10 Cách gắn kết nhân viên khi làm việc tại nhà

Làm việc tại nhà, làm việc từ xa là xu hướng phát triển mạnh mẽ sau đại dịch Covid-19. Ngay cả khi đại dịch qua đi, nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức này song song với làm việc tại văn phòng vì nhiều lợi ích mà nó đem lại. Tuy nhiên làm việc từ xa thường khiến người lao động ít gắn kết với đồng nghiệp và lãnh đạo hơn. Làm thế nào để gắn kết nhân viên khi làm việc tại nhà? Hãy cùng MISA AMIS HRM áp dụng 10 biện pháp dưới đây.

1. Duy trì kết nối thường xuyên thông qua các nền tảng công nghệ

Đối với người làm việc tại nhà thì việc duy trì kết nối online là quan trọng hàng đầu. Ngoài các kênh email, điện thoại thì doanh nghiệp nên mở rộng các kênh kết nối khác liên tục và tiện lợi hơn. 

Giữ liên lạc qua các nền tảng công nghệ giúp công việc được thông suốt, các thành viên trong cùng dự án dễ dàng trao đổi với nhau. Nếu gặp bất cứ khó khăn nào, nhân viên chỉ cần gửi tin nhắn hoặc email là sẽ được hỗ trợ. Việc này tạo nên một môi trường làm việc tích cực, cho nhân viên cảm giác gắn kết không khác nhiều so với làm việc tại văn phòng.

Cách triển khai: 

• Sử dụng các ứng dụng tin nhắn như Skype, Zalo, Viber, Telegram để làm việc, hoặc công cụ chat trên phần mềm quản trị doanh nghiệp.
• Áp dụng công cụ họp trực tuyến như Zoom, Google Meeting để làm việc nhóm.
• Áp dụng công cụ quản lý dự án, quản lý công việc.
• Lưu trữ tài nguyên, công việc trên đám mây để dễ chia sẻ và truy cập.
• Hạn chế họp đột xuất, gọi thoại quá nhiều nếu không cần thiết để tránh gây khó chịu, phiền phức cho đội ngũ.

Phần mềm quản trị nhân sự cũng là một công cụ hữu ích để nhà quản trị nắm bắt tình hình của toàn bộ đội ngũ, bất kể họ làm việc ở đâu. Mọi thông tin về giờ làm, lương thưởng, đánh giá năng lực.

Dùng thử miễn phí

2. Tạo điều kiện gặp mặt trực tiếp khi có thể nhằm tăng sự kết nối

Khi nhân viên làm việc tại nhà, tình trạng “xa mặt cách lòng” có thể xảy ra khi nhân viên không được gặp trực tiếp đồng nghiệp và quản lý, không có nhiều gắn kết với công ty. Bởi vậy nhà quản lý nên tạo điều kiện cho các cuộc gặp gỡ trực tiếp, ở một tần suất phù hợp. 

Nếu làm việc cùng một thành phố, nhân viên có thể đến công ty 1 buổi hàng tuần hoặc gặp gỡ đồng nghiệp, quản lý 1 lần mỗi tháng để báo cáo công việc, giải quyết các vướng mắc và tham gia các sự kiện tại công ty.

Để tránh lãng phí thời gian và nâng cao hiệu quả công việc, những người tham gia cuộc gặp mặt nên chuẩn bị trước các đầu việc cần trao đổi. 

Cách thực hiện:

• Thỏa thuận thời gian gặp trực tiếp, tới văn phòng làm việc, có thể cố định một số buổi hàng tuần hoặc hàng tháng.
• Mời nhân viên từ xa đến tham gia các sự kiện nội bộ, các chương trình kỷ niệm ngày lễ của công ty.

3. Tổ chức các hoạt động giao lưu để gắn kết đội ngũ từ xa

Để gắn kết nhân viên khi làm việc tại nhà, doanh nghiệp có thể tổ chức các hoạt động giao lưu giúp tăng tương tác, chia sẻ và xây dựng tinh thần đồng đội. Các sự kiện này có thể được tổ chức trực tuyến để đảm bảo mọi người đều có thể tham gia, bất kể vị trí địa lý.

Ngoài các cuộc họp công việc thông thường, những hoạt động này giúp giảm căng thẳng, tạo sự gắn kết tự nhiên và cải thiện môi trường làm việc. Doanh nghiệp nên linh hoạt lựa chọn hình thức phù hợp với văn hóa tổ chức và sở thích của nhân viên để mang lại hiệu quả tốt nhất, tránh áp đặt.

Một số hoạt động giao lưu:

• Chơi game trực tuyến theo nhóm (thi đấu, đố vui, board game online).
• Cuộc thi ảnh, video theo chủ đề.
• Ngày hội văn hóa, nơi nhân viên chia sẻ về quê hương, sở thích.
• Các buổi chia sẻ, talkshow với chủ đề tự do.
• Chương trình ghép đôi ngẫu nhiên để trò chuyện, kết nối giữa nhân viên.
• Các buổi đào tạo kỹ năng mềm hoặc chia sẻ kinh nghiệm cá nhân.

Tham Khảo: Tip giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên làm việc tại nhà tối ưu hoá quy trình với phần mềm AMIS Nhân Sự

4. Đảm bảo nhân viên có đầy đủ công cụ và tài nguyên làm việc

Để đảm bảo nhân viên làm việc từ xa có đầy đủ công cụ và tài nguyên cần thiết, doanh nghiệp cần trang bị cả phần cứng, phần mềm lẫn hỗ trợ kỹ thuật. Nhân viên cần được cung cấp thiết bị phù hợp như laptop, màn hình, tai nghe, cùng với các phần mềm quản lý công việc và được hướng dẫn về bảo mật thông tin, dữ liệu.

Ngoài ra, cần đảm bảo họ có quyền truy cập vào tài liệu quan trọng, hệ thống lưu trữ đám mây và các công cụ giao tiếp nội bộ. Việc hỗ trợ kỹ thuật kịp thời cũng rất quan trọng để tránh gián đoạn công việc.

Một số giải pháp cụ thể:

• Cung cấp laptop, màn hình, bàn phím, chuột và tai nghe chất lượng.
• Hỗ trợ nhân viên truy cập VPN để bảo mật dữ liệu.
• Cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào tài khoản lưu trữ đám mây như Google Drive, OneDrive…
• Đảm bảo nhân viên có kết nối Internet ổn định, hỗ trợ chi phí nếu cần.
• Cung cấp hướng dẫn sử dụng công cụ, hỗ trợ kỹ thuật từ xa.
• Tổ chức các buổi đào tạo về bảo mật dữ liệu và tối ưu công việc từ xa.

5. Thiết lập kỳ vọng rõ ràng và minh bạch cho nhân viên

Một trong những vấn đề thường gặp khi quản lý nhân viên làm việc từ xa là công ty quá chú trọng vào kiểm soát, giám sát hàng ngày. Trong khi nhân viên work-from-home thường quan niệm rằng sắp xếp công việc như thế nào cũng được, miễn là có kết quả cuối cùng.

Hai bên nên có sự trao đổi về kỳ vọng, mục tiêu, kết quả và cách thức làm việc. Khi đã tìm được tiếng nói chung thì các hiểu lầm, mâu thuẫn sẽ giảm đáng kể, nhờ đó nhân viên cũng sẵn sàng gắn bó lâu dài hơn. 

Để quản lý mục tiêu và công việc một cách hiệu quả, công ty nên áp dụng quy trình rõ ràng, sử dụng các phần mềm quản lý dự án, quản lý công việc. Đồng thời cần cho nhân viên tại nhà hiểu rõ những đóng góp của họ có ý nghĩa thế nào với mục tiêu chung của đội nhóm và tổ chức.

Những biện pháp cụ thể:

• Triển khai OKR hoặc KPI, thảo luận với nhân viên để đặt ra các mức kỳ vọng phù hợp.
• Khi giao việc luôn thỏa thuận về kết quả cần đạt được, thời gian thực hiện, thời hạn cuối cùng.

Xem thêm phần mềm quản trị mục tiêu

6. Khen thưởng, ghi nhận đóng góp của nhân viên

Việc khen thưởng và ghi nhận đóng góp của nhân viên giúp nâng cao động lực làm việc, tạo môi trường tích cực và giữ chân nhân tài. Đặc biệt với nhân viên làm việc từ xa, sự công nhận cần được thực hiện thường xuyên để họ cảm thấy gắn kết với tổ chức, không bị thiệt thòi so với các nhân viên làm việc tại văn phòng. 

Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều hình thức khen thưởng, từ lời khen trực tiếp đến các phần thưởng giá trị. Quan trọng nhất là đảm bảo sự công nhận diễn ra kịp thời, minh bạch và phù hợp với thành tích của từng cá nhân.

Một số cách khen thưởng và ghi nhận để gắn kết nhân viên khi làm việc tại nhà:

• Gửi lời cảm ơn cá nhân qua email hoặc tin nhắn.
• Công khai vinh danh nhân viên xuất sắc trong các cuộc họp hoặc kênh nội bộ.
• Tặng phần thưởng tài chính như tiền thưởng, phiếu quà tặng.
• Cấp thêm ngày nghỉ phép hoặc linh hoạt thời gian làm việc.
• Tổ chức chương trình “Nhân viên của tháng” với phần quà ý nghĩa.
• Tạo bảng xếp hạng thành tích và vinh danh trên trang nội bộ.
• Gửi thư tay hoặc quà tặng cá nhân hóa để thể hiện sự trân trọng.
• Chúc mừng sinh nhật, ngày kỷ niệm, thăm hỏi ngày hiếu hỷ.

TRẢI NGHIỆM PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÚC LỢI CHO NHÂN VIÊN

7. Hỗ trợ nhân viên cân bằng công việc và cuộc sống

Cùng với Work from home thì Work-life balance cũng ngày càng được quan tâm. Nhiều nhân viên làm việc từ xa có xu hướng gánh nhiều việc cùng lúc, dẫn đến quá tải, hoặc sắp xếp thời gian làm việc và cuộc sống cá nhân chưa hợp lý. Vì thế công ty nên hỗ trợ nhân viên trong vấn đề này bằng các chính sách giờ làm linh hoạt, chính sách chăm sóc sức khỏe, hỗ trợ nuôi con…

Các hoạt động thiết thực nên thực hiện:

• Hướng dẫn thích nghi với cách thức làm việc từ xa.
• Thống nhất khung giờ làm việc, hoặc cho phép nhân viên đăng ký trước giờ làm.
• Tổ chức các buổi đào tạo về kỹ năng quản lý thời gian và cân bằng công việc – cuộc sống.
• Khuyến khích nhân viên nghỉ ngơi đúng cách bằng cách thiết lập quy tắc “không nhắn tin ngoài giờ” hoặc “không họp vào giờ trưa”.
• Cung cấp các chương trình hỗ trợ tinh thần như tư vấn tâm lý, phụ cấp sức khỏe, thể thao…

8. Chú trọng đào tạo và phát triển từ xa

Đào tạo và phát triển nhân viên từ xa giúp nâng cao kỹ năng, tạo động lực và giữ chân nhân tài. Thiếu cơ hội phát triển và bế tắc trên con đường sự nghiệp là một trong những nguyên nhân khiến nhân viên làm việc từ xa rời bỏ tổ chức.

Do đó, doanh nghiệp cần cung cấp lộ trình phát triển minh bạch, giúp nhân viên hiểu rõ định hướng nghề nghiệp và cơ hội thăng tiến. Đồng thời, việc tận dụng các nền tảng trực tuyến giúp đào tạo trở nên hiệu quả và dễ tiếp cận hơn.

Một số giải pháp có thể áp dụng:

• Triển khai các khóa học trực tuyến với lộ trình học tập cá nhân hóa.
• Tổ chức hội thảo, webinar với chuyên gia để cập nhật kiến thức mới.
• Xây dựng hệ thống cố vấn (mentorship) giữa nhân viên có kinh nghiệm và nhân sự mới.
• Khuyến khích văn hóa học tập thông qua các chương trình đào tạo nội bộ trực tuyến hoặc hỗ trợ chi phí học tập.

9. Khuyến khích nhân viên tham gia các nhóm nội bộ để tăng cường gắn kết

Tham gia các nhóm nội bộ là một cách hiệu quả giúp nhân viên làm việc từ xa cảm thấy gắn kết hơn với tổ chức. Dù không gặp gỡ trực tiếp, họ vẫn có thể tương tác, chia sẻ kinh nghiệm và xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp. Các nhóm này có thể bao gồm nhóm trao đổi chuyên môn, nhóm liên phòng ban để thúc đẩy sự hợp tác, hoặc các nhóm giao lưu về sở thích như sách, thể thao, âm nhạc. Việc tạo ra không gian kết nối này giúp nhân viên cảm thấy mình là một phần của tập thể, tăng động lực làm việc và giảm cảm giác cô lập.

Một số hoạt động có thể triển khai:

• Thành lập nhóm chia sẻ kiến thức chuyên môn theo từng lĩnh vực.
• Tạo các câu lạc bộ sở thích, thể thao và hỗ trợ kinh phí hoạt động.
• Tổ chức thử thách hoặc mini-event theo nhóm để khuyến khích sự tương tác.

10. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp cởi mở

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp cởi mở giúp nhân viên làm việc từ xa cảm thấy hòa nhập và gắn kết với tổ chức, dù không trực tiếp có mặt tại văn phòng. Khi nhân viên từ xa được lắng nghe, trao quyền và tham gia vào các hoạt động chung, họ sẽ cảm thấy là một phần của tập thể, giảm bớt sự cô lập và duy trì động lực làm việc.

Hoạt động cần triển khai:

• Đào tạo về văn hóa doanh nghiệp cho toàn bộ nhân viên.
• Thiết lập kênh giao tiếp hai chiều, trực tuyến để nhân viên từ xa dễ dàng bày tỏ ý kiến.
• Tổ chức các cuộc họp mở, nơi mọi người có thể đề xuất ý tưởng và thảo luận.
• Ghi nhận, phản hồi tích cực và có cơ chế khen thưởng phù hợp.
• Tạo môi trường làm việc tôn trọng sự đa dạng, khác biệt và công bằng.
• Khuyến khích lãnh đạo tham gia lắng nghe và phản hồi trực tiếp với nhân viên.

Gắn kết nhân viên khi làm việc tại nhà là hoạt động mà phòng nhân sự và các nhà quản trị nên chú trọng, nhất là khi hình thức làm việc có sự dịch chuyển mạnh mẽ trong những năm gần đây.

Khi doanh nghiệp chủ động xây dựng văn hóa cởi mở, hỗ trợ đầy đủ về tài nguyên và tạo cơ hội phát triển, nhân viên từ xa sẽ cảm thấy được trân trọng và gắn bó lâu dài. Bằng cách áp dụng các chiến lược phù hợp, doanh nghiệp có thể biến làm việc từ xa thành một mô hình hiệu quả, nơi mọi nhân viên đều có thể hòa nhập và cống hiến với năng suất cao. Hy vọng 10 giải pháp trên sẽ mang lại hiệu quả gắn kết cho doanh nghiệp.