Báo cáo thuế là một trong những báo cáo kế toán quan trọng bậc nhất ở các doanh nghiệp. Việc lập và nộp báo cáo thuế đúng hạn không chỉ thể hiện tính tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về xử phạt hành chính, truy thu thuế. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hệ thống lại toàn bộ kiến thức về báo cáo thuế, từ khái niệm, mục đích, thời hạn đến các lưu ý thực tiễn quan trọng – đặc biệt dành cho kế toán tổng hợp, kế toán trưởng và các nhà quản lý tài chính doanh nghiệp.
1. Báo cáo thuế là gì?
Hiện nay, không có quy định nào định nghĩa cụ thể về báo cáo thuế, tuy nhiên có thể hiểu báo cáo thuế là hệ thống tài liệu do kế toán doanh nghiệp lập định kỳ nhằm kê khai chi tiết các khoản thuế phát sinh, số thuế đã nộp và nghĩa vụ thuế phải thực hiện với ngân sách nhà nước, theo đúng chuẩn mực và quy định của pháp luật thuế hiện hành. Báo cáo thuế không chỉ đơn thuần là việc nộp các tờ khai thuế định kỳ, mà còn là một phần trong quy trình quản trị tài chính – kế toán, phản ánh toàn diện tính tuân thủ thuế và hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Về bản chất, báo cáo thuế là cầu nối giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế nhà nước. Thông qua các tờ khai và báo cáo này, doanh nghiệp công bố các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận, khấu trừ thuế và các khoản thuế phải nộp tương ứng, từ đó giúp cơ quan thuế thực hiện giám sát, đối chiếu và đánh giá tính minh bạch trong hoạt động tài chính.
Đối với bộ phận kế toán, báo cáo thuế không chỉ là nghĩa vụ mà còn là công cụ kiểm soát nội bộ quan trọng. Việc lập báo cáo thuế đúng chuẩn giúp kế toán viên phát hiện kịp thời sai sót trong hạch toán, điều chỉnh số liệu sổ sách kế toán, đồng thời đảm bảo các chỉ tiêu tài chính khớp đúng giữa báo cáo thuế và báo cáo tài chính. Trong bối cảnh chuyển đổi số và chuẩn hóa dữ liệu đầu vào theo quy định về hóa đơn điện tử, báo cáo thuế còn đóng vai trò trung tâm trong việc tích hợp, phân tích và quản lý dữ liệu thuế một cách tự động và hiệu quả hơn.
2. Thời hạn nộp báo cáo thuế
Thời hạn nộp báo cáo thuế được phân chia theo kỳ kê khai tháng, quý hoặc năm, tùy thuộc vào loại thuế, quy mô doanh thu và tình trạng hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể, thời hạn nộp tờ khai thuế được quy định tại Điều 44 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 như sau:
- Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.
- Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế
- Kê khai theo năm: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
- Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
- Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
- Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
- Kê khai theo từng lần phát sinh: Chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế
Lưu ý: Trong trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn rơi vào ngày nghỉ lễ, nghỉ cuối tuần thì được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.
Chi tiết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế bạn đọc tham khảo tại Điều 44 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
3. Các loại thuế phải nộp theo tháng, quý, năm
3.1. Thuế GTGT
Tờ khai thuế GTGT là nghĩa vụ bắt buộc với doanh nghiệp đang hoạt động sản xuất – kinh doanh có phát sinh doanh thu chịu thuế GTGT. Doanh nghiệp cần kê khai theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp, tùy theo điều kiện đăng ký.
- Kê khai theo tháng: Doanh nghiệp có tổng doanh thu từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trên 50 tỷ đồng/năm.
- Kê khai theo quý: Doanh nghiệp có doanh thu năm liền kề không quá 50 tỷ đồng, được quyền lựa chọn kê khai theo quý.
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập, cơ quan thuế sẽ tạm áp dụng kê khai theo quý trong năm đầu tiên hoạt động.
Có thể bạn quan tâm: Cách tính thuế GTGT theo hai phương pháp chi tiết
3.2. Thuế TNCN
Thuế TNCN là các khoản tiền thuế mà người có thu nhập phải trích một phần tiền lương hoặc từ các nguồn thu khác vào ngân sách nhà nước sau khi đã tính các khoản được giảm trừ.
Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế TNCN từ tiền lương, tiền công chi trả cho người lao động. Tờ khai thuế TNCN được lập theo kỳ tháng hoặc quý tùy theo hình thức kê khai của thuế giá trị gia tăng. Nếu doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo tháng, thì sẽ xảy ra 2 trường hợp sau:
- Số thuế TNCN phải nộp trong tháng lớn hơn 50 triệu đồng thì kê khai theo tháng.
- Số thuế TNCN phải nộp phát sinh trong tháng nhỏ hơn 50 triệu đồng thì sẽ kê khai theo quý.
Lưu ý:
- Doanh nghiệp lưu ý rằng hạn nộp tờ khai thuế GTGT và thuế TNCN chính là hạn nộp tiền thuế tương ứng.
3.3. Thuế TNDN
Thuế TNDN không kê khai hàng tháng/quý, mà doanh nghiệp thực hiện tạm nộp theo quý và nộp quyết toán thuế TNDN theo năm.
Căn cứ theo Khoản 3, Điều 1, Nghị định số 91/2022/NĐ-CP quy định kể từ ngày 30/10/2022 có sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý Thuế quy định lại về số thuế tạm tính như sau:
3.4. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
– Các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và hướng đã chi tiết tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC sẽ không phải lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26 như trước đây.
– Các tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn từ Cơ quan thuế vẫn phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu số BC26/HĐG (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP). Lưu ý rằng báo cáo BC26/HĐG được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn. Chi tiết bạn đọc tham khảo tại Điều 29 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP tại đây.
4. Hướng dẫn lập báo cáo thuế
4.1. Hướng dẫn làm báo cáo thuế TNCN theo tháng/quý
Để giúp bạn đọc nắm được các bước công việc căn bản khi làm báo cáo thuế TNCN định kỳ (theo tháng/quý), MISA AMIS đã tóm tắt 5 bước chính như sau:
- Bước 1: Lập bảng tổng hợp thu nhập và thuế TNCN
Doanh nghiệp lưu ý rằng phải tập hợp đầy đủ tất cả các khoản thu nhập đã trả và thuế TNCN đã khấu trừ của người lao động, cộng tác viên, nhân viên làm việc bán thời gian… trong kỳ làm báo cáo (tháng, quý).
- Bước 2: Điền số liệu vào phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế (HTKK)
Tương ứng với số liệu đã tập hợp ở bước 1, doanh nghiệp lựa chọn đúng tờ khai, kỳ kê khai trên phần mềm HTKK .
- Bước 3: Nộp tờ khai theo phương thức điện tử đến Cơ quan thuế
Doanh nghiệp nộp tờ khai thuế TNCN đúng biểu mẫu và đúng hạn theo đúng hạn nộp tới cơ quan thuế theo đường dẫn:
https://thuedientu.gdt.gov.vn/
- Bước 4: Nộp tiền thuế TNCN vào Ngân sách Nhà nước
Sau khi đã nộp tờ khai đến cơ quan thuế, doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ nộp tiền thuế phát sinh tương ứng, hoặc bù trừ với số tiền đã nộp thừa kỳ trước. Tương tự như bước 3, doanh nghiệp cũng có thể nộp thuế theo phương thức điện tử qua cổng thông tin:
https://thuedientu.gdt.gov.vn/
Lưu ý: Để nộp thuế điện tử, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký dịch vụ này với ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản giao dịch.
- Bước 5: Kiểm tra các thông báo từ Cơ quan thuế
Doanh nghiệp lưu ý rằng, sau khi nộp tờ khai phải kiểm tra lại trạng thái chấp thuận tờ khai của Cơ quan thuế để điều chỉnh sai sót nếu có.
4.2. Hướng dẫn làm báo cáo thuế GTGT theo tháng/quý
Doanh nghiệp cần phải lưu ý rằng, thuế GTGT căn cứ làm báo cáo thuế là các hóa đơn đầu vào và hóa đơn bán ra, do vậy thuế GTGT là loại thuế không phải quyết toán giống như thuế TNCN hay thuế TNDN. Dưới đây là các bước căn bản để doanh nghiệp thực hiện làm báo cáo thuế GTGT định kỳ:
- Bước 1: Tập hợp hóa đơn
Doanh nghiệp phải thu thập và lưu trữ số liệu của toàn bộ các hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra trong kỳ kê khai.
- Bước 2: Lập bảng kê hóa đơn đầu vào/đầu ra
Bảng kê này phải đầy đủ các thông tin chính gồm: Số hóa đơn, tên người bán/người mua, tên hàng hóa/dịch vụ, số tiền chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng cộng thanh toán… Với các doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán thì bước công việc này cũng hết sức đơn giản do số liệu sẽ được tự động cập nhật thông minh trên phần mềm.
- Bước 3: Tổng hợp số tiền thuế GTGT
Bước này bao gồm việc tính toán số tiền thuế GTGT được khấu trừ và số tiền thuế GTGT của hàng hóa bán ra. Bước này cũng bao gồm việc xem xét số tiền thuế GTGT của kỳ trước mang sang, nhằm xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ.
- Bước 4: Lập tờ khai thuế
Sau khi thực hiện tổng hợp các khoản tiền thuế GTGT ở bước 3, doanh nghiệp thực hiện lập tờ khai trên phần mềm HTKK theo đúng kỳ lập tháng/quý và biểu mẫu theo quy định. Hoặc trên phần mềm kế toán MISA AMIS
- Bước 5: Nộp tờ khai theo phương thức điện tử đến Cơ quan thuế
Tương tự như thuế TNCN thì doanh nghiệp cũng nộp điện tử đến cơ quan thuế tại đường dẫn: https://thuedientu.gdt.gov.vn/
- Bước 6: Nộp tiền thuế GTGT vào Ngân sách Nhà nước
Tương ứng với số tiền thuế (nếu có) ở bước 5, doanh nghiệp phải thực hiện nộp tiền thuế tương ứng vào Ngân sách nhà nước.
- Bước 7: Kiểm tra các thông báo của Cơ quan thuế
Tương tự như việc nộp báo cáo thuế TNCN, ngay khi nộp tờ khai và tiền thuế tương ứng, doanh nghiệp cũng phải kiểm tra lại trạng thái/thông báo từ Cơ quan thuế của tờ khai để có điều chỉnh kịp thời.
4.3. Hướng dẫn báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp
Đối với báo cáo thuế TNDN, ngoài biểu mẫu được quy định chung thì doanh nghiệp còn có thể làm báo cáo thuế TNDN trên phần mềm HTKK theo các bước như sau.
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK, chọn mục quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Bước 2: Điền thông tin bao gồm năm quyết toán, danh mục nghề nghiệp, phụ lục kê khai, gắn phụ lục bắt buộc là 03-1A/TNDN – Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 3: Chọn đồng ý để tiếp tục
Bước 4: Điền các chỉ tiêu theo biểu mẫu được hiển thị.
Bước 5: Hoàn thành tiến trình nhập dữ liệu lên biểu mẫu. Sau đó xuất kết quả ở dạng XML và gửi qua hình thức trực tuyến cho Cơ quan Thuế.
Ngoài việc thực hiện quyết toán thuế trên HTKK thì doanh nghiệp có thể thực hiện quyết toán thuế ngay trên phần mềm kế toán MISA AMIS.
4.4. Cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp
Bước 1: Đăng nhập tài khoản vào phần mềm HTKK, sau đó chọn mục hóa đơn, tiếp đến chọn mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Tùy thuộc vào thuộc tính doanh nghiệp sẽ lựa chọn quý hoặc tháng để thực hiện làm báo cáo.
Bước 2: Điền các chỉ tiêu trong bảng báo cáo hiển thị trên màn hình. Nếu doanh nghiệp cần làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT thì chọn “01GTKT”, còn nếu doanh nghiệp cần làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bán hàng thì chọn “02GTTT”.
Bước 3: Chọn “Ghi” nếu có lỗi xuất hiện, hệ thống sẽ thông báo để bạn sửa lại lỗi sai.
Bước 4: Xuất kết quả ở dạng XML và và gửi qua hình thức trực tuyến cho Cơ quan Thuế.
5. Lưu ý khi làm báo cáo thuế theo tháng, quý, năm
Khi lập báo cáo thuế định kỳ theo tháng hoặc quý, kế toán viên cần đặc biệt chú ý đến các yếu tố dưới đây để đảm bảo tính chính xác, hợp lệ và tuân thủ đúng quy định pháp luật:
- Xác định đúng kỳ kê khai thuế (tháng hoặc quý): Căn cứ vào doanh thu năm trước liền kề để xác định kỳ kê khai phù hợp. Doanh nghiệp có doanh thu > 50 tỷ đồng phải kê khai theo tháng; doanh thu ≤ 50 tỷ đồng được kê khai theo quý.
- Rà soát thông báo kỳ kê khai từ cơ quan thuế: Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập, cơ quan thuế sẽ tạm thời áp dụng kê khai theo quý trong năm đầu tiên.
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ đầu vào: Chỉ sử dụng hóa đơn GTGT hợp lệ, đúng thời điểm, có chữ ký số, và không bị tra cứu sai lệch trên hệ thống hóa đơn điện tử.
- Đảm bảo khớp số liệu giữa tờ khai và sổ sách kế toán: Doanh thu, chi phí, thuế GTGT đầu ra/đầu vào, thuế TNCN khấu trừ… phải khớp với sổ kế toán và bảng lương nội bộ.
- Không kê khai thiếu hoặc nhầm mã số thuế cá nhân: Đối với thuế TNCN, cần xác định rõ cá nhân cư trú, không cư trú và mã số thuế để kê khai chính xác nghĩa vụ khấu trừ.
- Tạm tính thuế TNDN quý một cách hợp lý: Sử dụng kết quả lợi nhuận kế toán nội bộ để xác định số thuế tạm nộp – tránh tình trạng bị truy thu do nộp thấp hơn 80% nghĩa vụ năm.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ kê khai và chứng từ thuế: Gồm tờ khai, bảng kê, chứng từ nộp thuế, hóa đơn – tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
6. Một số câu hỏi thường gặp về báo cáo thuế
- Doanh nghiệp không phát sinh trả thu nhập thì có phải nộp báo cáo thuế TNCN tháng/quý không?
Theo quy định tại khoản 3, Điều 7 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP và được bổ sung bởi khoản 2, Điều 1 của Nghị định số 91/2022/NĐ-CP thì doanh nghiệp không phát sinh trả thu nhập sẽ không phải nộp báo cáo thuế TNCN.
- Doanh nghiệp không phát sinh trả thu nhập có phải quyết toán thuế TNCN hàng năm không?
Theo quy định tại Điều 8 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP về nghĩa vụ thuế và khai quyết toán thuế đối với các loại thuế khai theo tháng, theo quý, theo năm, khai theo từng lần phát sinh thì:
Trong trường hợp nếu cá nhân, tổ chức không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
- Chậm nộp báo cáo thuế có bị phạt không và bị phạt theo mức như thế nào?
Mức phạt chậm nộp báo cáo thuế hiện nay là theo Điều 13 của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, chi tiết bạn đọc tham khảo bài viết của MISA AMIS tại đây.
Kết luận
Báo cáo thuế là một nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động kế toán – tài chính của mọi doanh nghiệp. Việc nắm chắc thời hạn nộp báo cáo thuế theo tháng, quý, năm và thực hiện kê khai chính xác, đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về pháp lý và nâng cao tính minh bạch trong quản trị tài chính. Để tối ưu hiệu quả công việc và hạn chế sai sót trong quá trình kê khai, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS nổi bật với các tính năng hỗ trợ mạnh mẽ cho công tác báo cáo thuế:
- Tự động tổng hợp dữ liệu hóa đơn đầu vào – đầu ra, lập tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN nhanh chóng.
- Cảnh báo thời hạn kê khai, tránh chậm nộp gây phạt.
- Quản lý, lưu trữ hóa đơn điện tử và hồ sơ kê khai thuế tập trung, an toàn.
- Đồng bộ dữ liệu kế toán – thuế – báo cáo tài chính chỉ trong vài thao tác.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
