Cải tiến liên tục – Yếu tố cốt lõi trong quản trị doanh nghiệp

Cải tiến liên tục là chính sách cốt lõi mà các doanh nghiệp cần thực hiện để quản trị vận hành thành công. MISA AMIS sẽ cung cấp cho các bạn thêm một số thông tin cần thiết về quy trình cải tiến liên tục hiệu quả nhất.

1. Cải tiến liên tục là gì?

Cải tiến liên tục là một khái niệm quen thuộc trong quản lý hiện đại, được hiểu là quá trình không ngừng nâng cấp sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình nhằm đạt được hiệu quả cao hơn. Đây không phải là một lần thay đổi lớn lao mà là chuỗi những điều chỉnh nhỏ, bền bỉ, giúp doanh nghiệp hoặc cá nhân tiến bộ từng ngày. Với cải tiến liên tục, mục tiêu không chỉ là khắc phục sai sót mà còn là tối ưu hóa mọi khía cạnh để mang lại giá trị tối đa.

Khái niệm cải tiến liên tục bắt nguồn từ triết lý Kaizen của Nhật Bản, có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn”. Sau Thế chiến thứ hai, Kaizen được áp dụng rộng rãi trong ngành công nghiệp Nhật, đặc biệt tại Toyota, để tái thiết và nâng cao năng lực sản xuất. Từ đó, cải tiến liên tục trở thành một nguyên tắc cốt lõi trong nhiều mô hình quản lý như Lean và Six Sigma, lan tỏa ra khắp thế giới và được các doanh nghiệp ở mọi quy mô đón nhận.

Cải tiến liên tục giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc. Quá trình cải tiến liên tục giúp tìm ra các vấn đề, giảm thiểu các rủi ro và tránh gây lãng phí các nguồn lực trong các hoạt động kinh doanh. 

Công tác cải tiến cũng giúp nâng cao chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Quá trình này giúp doanh nghiệp nắm bắt được những sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng. Điều này sẽ trực tiếp tăng sự hài lòng cũng như tăng tỉ lệ quay lại của khách hàng trong tương lai. 

2. Mục tiêu cải tiến liên tục của doanh nghiệp

Cải tiến liên tục không chỉ là một khái niệm lý thuyết mà còn là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp đạt được những kết quả bền vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt. Vậy mục tiêu cụ thể của cải tiến liên tục đối với doanh nghiệp là gì?

• Tăng hiệu suất vận hành: Mục tiêu hàng đầu của cải tiến liên tục là nâng cao hiệu suất trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là tối ưu hóa quy trình sản xuất, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc và đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả nhất
• Giảm lãng phí và chi phí: Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần loại bỏ những yếu tố không mang lại giá trị. Cải tiến liên tục nhắm đến việc cắt giảm lãng phí – từ nguyên vật liệu dư thừa, thời gian chờ đợi trong quy trình, đến những sai sót phải sửa chữa.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Cuối cùng, cải tiến liên tục hướng đến việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng – yếu tố quyết định sự thành công lâu dài của bất kỳ doanh nghiệp nào. Điều này có thể bao gồm cải thiện chất lượng sản phẩm, rút ngắn thời gian giao hàng, hoặc cung cấp dịch vụ hỗ trợ tốt hơn.

3. Các Mô hình và phương pháp cải tiến liên tục

Cải tiến liên tục được thực hiện qua các mô hình cụ thể, mỗi mô hình có đặc điểm, ưu nhược điểm và đối tượng áp dụng riêng. Dưới đây là phân tích ngắn gọn về Kaizen, Lean, Six Sigma và PDCA.

Kaizen – Thay đổi nhỏ, liên tục

Kaizen, nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” trong tiếng Nhật, là triết lý cải tiến liên tục thông qua những thay đổi nhỏ, đều đặn. Phương pháp này khuyến khích mọi nhân viên, từ công nhân đến lãnh đạo, đóng góp ý tưởng cải thiện công việc hàng ngày, như sắp xếp lại bàn làm việc để tiết kiệm thời gian hoặc giảm bước thừa trong quy trình.

• Ưu điểm: Kaizen dễ triển khai vì không đòi hỏi đầu tư lớn, tạo ra văn hóa làm việc chủ động và tăng sự gắn kết trong đội ngũ. Những thay đổi nhỏ tích lũy theo thời gian có thể dẫn đến kết quả ấn tượng mà không gây xáo trộn lớn.
• Nhược điểm: Hiệu quả của Kaizen thường chậm, đòi hỏi sự kiên nhẫn và cam kết lâu dài. Nếu thiếu sự đồng thuận hoặc lãnh đạo không ủng hộ, phương pháp này dễ bị bỏ dở giữa chừng. Ngoài ra, nó ít phù hợp với các vấn đề cần giải pháp đột phá ngay lập tức.
• Doanh nghiệp phù hợp: Kaizen lý tưởng cho các công ty muốn cải thiện dần dần, đặc biệt trong ngành sản xuất (như nhà máy lắp ráp ô tô) hoặc dịch vụ (như khách sạn, nhà hàng) – nơi các thay đổi nhỏ trong quy trình có thể tạo ra sự khác biệt lớn về trải nghiệm khách hàng.

Lean – Loại bỏ lãng phí

Lean là phương pháp cải tiến liên tục tập trung vào việc loại bỏ lãng phí – những yếu tố không tạo giá trị cho khách hàng, như thời gian chờ đợi, tồn kho dư thừa, hoặc sản xuất vượt nhu cầu. Lean xuất phát từ Hệ thống Sản xuất Toyota và được áp dụng để làm cho quy trình “gọn nhẹ” hơn.

• Ưu điểm: Lean mang lại hiệu quả nhanh chóng trong việc giảm chi phí và tăng năng suất. Ví dụ, một công ty logistics có thể tinh chỉnh lộ trình giao hàng để tiết kiệm nhiên liệu, từ đó giảm giá thành dịch vụ. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả trong các quy trình lặp lại, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực hiện có.
• Nhược điểm: Lean có thể bỏ qua các cơ hội đổi mới sáng tạo vì tập trung quá mức vào tối ưu hóa hiện tại. Việc triển khai ban đầu cũng đòi hỏi thay đổi lớn trong cách tổ chức, dễ gây kháng cự từ nhân viên nếu không được quản lý tốt.
• Doanh nghiệp phù hợp: Lean phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất (như nhà máy dệt may), logistics (như công ty vận chuyển), hoặc bán lẻ (như siêu thị) – nơi lãng phí trong quy trình dễ nhận diện và cần được loại bỏ để tăng lợi nhuận.

Six Sigma – Giảm sai sót bằng dữ liệu

Six Sigma là phương pháp cải tiến liên tục dựa trên dữ liệu và thống kê, nhằm giảm thiểu sai sót và đảm bảo chất lượng ổn định. Được phát triển bởi Motorola, Six Sigma sử dụng các công cụ như biểu đồ kiểm soát hoặc phân tích nguyên nhân gốc rễ để đạt được mức độ chính xác gần như hoàn hảo (99,99966% không lỗi).

• Ưu điểm: Six Sigma mang lại độ tin cậy cao, đặc biệt trong các ngành yêu cầu chất lượng nghiêm ngặt. Ví dụ, một công ty sản xuất linh kiện điện tử có thể giảm tỷ lệ lỗi từ 3% xuống 0,01%, tăng uy tín và giảm chi phí bảo hành. Nó cũng giúp doanh nghiệp ra quyết định dựa trên số liệu thay vì cảm tính.
• Nhược điểm: Six Sigma phức tạp, đòi hỏi đào tạo chuyên sâu (như chứng chỉ Green Belt, Black Belt) và đầu tư lớn vào công cụ phân tích. Thời gian triển khai dài và chi phí cao có thể là rào cản với doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, nó ít linh hoạt với các vấn đề không đo lường được bằng dữ liệu.
• Doanh nghiệp phù hợp: Six Sigma phù hợp với các công ty lớn trong ngành công nghệ (như sản xuất chip), y tế (như bệnh viện kiểm soát quy trình phẫu thuật), hoặc tài chính (như ngân hàng tối ưu hóa giao dịch) – nơi độ chính xác và chất lượng là yếu tố sống còn.

PDCA – Vòng lặp cải tiến

PDCA (Plan – Do – Check – Act) là chu trình 4 bước để thử nghiệm và áp dụng cải tiến liên tục. Doanh nghiệp lập kế hoạch (Plan) giải pháp, thực hiện thử nghiệm (Do), kiểm tra kết quả (Check), rồi áp dụng rộng rãi nếu thành công (Act). Đây là công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để kiểm soát thay đổi.

• Ưu điểm: PDCA linh hoạt, dễ áp dụng ở mọi quy mô và không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu. Ví dụ, một cửa hàng có thể thử nghiệm thay đổi cách trưng bày sản phẩm, đo lường doanh số, rồi quyết định áp dụng toàn hệ thống. Nó cũng cho phép điều chỉnh nhanh nếu thử nghiệm thất bại.
• Nhược điểm: Hiệu quả của PDCA phụ thuộc lớn vào chất lượng kế hoạch ban đầu; nếu thiếu dữ liệu hoặc mục tiêu không rõ ràng, kết quả có thể không đáng kể. Ngoài ra, nó tập trung vào cải tiến ngắn hạn hơn là chiến lược dài hạn.
• Doanh nghiệp phù hợp: PDCA lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ, khởi nghiệp (như cửa hàng online, công ty mới thành lập), hoặc các tổ chức muốn thử nghiệm nhanh giải pháp trước khi cam kết nguồn lực lớn.

4. 5 bí quyết giúp doanh nghiệp cải tiến liên tục hiệu quả

4.1. Truyền thông chủ trương đến tất cả các cấp

Việc thấm nhuần và hiểu về Kaizen như một thực tiễn lâu dài, thay vì một sáng kiến ​​quản lý tạm thời, là điều quan trọng để duy trì sự cải tiến liên tục. 

Đảm bảo nhân viên hiểu được triết lý của Kaizen sẽ giúp duy trì văn hóa cải tiến liên tục xuyên suốt trong công ty. Do đó, việc truyền thông tới tất cả các nhân viên để họ hiểu rõ quy trình này là điều cần thiết để có thể vận hành nó một cách trơn tru và hiệu quả nhất

4.2. Trao nhiều quyền chủ động hơn cho nhân viên

Những nhân viên thường là những người tiếp xúc và xử lý các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp của bạn (ví dụ như nhân viên kinh doanh). Họ là tài sản cũng như mấu chốt lớn nhất của doanh nghiệp trong nỗ lực áp dụng Kaizen của doanh nghiệp vì vậy hãy cung cấp cho họ những sự hỗ trợ cũng như các quyền lực cần thiết để thực hiện các cải tiến. 

Ngoài ra, việc cải tiến trong các lĩnh vực làm việc của họ sẽ khuyến khích cảm giác làm chủ công việc của mình. Điều này giúp họ cải thiện động lực, tinh thần và năng suất làm việc tổng thể trong doanh nghiệp.

4.3. Chuẩn hóa trong quy trình phối hợp công việc

Để cải tiến bền vững, các quy trình phải được tiêu chuẩn hóa và có thể lặp lại nhiều lần. Tiêu chuẩn hóa công việc là rất quan trọng vì nó tạo ra cơ sở căn bản để mọi người tuân theo. Công việc tiêu chuẩn hóa cũng làm giảm sự thay đổi, thúc đẩy tính kỷ luật và các nỗ lực trong cải tiến phát huy tác dụng.

Ví dụ, MISA AMIS Quy trình là một trong những giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quy trình toàn diện nhất hiện nay. Từ việc theo dõi, thực hiện đến đánh giá quy trình chất lượng, phần mềm đều đáp ứng đầy đủ yêu cầu phối hợp liên phòng ban, tăng nhanh tốc độ phục vụ khách hàng và trải nghiệm của nhân sự.

Dùng ngay miễn phí

4.4. Ban hành bộ quy trình tiêu chuẩn 

Mặc dù có khá nhiều tài nguyên có sẵn để hướng dẫn bạn thực hiện các cải tiến Kaizen, nhưng điều quan trọng nhất là người đứng đầu phải hiểu rõ về công ty. Người quản lý phải thiết kế, ban hành bộ quy trình phù hợp nhất để đảm bảo việc ứng dụng cải tiến liên tục đạt hiệu quả cao nhất. 

Hãy bắt đầu bằng cách tạo ra các hướng dẫn dựa trên kinh nghiệm cải thiện nơi làm việc. Luôn nhớ rằng những hướng dẫn này phải dành cho đồng nghiệp, người kế nhiệm và nhân viên, đảm bảo họ hiểu được những vấn đề đã nêu ra. 

4.5. Thực thi và lặp lại quá trình cải tiến 

Nhân viên thường rất dễ thoái lui do quen thuộc với cách làm việc cũ hơn. Việc thực thi những thay đổi đã thực hiện đối với quy trình là điều quan trọng để những cải tiến đó kéo dài. Đó cũng là chìa khóa để duy trì sự cải tiến liên tục trong một khoảng thời gian dài. Người quản lý nên lặp lại quy trình cải tiến thường xuyên để nhân viên có thể dần dần thay đổi và thích nghi được với mô hình mới.

Hãy cố gắng quan sát lại nơi làm việc sau khi thực hiện Kaizen. Có thể doanh nghiệp vẫn sẽ nhận ra được một số vấn đề và nảy ra những ý tưởng cải tiến mới.

Kết luận

Việc triển khai quy trình cải tiến liên tục trong doanh nghiệp đòi hỏi một cam kết lâu dài đối với các nỗ lực và cải tiến. Để xây dựng tư duy cải tiến liên tục trong văn hóa tổ chức lâu dài đòi hỏi quá trình thực hành hàng ngày. Khi đó, toàn bộ đội ngũ sẽ thấy hiệu quả, năng suất và chất lượng trong công việc ngày càng gia tăng.