Top 5 các phần mềm quản lý thư viện trường học miễn phí hiệu quả nhất

Quản lý thư viện trường học hiệu quả không chỉ giúp tổ chức tài liệu khoa học mà còn nâng cao trải nghiệm tra cứu và học tập của học sinh, giáo viên. Tuy nhiên, với ngân sách hạn chế, việc lựa chọn phần mềm quản lý miễn phí nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ tính năng là một thách thức.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu top 5 phần mềm quản lý thư viện trường học miễn phí tốt nhất, giúp bạn dễ dàng tối ưu hóa hoạt động thư viện mà không cần tốn kém.

[TẶNG BẠN EBOOK] CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG NGÀNH GIÁO DỤC: THỰC TRẠNG – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH

1. Phần mềm quản lý thư viện trường học là gì?

Phần mềm quản lý thư viện trường học là phần mềm được thiết kế để quản lý tất cả các chức năng của thư viện. Nó cho phép theo dõi dữ liệu về số lượng sách trong thư viện, số lượng sách đang được cho mượn, số lượng sách đã được trả lại hoặc gia hạn, số tiền phạt trả muộn, thông tin người mượn,…

Hệ thống này tự động hóa hoàn toàn mọi hoạt động của thư viện trường học. Nhân viên quản lý thư viện có thể tìm sách ngay lập tức, tiếp tục cho mượn một cách nhanh chóng và quản lý tất cả dữ liệu một cách hiệu quả và có trật tự. 

Với phần mềm quản lý thư viện, nhân viên thủ thư có thể quản lý thư viện hiệu quả, tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức, nhân lực. Chính vì vậy, đây là ứng dụng phù hợp tại thư viện của các cấp từ tiểu học đến các trường Đại học. 

Tham khảo: Phần mềm quản lý phòng tin học miễn phí và tốt nhất dành cho nhà trường

2. Tại sao các nhà trường cần sử dụng phần mềm quản lý thư viện? 

Quản lý thư viện truyền thống tại các trường học luôn đối mặt với nhiều khó khăn, nhưng những vấn đề này hoàn toàn có thể được giải quyết hiệu quả nhờ phần mềm quản lý thư viện.

Hãy cùng xem bảng liệt kê những khó khăn khi nhà trường quản lý thư viện thủ công và phần mềm quản lý thư viện đã giải quyết những khó khăn đó ra sao.

Khó khăn	Lợi ích của phần mềm quản lý thư viện
Quản lý số lượng tài liệu lớn Thư viện thường chứa một lượng lớn sách, tài liệu, tạp chí, và tài nguyên số. Việc kiểm kê và sắp xếp thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc thất lạc.	Tối ưu hóa quản lý tài liệu Phần mềm giúp lưu trữ và quản lý số lượng lớn tài liệu bằng cơ sở dữ liệu tập trung, hỗ trợ phân loại, tra cứu nhanh chóng theo các tiêu chí như tên sách, tác giả, chủ đề.
Khó khăn trong tìm kiếm và tra cứu Độc giả mất nhiều thời gian để tìm tài liệu cần thiết vì quy trình tra cứu thủ công chậm và không tối ưu.	Tra cứu tài liệu dễ dàng Độc giả có thể tra cứu sách online qua giao diện thân thiện, giảm thời gian tìm kiếm và nâng cao trải nghiệm người dùng.
Hạn chế trong việc theo dõi mượn/trả Việc quản lý sổ sách thủ công khiến nhà trường khó kiểm soát tình trạng mượn, trả sách, dễ xảy ra tình trạng sách bị mất, trả trễ mà không phát hiện kịp thời.	Quản lý mượn/trả hiệu quả Theo dõi tự động lịch sử mượn, trả sách. Tích hợp thông báo nhắc nhở người mượn qua email hoặc tin nhắn, giảm thiểu tình trạng sách bị mất hoặc trả trễ.
Thiếu công cụ quản lý báo cáo và thống kê Quá trình tổng hợp dữ liệu để báo cáo về tình hình sử dụng thư viện tốn nhiều thời gian, dữ liệu không chính xác hoặc không cập nhật.	Hỗ trợ báo cáo và thống kê Phần mềm tự động tạo báo cáo chi tiết về số lượng sách được mượn, trả, tỷ lệ sử dụng tài liệu, hoặc mức độ phổ biến của từng tài liệu, giúp quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Không đáp ứng được nhu cầu sử dụng tài nguyên số Nhiều tài nguyên học thuật đã chuyển sang dạng số (ebooks, bài báo khoa học, cơ sở dữ liệu trực tuyến), nhưng hệ thống thư viện truyền thống không hỗ trợ hiệu quả việc quản lý và truy cập.	Tích hợp quản lý tài nguyên số Hỗ trợ lưu trữ, truy cập tài nguyên số như ebooks, tài liệu PDF, và liên kết đến cơ sở dữ liệu trực tuyến, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận.
Hạn chế giao tiếp giữa thư viện và người dùng Việc thông báo đến người dùng về sách mới, hạn trả sách, hoặc các sự kiện thư viện không được tối ưu, dễ gây gián đoạn thông tin.	Tăng cường giao tiếp và tương tác Phần mềm có thể gửi thông báo tự động về tài liệu mới, các chương trình sự kiện, hoặc các chính sách mới đến người dùng, đảm bảo thông tin được truyền đạt hiệu quả.

Xem thêm: Lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp giáo dục đào tạo tại Việt Nam

3. Các loại phần mềm quản lý thư viện trường học

Ngày nay có rất nhiều hệ thống quản lý thư viện khác nhau. Tùy thuộc vào yêu cầu, ngân sách, nhà trường có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp với mình như:

– Premium: Phải trả một khoản phí để sử dụng, thường cung cấp một loạt tính năng toàn diện và hỗ trợ chuyên nghiệp.

– Shareware: Cho phép người dùng sử dụng miễn phí trong một thời gian nhất định hoặc với một số hạn chế về tính năng. Sau giai đoạn dùng thử, người dùng có thể chọn mua bản quyền để tiếp tục sử dụng.

– Cloud-based: Phần mềm này được lưu trữ và chạy trên máy chủ đám mây, cho phép truy cập từ xa và độc lập với phần cứng.

– Freemium: Cung cấp một phiên bản cơ bản miễn phí với các tính năng hạn chế. Người dùng có thể trả phí để mở khóa các tính năng cao cấp hoặc bổ sung.

– Open Source: Phần mềm này có mã nguồn mở, cho phép người dùng tự do tùy chỉnh cho phù hợp và thường miễn phí.

4. Top 5 phần mềm quản lý thư viện trường học miễn phí có mã nguồn mở

Với các thư viện vừa và nhỏ có ngân sách eo hẹp, việc đầu tư vào hệ thống quản lý thư viện với chi phí lớn là rất khó khăn. Giải pháp phần mềm quản lý thư viện nguồn mở và miễn phí cho phép tự động hóa hệ thống của mình theo cách tiết kiệm chi phí sẽ là lựa chọn phù hợp. 

Ở đây, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn đọc top những phần mềm có mã nguồn mở và miễn phí.

4.1. Phần mềm quản lý thư viện Koha

Koha là một trong những phần mềm quản lý thư viện tích hợp (ILMS) mã nguồn mở, miễn phí và tiên tiến nhất. Được giới thiệu vào năm 1999, Koha đã được hàng nghìn thư viện trên thế giới sử dụng. Người dùng ấn tượng với phần mềm này đơn giản vì các tính năng của nó. Phần mềm này khả thi, có thể mở rộng và phù hợp cho tất cả các loại thư viện.

Các module Koha bao gồm: danh mục, OPAC (Danh mục truy cập trực tuyến), Quản lý mượn – trả, quản lý thành viên và mua sắm. Phần mềm này được sử dụng phổ biến bởi cả thư viện nhỏ và lớn, công ty, trường học.

Tính năng chính của phần mềm quản lý thư viện Koha:

• Quản lý tài liệu: Thêm, sửa, xóa và phân loại tài liệu chi tiết, giúp sắp xếp khoa học và dễ dàng tìm kiếm, truy cập.
• Tra cứu trực tuyến: Tìm kiếm tài liệu qua giao diện web thân thiện với các bộ lọc như tên sách, tác giả, chủ đề.
• Quản lý mượn/trả: Theo dõi lịch sử mượn/trả, hạn trả, trạng thái sách, và hỗ trợ đặt trước khi sách đang được mượn.
• Quản lý độc giả: Lưu trữ thông tin người dùng, lịch sử mượn trả, và khoản phí nếu có.
• Tài nguyên số: Hỗ trợ truy cập tài liệu số như ebook, PDF, bài báo khoa học, và cơ sở dữ liệu trực tuyến.
• Báo cáo thống kê: Tự động báo cáo chi tiết về mượn trả sách, tỷ lệ sử dụng, và danh mục phổ biến.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Phù hợp với thư viện đa văn hóa, dễ triển khai cho cộng đồng quốc tế.
• Mã nguồn mở: Tùy chỉnh linh hoạt, không tốn phí bản quyền, tiết kiệm chi phí và dễ dàng mở rộng.

4.2. Phần mềm quản lý thư viện nguồn mở Evergreen

Được sử dụng bởi gần 2000 thư viện trên khắp thế giới, Evergreen cung cấp giao diện danh mục công khai cùng với tính năng hỗ trợ người dùng thực hiện các hoạt động, quy trình làm việc phía sau.

Tính năng chính phần mềm quản lý thư viện nguồn mở Evergreen: 

• Cho phép tạo và quản lý hồ sơ thư mục cho nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm sách, tạp chí, phương tiện nghe nhìn và tài nguyên điện tử
• Theo dõi vị trí và tình trạng của tài liệu trong thư viện, quản lý việc bổ sung, loại bỏ và kiểm kê tài liệu
• Lưu trữ thông tin độc giả, quản lý đăng ký, gia hạn và các khoản phí
• Xử lý việc mượn và trả tài liệu, bao gồm cả việc gia hạn, đặt trước và thông báo quá hạn.
• Cho phép độc giả truy cập tài khoản của họ trực tuyến để tìm kiếm tài liệu, đặt chỗ, gia hạn và xem lịch sử mượn trả
• Cung cấp khả năng tìm kiếm nâng cao với nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm từ khóa, tác giả, tiêu đề, chủ đề
• Được thiết kế để hoạt động hiệu quả với số lượng lớn tài liệu và người dùng, hỗ trợ nhiều chi nhánh thư viện
• Cung cấp các báo cáo về hoạt động của thư viện, bao gồm số lượng mượn trả, tài liệu phổ biến và hoạt động của người dùng

4.3. Giải pháp quản lý thư viện BiblioteQ

Biblioteq là một giải pháp quản lý thư viện chuyên nghiệp và hệ thống danh mục được một số thư viện nhỏ, vừa và lớn áp dụng. 

Là một hệ thống phần mềm quản lý thư viện mã nguồn mở và miễn phí được phát triển bằng trình biên dịch Qt4, BiblioteQ tạo điều kiện cho việc lập danh mục sách, tạp chí, tài liệu nghiên cứu, video, v.v.

Tính năng chính:

• Hỗ trợ quản lý nhiều loại tài liệu: sách, tạp chí, CD, DVD, ảnh, và tài liệu số
• Phân loại chi tiết theo nhiều tiêu chí như tác giả, chủ đề, và năm xuất bản
• Hỗ trợ tìm kiếm và tra cứu nhanh dựa trên các bộ lọc linh hoạt
• Người dùng có thể tra cứu tài liệu và kiểm tra trạng thái mượn trực tuyến
• Theo dõi lịch sử mượn trả chi tiết, quản lý tình trạng tài liệu đang được sử dụng
• Hỗ trợ lưu trữ thông tin độc giả, quản lý tài khoản người dùng và theo dõi lịch sử sử dụng thư viện
• Giao diện dễ sử dụng, hỗ trợ trên nhiều hệ điều hành như Windows, macOS, và Linux
• Cho phép tùy chỉnh các tính năng theo nhu cầu riêng của từng thư viện

4.4. Hệ thống quản lý thư viện OPALS

OPALS là 1 một trong những hệ thống thư viện nguồn mở giàu tính năng được tìm kiếm nhiều nhất để cho phép các thư viện quản lý tài nguyên và hoạt động hiệu quả. Phần mềm này rất dễ thực hiện và dễ sử dụng.

Tính năng chính 

• Hỗ trợ xử lý và phân loại tài liệu theo các chuẩn quốc tế
• Cung cấp khả năng nhập liệu hàng loạt, dễ dàng tổ chức và sắp xếp tài nguyên.
• Giao diện tìm kiếm thân thiện, cho phép người dùng tìm tài liệu theo tiêu đề, tác giả, chủ đề, hoặc từ khóa.
• Hỗ trợ nhiều bộ lọc để tối ưu hóa trải nghiệm tra cứu
• Tự động theo dõi lịch sử mượn, trả và trạng thái tài liệu
• Nhập, xuất và hợp nhất các danh mục một cách nhanh chóng
• Hỗ trợ gửi thông báo hạn trả qua email, giúp độc giả chủ động trong việc sử dụng tài liệu
• Tích hợp quản lý tài liệu số như ebooks, video, bài báo khoa học, và liên kết đến cơ sở dữ liệu trực tuyến.
• Tương thích với các công cụ học tập như Google Classroom, Moodle, và các hệ thống quản lý học tập
• Hỗ trợ giao diện đa ngôn ngữ, phù hợp với các thư viện quốc tế.

4.5. Phần mềm quản lý thư viện trường học OpenBiblio

OpenBiblio là một hệ thống tự động hóa thư viện dễ sử dụng, có sẵn dưới dạng công cụ sử dụng miễn phí và nguồn mở. Phần mềm có thể được sử dụng như một hệ thống quản lý thư viện tích hợp để quản lý quy trình làm việc và tài nguyên của thư viện.

Tính năng chính: 

• Hỗ trợ nhập, phân loại và sắp xếp tài liệu theo danh mục.
• Theo dõi trạng thái mượn trả sách, hạn trả, và tình trạng tài liệu.
• Lưu trữ thông tin độc giả bao gồm số thẻ, lịch sử mượn sách và tình trạng phí phạt.
• Phân quyền người dùng như quản lý, nhân viên thư viện, hoặc độc giả.
• Công cụ tìm kiếm mạnh mẽ
• Tạo báo cáo tổng quan về số lượng tài liệu, tình hình mượn trả sách, và danh sách tài liệu phổ biến.
• Là phần mềm mã nguồn mở, OpenBiblio cho phép tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu cụ thể của từng trường học.

5. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý thư viện trường học

Khi lựa chọn phần mềm quản lý thư viện miễn phí, các trường học cần cân nhắc các tiêu chí sau để đảm bảo hiệu quả quản lý và phù hợp với nhu cầu sử dụng:

5.1. Tính năng phù hợp với nhu cầu của trường học

• Quản lý tài liệu đa dạng: Phần mềm cần hỗ trợ quản lý nhiều loại tài liệu (sách, tạp chí, tài liệu số, CD/DVD).
• Tra cứu trực tuyến: Hỗ trợ học sinh, giáo viên tìm kiếm tài liệu dễ dàng qua giao diện web hoặc ứng dụng.
• Quản lý mượn/trả: Theo dõi lịch sử mượn trả, trạng thái tài liệu, và nhắc nhở hạn trả sách.

5.2. Dễ sử dụng và thân thiện

• Giao diện trực quan: Giao diện nên đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với đối tượng không rành về công nghệ.
• Hướng dẫn chi tiết: Cung cấp tài liệu hướng dẫn hoặc hỗ trợ trực tuyến để người dùng làm quen nhanh chóng.

5.3. Tính năng mở rộng và tùy chỉnh

• Mã nguồn mở: Cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của thư viện trường học.
• Khả năng tích hợp: Dễ dàng kết nối với các cơ sở dữ liệu bên ngoài (như Z39.50) hoặc các hệ thống khác.

5.4. Hỗ trợ tài nguyên số

• Lưu trữ tài liệu số: Hỗ trợ ebook, tài liệu PDF, hoặc tài liệu đa phương tiện.
• Truy cập từ xa: Người dùng có thể tra cứu và tải tài liệu trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.

5.5. Khả năng báo cáo và thống kê

• Báo cáo tự động: Cung cấp các báo cáo về tình hình mượn trả sách, tỷ lệ sử dụng tài liệu, và phân tích dữ liệu.
• Tùy chỉnh báo cáo: Cho phép xuất báo cáo theo các tiêu chí riêng của trường học.

5.6. Tính ổn định và bảo mật

• Ổn định: Phần mềm phải hoạt động mượt mà, ít lỗi, tránh gây gián đoạn quản lý.
• Bảo mật thông tin: Đảm bảo an toàn dữ liệu tài liệu và thông tin người dùng.

6. Kết luận

Phần mềm quản lý thư viện trường học miễn phí là một công cụ có giá trị cho các cơ sở giáo dục, cho phép quản lý hiệu quả các tài nguyên và hoạt động của thư viện. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ, hợp lý hóa quy trình và tăng cường khả năng tiếp cận, giải pháp này giúp đơn giản hóa vai trò của thủ thư và mang lại trải nghiệm liền mạch cho sinh viên và nhân viên. 

Ngoài ra để nâng cao hiệu quả quản lý thư viện, trường học, các đơn vị có thể tham khảo thêm bộ giải pháp phần mềm MISA AMIS văn phòng số để số hóa toàn bộ hoạt động vận hành.

• Ký tài liệu nhanh chóng ở bất kỳ đâu ngay cả trên mobile
• Tối ưu quy trình phối hợp công việc liên phòng ban nhanh chóng, liền mạch, giúp tăng năng suất
• Lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn
• Kiểm kê, kiểm đếm tài sản cố định, văn phòng phẩm tiện lợi, chính xác
• Quản lý công văn doanh nghiệp đơn giản, thông minh
• Truyền thông chủ trương, chính sách kịp thời, nhất quán

Là một sản phẩm của MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm, MISA AMIS đã nhận được sự tin dùng của 250.000 doanh nghiệp, trong đó có nhiều của nhiều trường học, viện đào tạo, trung tâm giáo dục lớn như: Đại học Công Nghệ Đồng Nai, Cao đẳng Dầu khí, Trường tiểu học Đoàn Thị Điểm, Hệ thống giáo dục Hoa Sen, Edison Schools,…

Mời bạn dùng thử miễn phí MISA AMIS Văn phòng số hoặc đăng ký tư vấn 1 – 1, demo trực tiếp cùng đội ngũ của chúng tôi để chuyển đổi số toàn bộ công tác vận hành của nhà trường.

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia