Kết nối với AMIS WeSign để tự động ký chứng từ

Tải phim giới thiệu tại đây.

I. Thực tế khó khăn

Doanh nghiệp phải thực hiện công việc ký chứng từ thủ công bằng cách in từng chứng từ sau đó chuyển cho các bộ phận liên quan ký duyệt, gây mất nhiều thời gian, công sức và tốn chi phí.

II. Giải pháp

Thông qua việc kết nối với ứng dụng AMIS WeSign, toàn bộ công tác trình ký, phê duyệt chứng từ sẽ được số hóa và tối ưu; giúp giảm chi phí in ấn, vận chuyển chứng từ; tăng cường tính bảo mật và dễ dàng xác định người ký.

III. Cách thực hiện

1. Kết nối với ứng dụng AMIS WeSign

• Vào Các tiện ích và thiết lập\Kết nối ứng dụng

Tại mục Tài liệu điện tử, nhấn Kết nối ngay với AMIS Wesign:

• Chương trình hiển thị Kết nối thành công với ứng dụng AMIS WeSign:

Lưu ý: Để bỏ kết nối với AMIS WeSign, nhấn Bỏ kết nối:

Bước 2: Tạo mẫu tài liệu kế toán trên AMIS WeSign

Lưu ý: Phiên bản R76 đáp ứng ký số trên các chứng từ Kế toán: Phiếu thu/chi, Chứng từ bán hàng, Xuất kho.

Các bước tạo mẫu tài liệu kế toán bao gồm:

Bước 1: Tải tài liệu lên ứng dụng

• Anh/chị đăng nhập vào ứng dụng AMIS WeSign
• (1) Nhấn chọn tab Quản lý mẫu 
• (2) Nhấn nút Tạo mẫu để tiến hành tạo mẫu tài liệu mới

Hệ thống hiển thị màn hình tạo tài liệu. Tại đây, anh/chị tiến hành thực hiện:

• (3) Tải mẫu chứng từ kế toán lên ứng dụng
• (4) Đặt tên cho mẫu tài liệu
• Tích chọn Cho phép sửa luồng ký khi áp dụng mẫu (Nếu áp dụng mẫu thì anh/chị sẽ kế thừa lại toàn bộ thông tin, luồng ký của mẫu tài liệu. Tuy nhiên, khi tích chọn vào yêu cầu này, anh/chị sẽ có thể thay đổi luồng ký khác theo nhu cầu).
• Chọn ứng dụng kết nối là AMIS Kế toán.
• (5) Nhấn Tiếp theo để chuyển bước thực hiện.

Bước 2: Khai báo người nhận

Tiếp đó anh/chị tiến hành khai báo người nhận. Tại đây anh/chị có thể thêm được những người nhận không rõ thông tin và đã rõ thông tin.

* (6) Trường hợp 1: Đã biết thông tin người nhận: Trong trường hợp này, anh/chị đã nắm rõ các thông tin về người nhận tài liệu, bao gồm: Họ & tên, Email, Điện thoại di động, Vai trò. Vui lòng thực hiện như sau:

• Tích chọn “Đã biết thông tin người nhận”.
• Nhập thông tin người nhận, bao gồm: Email, Họ và tên, Vai trò, Mật khẩu mở tài liệu (nếu cần).

* (7) Trường hợp 2: Chưa biết thông tin người nhận: Trong trường hợp này, anh/chị chưa nắm được thông tin chi tiết về người nhận, chỉ nắm được title vị trí của người ký . Ví dụ như: Người nộp tiền.

• Tích chọn Chưa biết thông tin người nhận
• Nhập tên Vị trí của người nhận
• Chọn vai trò

* (8) Nhấn Tiếp theo để chuyển bước thực hiện

Bước 3:  Thiết lập vị trí ký

Tiếp đó, hệ thống sẽ hiển thị màn hình thiết lập vị trí ký trên tài liệu. Tại màn hình này, anh/chị tiếp tục thực hiện:

• Kéo loại chữ ký số vào vị trí mong muốn trên tài liệu
• Mỗi chữ ký của một người sẽ được ký hiệu bởi một màu sắc khác nhau và hiển thị tên người ký , anh/chị lưu ý lựa chọn loại chữ ký theo đúng người ký.
• Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước thiết lập cuối.

Bước 4: Thiết lập email

• (9) Anh/chị nhập chủ đề, nội dung của email gửi đi.
• Kiểm tra lại các thông tin của tài liệu.
• (10) Thiết lập một số các cài đặt trong quá trình gửi tài liệu đi
• (11) Nhấn Lưu để hoàn thành.

Hệ thống sẽ ghi nhận mẫu tài liệu vừa được khởi tạo. Người dùng có thể sử dụng mẫu tài liệu này để áp dụng cho các tài liệu có quy trình ký tương tự:

3. Ký số tài liệu kế toán

• Mở chứng từ kế toán cần ký số, chọn in, sau đó chọn mẫu chứng từ:

• Nhấn Gửi ký số:

• Chọn mẫu chứng từ trên AMIS WeSign, chương trình sẽ tự động lấy lên thông tin người ký theo mẫu đã được thiết lập ở bước 2. Người dùng có thể sửa lại thông tin người ký (nếu cần).
• Nhấn Đồng ý:

• Chương trình hiển thị thông báo đã gửi ký số thành công chứng từ đến các người ký trên mẫu chứng từ:

• Người dùng có thể xem lại chứng từ ký số bằng cách nhấn Xem chứng từ ký số:

• Sau khi gửi ký số thành công, người ký sẽ nhận được email mời ký chứng từ
• Nhấn Ký tài liệu:

• Nhấn Tiếp tục:

• Nhấn Bắt đầu ký:

• Click chuột vào phần Ký số, chương trình sẽ tự động lấy lên các chứng thư số đang hoạt động của người dùng
• Chọn chứng thư số và nhấn Sử dụng:

• Chữ ký số được lựa chọn sử dụng sẽ tự động được hiển thị trên chứng từ kế toán:

• Người dùng cũng có thể xem nhanh được trạng thái ký số của chứng từ, những người đã ký và những người chưa ký chứng từ:

• Các chứng từ sẽ đều được lưu trữ online, người dùng có thể thực hiện tải hàng loạt chứng từ nếu cần: