Trong kỷ nguyên số, việc quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên hiệu quả trở thành yếu tố then chốt cho thành công của mọi doanh nghiệp. Đó cũng là lý do phần mềm HRM ngày càng trở nên phổ biến và được các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, lĩnh vực đặc biệt quan tâm.
Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu tổng quan về phần mềm HRM là gì, từ định nghĩa, lợi ích, các loại hình phổ biến đến những tiêu chí quan trọng cần xem xét khi lựa chọn giải pháp quản lý nhân sự cho doanh nghiệp.
1. Phần mềm HRM là gì?
Phần mềm HRM là giải pháp công nghệ được thiết kế để hỗ trợ và tối ưu hóa các hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Phần mềm HRM là giải pháp giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất hàng ngày, đồng thời, cung cấp dữ liệu để doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược về nhân sự, từ đó điều chỉnh hoặc tiếp tục định hướng phát triển.
Phần mềm HRM còn được “gọi tên” bằng các thuật ngữ khác như: hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS), quản lý nguồn nhân lực (HRM) hay hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS). Tuy nhiên, tất cả đều trỏ đến một công cụ duy nhất: phần mềm chuyên dụng để quản lý nhân viên một cách hiệu quả.
2. Có những loại phần mềm HRM nào?
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại phần mềm HRM khác nhau, mỗi loại có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Để giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lựa chọn, mời các nhà lãnh đạo cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết về các loại phần mềm HRM phổ biến:
2.1. Phần mềm HRM tổng thể (Comprehensive HRM)
Phần mềm HRM tổng thể là giải pháp toàn diện cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý nhân sự, từ quản lý thông tin nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, chấm công, đánh giá hiệu suất đến quản lý quan hệ lao động.
- Ưu điểm:Doanh nghiệp có thể quản lý mọi khía cạnh của nhân sự trên một nền tảng duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí.
- Nhược điểm: Thường có chi phí đầu tư ban đầu cao và có thể không phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc có nhu cầu sử dụng hạn chế.
2.2. Phần mềm HRM chuyên biệt (Specialized HRM)
Phần mềm HRM chuyên biệt tập trung vào một hoặc một vài chức năng cụ thể của quản lý nhân sự như: phần mềm quản lý tuyển dụng, phần mềm chấm công, phần mềm tính lương… Loại phần mềm này phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu chuyên sâu về một lĩnh vực quản lý nhân sự cụ thể.
- Ưu điểm: Đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, chi phí thường thấp hơn so với phần mềm tổng thể và dễ dàng sử dụng.
- Nhược điểm: Đã phần chỉ đáp ứng nhu cầu ngắn hạn (giảm thiểu công việc hành chính thủ công), không tạo tác động rõ rệt trong dài hạn.
2.3. Phần mềm HRM theo hình thức triển khai (On-premise, Cloud-based)
Phần mềm HRM on-premise được cài đặt và lưu trữ trên máy chủ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đầu tư cơ sở hạ tầng, bảo trì và nâng cấp hệ thống. Ngược lại, phần mềm HRM cloud-based được lưu trữ trên đám mây, người dùng có thể truy cập thông qua internet.
- Ưu điểm: Phần mềm HRM cloud-based có ưu điểm là tiện lợi, dễ dàng truy cập từ mọi nơi, chi phí đầu tư ban đầu thấp và được nhà cung cấp bảo trì, nâng cấp.
- Nhược điểm: Việc sử dụng phần mềm bị phụ thuộc vào kết nối internet.
2.4. Phần mềm HRM mã nguồn mở (Open Source HRM)
Phần mềm HRM mã nguồn mở là loại phần mềm có mã nguồn mở, cho phép người dùng tùy chỉnh và phát triển thêm các tính năng.
- Ưu điểm: Miễn phí hoặc chi phí thấp, khả năng tùy chỉnh cao, phù hợp với các doanh nghiệp có đội ngũ IT chuyên nghiệp và muốn tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu riêng.
- Nhược điểm: Việc sử dụng phần mềm HRM mã nguồn mở đòi hỏi kiến thức về công nghệ và có thể gặp khó khăn trong việc hỗ trợ và bảo trì.
3. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm HRM?
Phần mềm HRM không chỉ là công cụ giúp quản lý nhân sự hàng ngày, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chiến lược nhân sự nhanh chóng, kịp thời, giúp doanh nghiệp dễ dàng “uốn mình” trước những đổi thay bất ngờ của thị trường. Nhờ đó, đạt được lợi thế cạnh tranh cả về nguồn lực con người, chi phí và thời gian so với đối thủ.
Cụ thể, phần mềm HRM mang lại những tác động thiết thực nào? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết dưới đây:
3.1. Tối ưu quy trình quản lý nhân sự: thời gian & nguồn lực
Phần mềm HRM giúp tự động hóa các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại như chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ nhân viên, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Đồng thời, phần mềm HRM còn giúp chuẩn hóa các quy trình quản lý nhân sự, từ tuyển dụng, đào tạo đến đánh giá hiệu suất, giúp đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong công việc.
Khi các công việc hành chính được tự động hóa, đội ngũ nhân sự có thể tập trung vào các công việc mang tính chiến lược hơn, như phát triển nhân tài, xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
3.2. Cải thiện khả năng ra quyết định
Phần mềm HRM cung cấp các báo cáo và phân tích dữ liệu chi tiết về tình hình nhân sự của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan và đưa ra các quyết định dựa trên căn cứ rõ ràng.
Với thông tin được cập nhật liên tục, lãnh đạo doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kịp thời để ứng phó với các thay đổi của thị trường.
3.3. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp
Phần mềm HRM là phương tiện để nhân viên dễ dàng truy cập thông tin cá nhân, đăng ký nghỉ phép, xem lịch làm việc, nhận thông báo từ công ty,… giúp nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của nhân viên.
3.4. Tiết kiệm chi phí trong dài hạn
Về lâu dài, phần mềm HRM giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể nhờ tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả làm việc. Cụ thể, phần mềm HRM giúp giảm thiểu chi phí hành chính, tối ưu hóa chi phí tuyển dụng và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
3.5. Tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp
Phần mềm HRM mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp nhờ quy trình quản lý nhân sự tinh gọn, chuyên nghiệp. Trải nghiệm tự động hóa các thủ tục hành chính giúp nhân viên hài lòng, nâng cao hình ảnh công ty trên thị trường tuyển dụng.
Hơn nữa, việc tiết kiệm thời gian và nguồn lực từ tự động hóa giúp doanh nghiệp tăng năng suất, tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi, từ đó tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
3.6. Đánh giá đội ngũ hiệu quả hơn
Phần mềm HRM cho phép doanh nghiệp thiết lập các tiêu chí đánh giá hiệu suất làm việc rõ ràng và minh bạch. Đồng thời, cung cấp các công cụ để theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách khách quan và chính xác.
Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp có thể xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển phù hợp để nâng cao năng lực cho nhân viên.
4. Các tính năng quan trọng của phần mềm HRM
Một phần mềm HRM hiệu quả cần cung cấp các tính năng cốt lõi sau để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách toàn diện:
- Quản lý thông tin nhân viên: Lưu trữ và quản lý thông tin chi tiết của nhân viên, từ hồ sơ cá nhân đến thông tin lương thưởng và lịch sử làm việc.
- Quản lý tuyển dụng: Hỗ trợ quy trình tuyển dụng từ đăng tin tuyển dụng đến quản lý ứng viên và tự động hóa các tác vụ tuyển dụng.
- Quản lý đào tạo: Lập kế hoạch đào tạo, quản lý học viên và theo dõi hiệu quả đào tạo.
- Quản lý lương thưởng: Tính lương tự động, quản lý các khoản phụ cấp và khấu trừ, tạo báo cáo lương.
- Quản lý chấm công: Chấm công tự động, quản lý ngày phép và ngày nghỉ, tạo báo cáo chấm công.
- Quản lý đánh giá hiệu suất: Thiết lập tiêu chí đánh giá, đánh giá nhân viên và theo dõi kết quả đánh giá.
- Quản lý quan hệ lao động: Quản lý hợp đồng lao động, giải quyết tranh chấp lao động và tuân thủ luật lao động.
Tại MISA, chúng tôi hiểu rằng quản lý nhân sự không chỉ dừng lại ở các tính năng cơ bản. Doanh nghiệp cần một hệ sinh thái quản trị toàn diện để vận hành hiệu quả và tối ưu mọi nguồn lực. Đó là lý do tại sao nhiều khách hàng của MISA đã tin tưởng và lựa chọn kết hợp phần mềm HRM cùng phần mềm quản lý công việc và quy trình trong Bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp MISA AMIS.
5. Phần mềm HRM phù hợp với loại doanh nghiệp nào?
Rất nhiều doanh nghiệp đặt ra câu hỏi “liệu phần mềm HRM có thực sự cần thiết cho doanh nghiệp của mình hay không?” Hay chỉ những doanh nghiệp lớn với quy mô đồ sộ mới cần đến những giải pháp quản lý nhân sự phức tạp?
Sự thật là, doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng phần mềm HRM, bất kể quy mô lớn nhỏ hay loại hình hoạt động. Bởi mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có những lợi ích riêng khi áp dụng phần mềm HRM, hãy cũng xem qua sau đây:
5.1. Doanh nghiệp lớn
Lợi ích nổi bật nhất mà phần mềm HRM mang lại cho doanh nghiệp lớn chính là tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất & hạn chế sai sót trong khâu quản lý nhân sự.
Thay vì phải xử lý hàng tá giấy tờ và dữ liệu thủ công của hàng trăm, nghìn nhân sự, phần mềm HRM sẽ thay bạn làm việc đó như giúp tự động hóa các tác vụ như chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ, từ đó giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
5.2. Doanh nghiệp nhỏ
Lợi ích đặc trưng của phần mềm HRM cho doanh nghiệp nhỏ là tập trung vào xây dựng nội bộ vững chắc từ đó là tiền đề để mở rộng quy mô doanh nghiệp.
Phần mềm HRM giúp doanh nghiệp nhỏ quản lý thông tin nhân viên hiệu quả, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và gắn kết, từ đó thu hút và giữ chân nhân tài, đồng thời hạn chế rủi ro thất thoát nhân tài.
5.3. Doanh nghiệp khởi nghiệp (Start-up)
Trong giai đoạn đầu phát triển, việc xây dựng quy trình quản lý nhân sự bài bản là vô cùng quan trọng. Phần mềm HRM giúp start-up tối ưu hóa nguồn lực cho hoạt động hành chính để tập trung nguồn lực vào phát triển sản phẩm và dịch vụ.
5.4. Các loại hình doanh nghiệp khác
Ngoài các loại hình trên, phần mềm HRM còn phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác như:
- Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh:Tập trung dữ liệu nhân sự từ các chi nhánh về một đầu mối duy nhất, giúp quản lý nhân sự một cách tập trung và hiệu quả.
- Doanh nghiệp hoạt động trong các ngành đặc thù: Một số phần mềm HRM có khả năng tùy chỉnh tính năng để phù hợp với các yêu cầu quản lý nhân sự riêng biệt của từng ngành.
6. 06 tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm HRM phù hợp nhất
Nhìn chung trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp giải pháp HRM với vô vàn tính năng hấp dẫn với các mức giá khác nhau, nhưng việc tìm được một giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp để sử dụng lâu dài lại là một bài toán khá khó giải. Hãy để MISA AMIS gợi ý cho bạn 06 tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm HRM sau đây:
6.1. Giao diện trực quan, dễ sử dụng
Một phần mềm HRM tốt cần có giao diện thân thiện với người dùng, các chức năng được bố trí hợp lý để người dùng dễ dàng tìm kiếm và sử dụng. Điều này giúp cả lãnh đạo và nhân viên nhanh chóng làm quen, sử dụng phần mềm một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian đào tạo.
6.2. Khả năng liên thông dữ liệu
Phần mềm HRM cần có khả năng liên thông dữ liệu với các hệ thống khác của doanh nghiệp, như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm CRM,…
Khả năng liên thông dữ liệu giúp đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ của dữ liệu trong toàn doanh nghiệp, tránh tình trạng dữ liệu bị phân tán, chồng chéo hoặc thiếu chính xác. Việc liên thông dữ liệu cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc nhập liệu và xử lý dữ liệu.
6.3. Đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu
An toàn thông tin và bảo mật dữ liệu là một trong những tiêu chí quan trọng hàng đầu khi lựa chọn phần mềm HRM. Phần mềm cần đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp, đặc biệt là thông tin cá nhân của nhân viên.
Dữ liệu cần được lưu trữ an toàn, có hệ thống phân quyền truy cập rõ ràng và được bảo vệ khỏi các nguy cơ tấn công mạng, đánh cắp dữ liệu hoặc truy cập trái phép.
6.4. Khả năng mở rộng theo nhu cầu của doanh nghiệp
Phần mềm HRM cần có khả năng mở rộng linh hoạt để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Khả năng mở rộng này bao gồm khả năng tùy chỉnh, tích hợp với các hệ thống khác và mở rộng số lượng người dùng.
Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm có khả năng tùy biến cao để có thể điều chỉnh và bổ sung các tính năng khi cần thiết.
6.5. Chi phí sử dụng hợp lý
Chi phí sử dụng phần mềm HRM cần phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xem xét 03 loại chi phí:
- Chi phí đầu tư ban đầu
- Chi phí duy trì
- Chi phí hỗ trợ
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xem xét các yếu tố khác như chi phí đào tạo, chi phí nâng cấp và chi phí bảo trì phần mềm.
6.6. Nhà cung cấp đáng tin cậy
Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về nhà cung cấp, đánh giá các sản phẩm và dịch vụ của họ trước khi đưa ra quyết định. Một nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ hỗ trợ tốt và cam kết bảo mật thông tin cho khách hàng.
7. AMIS Nhân sự – Giải pháp tiên phòng sử dụng AI trong quản trị nhân sự toàn diện
AMIS nhân sự là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện được phát triển bởi MISA AMIS. Giải pháp bao gồm 08 phần mềm nhỏ, bao quát trọn vẹn nghiệp vụ của phòng HR, cho phép doanh nghiệp chủ động lựa chọn phần mềm theo đúng nhu cầu, quy mô, lĩnh vực hoạt động.
Những tính năng nổi bật:
- Dữ liệu tập trung trên 1 hệ thống duy nhất: Hệ thống lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên tập trung, dễ dàng tra cứu, cập nhật, đảm bảo bảo mật và chính xác.
- Tuyển dụng thông minh: Tích hợp các công cụ hỗ trợ đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, và lên lịch phỏng vấn, giúp tự động hóa quy trình từ A đến Z.
- Chấm công và tính lương tự động: Đồng bộ hóa dữ liệu từ máy chấm công, tính lương linh hoạt theo nhiều phương pháp, tự động xử lý các khoản phụ cấp, thuế TNCN và bảo hiểm.
- Đánh giá hiệu suất chính xác: Có sẵn đa dạng các phương pháp đánh giá 360 độ, KPI, hoặc OKR để theo dõi và nâng cao năng lực làm việc của nhân viên.
- Báo cáo và phân tích dữ liệu nhân sự: Tự động tạo báo cáo chi tiết và các biểu đồ phân tích thông minh, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Ngoài ra, dữ liệu từ AMIS Nhân Sự còn liên thông hiệu quả với các phần mềm khác trong Bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp MISA AMIS, giúp doanh nghiệp tối ưu toàn bộ quy trình nhân sự – kế toán – marketing – vận hành:
8. Kết luận
Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, nhờ những lợi ích thiết thực mà nó mang lại, phần mềm HRM ngày càng được ưa chuộng và có nhiều đơn vị cung cấp hơn, mang đến cho doanh nghiệp nhiều lựa chọn hơn.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho các nhà lãnh đạo và HR những thông tin hữu ích để lựa chọn phần mềm HRM. Khi đã hiểu rõ phần mềm HRM là gì, những lợi ích mà nó mang lại cho từng loại hình doanh nghiệp và các tiêu chí quan trọng cần xem xét, doanh nghiệp có thể tự tin đưa ra lựa chọn tốt nhất trong khả năng.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
