược bệnh viện là yếu tố then chốt đảm bảo thuốc được cung cấp an toàn và hiệu quả. Tuân thủ đúng các quy trình giúp giảm thiểu sai sót, nâng cao chất lượng điều trị và bảo vệ sức khỏe bệnh nhân. Việc áp dụng SOP không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn xây dựng uy tín bệnh viện, tạo niềm tin từ bệnh nhân và đội ngũ y tế.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
