Báo cáo nhân sự đóng vai trò quan trọng giúp nhà quản trị đánh giá, điều chỉnh và nâng cao chất lượng đội ngũ. Tuy nhiên hiện nay nhiều doanh nghiệp, tổ chức vẫn chưa có một báo cáo nhân sự đầy đủ và đồng bộ, gây khó khăn trong việc tối ưu nguồn lực. Hiểu được điều đó, MISA AMIS sẽ tổng hợp trọn bộ mẫu báo cáo nhân sự chi tiết dành cho HR và các nhà quản trị.
1. Báo cáo nhân sự là gì?
Báo cáo nhân sự là bản báo cáo phân tích dữ liệu và các chỉ số liên quan đến nguồn nhân lực. Mục đích của báo cáo là cải thiện hiệu suất của nguồn lao động, quá trình tuyển dụng và các hoạt động quản trọng khác về nhân sự.
2. Mẫu báo cáo nhân sự cho doanh nghiêp cần có những nội dung gì?
Thông thường một bản báo cáo tình hình nhân sự sẽ gồm các mục chính như sau:
✔️ Tổng kết tình hình nhân sự
✔️ Tổng kết tình hình đào tạo nhân sự
✔️ Tổng kết hiệu quả tuyển dụng
✔️ Tổng kết báo cáo chi phí nhân sự
✔️ Tổng kết quỹ lương
✔️ Tổng kết thực trạng chấp hành nội quy, quy định
<<< TẢI NGAY TRỌN BỘ MẪU BÁO CÁO NHÂN SỰ TỰ ĐỘNG NHẢY SỐ >>>
2.1 Tổng quan tình hình nhân sự
Ban lãnh đạo cần người quản lý nhân sự nêu được số liệu tổng quan khi bắt đầu báo cáo. Sau khi đã nắm được tổng quan thì mới phân tích sâu tình hình nhân sự. 3 hạng mục chính trong báo cáo tổng quan gồm:
Thống kê số lượng nhân sự: Thống kê số lượng nhân sự hiện tại đang làm chính thức, thử việc, nhân viên parttime, nghỉ việc trong thời gian qua.
Tổng số nhân viên = Nhân viên chính thức + thử việc + bán thời gian + đã nghỉ
Thống kê tỷ lệ nhân sự nghỉ việc: Được tính theo 1 công thức cụ thể. Nếu kết quả có tỷ lệ cao chứng tỏ trong thời gian qua doanh nghiệp có chi phí tuyển dụng lớn.
Tỷ lệ nhân viên rời tổ chức = số lượng nhân viên nghỉ việc / số lượng nhân viên trung bình trong năm hiện tại
Thống kê nhân sự theo công việc: Việc thống kê cơ cấu công việc giúp cho ban lãnh đạo có các nhìn sâu về chất lượng nhân sự, vị trí nhân sự nào thiếu và thừa người để có kế hoạch điều chuyển nhân sự hoặc tuyển dụng phù hợp.
2.2 Báo cáo tình hình đào tạo nhân sự
Báo cáo tình hình đào tạo nhân sự chính là báo cáo chi phí đào tạo và kết quả của quá trình đào tạo nhân sự. Đây là hai điều cần phải nêu rõ để ban lãnh đạo hiểu đầy đủ về công tác phát triển nhân viên.
- Chi phí đào tạo nhân sự thường bao gồm các khoản như: thuê chuyên gia, thuê người hướng dẫn, cơ sở vật chất, kỹ thuật, giáo trình, phương tiện, thiết bị,…
- Kết quả của quá trình đào tạo nhân sự cần thể hiện được những hoạt động đã triển khai và chất lượng, trình độ nhân sự đã có những thay đổi như thế nào.
Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp báo cáo trực quan và chính xác hơn Excel? Hãy trải nghiệm ngay MISA AMIS HRM – quản trị và báo cáo nhân sự tự động.
2.3 Báo cáo hiệu quả tuyển dụng cho các phòng ban
Báo cáo hiệu quả tuyển dụng thường được trình bày theo dạng số liệu, biểu đồ cột, đường kẻ, hình tròn, phễu, giúp người đọc theo dõi dễ dàng. Báo cáo giúp ban lãnh đạo xem xét và triển khai kế hoạch tuyển dụng hiệu quả hơn thông qua các nội dung chính:
- Thống kê tổng số hồ sơ (CV) tuyển dụng thu được: Điều này cho thấy chiến dịch tuyển dụng mà doanh nghiệp đang triển khai có thu hút ứng viên ứng hay không. Từ số lượng CV, bộ phận HR có thể đánh giá xem nguyên nhân nào dẫn đến tình trạng thiếu CV, chưa thu hút được số lượng như kỳ vọng.
- Thống kê tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu trên tổng số hồ sơ hợp lệ: Từ thống kê này, HR tuyển dụng có thể đánh giá được nguồn ứng viên có chất lượng hay không và cần làm gì để nâng cao tỷ lệ ứng viên đạt tiêu chuẩn.
2.4 Báo cáo thu nhập nhân sự
Báo cáo thu nhập nhân sự có mục đích thể hiện biến động thu nhập của người lao động theo thời gian. Công việc báo cáo thu nhập nhân sự cần kết hợp với bộ phận kế toán để có kết quả chính xác nhất. Sau đó HR có thể phân tích tỷ lệ phần trăm lương mà nhân sự nhận được so với mặt bằng chung, hoặc tỉ lệ nhân viên được tăng lương, mức độ tăng theo từng tháng.
Báo cáo này cung cấp góc nhìn thực tế và khách quan về lương cho nhà quản trị. Từ đó phản ánh mức thu nhập cho nhân viên đã phù hợp hay chưa, doanh nghiệp có thể cân nhắc điều chỉnh chế độ lương thưởng hợp lý hơn.
Các mục cần có trong báo cáo thu nhập:
- Lương cơ bản
- Tăng ca
- Thưởng
- Nghỉ có lương
- Các khoản khấu trừ trong bảng lương
2.5 Báo cáo tình hình tuân thủ nội quy công ty
Báo cáo này giúp đánh giá thực trạng chấp hành nội quy công ty của nhân viên, thể hiện các quy tắc, quy định, nề nếp của công ty có được nhân viên thực hiện nghiêm túc hay không. Từ số liệu trong báo cáo, doanh nghiệp sẽ đưa ra phương án cụ thể trong việc hạn chế việc nhân viên đi trễ, nâng cao ý thức kỷ luật cho người lao động.
Các số liệu chính trong báo cáo này:
- Tỷ lệ nhân viên vi phạm nội quy, quy chế ở từng bộ phận, theo từng mức độ vi phạm.
- Tần suất sai phạm về quy định thời gian đi làm của nhân viên.
- Số lượng và tỷ lệ nhân viên nghỉ làm do việc cá nhân, tìm nguyên nhân cốt lõi và cách xử lý phù hợp.
Ngoài ra báo cáo nhân sự còn cho biết tính khả thi của những quy định hiện tại. Doanh nghiệp có thể nhìn ra những điểm bất cập trong quy định và cải thiện.
3. Danh sách mẫu báo cáo nhân sự doanh nghiệp cần phải có
3.1 Mẫu báo cáo về biến động nhân sự
Mẫu báo cáo về biến động nhân sự giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tăng, giảm của nhân sự trong một khoảng thời gian cụ thể. Việc này xác định sự thay đổi của nhân sự để có kế hoạch cho việc bổ sung hay cắt giảm nhân sự ở từng bộ phận khác nhau.
Có tổng cộng 3 loại báo cáo biến động nhân sự:
- Theo thời gian: Thống kê khoảng thời gian mà biến động nhân sự diễn ra mạnh nhất, điển hình là tình trạng xin nghỉ việc, nhảy việc vào các dịp sau lễ, tết. Bởi nhân viên có ý định nghỉ việc thường đợi đến khi nhận được tiền thưởng tết rồi mới xin nghỉ việc. Ngoài ra cũng có thể thêm các khoảng thời gian khác theo đặc thù của doanh nghiệp của của ngành.
- Theo thâm niên: Thâm niên là thời gian một người làm việc ở công ty. Bộ phận HR cần ghi nhận đầy đủ những biến động nhân sự theo thâm niên. Nếu biến động nhân sự xảy ra ở những người làm việc thâm niên cao, giàu kinh nghiệm, có nhiều đóng góp thì ban lãnh đạo cần nhanh chóng tìm nguyên nhân cũng như giải pháp hợp lý để giữ chân nhân viên.
- Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 01 tháng.
- Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 3 tháng.
- Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 6 tháng.
- Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 1 năm.
- Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 2 năm.
- Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 3 năm
- Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc trên 3 năm.
- Theo vị trí công việc: Dựa trên kết quả báo cáo biến động nhân sự ở mục vị trí công việc, các trưởng phòng ban – bộ phận sẽ xem xét mức độ thừa – thiếu nhân viên. Từ đó họ có định hướng điều chuyển hoặc tuyển dụng để đảm bảo các vị trí đều có người phụ trách.
Tải toàn bộ mẫu báo cáo nhân sự tại đây
3.2 Mẫu báo cáo chấm công nhân viên
Mẫu báo cáo này tổng hợp ngày công đi làm, nghỉ phép, đi muộn, về sớm của CBNV trong đơn vị. Căn cứ vào báo cáo chấm công, doanh nghiệp có thể quản lý được thời gian làm việc một cách chặt chẽ, HR có thể đánh giá mức độ chấp hành kỷ luật, ý thức của mỗi nhân viên. Báo cáo chấm công cũng đóng vai trò quan trọng để tính lương cho nhân viên cuối tháng.
3.3 Mẫu báo cáo hiệu quả hoạt động tuyển dụng
Báo cáo tuyển dụng được trình bày theo khoảng thời gian mà doanh nghiệp triển khai tuyển dụng. Mẫu báo cáo này cho biết các dữ liệu cụ thể về số lượng CV, hồ sơ, số ứng viên đến phỏng vấn, số ứng viên được offer và đồng nhận việc, chi phí tuyển dụng… Báo cáo sẽ giúp nhà quản lý nắm được kết quả tuyển dụng đã đạt hay chưa, các nhược điểm còn tồn tại, cần khắc phục điều gì để nâng cao hiệu quả tuyển dụng.
3.4 Mẫu báo cáo về khen thưởng, kỷ luật
Báo cáo này được lập ra nhằm tổng hợp thông tin của những cá nhân đạt được thành tích tốt trong công việc và những cá nhân vi phạm kỷ luật của công ty. Bản báo cáo sẽ được đưa lên cho ban lãnh đạo để có căn cứ khen thưởng hoặc xử phạt nhân viên một cách hợp lý, tuân thủ theo đúng quy định của tổ chức.
3.5 Mẫu báo cáo tình hình quỹ lương
Quỹ lương là toàn bộ số tiền mà các công ty, doanh nghiệp chi trả cho các công nhân viên đang làm việc và công tác tại công ty.
Dựa trên số liệu thống kê được, ban lãnh đạo, quản lý sẽ đưa ra chế độ lương thưởng phù hợp với mỗi phòng ban và nhân sự. Chế độ này cần phù hợp với năng lực lao động của nhân viên và đảm bảo tính công bằng. Báo cáo lương chính xác sẽ hỗ trợ cho công tác hoạch định tài chính và xây dựng chính sách lương tốt hơn nhằm giữ chân nhân tài, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
TẢI TRỌN BỘ MẪU BÁO CÁO NHÂN SỰ CHI TIẾT NHẤT
3.6 Mẫu báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm, cuối năm
Vào giữa năm và cuối năm, ban lãnh đạo thường yêu cầu các phòng ban nộp báo cáo tổng kết định kỳ. Bộ phận nhân sự cũng không phải ngoại lệ. Chuẩn bị sẵn một mẫu báo cáo nhân sự tiêu chuẩn giúp bộ phận nhân sự dễ dàng tổng hợp các dữ liệu cần thiết, tránh thiếu sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Căn cứ vào báo cáo nhân sự giữa năm hoặc cuối năm, ban lãnh đạo sẽ cân nhắc, đánh giá thưởng tết cũng như xem xét tăng lương cho những nhân viên xứng đáng. Đây là công việc quan trọng để đảm bảo quyền lợi và giữ chân người lao động.
>>> Xem thêm: Mẫu báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm, cuối năm đầy đủ nhất TẠI ĐÂY
3.7 Mẫu báo cáo định biên nhân sự
Trong mỗi công ty, mỗi vị trí công việc hay hình thức làm việc sẽ yêu cầu định biên khác nhau. MISA AMIS HRM sẽ mô phỏng mẫu báo cáo định biên nhân sự với các yếu tố cơ bản nhất để bạn đọc dễ hình dung:
- Tham số định biên: Được hiểu là các giá trị sẽ phát sinh trong quá trình diễn ra những hoạt động nhân sự.
- Bảng biểu mô tả công việc cho từng vị trí cụ thể: Gồm tất cả công việc mà nhân viên ở vị trí đó đã làm. Chẳng hạn như: nhập liệu vào máy, viết nội dung cho website, thiết kế hình ảnh,… Với từng công việc như vậy chúng ta sẽ xem xét chúng phát sinh chi phí bao nhiêu, cần bao nhiêu giờ làm việc để hoàn thành.
- Chi phí: Liệt kê chi phí và so sánh xem chúng có vượt ngoài chi phí quỹ lương cho phép hay không.
- Định biên nhân sự: số lượng nhân sự cần cho một phòng ban hoặc bộ phận cụ thể.
Mỗi doanh nghiệp có thể định biên dựa vào những tham số khác biệt, ví dụ cân đối quỹ lương, chi phí để giới hạn số lượng người cần cho bộ phận, hoặc dựa vào thời gian cần để hoàn thành đầu việc, theo khối lượng công việc để tuyển đủ người. Hãy tham khảo một số mẫu định biên nhân sự sau:
<<< Tải ngay mẫu báo cáo định biên nhân sự chuẩn xác nhất TẠI ĐÂY >>>
4. Ứng dụng công nghệ tự động hoá báo nhân sự với phần mềm MISA AMIS HRM
Báo cáo nhân sự bằng Excel đôi khi khiến HR gặp nhiều khó khăn vì tốn nhiều thời gian thiết lập, dễ sai sót. Đặc biệt với công ty có quy mô nhân sự lớn thì Excel không thực sự tối ưu và chưa chuyên nghiệp.
Giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay đó là phần mềm công nghệ, trong đó MISA AMIS HRM được đánh giá cao với nhiều tính năng hỗ trợ tối đa cho bộ phận HR. Phần mềm tự động tổng hợp dữ liệu, tích hợp các báo cáo nhân sự chuyên nghiệp, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
✔️ Giúp nhà quản trị nắm bắt tình hình biến động nhân sự nhanh chóng trên 1 màn hình. Phần mềm lưu trữ toàn bộ thông tin, hồ sơ nhân sự, dễ trích xuất quá trình làm việc của bất cứ nhân viên nào, kiểm tra nhanh tình hình theo phòng ban, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian lấy dữ liệu thủ công.
✔️ Giúp tối ưu công tác tuyển dụng với các báo cáo chuyển đổi ứng viên, báo cáo chi phí, cho thấy chính xác hiệu quả tuyển dụng. Từ đó doanh nghiệp có thể biết được bước nào trong quy trình tuyển dụng hiệu quả hoặc chưa hiệu quả để có phương án thích hợp.
✔️ Giúp HR báo cáo chấm công nhanh chóng, không phải nhập liệu tính toán thủ công. Người dùng dễ dàng xuất báo cáo về tình hình chấm công, thời gian đi làm, nghỉ phép để cải thiện kỷ luật trong công ty.
✔️ Giúp tổng hợp chính xác tình hình lương và phúc lợi trên toàn công ty hoặc theo phòng ban, chi nhánh. Từ đó hỗ trợ bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo điều chỉnh lương thưởng, phúc lợi hợp lý hơn.
Dùng thử miễn phí tất cả tính năng
MISA AMIS HRM nhận được sự tin tưởng của các doanh nghiệp với quy mô nhân sự lớn như Trống Đồng Palace, Tập đoàn Thái Sơn, Xuân Cương, IVY moda… Phần mềm hiện đang đồng hành cùng hơn 17.000 doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực trên hành trình chuyển đổi số phòng nhân sự.
5. Kết luận
Báo cáo nhân sự, báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm, báo cáo cuối năm là văn bản không thể thiếu đối với phòng hành chính nhân sự. MISA AMIS HRM tin rằng các mẫu báo cáo thông dụng nhất mà chúng tôi giới thiệu sẽ giúp phòng HR hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc. Đây cũng là căn cứ để nhà quản trị hoạch định nhân sự, cải tiến chiến lược nhân sự nhằm mang đến lợi ích bền vững cho doanh nghiệp.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
