Cách thiết lập quy trình quản lý văn thư lưu trữ chuẩn nhất

Quy trình quản lý văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin và tài liệu của doanh nghiệp được sắp xếp khoa học, dễ dàng truy cập và bảo mật.

Một quy trình được thiết kế bài bản không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu quan trọng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về cách xây dựng và tối ưu hóa quy trình quản lý văn thư lưu trữ, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn trong thời đại số hóa.

Tặng bạn bộ ebook: Giải pháp vận hành tối ưu và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

1. Quy trình quản lý văn thư lưu trữ là gì?

1.1. Định nghĩa quy trình văn thư lưu trữ

Quy trình văn thư lưu trữ là tập hợp các bước được xây dựng một cách có hệ thống nhằm quản lý toàn bộ vòng đời của văn bản, từ khâu tiếp nhận, phân loại, lưu trữ đến bảo quản và hủy bỏ khi không còn giá trị sử dụng.

Quy trình này giúp tổ chức lưu trữ tài liệu một cách khoa học, đảm bảo thông tin được bảo vệ, dễ dàng truy cập và sử dụng khi cần thiết.

Trong môi trường doanh nghiệp, quy trình văn thư lưu trữ đóng vai trò như một cầu nối giữa các phòng ban, đảm bảo mọi thông tin và tài liệu đều được xử lý và quản lý hiệu quả, góp phần thúc đẩy hoạt động quản trị và vận hành.

1.2. Mục đích của quy trình văn thư lưu trữ

Quy trình văn thư lưu trữ không chỉ đơn thuần là việc sắp xếp tài liệu mà còn hướng đến nhiều mục tiêu quan trọng như sau:

• Đảm bảo tính hệ thống và dễ dàng truy xuất thông tin:
  Một quy trình văn thư lưu trữ tốt giúp tổ chức sắp xếp tài liệu theo hệ thống rõ ràng, hợp lý. Nhờ đó, khi cần tìm kiếm một văn bản hay tài liệu cụ thể, nhân viên có thể truy cập dễ dàng mà không mất nhiều thời gian.
• Giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu:
  Việc lưu trữ và bảo quản tài liệu một cách khoa học giúp hạn chế tình trạng tài liệu bị hư hỏng, thất lạc hoặc mất mát. Ngoài ra, nếu áp dụng các công nghệ lưu trữ hiện đại, tổ chức còn có thể sao lưu dữ liệu, đảm bảo an toàn trong trường hợp xảy ra sự cố như thiên tai, lỗi kỹ thuật, hoặc các vấn đề bảo mật.

Hệ thống văn thư lưu trữ không chỉ là công cụ quản lý mà còn phản ánh mức độ chuyên nghiệp và sự minh bạch của một tổ chức trong việc xử lý tài liệu và thông tin.

Xem thêm: 15+ phần mềm quản lý văn thư, văn bản và điều hành công văn phổ biến nhất

2. Một số quy định cần nắm được về quy trình quản lý văn thư lưu trữ

Trong bất kỳ tổ chức nào, việc quản lý văn thư lưu trữ không chỉ đảm bảo hoạt động vận hành thông suốt mà còn là yếu tố cốt lõi giúp bảo vệ và tối ưu hóa việc sử dụng thông tin.

Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất, quy trình này cần tuân theo những nguyên tắc và quy định chặt chẽ. Dưới đây là một số quy định chung quan trọng mà các tổ chức cần lưu ý khi xây dựng và triển khai quy trình quản lý văn thư lưu trữ.

2.1. Quy định chung trong quản lý văn thư lưu trữ

• Tuân thủ quy định pháp luật:
  Việc quản lý văn thư lưu trữ phải tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam như Luật Lưu trữ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
• Đảm bảo tính bảo mật:
  Tài liệu và thông tin được lưu trữ cần đảm bảo không bị rò rỉ, mất mát hoặc xâm phạm, đặc biệt là đối với các tài liệu mật hoặc nhạy cảm.
• Tính toàn vẹn và nguyên bản:
  Các tài liệu trong hệ thống lưu trữ phải được giữ nguyên trạng, không bị chỉnh sửa hoặc biến đổi trong suốt quá trình lưu giữ.
• Dễ truy xuất:
  Quy trình quản lý văn thư phải đảm bảo các tài liệu được lưu trữ có hệ thống, dễ dàng truy cập và sử dụng khi cần thiết.

2.2. Quy định về tiếp nhận và phân loại tài liệu

• Tất cả các tài liệu, văn bản khi tiếp nhận phải được ghi nhận và cập nhật vào hệ thống văn thư.
• Tài liệu cần được phân loại theo các tiêu chí rõ ràng như: loại tài liệu, thời gian, độ quan trọng, hoặc phòng ban liên quan.

2.3. Quy định về lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu

• Lập hồ sơ tài liệu:
  Tất cả các văn bản, tài liệu phải được lập hồ sơ đầy đủ, kèm theo thông tin chi tiết về nội dung, nguồn gốc, và ngày ban hành.
• Phân loại tài liệu:
  Tài liệu được phân loại thành hai nhóm chính: tài liệu lưu trữ lâu dài và tài liệu lưu trữ tạm thời.

2.4. Quy định về thời gian lưu trữ

• Tài liệu lưu trữ tạm thời:
  Thường là các tài liệu mang tính chất ngắn hạn, không yêu cầu bảo quản lâu dài. Ví dụ: thông báo, biên bản cuộc họp không quan trọng (thời gian lưu trữ thường từ 6 tháng đến 5 năm).
• Tài liệu lưu trữ lâu dài:
  Bao gồm các tài liệu quan trọng liên quan đến pháp lý, tài chính, hoặc chiến lược của tổ chức. Những tài liệu này có thể phải lưu trữ vĩnh viễn hoặc theo thời gian quy định cụ thể.

2.5. Quy định về bảo quản tài liệu

• Điều kiện bảo quản:
  • Tài liệu giấy cần được lưu trữ trong môi trường có nhiệt độ và độ ẩm thích hợp, tránh ánh sáng trực tiếp hoặc các yếu tố gây hư hỏng khác.
  • Tài liệu số phải được sao lưu thường xuyên, bảo vệ bằng mật khẩu hoặc các biện pháp an ninh mạng.
• Kiểm tra định kỳ:
  Tổ chức cần thực hiện kiểm tra tình trạng của tài liệu định kỳ để đảm bảo chúng không bị hư hại hoặc thất lạc.

2.6. Quy định về hủy bỏ tài liệu

• Nguyên tắc hủy tài liệu:
  Chỉ hủy bỏ các tài liệu đã hết giá trị sử dụng hoặc không còn phù hợp với yêu cầu pháp lý.
• Phương thức hủy:
  • Tài liệu giấy: Hủy bằng cách nghiền nát, đốt cháy hoặc cắt nhỏ.
  • Tài liệu số: Xóa hoàn toàn dữ liệu trên hệ thống và thiết bị lưu trữ.
• Hồ sơ hủy tài liệu:
  Việc hủy tài liệu cần được lập biên bản, ghi rõ lý do, danh mục tài liệu hủy, và có sự phê duyệt của người có thẩm quyền.

2.7. Đào tạo nhân sự

• Tất cả các nhân viên tham gia quản lý văn thư lưu trữ cần được đào tạo về kỹ năng, quy định, và các công cụ hỗ trợ để thực hiện công việc hiệu quả.

Việc tuân thủ các quy định trên không chỉ giúp tổ chức quản lý tài liệu một cách khoa học mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong hoạt động quản lý thông tin.

Xem thêm: Quản lý tài liệu – Cách thức đổi mới và tự động hóa quy trình hiệu quả

3. Nguyên tắc quản lý văn bản đi và đến trong doanh nghiệp

Quản lý văn bản đi và văn bản đến trong doanh nghiệp là hai quy trình quan trọng trong công tác văn thư, nhằm đảm bảo tài liệu được xử lý, lưu trữ và bảo mật một cách hệ thống và hiệu quả. Dưới đây là các nguyên tắc quản lý văn bản đi và đến mà doanh nghiệp nên tuân thủ:

3.1. Nguyên tắc quản lý văn bản đi

Dưới đây là các nguyên tắc quản lý văn bản đi giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và bảo mật trong quá trình gửi tài liệu ra bên ngoài:

• Đảm bảo chính xác và đầy đủ thông tin: Văn bản đi cần đảm bảo nội dung chính xác, rõ ràng và không có sai sót. Điều này bao gồm kiểm tra chính tả, ngữ pháp và thông tin quan trọng trước khi gửi đi.
• Duyệt và ký xác nhận: Văn bản đi phải được kiểm duyệt và có chữ ký của người có thẩm quyền trước khi phát hành ra bên ngoài. Quy trình này giúp đảm bảo tính hợp pháp và trách nhiệm của văn bản.
• Đánh số và mã hóa văn bản: Mỗi văn bản đi cần được đánh số thứ tự và mã hóa theo quy định của doanh nghiệp, giúp dễ dàng theo dõi, quản lý và tra cứu sau này.
• Lưu bản sao: Bản sao của văn bản đi phải được lưu trữ trong hệ thống để làm cơ sở tham chiếu khi cần thiết. Việc lưu trữ này có thể dưới dạng bản cứng hoặc bản điện tử, tùy theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.
• Theo dõi và cập nhật trạng thái: Doanh nghiệp cần theo dõi quá trình gửi văn bản, bao gồm việc xác nhận đã gửi và nhận, cũng như phản hồi từ bên nhận nếu có.
• Bảo mật thông tin: Văn bản đi thường chứa các thông tin quan trọng và nhạy cảm. Do đó, cần có các biện pháp bảo mật phù hợp để đảm bảo rằng thông tin không bị rò rỉ ra ngoài trong quá trình gửi.

3.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến

Dưới đây là các nguyên tắc quản lý văn bản đến trong doanh nghiệp, giúp đảm bảo tài liệu được xử lý, phân loại và lưu trữ một cách hệ thống, an toàn và hiệu quả:

4. Quy trình văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Quy trình văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp là quy trình quản lý, xử lý và lưu trữ các loại tài liệu, hồ sơ một cách có hệ thống nhằm đảm bảo thông tin được lưu giữ an toàn, dễ dàng truy cập và quản lý hiệu quả. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình này:

4.1. Thu thập và tiếp nhận văn bản

Quá trình thu thập và tiếp nhận tài liệu là bước đầu tiên trong quy trình văn thư lưu trữ. Đây là giai đoạn xử lý các tài liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:

• Nguồn bên trong: Tài liệu từ các phòng ban nội bộ như báo cáo, biên bản họp, hoặc đề xuất dự án.
• Nguồn bên ngoài: Tài liệu từ đối tác, khách hàng, hoặc cơ quan nhà nước như công văn, hợp đồng, thông báo.

Công việc cần thực hiện:

• Ghi nhận đầy đủ thông tin về tài liệu, bao gồm ngày nhận, nguồn gốc, và nội dung chính.
• Lưu trữ tài liệu tạm thời trong hệ thống hoặc phần mềm quản lý văn thư trước khi phân loại.

4.2. Phân loại và sắp xếp tài liệu

Phân loại và sắp xếp tài liệu là một bước quan trọng để đảm bảo tài liệu được lưu trữ khoa học và dễ dàng truy xuất khi cần.

Nguyên tắc phân loại:

• Theo loại tài liệu: Công văn, hợp đồng, báo cáo, biên bản họp.
• Theo thời gian: Tháng, quý, năm.
• Theo chủ đề: Tài chính, nhân sự, pháp lý.
• Theo độ bảo mật: Tài liệu công khai, tài liệu mật, tài liệu tuyệt mật.

Công việc cần thực hiện:

• Xây dựng danh mục và mã hóa tài liệu theo hệ thống phân loại.
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý tài liệu

4.3. Lập hồ sơ và lưu trữ

Sau khi phân loại, tài liệu cần được lập hồ sơ và lưu trữ theo một hệ thống rõ ràng.

Quy trình lập hồ sơ:

• Tập hợp tài liệu liên quan: Các tài liệu có cùng nội dung hoặc liên quan đến một chủ đề sẽ được gộp chung vào một hồ sơ.
• Đặt tên và mã hóa hồ sơ: Tên hồ sơ cần ngắn gọn, dễ hiểu và phản ánh đúng nội dung tài liệu. Ví dụ: “BC-TC-2024” (Báo cáo tài chính năm 2024).
• Lưu trữ vào hệ thống: Tài liệu được lưu trữ ở dạng vật lý (tủ hồ sơ) hoặc số hóa và lưu trên phần mềm quản lý.

4.4. Bảo quản tài liệu

Bảo quản là bước đảm bảo tài liệu không bị hư hỏng hoặc mất mát theo thời gian.

Phương pháp bảo quản:

• Tài liệu giấy:
  • Lưu trữ trong tủ hồ sơ kín, tránh ánh sáng trực tiếp, độ ẩm cao hoặc nhiệt độ quá nóng/lạnh.
  • Sử dụng chất liệu bền vững (bìa cứng, hộp lưu trữ) để bảo vệ tài liệu.
• Tài liệu số:
  • Lưu trữ trên các nền tảng an toàn như máy chủ nội bộ, dịch vụ lưu trữ đám mây.
  • Sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật.

Kiểm tra định kỳ:

• Tài liệu lưu trữ cần được kiểm tra thường xuyên để đảm bảo tính nguyên vẹn và phát hiện kịp thời các vấn đề như nấm mốc, mục nát, hoặc lỗi tệp dữ liệu.

4.5. Truy xuất và sử dụng tài liệu

Giai đoạn này đảm bảo rằng tài liệu được lưu trữ có thể được truy cập và sử dụng nhanh chóng khi cần.

Quy trình truy xuất:

• Xây dựng hệ thống tìm kiếm tài liệu bằng từ khóa, mã hồ sơ hoặc chủ đề.
• Giao quyền truy cập phù hợp theo cấp độ bảo mật để đảm bảo an toàn thông tin.

Công cụ hỗ trợ:

• Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để tìm kiếm nhanh chóng.
• Đảm bảo các bản sao tài liệu được cung cấp đúng nhu cầu và có sự kiểm soát.

4.6. Hủy bỏ tài liệu hết giá trị

Hủy tài liệu là bước cuối cùng trong quy trình, áp dụng cho các tài liệu không còn giá trị sử dụng hoặc đã hết thời gian lưu trữ theo quy định.

Nguyên tắc hủy tài liệu:

• Chỉ hủy những tài liệu được xác định không còn giá trị hoặc không yêu cầu lưu trữ lâu dài.
• Việc hủy phải đảm bảo bảo mật thông tin, đặc biệt với tài liệu chứa dữ liệu nhạy cảm.

Phương pháp hủy:

• Đối với tài liệu giấy: Nghiền nát, đốt cháy hoặc sử dụng máy hủy tài liệu.
• Đối với tài liệu số: Xóa vĩnh viễn khỏi hệ thống và các thiết bị lưu trữ.

Hồ sơ hủy tài liệu:

• Ghi lại chi tiết tài liệu đã hủy, lý do hủy và phương thức hủy.
• Lập biên bản hủy tài liệu có sự phê duyệt của người có thẩm quyền.

Quy trình này giúp doanh nghiệp đảm bảo việc lưu trữ thông tin chặt chẽ, có thể truy cập dễ dàng và bảo vệ tài liệu quan trọng khỏi mất mát hoặc hư hỏng.

Xem thêm: Bảng giá AMIS Văn thư – phần mềm quản lý công văn, văn bản tốt nhất

5. Yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Dưới đây là 5 yêu cầu quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo hiệu quả, an toàn và chuyên nghiệp trong quản lý tài liệu:

• Tính hệ thống và khoa học: Công tác văn thư lưu trữ cần được tổ chức một cách khoa học và có hệ thống. Tài liệu phải được sắp xếp, phân loại và lưu trữ theo các tiêu chí rõ ràng như chủ đề, thời gian hoặc phòng ban liên quan.
• Tính bảo mật và toàn vẹn của tài liệu: Văn thư lưu trữ phải đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật tài liệu, đặc biệt đối với các tài liệu quan trọng hoặc nhạy cảm. Tài liệu phải được lưu trữ trong các điều kiện bảo mật để tránh rủi ro mất mát, hư hỏng hoặc rò rỉ thông tin. Đồng thời, cần đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, không cho phép chỉnh sửa hoặc làm thay đổi nội dung gốc trong quá trình lưu trữ.
• Tuân thủ quy định pháp lý và nội bộ: Công tác văn thư lưu trữ phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý của nhà nước và quy định nội bộ của doanh nghiệp. Điều này bao gồm quy định về thời gian lưu trữ, tiêu chuẩn bảo quản và quy trình tiêu hủy tài liệu hết hạn.
• Ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa: Việc áp dụng các công nghệ hiện đại, như hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS), phần mềm lưu trữ và tìm kiếm tài liệu tự động, giúp tối ưu hóa quy trình văn thư lưu trữ. Công nghệ hỗ trợ quá trình sắp xếp, tìm kiếm, sao lưu và bảo mật tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
• Đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên: Nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ cần được đào tạo về kỹ năng và nghiệp vụ cần thiết, như kỹ năng tổ chức, bảo mật thông tin và sử dụng phần mềm quản lý tài liệu.

6. Ứng dụng công nghệ trong quy trình văn thư lưu trữ

Trong thời đại số hóa, việc áp dụng công nghệ vào quy trình văn thư lưu trữ đã trở thành xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp hiện đại.

Những công cụ và phần mềm quản lý văn thư không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả lưu trữ mà còn hỗ trợ tự động hóa, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Với rất nhiều lựa chọn trên thị trường, việc tìm kiếm một giải pháp phù hợp là bước quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng suất và đảm bảo an toàn thông tin.

Để hỗ trợ tối ưu các hoạt động trên, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, MISA AMIS Văn thư (1 sản phẩm của MISA) được thiết kế để quản lý toàn bộ công văn của doanh nghiệp với những tính năng vô cùng đơn giản, thông minh. 

Phần mềm cho phép người dùng thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ quản lý văn thư lưu trữ nêu trên một cách liền mạch. Đồng thời, MISA AMIS Văn thư cũng mang sẵn những báo cáo đa chiều về tình trạng xử lý, mức độ bảo mật hoặc mức độ khẩn cấp. Từ đó, bộ phận văn thư cùng người quản lý luân chuyển, phê duyệt và xử lý tài liệu chính xác, hiệu quả tối ưu. 

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn thư để số hóa, quản lý và sắp xếp toàn bộ văn bản chính thức của doanh nghiệp một cách đơn giản, thông minh và khoa học.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn thư tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

7. Kết luận 

Quy trình văn thư lưu trữ đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính hệ thống, bảo mật và hiệu quả của việc quản lý thông tin trong tổ chức. Khi được xây dựng bài bản và áp dụng công nghệ hiện đại, quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực mà còn tăng cường sự minh bạch, chuyên nghiệp trong hoạt động vận hành. Việc hiểu rõ và triển khai đúng quy trình văn thư lưu trữ sẽ mang lại lợi ích lâu dài, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.