Hiện nay, nhiều cơ quan và doanh nghiệp chú trọng hơn vào việc xây dựng văn hóa công sở với những giá trị, chuẩn mực rõ ràng và môi trường làm việc tích cực. Khi văn hóa này được định hình vững chắc, nhân viên có thêm động lực phát triển, gắn kết lâu dài và đóng góp hiệu quả vào sự phát triển của tổ chức.
Vậy văn hóa công sở chính xác là gì, gồm những yếu tố nào? Làm sao để xây dựng văn hóa công sở lành mạnh để giữ chân nhân tài? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay trong nội dung dưới đây.
1. Văn hóa công sở là gì?
Văn hóa công sở là tập hợp các giá trị chung, hệ thống niềm tin, thái độ và những giả định mà mọi người trong một môi trường làm việc cùng chia sẻ. Văn hóa công sở thể hiện qua cách các thành viên trong doanh nghiệp giao tiếp, hợp tác và thực hiện công việc.
Mỗi cơ quan, doanh nghiệp sở hữu những nét văn hóa công sở khác biệt. Văn hóa công sở tốt sẽ có sự đồng nhất giữa những điều mọi người trải nghiệm được tại công sở và những thông điệp mà tổ chức đó khẳng định, tuyên bố.
Một số ví dụ về văn hóa công sở:
- Đề cao tinh thần trách nhiệm: Nhân viên chủ động hoàn thành công việc đúng thời hạn, sẵn sàng nhận trách nhiệm và cải thiện khi có sai sót. Điều này giúp xây dựng sự tin cậy và hiệu quả trong công việc.
- Giao tiếp cởi mở: Mọi người trong công ty trao đổi thông tin một cách minh bạch, sẵn sàng lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp và phản hồi mang tính xây dựng. Ví dụ, tổ chức các buổi họp mở để khuyến khích chia sẻ ý tưởng.
- Tôn trọng sự đa dạng: Môi trường làm việc đề cao sự khác biệt về quan điểm, văn hóa và phong cách làm việc, giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng và hòa nhập.
- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Doanh nghiệp tạo điều kiện để nhân viên có thời gian nghỉ ngơi hợp lý, hỗ trợ làm việc linh hoạt hoặc tổ chức các hoạt động giúp giảm căng thẳng, nâng cao sức khỏe tinh thần.
- Học hỏi và phát triển: Công ty khuyến khích nhân viên nâng cao năng lực qua các khóa đào tạo, hội thảo và chương trình cố vấn, giúp họ phát triển sự nghiệp lâu dài.
2. Các yếu tố tạo nên văn hóa công sở
Văn hóa công sở được hình thành từ nhiều yếu tố quan trọng, tạo nên bản sắc riêng của mỗi doanh nghiệp và ảnh hưởng đến cách nhân viên làm việc, giao tiếp, cũng như mức độ gắn kết với tổ chức. Dưới đây là các yếu tố cốt lõi quyết định văn hóa công sở:
Giá trị cốt lõi: Những nguyên tắc và triết lý mà doanh nghiệp đề cao, ảnh hưởng đến cách nhân viên làm việc và đưa ra quyết định.
Môi trường làm việc: Không gian làm việc, cơ sở vật chất và bầu không khí trong doanh nghiệp tác động đến sự thoải mái và hiệu suất của nhân viên.
Phong cách lãnh đạo: Cách quản lý và điều hành của ban lãnh đạo ảnh hưởng lớn đến tinh thần làm việc và sự gắn kết của nhân viên.
Giao tiếp và ứng xử: Cách nhân viên trao đổi, hợp tác và tôn trọng lẫn nhau góp phần định hình văn hóa chung.
Chính sách và quy định: Các quy tắc về làm việc, đánh giá, khen thưởng và phúc lợi giúp tạo sự công bằng và minh bạch trong tổ chức.
Tinh thần làm việc nhóm: Văn hóa hợp tác, hỗ trợ và chia sẻ giữa các đồng nghiệp giúp tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả và thân thiện.
Sự đổi mới và phát triển: Khuyến khích sáng tạo, học hỏi và phát triển năng lực cá nhân để thúc đẩy sự tiến bộ chung của doanh nghiệp.
Thái độ và cách ứng xử với sự đa dạng: Tôn trọng sự khác biệt về giới tính, tuổi tác, nền tảng văn hóa, quan điểm và phong cách làm việc.
3. Quy định về văn hóa công sở tại cơ quan nhà nước
Công sở có thể hiểu là văn hóa tại văn phòng làm việc của các công ty hoặc tại nơi làm việc của các cơ quan nhà nước, hành chính sự nghiệp. Quy định về văn hóa công sở tại công ty tùy thuộc vào tổ chức đó, còn tại cơ quan nhà nước có một số quy định theo luật như sau:
3.1 Quy định về trang phục, lễ phục
Theo Nghị định 04/2019/NĐ-CP về chuẩn mực văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức khi làm việc tại công sở phải tuân thủ các quy định về trang phục như sau:
- Trang phục phải gọn gàng, lịch sự, phù hợp với tính chất công việc và môi trường công sở.
- Không mặc quần áo phản cảm, hở hang, không phù hợp với thuần phong mỹ tục.
- Khi tham dự các nghi lễ trọng thể hoặc các sự kiện quan trọng, cán bộ, công chức cần mặc lễ phục theo quy định của cơ quan hoặc ngành.
- Đối với lực lượng vũ trang, ngành y tế, ngành tòa án và một số ngành đặc thù khác, trang phục được quy định theo từng ngành, thể hiện sự nghiêm túc và tính chuyên nghiệp.
3.2 Quy định về giao tiếp và ứng xử
Theo Khoản 2, Điều 17, Nghị định 04/2019/NĐ-CP, cán bộ, công chức, viên chức phải đảm bảo thái độ giao tiếp đúng mực, chuyên nghiệp:
- Đối với đồng nghiệp: Ứng xử có văn hóa, tôn trọng, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Không gây mất đoàn kết nội bộ, không bè phái, chia rẽ.
- Đối với người dân: Thực hiện tôn trọng, lịch sự, tận tình, hướng dẫn đầy đủ và đúng quy định. Không gây khó khăn, phiền hà cho tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục hành chính.
- Trong công sở: Không dùng từ ngữ thiếu chuẩn mực, không lớn tiếng cãi vã, không có hành vi thiếu văn minh.
- Trong không gian làm việc: Giữ gìn môi trường chung, không làm ảnh hưởng đến người khác như nói chuyện riêng quá to, sử dụng điện thoại trong giờ làm việc một cách thiếu kiểm soát.
3.3 Quy định về chuẩn mực về đạo đức, lối sống
Theo Luật Cán bộ, công chức 2008 (sửa đổi, bổ sung năm 2019) và Luật Viên chức 2010, cán bộ, công chức phải tuân thủ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và lối sống:
- Trung thực, công tâm, khách quan trong công việc. Không lợi dụng chức vụ, quyền hạn để vụ lợi cá nhân.
- Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, không xa hoa, phô trương trong lối sống và làm việc.
- Không tham gia tệ nạn xã hội, không có hành vi vi phạm đạo đức như nhận hối lộ, tham nhũng, tiêu cực.
- Gương mẫu trong gia đình, cộng đồng và xã hội, giữ gìn hình ảnh chuẩn mực của cán bộ, công chức.
3.4 Quy định về tinh thần, thái độ làm việc
Theo Điều 16, Nghị định 04/2019/NĐ-CP, cán bộ, công chức, viên chức phải có tinh thần làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm:
- Thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ được giao, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
- Giữ thái độ tích cực, cầu thị, chủ động trong công việc, không trốn tránh trách nhiệm.
- Tôn trọng kỷ cương, kỷ luật hành chính, chấp hành nội quy, quy chế làm việc của cơ quan.
- Không đi muộn, về sớm, không lơ là công việc, không sử dụng giờ làm việc để làm việc riêng.
- Không có hành vi sách nhiễu, gây phiền hà cho người dân và doanh nghiệp, giữ hình ảnh công chức mẫn cán, tận tâm.
4. Các hành vi bị cấm tại công sở
Theo Quyết định 129/2007/QĐ-TTg, một số hành vi bị cấm trong công sở bao gồm: hút thuốc lá trong phòng làm việc, sử dụng đồ uống có cồn nếu không được lãnh đạo cho phép vào các dịp đặc biệt và quảng cáo thương mại tại nơi làm việc.
Lưu ý các hành vi trên bị cấm trong cơ quan nhà nước. Các doanh nghiệp ngoài quốc doanh sẽ có nội quy riêng. Một số điều thường bị cấm gồm:
- Gây mất trật tự tại nơi làm việc.
- Sử dụng đồ uống có cồn, chất gây nghiện tại nơi làm việc.
- Thiếu tôn trọng đồng nghiệp, bao gồm hành vi phân biệt đối xử hoặc quấy rối.
- Sử dụng tài nguyên công ty sai mục đích.
5. Cách xây dựng văn hóa công sở lành mạnh, tích cực
Bên cạnh việc đề ra những quy tắc ứng xử, quy định về văn hóa rõ ràng trong tổ chức, các nhà quản trị có thể thực hiện một số hoạt động sau để xây dựng văn hóa công sở tích cực hơn.
Thúc đẩy môi trường làm việc linh hoạt
Một cơ cấu quá cứng nhắc có thể tạo ra áp lực không cần thiết và hạn chế sự sáng tạo. Doanh nghiệp nên khuyến khích giao tiếp hai chiều, tôn trọng sự đa dạng và xây dựng chính sách linh hoạt để nhân viên cảm thấy thoải mái trong môi trường làm việc, phát huy tối đa khả năng của mình.
Tạo không gian làm việc đầy thử thách và sáng tạo
Lặp lại một công việc quá lâu dễ khiến nhân viên mất động lực. Doanh nghiệp có thể xoay chuyển vị trí, tổ chức đào tạo chéo hoặc giao nhiệm vụ thử thách hơn để thúc đẩy sự phát triển và đổi mới.
Lắng nghe và trân trọng ý kiến của nhân viên
Xây dựng văn hóa công sở không chỉ là nhiệm vụ của cấp quản lý mà còn cần sự đóng góp từ mọi thành viên trong tổ chức. Khi nhân viên được khuyến khích bày tỏ quan điểm, họ sẽ cảm thấy được trân trọng, gia tăng sự gắn kết và cam kết lâu dài với công ty. Bên cạnh đó cơ chế lắng nghe – phản hồi cũng giúp các nhà quản lý nhận ra được những bất cập tồn tại trong văn hóa nội bộ.
Tăng cường phúc lợi để giữ chân nhân tài
Ngoài những phúc lợi cơ bản, doanh nghiệp nên chú trọng vào bảo hiểm sức khỏe, chế độ nghỉ phép linh hoạt và các chương trình đào tạo chuyên môn. Những chính sách này giúp nhân viên cảm thấy tin tưởng vào công ty hơn, tự hào vì được làm việc trong một môi trường tiến bộ, có sự quan tâm sâu sắc đến người lao động.
Xây dựng trách nhiệm giải trình của quản lý
Quản lý cần minh bạch và sáng suốt trong mọi tình huống tại nơi làm việc. Khi có xung đột, doanh nghiệp cần xem xét khách quan, lắng nghe phản hồi từ cả hai phía trước khi đưa ra quyết định để đảm bảo sự công bằng, duy trì tinh thần tích cực, lành mạnh, minh bạch của văn hóa công sở.
Kết nối nhân viên qua các hoạt động ngoài văn phòng
Những sự kiện ngoài công việc như buổi gặp mặt, hoạt động thể thao giúp nhân viên kết nối gần gũi và thoải mái hơn. Điều này sẽ tăng cường sự gắn kết, thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp tích cực và bền vững.
6. MISA AMIS HRM – Giải pháp hỗ trợ xây dựng văn hóa công sở bền vững
Trong thời đại số hóa, việc xây dựng và duy trì văn hóa công sở bền vững không chỉ phụ thuộc vào các giá trị doanh nghiệp mà còn cần có công cụ quản lý hiệu quả. MISA AMIS HRM là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý nhân sự, nâng cao trải nghiệm nhân viên và thúc đẩy một môi trường làm việc chuyên nghiệp, gắn kết.
1. Thúc đẩy minh bạch và công bằng trong doanh nghiệp
- Quản lý hồ sơ và hợp đồng lao động tập trung, giúp minh bạch thông tin nhân sự.
- Tính lương tự động, đảm bảo chi trả công bằng và đúng hạn.
- Đánh giá năng lực theo KPI/OKR, giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và cơ hội thăng tiến.
2. Tăng cường giao tiếp và kết nối nội bộ
- Cổng thông tin nhân sự giúp nhân viên dễ dàng truy cập tài liệu, chính sách công ty.
- Thông báo, truyền thông nội bộ qua hệ thống, giúp gắn kết và chia sẻ văn hóa doanh nghiệp.
- Ghi nhận và vinh danh thành tích nhân viên, tạo động lực làm việc và gắn bó lâu dài.
3. Cải thiện trải nghiệm nhân viên và văn hóa làm việc số hóa
- Ứng dụng chấm công online, quản lý ca làm việc linh hoạt, hỗ trợ văn hóa làm việc từ xa.
- Quản lý đào tạo nội bộ, giúp nhân viên nâng cao kỹ năng, phát triển sự nghiệp.
- Công cụ khảo sát ý kiến, thu thập phản hồi để cải thiện môi trường làm việc.
4. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và bền vững
- Dữ liệu nhân sự tập trung, giúp ban lãnh đạo nắm bắt xu hướng và đưa ra quyết định chiến lược.
- Tự động hóa quy trình HR, giảm tải công việc hành chính, tăng hiệu suất làm việc.
- Tích hợp với các phần mềm khác, tạo hệ sinh thái quản trị nhân sự toàn diện.
MISA AMIS HRM không chỉ là công cụ quản lý nhân sự mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa công sở chuyên nghiệp, minh bạch và bền vững.
7. Kết luận
Văn hóa công sở trong cơ quan nhà nước và doanh nghiệp có thể có sự khác biệt do đặc thù môi trường làm việc, quy định và mô hình quản lý. Tuy nhiên, dù ở bất kỳ tổ chức nào, một nền văn hóa công sở tích cực vẫn cần hướng đến sự chuyên nghiệp và văn minh. Văn hóa công sở lành mạnh góp phần rất lớn trong việc tạo động lực phát triển bền vững cho tổ chức và mỗi cá nhân.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
