Lộ trình ứng dụng AI trong doanh nghiệp từ con số 0

Ứng dụng AI trong doanh nghiệp không phải là một quá trình phức tạp, đắt đỏ như nhiều người vẫn nghĩ. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những bước đơn giản mà vẫn mang lại hiệu quả rõ rệt.

Việc triển khai một lộ trình hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ này một cách hiệu quả mà không cần đầu tư quá nhiều. Hãy cùng khám phá các hoạt động thực tiễn giúp doanh nghiệp áp dụng AI một cách dễ dàng và thành công.

Ứng dụng AI trong doanh nghiệp: Chưa cần lớn, chỉ cần đúng cách

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang trở thành động lực thúc đẩy chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trên toàn cầu. Theo một khảo sát, khoảng 27% tổ chức tại Việt Nam đã triển khai AI một cách nghiêm túc và toàn diện.

Ngoài ra, một nghiên cứu khác cho thấy 88% người trẻ thuộc thế hệ Gen Z và Gen Y tại Việt Nam sử dụng AI để hoàn thành công việc, cho thấy sự quan tâm và tiếp cận công nghệ này ngày càng tăng.

Dù AI đang dần trở thành xu hướng tất yếu, nhiều doanh nghiệp vẫn còn ngần ngại ứng dụng, chủ yếu vì cho rằng công nghệ này quá tốn kém, khó triển khai hoặc không phù hợp với quy mô nhỏ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy phần lớn lo ngại này xuất phát từ hiểu nhầm: doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng hệ thống AI độc lập hay sở hữu đội ngũ kỹ thuật riêng.

Với sự phát triển của các giải pháp AI dùng sẵn, chi phí triển khai hoàn toàn có thể phù hợp với ngân sách nhỏ – và hiệu quả mang lại là rõ ràng, nếu doanh nghiệp sẵn sàng thay đổi tư duy và bắt đầu từ nhu cầu cụ thể của mình.

8 bước lộ trình ứng dụng AI trong doanh nghiệp

Dù là doanh nghiệp lớn với hệ thống vận hành phức tạp hay doanh nghiệp nhỏ đang tìm cách tối ưu nguồn lực, lộ trình dưới đây đều có thể tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với từng quy mô và nhu cầu cụ thể.

Có thể xem đây như những viên gạch vững chắc đầu tiên để doanh nghiệp tiếp cận và ứng dụng AI. Sau khi có được nền móng tốt, doanh nghiệp có thể tích hợp AI vào chiến lược phát triển lâu dài một cách bài bản và dễ dàng hơn.

1. Tháo gỡ tâm lý e ngại của nhân sự về AI

Tâm lý lo sợ AI sẽ thay thế công việc là rào cản lớn khi triển khai ứng dụng AI trong doanh nghiệp. Thực tế, AI không phải mối đe dọa mà là cơ hội để nhân viên nâng cao hiệu suất.

• Quan trọng là thay đổi nhận thức: AI chỉ thay thế những ai từ chối học hỏi, còn những người tận dụng công nghệ sẽ phát triển vượt bậc. Doanh nghiệp cần hành động cụ thể để tháo gỡ tâm lý này:
• Truyền tải thông điệp rõ ràng: Nhấn mạnh rằng ứng dụng AI trong công việc giúp nhân viên làm việc thông minh hơn, không phải cạnh tranh với họ. Chẳng hạn, AI có thể tự động hóa các tác vụ lặp lại như nhập liệu, để nhân viên tập trung vào sáng tạo.
• Tổ chức buổi chia sẻ thực tiễn: Minh họa cách ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp cải thiện hiệu quả, như tự động phân tích dữ liệu hay tối ưu quy trình, giúp nhân viên thấy giá trị thực tế.
• Khuyến khích tư duy tích cực: Định hướng rằng AI là trợ thủ, không phải đối thủ. Nhân viên cần xem việc học AI là cơ hội để phát triển kỹ năng, thay vì áp lực phải né tránh.

2. Thành lập nhóm phụ trách AI quy mô nhỏ

Để bắt đầu ứng dụng AI trong doanh nghiệp, bạn không cần một đội ngũ hoành tráng. Chỉ cần một nhóm nhỏ, khoảng 2-3 người kiêm nhiệm, là đủ để khởi động hành trình khám phá AI. Nhóm này sẽ đóng vai trò như “ngọn hải đăng”, dẫn dắt doanh nghiệp qua những bước đầu tiên.

Nhiệm vụ của họ rất đơn giản: tìm hiểu và thử nghiệm các công cụ AI phù hợp. Chẳng hạn, họ có thể khám phá cách ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp như dùng phần mềm phân tích dữ liệu để tối ưu quy trình, hoặc thử chatbot để hỗ trợ khách hàng. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những công cụ này có thể giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả mà không cần đầu tư lớn.

Hãy chọn những nhân viên tò mò, ham học hỏi và có chút hiểu biết về công nghệ. Họ không cần là chuyên gia, chỉ cần sẵn sàng “vọc” và báo cáo kết quả. Từ những thử nghiệm nhỏ này, doanh nghiệp sẽ dần tìm ra cách ứng dụng AI trong công việc phù hợp nhất với mình. Bắt đầu nhỏ, nhưng hiệu quả sẽ lớn dần!

3. Đặt mục tiêu cụ thể để ứng dụng AI trong doanh nghiệp có định hướng rõ ràng

Khi triển khai ứng dụng AI trong doanh nghiệp, đừng vội đầu tư lớn. Hãy bắt đầu với một kế hoạch ngắn hạn, đặt mục tiêu rõ ràng và dễ đo lường. Đây là cách thực hiện:

• Tập trung vào bước nhỏ: Đặt mục tiêu đơn giản như giảm thời gian xử lý báo cáo bằng ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp hoặc tăng tốc độ phản hồi khách hàng qua chatbot.
• Xác định kết quả cụ thể: Ví dụ, cắt giảm 2 giờ làm báo cáo mỗi tuần hoặc tăng 20% số câu hỏi khách hàng được trả lời tự động. Mục tiêu rõ ràng giúp bạn dễ theo dõi hiệu quả.
• Tạo động lực mở rộng: Khi thấy kết quả từ những bước đầu, doanh nghiệp sẽ tự tin hơn để áp dụng AI vào nhiều ứng dụng AI trong công việc khác.

Kế hoạch ngắn hạn không chỉ giúp bạn kiểm soát rủi ro mà còn là bàn đạp để AI phát huy giá trị lâu dài!

4. Đào tạo nhân viên sử dụng công cụ AI cơ bản

Để ứng dụng AI trong doanh nghiệp hiệu quả, nhân viên cần biết cách dùng các công cụ AI cơ bản. Đừng lo, việc đào tạo này không phức tạp. Đây là cách thực hiện:

• Tận dụng tài liệu miễn phí: Sử dụng hướng dẫn từ Google, Microsoft hoặc các khóa học online để nhân viên làm quen với AI, không cần tốn chi phí lớn.
• Tập trung vào công việc cụ thể: Hướng dẫn họ dùng AI cho ứng dụng AI trong công việc hàng ngày, như soạn email nhanh với ChatGPT hoặc phân tích dữ liệu khách hàng bằng Google Analytics.
• Khuyến khích thực hành: Để nhân viên thử nghiệm trên các tác vụ nhỏ, giúp họ thấy ngay lợi ích và tự tin hơn khi dùng AI trong ứng dụng AI trong quản trị doanh nghiệp.
  Chỉ cần vài bước cơ bản, nhân viên sẽ nhanh chóng biến AI thành trợ thủ đắc lực!

5. Lãnh đạo tiên phong – yếu tố quyết định hiệu quả ứng dụng AI trong doanh nghiệp

Trong quá trình ứng dụng AI trong doanh nghiệp, sự tiên phong của CEO, giám đốc bộ phận hay các trưởng nhóm đóng vai trò như “ngòi nổ” truyền cảm hứng. Khi chính người lãnh đạo sẵn sàng dành thời gian tìm hiểu, thử nghiệm và chia sẻ trải nghiệm dùng AI, điều đó tạo ra thông điệp rất rõ ràng: đây không phải xu hướng nhất thời, mà là định hướng lâu dài của tổ chức.

• Lãnh đạo sử dụng các công cụ AI trong công việc hàng ngày: như viết email chiến lược bằng ChatGPT, phân tích nhanh dữ liệu bán hàng bằng Excel kết hợp AI, hoặc tạo slide thuyết trình với sự hỗ trợ của Copilot/Notion AI.
• Chia sẻ trải nghiệm cá nhân với đội ngũ: CEO có thể làm một buổi chia sẻ ngắn “Tôi đã dùng AI như thế nào để làm việc nhanh hơn”, vừa truyền động lực, vừa làm gương cụ thể.
• Chủ động tham gia các buổi huấn luyện hoặc workshop nội bộ về AI, thay vì chỉ giao phó cho bộ phận nhân sự hoặc IT.
• Coi việc học AI là một phần trong chiến lược lãnh đạo: như cách học ngoại ngữ hay kỹ năng thuyết trình – đây là năng lực mới mà một người dẫn dắt hiện đại cần có.

Khi lãnh đạo thực sự “dấn thân” cùng đội ngũ, việc ứng dụng AI trong công việc trở thành một phần tự nhiên trong văn hóa doanh nghiệp – chứ không còn là một dự án bị xem là “của phòng ban nào đó”. Sự chủ động và cởi mở của người đứng đầu chính là chất xúc tác để toàn tổ chức chuyển mình hiệu quả trong kỷ nguyên số.

6. Thiết lập hướng dẫn sử dụng và quản trị rủi ro

Khi bắt đầu ứng dụng AI trong doanh nghiệp, nhiều tổ chức quá tập trung vào công cụ mà bỏ qua một yếu tố sống còn: quản trị rủi ro đi kèm với công nghệ. AI là con dao hai lưỡi – hỗ trợ con người xử lý thông tin nhanh hơn, nhưng cũng dễ tạo ra sai lệch nếu dùng không đúng cách. Cần tuân thủ các hướng dẫn sau:

• Không đưa thông tin mật lên các nền tảng AI công khai: Dù nhiều công cụ AI khẳng định không lưu trữ dữ liệu người dùng, nhưng không thể đảm bảo an toàn tuyệt đối nếu thông tin nhạy cảm bị xử lý trên môi trường mạng.
• Luôn kiểm duyệt lại nội dung do AI tạo ra: AI có thể tạo lập văn bản nhanh chóng, nhưng vẫn có xác suất đưa ra thông tin sai, thiên lệch hoặc không phù hợp với ngữ cảnh thực tế.
• Xác định rõ vai trò của AI là công cụ, không phải người ra quyết định: Trong các tình huống liên quan đến pháp lý, nhân sự, tài chính hay chiến lược, AI chỉ nên đóng vai trò tham khảo, không phải người “ký tên cuối cùng”.
• Tạo bộ quy tắc hoặc checklist sử dụng AI trong công việc: mỗi bộ phận có thể có một phiên bản rút gọn riêng, phù hợp với đặc thù công việc – ví dụ: hướng dẫn viết nội dung bằng AI cho phòng Marketing, hay phân tích dữ liệu bằng AI cho phòng Kế hoạch.

Triển khai AI hiệu quả không chỉ là “thử nghiệm cái mới”, mà còn là xây dựng một hệ sinh thái làm việc an toàn và có định hướng rõ ràng. Khi doanh nghiệp chủ động đưa ra khung hành vi ứng xử với AI, tổ chức sẽ hạn chế được rủi ro và duy trì sự bền vững trong quá trình chuyển đổi số.

7. Ưu tiên những công cụ AI chi phí thấp, dễ triển khai

Không phải doanh nghiệp nào cũng có nguồn lực để đầu tư vào hệ thống AI phức tạp. Tin tốt là: nhiều công cụ AI hiện nay rất dễ tiếp cận, miễn phí hoặc chi phí thấp, phù hợp với nhu cầu thực tế của các phòng ban.

Thay vì chờ đợi “giải pháp tổng thể”, doanh nghiệp nên bắt đầu từ những ứng dụng đơn giản, có tính áp dụng ngay trong công việc hàng ngày. Đây là một số công cụ gợi ý một số công cụ

MISA AVA (MISA AMIS)

Dùng thử miễn phí

MISA AVA là trợ lý trí tuệ nhân tạo được tích hợp trong hệ thống MISA AMIS, hỗ trợ nhà quản lý và nhân sự vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn nhờ khả năng tương tác linh hoạt bằng ngôn ngữ tự nhiên. Các tính năng nổi bật bao gồm:

• Tra cứu số liệu nhanh chóng: Cho phép tìm kiếm số liệu kinh doanh, báo cáo theo thời gian thực mà không cần mở nhiều biểu mẫu hay phần mềm.
• Xem báo cáo hiệu suất nhân sự: Cung cấp dữ liệu về hiệu quả làm việc của từng cá nhân hoặc bộ phận, giúp đánh giá và ra quyết định kịp thời.
• Xử lý tác vụ nội bộ tiện lợi: Tự động hỗ trợ các thao tác thường ngày như: Kiểm tra phòng họp trống, xem số ngày phép còn lại, làm đơn xin nghỉ
• Giao tiếp bằng ngôn ngữ tự nhiên: Chỉ cần đặt câu hỏi đơn giản, MISA AVA có thể hiểu và phản hồi như một trợ lý thật sự.

Google Workspace AI, Microsoft Copilot

Đây là hai hệ sinh thái quen thuộc với nhiều doanh nghiệp, nay được tích hợp thêm AI để tăng tốc các tác vụ văn phòng hàng ngày. Với Google Workspace AI, người dùng có thể soạn thảo văn bản, viết email, tạo slide thuyết trình một cách nhanh chóng, gợi ý nội dung theo ngữ cảnh.

Microsoft Copilot trong Word và Excel lại đặc biệt mạnh trong việc tự động hóa phân tích bảng tính, tạo báo cáo, xây dựng dashboard, rất hữu ích cho các phòng ban tài chính, vận hành, nhân sự.

Canva AI, Notion AI, ChatGPT

Đây là bộ ba công cụ giúp tăng tốc độ và chất lượng công việc sáng tạo. Canva AI hỗ trợ thiết kế hình ảnh, bản trình bày và ấn phẩm truyền thông chỉ trong vài phút – ngay cả với người không chuyên. Notion AI giúp tổng hợp ý tưởng, viết ghi chú, lên kế hoạch công việc cá nhân hoặc theo nhóm.

Trong khi đó, ChatGPT có thể hỗ trợ viết nội dung, lên dàn ý, trả lời email, hoặc thậm chí là mô phỏng phản hồi khách hàng – một công cụ đa năng phù hợp cho nhiều phòng ban cùng khai thác.

8. Tạo văn hóa chia sẻ – thúc đẩy sáng tạo khi ứng dụng AI trong doanh nghiệp

Để ứng dụng AI trong doanh nghiệp thực sự lan tỏa, không thể chỉ dừng lại ở việc triển khai công cụ – mà cần xây dựng một văn hóa học hỏi và sáng tạo xoay quanh AI. Nhân sự sẽ chủ động học khi họ thấy AI giúp ích thật sự trong công việc, và càng hứng thú hơn khi được trao quyền thử nghiệm, đóng góp sáng kiến. Một số hoạt động nên triển khai:

• Tổ chức buổi chia sẻ nội bộ (sharing session): Mỗi phòng ban có thể giới thiệu một công cụ AI họ đã áp dụng hiệu quả, hoặc trình bày một case study cụ thể.
• Khởi động các “cuộc thi mini” về ý tưởng ứng dụng AI trong công việc: Ví dụ, “ai viết nội dung bằng AI hiệu quả nhất”, “ý tưởng dùng AI tối ưu thời gian họp”,…
• Tạo kênh giao tiếp riêng về AI trên nền tảng chat nội bộ: (như Zalo, Slack, Microsoft Teams) để nhân viên cùng nhau đặt câu hỏi, chia sẻ mẹo hay, cập nhật công cụ mới.

Những hoạt động nhỏ nhưng liên tục như vậy sẽ giúp tạo đà cho cả tổ chức cùng tiến bộ, giúp việc ứng dụng AI trong công việc trở thành thói quen thay vì chỉ là nhiệm vụ.

Kết luận

Ứng dụng AI trong doanh nghiệp không nhất thiết phải bắt đầu bằng những bước triển khai phức tạp. Chỉ cần hành động từng bước nhỏ, cụ thể và phù hợp với nhu cầu thực tế, doanh nghiệp đã có thể tạo ra thay đổi rõ rệt trong vận hành. Điều quan trọng là tư duy cởi mở, sẵn sàng học hỏi và sự đồng lòng từ lãnh đạo đến toàn đội ngũ.