10 mẫu thư mời phỏng vấn qua mail chuyên nghiệp dành cho HR

Trong quy trình tuyển dụng, việc giao tiếp mail với ứng viên đóng vai trò vô cùng quan trọng. Một mẫu thư mời phỏng vấn chỉn chu sẽ giúp ứng viên nắm được thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn, đồng thời cũng góp phần xây dựng thương hiệu tuyển dụng uy tín.

Nhằm giúp doanh nghiệp chuẩn hóa thư tuyển dụng, MISA AMIS sẽ giới thiệu mẫu thư mời phỏng vấn đầy đủ, chuyên nghiệp. Những mẫu thư này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian soạn thảo và nâng cao hiệu quả phỏng vấn.

1. Thư mời phỏng vấn là gì?

Thư mời phỏng vấn là văn bản hoặc email mà nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên để thông báo về lịch phỏng vấn sau khi xem xét hồ sơ ứng tuyển. Thư này thường do bộ phận nhân sự gửi qua email hoặc các kênh liên lạc chính thức, cung cấp đầy đủ thông tin như thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn và những yêu cầu mà ứng viên cần chuẩn bị.

Thư mời có thể được viết bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt, tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng và chính sách của doanh nghiệp. Việc gửi thư mời là một hoạt động cần thiết trong quy trình phỏng vấn, đồng thời cũng thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp đối với ứng viên, góp phần nâng cao trải nghiệm ứng tuyển và xây dựng hình ảnh thương hiệu tuyển dụng đáng tin cậy.

2. Nội dung thư mời phỏng vấn gồm những gì?

Thư mời phỏng vấn cần được trình bày một cách rõ ràng, ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết. Nội dung thư phải thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng ứng viên và giúp họ nắm được các chi tiết quan trọng như thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn và các yêu cầu chuẩn bị.

Dưới đây là cấu trúc cơ bản của một mẫu thư mời phỏng vấn:

Tiêu đề thư

Tiêu đề thư mời phỏng vấn cần ngắn gọn, đúng trọng tâm và thể hiện rõ nội dung thư. Có thể sử dụng các cấu trúc như: Thư mời phỏng vấn – [Tên công ty] hoặc [Tên công ty] – Thư mời phỏng vấn vị trí…

Nội dung thư

Thư mời phỏng vấn cần đảm bảo đầy đủ thông tin quan trọng nhưng vẫn ngắn gọn, rõ ràng. Nội dung gồm các phần sau:

• Lời chào và cảm ơn: Mở đầu thư bằng lời chào thân thiện và cảm ơn ứng viên vì đã quan tâm đến doanh nghiệp cũng như vị trí tuyển dụng.
• Thông tin công ty: Giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp, có thể kèm theo website hoặc fanpage để ứng viên tìm hiểu thêm.
• Thông tin cuộc phỏng vấn: Cung cấp chi tiết về thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn (trực tiếp hoặc online). Nếu là phỏng vấn online, cần bổ sung đường link phòng họp, tài khoản truy cập hoặc hướng dẫn cụ thể.
• Thông tin liên hệ: Đưa ra cách thức liên hệ khi ứng viên cần hỗ trợ hoặc gặp vấn đề trong quá trình tham gia phỏng vấn.

Phần kết thư

Kết thúc thư bằng lời cảm ơn lần nữa, bày tỏ mong muốn được gặp gỡ ứng viên tại buổi phỏng vấn và để lại chữ ký, chức vụ của người gửi để thể hiện sự chuyên nghiệp.

3. Những mẫu thư mời phỏng vấn qua mail

Dưới đây là một số mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Việt và tiếng Anh cho nhiều trường hợp khác nhau. Bạn đọc có thể tham khảo và thay thông tin vào để sử dụng ngay.

Mẫu thư mời phỏng vấn 1 – dành cho mọi vị trí

Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn – [Tên công ty]

Kính gửi [Tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Sau khi xem xét hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn phù hợp với yêu cầu tuyển dụng và mong muốn mời bạn tham gia buổi phỏng vấn để trao đổi chi tiết hơn về công việc.

Thời gian: [Ngày, giờ]
Địa điểm: [Địa chỉ công ty / Link phòng họp online]
Người liên hệ: [Tên + Số điện thoại / Email]

Vui lòng xác nhận sự tham gia của bạn bằng cách phản hồi email này trước [Thời hạn phản hồi]. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua thông tin trên.

Rất mong được gặp bạn trong buổi phỏng vấn!

Trân trọng,
[Tên người gửi]
[Chức vụ]
[Tên công ty]
[Thông tin liên hệ]

Mẫu thư mời phỏng vấn 2 – tuyển dụng nhiều vị trí

Tiêu đề: Mời bạn tham gia phỏng vấn – [Tên vị trí] tại [Tên công ty]

Xin chào [Tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]! Chúng tôi đã xem xét hồ sơ của bạn và rất ấn tượng với những gì bạn có. Vì vậy, chúng tôi mong muốn có cơ hội gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với bạn trong buổi phỏng vấn sắp tới.

Thời gian: [Ngày, giờ]

Địa điểm: [Địa chỉ công ty / Link phòng họp online]

Người liên hệ: [Tên + Số điện thoại / Email]

Nếu thời gian trên chưa phù hợp, bạn có thể phản hồi để sắp xếp lại lịch. Hãy xác nhận sự tham gia của bạn bằng cách trả lời email này trước [Thời hạn phản hồi].

Chúng tôi rất mong được gặp bạn và trao đổi thêm về cơ hội hợp tác!

Trân trọng,
[Thông tin liên hệ của HR hoặc công ty]

Mẫu thư mời phỏng vấn 3 – phỏng vấn online

Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn online – [Tên công ty] – Vị trí [Tên vị trí]

[Tên ứng viên] thân mến

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến cơ hội làm việc tại [Tên công ty]. Chúng tôi đã xem xét hồ sơ của bạn và nhận thấy bạn là một ứng viên tiềm năng cho vị trí [Tên vị trí]. Vì vậy, chúng tôi rất mong được gặp bạn để trao đổi thêm về công việc cũng như định hướng phát triển của bạn tại công ty.

Lịch phỏng vấn: [Ngày, giờ]
Link phỏng vấn: [Link họp online và password]
Liên hệ nếu cần hỗ trợ: [Tên + Số điện thoại / Email]

Vui lòng phản hồi email này trước [Thời hạn phản hồi] để xác nhận lịch hẹn. Nếu bạn cần thay đổi thời gian, hãy cho chúng tôi biết để sắp xếp lại.

Trước buổi phỏng vấn, bạn có thể tìm hiểu thêm về công ty tại website: [Địa chỉ website]. Chúng tôi mong sớm được gặp bạn!

Trân trọng,

[Thông tin liên hệ của HR hoặc công ty]

Mẫu thư mời phỏng vấn 4 – dành cho các vị trí cao cấp

Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn – Vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]

Kính gửi Anh/Chị [Tên ứng viên],

Cảm ơn Anh/Chị đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Sau khi xem xét hồ sơ, chúng tôi nhận thấy Anh/Chị có những kinh nghiệm và năng lực phù hợp với yêu cầu của vị trí này. Vì vậy, chúng tôi trân trọng kính mời Anh/Chị tham dự buổi phỏng vấn để trao đổi chi tiết hơn về cơ hội hợp tác.

Thời gian: [Ngày, giờ]
Địa điểm: [Địa chỉ công ty / Link họp online]
Liên hệ: [Tên + Số điện thoại / Email]

Chúng tôi mong sớm nhận được phản hồi của Anh/Chị trước [Thời hạn phản hồi] để xác nhận lịch hẹn. Nếu có bất kỳ yêu cầu nào liên quan đến thời gian hoặc hình thức phỏng vấn, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.

Anh/Chị có thể tìm hiểu thêm về [Tên công ty] tại website: [Địa chỉ website]. Chúng tôi tin rằng buổi gặp gỡ sắp tới sẽ mang đến những trao đổi giá trị và cơ hội hợp tác tốt đẹp.

Trân trọng,

[Thông tin liên hệ của HR hoặc công ty]

Mẫu thư mời phỏng vấn 5 – tuyển thực tập sinh

Tiêu đề: Mời bạn tham gia phỏng vấn – Vị trí Thực tập sinh [Tên vị trí] tại [Tên công ty]

Chào [Tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí Thực tập sinh [Tên vị trí] tại [Tên công ty]! Chúng tôi đã xem xét hồ sơ và nhận thấy bạn có nhiều điểm phù hợp với vị trí này. Vì vậy, chúng mình muốn mời bạn tham gia buổi phỏng vấn để có cơ hội tìm hiểu thêm về công việc và môi trường tại [Tên công ty].

Thời gian: [Ngày, giờ]
Địa điểm: [Địa chỉ công ty / Link phỏng vấn online]
Liên hệ: [Tên + Số điện thoại / Email]

Bạn vui lòng xác nhận lịch hẹn trước [Thời hạn phản hồi] nhé. Nếu có bất kỳ khó khăn nào về thời gian, đừng ngại liên hệ với chúng mình để sắp xếp lại.

Để hiểu hơn về công ty và vị trí thực tập, bạn có thể ghé thăm website của công ty tại [Địa chỉ website]. Mong sớm được gặp bạn để cùng trao đổi thêm!

Chúc bạn một ngày tốt lành!

Mẫu thư mời phỏng vấn 6 – ứng viên đề xuất giờ phỏng vấn 

Tiêu đề: Mời bạn tham gia phỏng vấn – Vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]

[Tên ứng viên] thân mến

Cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Sau khi xem xét hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn là một ứng viên tiềm năng và mong muốn mời bạn tham gia buổi phỏng vấn để trao đổi chi tiết hơn về công việc.

Hình thức phỏng vấn: [Trực tiếp tại công ty / Online qua nền tảng…]
Liên hệ khi cần hỗ trợ: [Tên + Số điện thoại / Email]

Để thuận tiện cho bạn, chúng tôi linh hoạt về thời gian và mong muốn sắp xếp một buổi phỏng vấn phù hợp. Bạn vui lòng đề xuất khung giờ phù hợp trong khoảng thời gian 8h-16h30, từ [Ngày/tháng] đến [Ngày/tháng], chúng tôi sẽ sắp xếp và phản hồi sớm nhất có thể.

Mong nhận được phản hồi của bạn trước [Thời hạn phản hồi]. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua [Email/SĐT].

Rất mong được gặp bạn trong buổi phỏng vấn sắp tới!

Trân trọng.

Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 1

Subject: Interview Invitation – [Company Name] – [Job Title]

Dear [Candidate’s Name],

We appreciate your interest in the [Job Title] position at [Company Name]. After reviewing your application, we are pleased to invite you for an interview to discuss this opportunity further.

Interview Details:

• Date & Time: [Date, Time]
• Location: [Office Address / Online Meeting Link]
• Interviewer(s): [Name(s) & Position(s)]
• Contact for Assistance: [Phone Number / Email]

Please confirm your availability by replying to this email before [Response Deadline]. If you need to reschedule, let us know at your earliest convenience.

We look forward to speaking with you and learning more about your experience and career aspirations. In the meantime, feel free to explore more about our company at [Company Website].

Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
[Contact Information]

Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 2

Subject: Interview Invitation – [Job Title] [Company Name]

Dear [Candidate’s Name],

I hope this message finds you well. We have reviewed your impressive background and believe that your expertise aligns with our vision for the [Job Title] role at [Company Name]. We would be honored to invite you for a conversation with our leadership team to explore this opportunity further.

Interview Details:

• Date & Time: [Proposed Date & Time] (flexible upon request)
• Location: [Company Headquarters / Virtual Meeting Link]
• Interviewers: [Name(s) & Position(s) of Interviewers]
• Point of Contact: [Your Name, Contact Information]

This discussion will provide an opportunity for us to share our strategic goals, learn more about your leadership philosophy, and explore how your expertise can contribute to our continued success.

Please confirm your availability by [Response Deadline]. If you require any adjustments, we would be happy to accommodate a time that suits you.

We look forward to the possibility of working together. In the meantime, please feel free to visit our website at [Company Website] to learn more about us.

Best regards,
[Company Name]

Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 3

Subject: Invitation for Interview – [Job Title] at [Company Name]

Dear [Candidate’s Name],

We appreciate your interest in the [Job Title] position at [Company Name]. After reviewing your application, we are pleased to invite you for an interview to further discuss your qualifications and experience.

Interview Details:
Location: [Address or Online Platform]
Date & Time: [Proposed Date and Time]
Interviewers: [Names and Titles of Interviewers]
Duration: Approximately [X] minutes

If the proposed time is not convenient, please let us know your availability, and we will do our best to accommodate.

Kindly confirm your attendance by [confirmation deadline]. If you have any questions or require further details, feel free to reach out.

We look forward to speaking with you!

Best regards,

[Company Name]

Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 4

Subject: Interview Invitation – [Job Title] at [Company Name]

Dear [Candidate’s Name],

Thank you for your interest in the [Job Title] position at [Company Name]. We have reviewed your application and would like to invite you for an interview to further discuss your skills and experience.

To accommodate your schedule, please choose a suitable time from the following options:

Date: [Provide two or three date options]
Time Slots:

• [Option 1]
• [Option 2]
• [Option 3]

The interview will be conducted [in person at [Location] / online via [Platform] – link to be provided upon confirmation].

Please confirm your preferred date and time by [confirmation deadline]. If none of the suggested times work for you, let us know your availability, and we will try to arrange a suitable alternative.

If you have any questions, feel free to reach out. We look forward to speaking with you!

Best regards,

[Company Name]

4. Lưu ý khi soạn thư mời phỏng vấn qua mail

Làm rõ thời gian và địa điểm phỏng vấn

Thư mời cần nêu rõ ngày, giờ và địa điểm phỏng vấn để tránh gây nhầm lẫn cho ứng viên. Nếu phỏng vấn trực tiếp, cần ghi rõ địa chỉ cụ thể, chỉ dẫn đường đi nếu cần. Nếu phỏng vấn online, cần cung cấp đầy đủ đường link, nền tảng sử dụng (Zoom, Google Meet…), kèm theo hướng dẫn đăng nhập để ứng viên dễ dàng tham gia.

Văn phong chuyên nghiệp và thân thiện

Nội dung thư cần rõ ràng, lịch sự và thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng nên có sự thân thiện để tạo cảm tình với ứng viên. Trong thư cần hạn chế lỗi chính tả, dùng từ ngữ trang trọng, tránh cách viết quá suồng sã.

Thư nên có bố cục mạch lạc, dễ đọc, giúp ứng viên nắm bắt nhanh thông tin quan trọng mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm.

Thể hiện sự tận tình với ứng viên

Ngoài việc cung cấp thông tin, nhà tuyển dụng nên thể hiện sự trân trọng với ứng viên bằng lời cảm ơn, nhấn mạnh vai trò của họ trong quy trình tuyển dụng. Đính kèm thông tin liên hệ của HR phụ trách để ứng viên có thể hỏi thêm nếu cần. HR cũng nên lưu ý cho ứng viên về việc gửi xe, cách vào tòa nhà văn phòng sao cho thuận tiện. Việc này giúp ứng viên cảm thấy thoải mái hơn và tăng tỷ lệ ứng viên đến tham gia phỏng vấn.

Gọi điện cho ứng viên sau khi gửi thư

Mặc dù thư mời đã có đầy đủ thông tin, nhưng sau khi gửi thư nhà tuyển dụng vẫn nên gọi điện xác nhận để đảm bảo ứng viên đã nhận được và hiểu rõ thông tin, tránh tình trạng thư bị vào mục spam, ứng viên bỏ lỡ thư. Cuộc gọi này cũng giúp nhà tuyển dụng đánh giá mức độ quan tâm của ứng viên với vị trí ứng tuyển, đồng thời giải đáp nhanh chóng bất kỳ thắc mắc nào của họ, giúp buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi hơn.

5. Soạn thư mời phỏng vấn nhanh chóng và hiệu quả với AMIS Tuyển Dụng

Soạn thảo thư mời phỏng vấn không phải là một công việc phức tạp, tuy nhiên cũng tốn khá nhiều thời gian của HR. Trong khi đó nhiều nhà tuyển dụng cũng chưa thực sự chú trọng công đoạn này, dẫn đến việc thư mời bị sơ sài, sai những lỗi cơ bản, hoặc thiếu chuyên nghiệp. Chính những điểm này sẽ khiến công ty mất đi những ứng viên tốt.

Để soạn thảo và gửi thư mời nhanh hơn, quản lý phỏng vấn hiệu quả hơn, hiện nay nhiều doanh nghiệp lớn đang áp dụng AMIS Tuyển Dụng – phần mềm do MISA phát triển. 

Bên cạnh việc quản lý toàn diện mọi quy trình – hoạt động tuyển dụng, phần mềm đặc biệt cung cấp tính năng soạn thư thông minh, dễ dàng thay đổi các trường thông tin về ứng viên, vị trí, thời gian, địa điểm. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể cho HR.

 

Dùng thử miễn phí

Khám phá thêm các tính năng nổi bật của AMIS Tuyển Dụng:

• Thu thập và scan CV tự động, lưu thông tin ứng viên nhanh chóng
• Quản lý lịch phỏng vấn
• Lọc ứng viên theo giờ phỏng vấn
• Soạn thảo tất cả các mẫu thư tuyển dụng và gửi hàng loạt
• Đánh giá và báo cáo hiệu quả tuyển dụng

6. Kết luận

Với 10 mẫu thư mời phỏng vấn được giới thiệu, hy vọng bạn sẽ có thêm những gợi ý hữu ích để soạn thảo một email chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin và thể hiện sự trân trọng đối với ứng viên. Chúc bạn áp dụng hiệu quả và có được những buổi phỏng vấn thành công với các ứng viên tiềm năng.