Trong thời đại kinh tế số phát triển chóng mặt, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền không chỉ là công việc phải làm mà còn là bí quyết để doanh nghiệp vận hành trơn tru và tránh rủi giảm rủi ro trong bán hàng. Từ lúc nhận đơn hàng đến khi tiền chạy về tài khoản, mỗi khâu đều cần được quản lý chặt chẽ để đảm bảo kiểm soát quy trình bán hàng hiệu quả.
Trong bài viết này, ta sẽ cùng tìm hiểu thế nào là chu trình bán hàng thu tiền, sơ đồ chu trình bán hàng thu tiền, từng rủi ro thường gặp, đưa ra giải pháp cụ thể và bật mí cách dùng công nghệ để nâng tầm kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền của bạn.
Chu trình bán hàng thu tiền là gì?
Chu trình bán hàng – thu tiền là chuỗi các hoạt động trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Việc kiểm soát quy trình bán hàng trong từng bước giúp doanh nghiệp tránh thất thoát doanh thu và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Sơ đồ chu trình bán hàng thu tiền
Chu trình bán hàng thu tiền chung
Bước 1: Lên & xử lý đơn hàng
Bước 2: Thu tiền, giao hàng, xuất hóa đơn
Bước 3: Ghi nhận doanh thu
Bước 4: Theo dõi công nợ
Bước 5: Quản lý giảm giá/đổi trả
Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù riêng, tùy thuộc vào mô hình, quy mô, lĩnh vực và ngành nghề. Việc kiểm soát quy trình bán hàng giúp tinh chỉnh và điều chỉnh chu trình phù hợp hơn.
Ví dụ, doanh nghiệp bán lẻ thường ưu tiên giao hàng nhanh và thu tiền ngay, trong khi doanh nghiệp B2B có thể tập trung vào hợp đồng và công nợ dài hạn.
Do đó, quy trình bán hàng thu tiền có thể được điều chỉnh để phù hợp với từng tổ chức.
Ví dụ trong quy trình tư vấn và triển khai sản phẩm phần mềm MISA AMIS CRM kế thừa chu trình bán hàng thu tiền cơ bản nhưng đã tinh chỉnh để phù hợp với đặc thù sản phẩm phần mềm và nhu cầu khách hàng.
Quy trình bán hàng thu tiền của MISA AMIS CRM sẽ gồm 5 bước:
Bước 1: Kinh doanh tư vấn, hỗ trợ khách
Bước 2: Ký hợp đồng & lên đơn
Bước 3: Thanh toán & xuất hóa đơn
Bước 4: Giao hàng/Chuyển giao phần mềm
Bước 5: Chăm sóc sau bán
Mời anh/chị click vào ảnh để tải trọn bộ 15+ quy trình bán hàng.
Ví dụ về chu trình bán hàng thu tiền MISA AMIS CRM
Dưới đây là ví dụ quy trình bán hàng thu tiền của MISA với sản phẩm MISA AMIS CRM
Kinh doanh tư vấn, hỗ trợ khách hàng
Sau khi khách hàng để lại thông tin quan tâm MISA AMIS CRM, chuyên viên tư vấn của MISA sẽ kết nối luôn để đưa đến giải pháp thực tế MISA AMIS CRM có thể giải quyết cho khách hàng.
Ký hợp đồng & lên đơn
Quá trình tư vấn phù hợp, MISA và khách hàng sẽ cùng ký kết hợp đồng. Tại bước này, chuyên viên tư vấn của MISA sẽ lên đơn hàng ngay trên hệ thống AMIS CRM nội bộ của MISA.
Thanh toán & Xuất hóa đơn
Khách hàng thanh toán thành công, các bộ phận kinh doanh, kế toán, onboarding sẽ cùng nhận được thông tin để xuất hóa đơn và lên lịch chuyển giao hướng dẫn sử dụng phần mềm cho khách.
Chuyển giao phần mềm
Bộ phận onboarding sau đó kích hoạt tài khoản MISA AMIS CRM cho khách trong 24 giờ. Hoạt động onboarding sẽ diễn tra online hoặc offline tùy theo nhu cầu của chính khách hàng.
Chăm sóc sau bán
Khách hàng mua MISA AMIS CRM tiếp tục được hỗ trợ và chăm sóc kỹ trong 45 ngày sau mua hàng để đảm bảo ứng dụng được phần mềm vào quá trình làm việc. Sau 45 ngày này, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ liên tục hỗ trợ và xử lý các nhu cầu liên quan để quá trình sử dụng phần mềm không bị ngắt quãng.
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền là gì?
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền là quá trình quản lý, giám sát, và tối ưu hóa các bước trong chu trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp để giảm rủi ro, đảm bảo tính minh bạch, và duy trì dòng tiền ổn định. Việc kiểm soát quy trình bán hàng giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao từng bước giao dịch, từ tiếp nhận đơn hàng đến thu hồi công nợ.
Hoạt động này bao gồm việc áp dụng các quy trình, chính sách, và công nghệ (như phần mềm CRM hoặc hóa đơn điện tử) để kiểm tra chu trình bán hàng, nhằm ngăn chặn sai sót, gian lận, và bảo vệ tài sản doanh nghiệp.
Những rủi ro thường gặp trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền
Chu trình bán hàng thu tiền giống như một dây chuyền sản xuất – chỉ cần một mắt xích yếu là cả hệ thống “lung lay”.
Dưới đây là 5 rủi ro phổ biến do công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền chưa hợp lý:
1. Rủi ro sai sót xử lý đơn hàng & giao hàng
Nhân viên xử lý đơn hàng mà chưa được phê duyệt hoặc chấp thuận bán khi kho không đủ khả năng cung cấp, dẫn đến việc ghi nhầm thông tin hợp đồng như loại hàng, số lượng, giá cả, hoặc điều khoản, thậm chí nhầm lẫn đơn hàng giữa các khách hàng khác nhau.
Người giao hàng giao mà không có xác nhận từ khách, giao sai loại hàng, số lượng, hoặc đến nhầm địa chỉ khách hàng.
Hàng hóa cũng có thể bị thất thoát trong quá trình vận chuyển mà không ai chịu trách nhiệm, gây ra chi phí ngoài dự kiến.
Những lỗi này không chỉ để lại ấn tượng xấu mà còn làm tổn hại uy tín của doanh nghiệp.
2. Xét duyệt bán chịu không kĩ làm mất hàng, mất tiền
Doanh nghiệp cho phép bán chịu với khách hàng không đáp ứng yêu cầu theo quy định, dẫn đến nguy cơ mất hàng hoặc không thu hồi được tiền.
Đôi khi, nhân viên bán hàng đẩy mạnh hạn mức tín dụng để đạt doanh số, khiến hạn mức vượt quá quy định và tăng rủi ro mất mát tài chính.
3. Gian lận trong lập hóa đơn và thu tiền
Nhân viên hoặc cá nhân liên quan có thể cố tình bỏ qua việc lập hóa đơn, lập hóa đơn lặp lại, phát hành hóa đơn khi chưa giao hàng thực tế, tạo hóa đơn giả để tăng công nợ hoặc che giấu hàng tồn kho bị mất mát, hoặc ghi giá bán và số lượng thấp hơn thực tế nhằm mục đích gian lận.
4. Nhầm lẫn khi theo dõi doanh thu và nợ phải thu
Nhân viên kế toán hoặc bộ phận liên quan ghi nhầm thông tin khách hàng, thời hạn thanh toán, hoặc gây sai lệch dữ liệu doanh thu và nợ phải thu, dẫn đến ghi sai số tiền, trùng lặp, hoặc bỏ sót hóa đơn.
Việc quản lý công nợ diễn ra yếu kém, như chậm thu nợ, không đòi được nợ, hoặc để xảy ra tình trạng chiếm dụng tiền thanh toán mà không kiểm soát chặt chẽ.
5. Lạm dụng giảm giá và đổi trả hàng
Doanh nghiệp bán hàng kém chất lượng, tính toán sai chiết khấu, làm giảm uy tín thương hiệu, gây thiệt hại lợi nhuận và mất hàng hóa.
Chính sách đổi trả bị khách hàng lạm dụng, dẫn đến mất niềm tin từ phía khách hàng.
Giải pháp kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền
Để “khóa chặt” những rủi ro kể trên, đây là các giải pháp chi tiết cho từng khâu, nhằm tối ưu hóa kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền:
1. Xây dựng quy trình tiếp nhận đơn hàng chuẩn hóa
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tiếp nhận đơn hàng một cách chuẩn hóa để đảm bảo tính chính xác ngay từ đầu và phải yêu cầu xác nhận đơn hàng qua email hoặc phần mềm với khách hàng trước khi tiến hành xử lý.
Bộ phận bán hàng cần phối hợp với bộ phận kho để kiểm tra chéo thông tin đơn hàng nhằm tránh sai sót.
Việc kiểm tra này giúp đảm bảo đơn hàng chính xác về số lượng, chủng loại và tình trạng tồn kho ngay từ khi tiếp nhận.
2. Thiết lập chính sách xét duyệt bán chịu rõ ràng
Doanh nghiệp cần thiết lập chính sách tín dụng rõ ràng: chỉ những khách hàng có lịch sử thanh toán tốt trong vòng 6 tháng gần nhất mới được xét duyệt bán chịu.
Báo cáo tín dụng từ ngân hàng có thể được dùng làm thước đo để đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng.
Ví dụ đối với khách hàng mới, nên giới hạn tín dụng tối đa ở mức 100 triệu đồng để kiểm tra mức độ uy tín trước khi mở rộng hạn mức.
3. Kiểm soát quá trình giao hàng từ cả hai bên
Doanh nghiệp cần áp dụng biên bản giao nhận điện tử có chữ ký số từ cả hai bên để đảm bảo minh bạch trong quá trình giao hàng.
Bộ phận vận chuyển phải xác định phương thức vận chuyển phù hợp để bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng và đảm bảo chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình giao hàng.
Đồng thời, cần chụp ảnh sản phẩm tại điểm giao để làm bằng chứng, yêu cầu khách hàng xác nhận qua mã OTP trước khi hoàn tất giao dịch.
Ví dụ, theo báo Thanh Niên ngày 15/11/2019, FPT Shop đã gặp tình trạng giao hàng chậm hoặc nhầm sản phẩm trong đợt cao điểm ra mắt iPhone mới năm 2019. Nguyên nhân chính là do thiếu quy trình xác nhận giao nhận chặt chẽ giữa nhân viên giao hàng và khách hàng.
Sau đó, FPT Shop đã triển khai ứng dụng giao hàng nội bộ để yêu cầu nhân viên giao hàng chụp ảnh sản phẩm tại điểm giao và khách hàng xác nhận bằng mã OTP. Giải pháp này giúp giảm thiểu nhầm lẫn và tăng tính minh bạch trong giao nhận.
4. Xuất hóa đơn và thu tiền một cách minh bạch
Doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử và yêu cầu xuất hóa đơn ngay sau khi giao hàng và người mua phải xác nhận hóa đơn qua email hoặc phần mềm để đảm bảo tính chính xác.
Đồng thời nên áp dụng phương thức thanh toán điện tử và thiết lập hệ thống tự động nhắc hạn thanh toán qua SMS để đảm bảo thu hồi công nợ đúng hạn.
Kế toán gắn mã định danh duy nhất cho từng hóa đơn và đối chiếu với phiếu giao hàng, lưu trữ đầy đủ biên lai thanh toán để tránh sai sót, trùng lặp hoặc gian lận trong ghi nhận doanh thu.
5. Kiểm tra và đối chiếu ghi nhận doanh thu thường xuyên
Doanh nghiệp ghi nhận doanh thu và công nợ của khách hàng vào hệ thống kế toán dựa trên các chứng từ liên quan đến bán hàng và yêu cầu nhân viên phải kiểm tra và đối chiếu các chứng từ để đảm bảo sự khớp nối giữa các giao dịch.
Thiết lập quy định kiểm tra định kỳ hàng tuần giữa bộ phận bán hàng và kế toán. Việc kiểm tra này giúp đảm bảo số liệu doanh thu và công nợ luôn chính xác, tránh xảy ra tình trạng sai lệch giữa các bộ phận.
6. Đưa ra quy định rõ ràng về đổi trả và giảm giá
Doanh nghiệp có thể quy định rõ ràng rằng chỉ chấp nhận đổi trả hàng hóa trong vòng 7 ngày kể từ ngày giao hàng. Hàng hóa đổi trả phải còn nguyên vẹn và đi kèm với lý do hợp lệ.
Tất cả các quyết định giảm giá trên 10% phải được phê duyệt bởi cấp quản lý để đảm bảo không xảy ra thất thoát tài chính. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan đến việc đổi trả và giảm giá để phục vụ công tác kiểm soát sau này.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ hàng tồn kho và thực hiện kiểm soát nội bộ với các giao dịch giảm giá hoặc đổi trả để đảm bảo tính minh bạch và tránh thất thoát hàng hóa.
7. Tối ưu chu trình bán hàng thu tiền bằng công nghệ hiện đại
Trong thời đại số, công nghệ là “vũ khí” giúp doanh nghiệp kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền hiệu quả hơn, giảm rủi ro và tăng tốc vận hành.
Một khách hàng bán thiết bị của AMIS CRM, đã từng mất 3-4 ngày để xử lý đơn, thu tiền và kiểm soát chu trình vì làm thủ công.
CEO của họ đã từng chia sẻ rằng mỗi ngày trôi qua, anh lại thấy nhân viên của mình như bị mắc kẹt trong một vòng xoáy không hồi kết. Kế toán thì ngột ngạt trong đống giấy tờ đơn hàng, nhân viên sales quên báo kho, còn kho thì chẳng biết phải giao gì.
Nhưng chỉ sau 1 tháng dùng AMIS CRM, chu trình bán hàng thu tiền rút từ 3-4 ngày xuống còn 1 ngày bởi dữ liệu đơn hàng được đồng bộ ngay trên phần mềm. Kinh doanh lên đơn lập tức chuyển sang kế toán và kho, đơn hàng giao đi cũng được theo dõi tình trạng ngay trên phần mềm.
Với hơn 270,000 khách hàng đang sử dụng hiệu quả, MISA AMIS CRM đang là trợ thủ giúp quản lý chu trình bán hàng một cách thông minh.
Kiểm soát từ gốc: Chốt đơn nhanh, không bỏ sót
Với AMIS CRM, doanh nghiệp có thể quản lý mọi cơ hội bán hàng trên một màn hình pipeline trực quan. Khách tiềm năng nào sắp chốt, đơn nào cần đẩy đều được quản trị tập trung. Hay như sales dùng app mobile chốt đơn ngoài đường, gửi thẳng về kho, không cần giấy tờ lằng nhằng.
Theo dõi sát sao: Tiền không thất thoát
AMIS CRM tự động ghi công nợ, liên kết với kế toán để hóa đơn xuất ngay. Chẳng hạn, hàng vừa xuất kho, doanh thu và công nợ tự động cập nhật – quản lý mượt mà, không cần chạy qua chạy lại. Báo cáo doanh thu, công nợ cũng được hiển thị rõ từng ngày, giúp CEO biết ngay tiền đang kẹt ở đâu.
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền mượt mà
Từ chốt đơn, giao hàng, đến thu tiền trên MISA AMIS CRM đều chạy tự động. Kinh doanh lên đơn, cả kho và kế toán đều nhận thông tin tức thì, không phải đối chiếu thủ công. Các dữ liệu khách hàng, đơn hàng, kế toán cũng được tập trung tại một nền tảng mà không cần nhảy qua nhảy lại giữa Excel với Zalo.
Với những tính năng ưu việt, MISA AMIS CRM giúp giảm thiểu các rủi ro như nhầm lẫn đơn hàng, giao hàng sai, hay chậm thu hồi nợ, đồng thời tối ưu hóa hoạt động kinh doanh một cách nhẹ nhàng và hiệu quả.
Tạm kết
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn giảm thiểu rủi ro, đảm bảo dòng tiền ổn định và nâng cao uy tín thương hiệu. Từ việc chuẩn hóa quy trình tiếp nhận đơn hàng, xét duyệt bán chịu, kiểm soát giao nhận, đến tối ưu quản lý công nợ và sử dụng công nghệ hiện đại – mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tài sản doanh nghiệp.
Việc áp dụng các giải pháp như sử dụng phần mềm quản lý bán hàng MISA AMIS CRM giúp doanh nghiệp tự động hóa chu trình, hạn chế sai sót và theo dõi sát sao doanh thu, công nợ. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn tối ưu lợi nhuận một cách bền vững.
Đừng để những rủi ro trong chu trình bán hàng thu tiền ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Hãy bắt đầu kiểm soát hiệu quả ngay hôm nay để tạo nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng dài hạn!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
